CARA-tarkastuksen dokumentointiväline
IATF on kehittänyt auditoinnin dokumentointityökalun nimeltä "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - yhteinen auditointiraporttisovellus
IATF on kehittänyt auditoinnin dokumentointityökalun nimellä"CARA - Common Audit Report Application". Sen päätarkoituksena on yhdenmukaistaa auditointiasiakirjat, joita sertifiointielimet ovat aiemmin käsitelleet erikseen. Tulevaisuudessa auditointiasiakirjoja luodaan, muokataan, tallennetaan ja käytetään standardoidusti. Tulevaisuudessa kaikki IATF-auditoijat maailmanlaajuisesti dokumentoivat auditointitulokset yhteisellä alustalla riippumatta siitä, minkä sertifiointielimen palveluksessa he työskentelevät.
CARA on IATF:n selainpohjainen sovellus, joka ei vaadi lisäohjelmistojen asentamista organisaatiossasi. Sovellus ei myöskään ole yhteydessä palvelimeen tai pilvipalvelimeen. Kaikki luodut ja tuodut auditointitiedot tallennetaan vain kunkin käyttäjän selaimen sisäiseen tietokantaan, jota voidaan käyttää offline-tilassa (ilman Internet-yhteyttä). Tämä puolestaan edellyttää, että käyttäjä työskentelee vain tällä yhdellä selaimella, koska pääsy muilla selaimilla ei ole mahdollista.
Työkalun käyttö on pakollista kaikissa IATF-auditointimenettelyissä 1. tammikuuta 2021 alkaen, vaikka auditointijakso olisi jo kesken. Jotta ymmärtäisit CARAa paremmin, olemme koonneet sinulle tärkeimmät kysymykset ja vastaukset .
Jos sinulla on lisäkysymyksiä, hyväksi todettu tukitiimimme auttaa sinua mielellään helpdeskin kautta numerossa +49 69 95427-555 tai sähköpostitse osoitteeseen auditmanager(at)dqs.de. Ohjelmointikysymykset tai vakavammat ongelmat kerätään myös sinne ja välitetään puolestasi VDA QMC:lle DQS Holding GmbH:n Second Level Supportin kautta.
CARAa koskevia kysymyksiä ja vastauksia
Mikä on CARA:n tavoite?
Auditoinnin dokumentoinnin yhdenmukaistaminen, jota sertifiointiyritykset ovat aiemmin käsitelleet erikseen. Tulevaisuudessa kaikki auditointiasiakirjat luodaan, muokataan, tallennetaan ja käytetään standardoidusti.
Miten otan yhteyttä CARAan?
Sertifiointiprosessiin osallistuvana asiakkaana tavoitat CARA:ssa sinua koskevat alueet seuraavan linkin kautta: nccara.iatfglobaloversight.org.
Vaatiiko CARA lisäohjelmiston asentamista organisaatioon?
Ei, CARA on selainpohjainen sovellus, joka vaatii vain internetyhteyden, mutta ei lisäohjelmia. Sovellus ei myöskään ole yhteydessä palvelimeen tai pilveen. Kaikki luodut ja tuodut tarkastustiedot tallennetaan yksinomaan kyseisen käyttäjän selaimen sisäiseen tietokantaan, jota voidaan käyttää myös offline-tilassa (ilman internet-yhteyttä). Näin varmistetaan, että tietoja ei siirretä paikallisen sovelluksen ulkopuolisiin tietokantoihin.
Mitä selaimia tuetaan?
- Edge, Chrome, Firefox ja Opera - nämä neljä selainta ovat täysin tuettuja nykyisissä versioissaan.
- Internet Explorerin versiota 11 ja uudempaa tuetaan, mutta sitä ei pitäisi käyttää.
Mitä selaimia ei tueta?
- Safari - tätä Applen selainta ei tueta. Se toimii omien standardiensa mukaan, PDF-tiedostoja ei voi luoda eikä raportteja voi tulostaa.
- Applen iOS-laitteet eivät voi luoda tiedostoja selaimessa, joten tietojen varmuuskopiointi ei ole mahdollista. Sen käyttöä ei suositella eikä virallisesti tueta.
Mitä vaikutuksia CARAan siirtymisellä on organisaatiollemme?
1. Tarkastuksen suunnittelu
Viimeisten neljän vuoden ajan olette käyttäneet DQS Audit Manageria tilintarkastuksen suunnitteluprosessiin. Heti kun siirtyminen CARAan on saatu päätökseen, tämä ei kuitenkaan ole enää mahdollista. Sen sijaan DQS ottaa käyttöön Excel-pohjaiset mallit, jotta voitte käyttää niitä dokumentoidun tilintarkastuksen suunnitteluprosessin suorittamiseen siirtymäkauden ajan. Heti kun auditointisi on suunniteltu ja vahvistettu, vastaava IATF-auditoija lähettää sinulle nämä mallit täytettäväksi. Tämän jälkeen takaisin lähettämänne asiakirjat/asiakirjat muodostavat perustan tulevan auditoinnin auditointisuunnitelman kehittämiselle ja täydentämiselle.
2. Auditointiasiakirjat
Tammikuun 1. päivästä 2021 alkaen kaikki auditointiraportit ja mahdollisten vaatimustenvastaisuuksien myöhempi dokumentointi luodaan CARA:ssa. Tämä tarkoittaa, että myös poikkeamien hallinta ja tarvittavien tietojen vaihto sinun ja auditoijasi välillä tapahtuu suoraan CARAn kautta.
Aiemmin olet käyttänyt myös Audit Manageria voidaksesi reagoida auditoinnissa havaittuihin vaatimustenvastaisuuksiin. CARAan siirryttäessä tapahtuu myös muutos standardoinnin merkityksessä. Koska CARA:ssa on verkkopohjainen malli, jonka avulla sinun on reagoitava avoimiin poikkeamiin standardoidusti maailmanlaajuisesti. CARA:n pakollinen käyttö poikkeamien hallinnassa on jo mainittu IATF:n sertifiointisääntöjen SI 13:ssa.
Verkkolomake käyttää samaa tekniikkaa kuin CARA, joten sinun ei tarvitse asentaa mitään lisäohjelmia eikä pääsyä ole rajoitettu millään tavalla. Verkkolomakkeen käyttö varmistaa, että tietorakenne säilyy ja vastaukset kirjataan yhdenmukaisessa muodossa. Sinun kannaltasi tämä muuttaa auditointiraportin ulkoasua ja toimenpiteiden seurantaa koskevaa toimintasuunnitelmaa (toimintasuunnitelma).
Miten etätarkastus tunnistetaan CARA:ssa?
CARA:ssa alajaksossa "Auditointitiedot" kysytään nyt nimenomaisesti, onko IATF-auditointi etätarkastus vai ei - yrityksen on täytettävä vastaava kenttä (kyllä / ei).
Lisäksi CARAan on luotu luokka osittain etäauditointeja varten. CARA antaa seuraavat tiedot: Jos auditointi suoritettiin osittain etänä, nimeä auditoijat, jotka suorittivat auditoinnin etänä, ja ilmoita kohdassa "Prosessiauditoinnin tiedot" kohdassa "Auditointitiedot" kohdassa "Prosessit", mitkä prosessit suoritettiin etänä. Pakollinen kenttä, jos
sovellettavissa.
Miten vaatimustenvastaisuuksien hallinta CARAssa tarkalleen ottaen toimii?
Syötteet vaihdetaan CARA:n NC Forms -sovelluksen kautta. Viestintäprosessi sinun ja auditoijasi välillä on seuraava, ja se voidaan toistaa niin usein kuin on tarpeen:
1. Auditoijasi täyttää kaikki sertifiointiprosessissa tarvittavat tiedot CARA-sovelluksessa ja luo sen jälkeen auditointiraportin.
2. Samalla luodaan NC-raportti, jos havaitaan poikkeamia.
3. Auditoija lähettää tämän NC-raportin sinulle yleensä sähköpostitse viemällä ja lähettämällä JSON-tiedoston*, joka sisältää linkin CARAan (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Lähetys tapahtuu CARAn ulkopuolella. Huomautus: Tallennettua tiedostoa voidaan lukea vain CARA-järjestelmässä, eli editorin on tuotava se uudelleen sovellukseen etukäteen.
4. Sinulle tämä tarkoittaa, että kun olet vastaanottanut NC-raportin (JSON-tiedoston), avaa "NC CARA" ja tuo se takaisin CARAan napsauttamalla "Lataa raportti".
5. Nyt voit muokata vaatimustenvastaisuuksia tavalliseen tapaan - raportti on käytettävissä organisaatiosi kirjauksia varten. Yksittäiset NC:t raportista voidaan viedä ja välittää vastuullisille osastoille.
6. Kun olet lopettanut NC-raportin muokkaamisen, se tallennetaan latauskansioon klikkaamalla "Save NCs for auditor".
7. NC-raportti viedään uudelleen ja lähetetään takaisin tarkastajalle (jälleen JSON-tiedostona sähköpostitse). Turvallisuussyistä lisäksi liitettyjen tiedostojen on oltava PDF- tai JPG-muodossa, ja niiden kappalemäärä saa olla enintään 10 Mt.
8. NC-raportin saatuaan tarkastaja tuo sen takaisin CARAan napsauttamalla "Lataa asiakkaan NC-hallinta". Tämä versio NC-raportista korvaa automaattisesti siellä olevan version.
9. Jos palautteen jatkokäsittely on tarpeen, se tehdään uudelleen vaiheiden 1-8 mukaisesti.
* Lyhenne JSON tarkoittaa JavaScript Object Notation (tiedostopääte .json). Se on puhdas tekstitiedosto, jota käytetään tietojen vaihtoon sovellusten välillä.
Miten saan tarkastusraportin?
Lopullinen auditointiraportti lähetetään sinulle kuten ennenkin. CARA:n käyttöönoton jälkeenkään sinulle ei tule muutoksia...
Mistä saan tukea DQS:ltä?
Huomaathan, että CARA-sovellus on ohjelmoitu yksinomaan IATF:n toimesta. Teknisten ongelmien varalta tukiryhmä, joka on osoittautunut hyväksi Audit Managerin käyttöönotosta lähtien, on kuitenkin käytettävissäsi helpdeskin kautta osoitteessa Auditmanager@dqs.de tai puhelimitse numerossa +49 69 95427-555. Ohjelmointikysymykset tai vakavammat ongelmat kerätään myös sinne ja välitetään VDA QMC:lle puolestasi DQS Holding GmbH:n toisen tason tuen kautta.
Mistä löydän lisätietoja?
Lisätietoja uudesta auditointiasiakirjatyökalusta CARAsta saat IATF:n viralliselta CARA-wikisivulta ja virallisesta CARA-käsikirjasta. Sieltä löytyvät myös ajankohtainen FQA ja käyttäjille hyödyllisiä video-opastuksia.