في أوقات الوباء ، غالبًا ما يكون تدقيق أنظمة الإدارة في الموقع غير ممكن أو إلى حد محدود للغاية. يمكن لما يسمى بالمراجعات عن بُعد ، والتي يتم إجراؤها عن بُعد بمساعدة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المناسبة ، أن توفر عادةً علاجًا في هذه الحالة - أيضًا لمعيار السيارات IATF 16949. اقرأ المقالة التالية لمعرفة المتطلبات التي أنشأتها IATF في أكتوبر 2020 لإجراء عمليات التدقيق عن بعد.
Loading...
محتوى
IATF وعمليات التدقيق عن بعد
إجراء عمليات التدقيق عن بعد
تدقيق فرقة العمل المشتركة بين الوكالات - خيارات للتنفيذ
كفاءة المدقق لعمليات التدقيق عن بعد IATF
مزايا عمليات التدقيق عن بعد
متطلبات تقنية الاتصال المستخدمة
مواصفات أخرى في قطاع السيارات
الخلاصة - إجراء عمليات تدقيق فرقة العمل المشتركة بين الوكالات عن بعد
اكتسبت عمليات التدقيق عن بُعد ، أي عمليات التدقيق التي أجريت عن بُعد لتقييم أنظمة الإدارة وإصدار الشهادات لها ، قبولًا قويًا منذ بداية جائحة Covid 19 في أوائل عام 2020. وقد تم تأكيد ذلك مرة أخرى من خلال استطلاع رأي عملاء DQS. بعد كل شيء ، حتى في الأوقات التي تجعل من شبه المستحيل إجراء تدقيق عادي في الموقع في شركة ما ، يجب الحفاظ على الشهادات وإجراء عمليات تدقيق مجدولة. حتى قبل الوباء ، تم تطبيق طريقة المراجعة هذه بنجاح دون الحضور المادي للمدقق. هذا لأن الدليل الإرشادي الساري دوليًا لأنظمة إدارة التدقيق ، ISO 19011: 2018 ، قد نص أيضًا بشكل صريح على التدقيق عن بُعد كبديل للتدقيق في الموقع في العديد من المجالات لبعض الوقت.
IATF وعمليات التدقيق عن بعد
تم حرمان مستخدمي معيار السيارات الدولي IATF 16949 من طريقة التدقيق البديلة هذه حتى حوالي ستة أشهر. ومع ذلك ، في أكتوبر 2020 ، تكيفت فرقة العمل الدولية للسيارات (IATF) مع الظروف الحالية ، مؤقتًا على الأقل ، وخلقت ظروفًا مناسبة لإجراء عمليات التدقيق عن بُعد لـ IATF 16949 وكذلك مع "تدابير جائحة فيروس كورونا (COVID-19) - مراجعة 5 ". ومع ذلك ، فإن إمكانيات التدقيق عن بعد محدودة مقارنة بمعايير نظام إدارة ISO مثل ISO 9001 (إدارة الجودة) أو ISO 27001 (أمن المعلومات).
ويرجع ذلك إلى أن الشرط الأساسي لإجراء تدقيق عن بعد لفريق العمل الدولي الخاص بالتجارة (IATF) هو أنه لا يمكن إجراء تدقيق في الموقع لأسباب يمكن إثبات أنها مرتبطة ارتباطًا مباشرًا بوباء COVID-19. في هذه الحالة فقط ، يُسمح لهيئات التصديق مثل DQS بإجراء عمليات تدقيق عن بُعد وفقًا لمواصفات IATF. وتتمثل خلفية ذلك في أن إمكانية إجراء عمليات تدقيق عن بُعد تمنع تجاوز الإطار الزمني المخطط له أو المسموح به.
توجد أيضًا لوائح خاصة في قطاع السيارات لمنشآت الإنتاج التي تم إغلاقها بسبب جائحة في وقت تدقيق IATF المخطط له أو التي لا تنتج أي أجزاء. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يجب على هيئة إصدار الشهادات الحصول على المعلومات المناسبة من العميل من أجل تقييم الظروف ، وإذا لزم الأمر ، الموافقة على تاريخ جديد لاحق لتدقيق IATF. يجب إخطار فرقة العمل المشتركة بين الوكالات (IATF) بالتنازل عن التدقيق المخطط أصلاً.
إجراء عمليات التدقيق عن بعد
يمكن تطبيق عمليات التدقيق عن بعد لمعيار السيارات IATF 16949 على النحو التالي ، لـ
مواقع الإنتاج
لتشمل مواقع الإنتاج الموسعة
مواقع الدعم عن بعد
يُسمح بإجراء عمليات التدقيق عن بُعد لـ IATF لأنواع التدقيق التالية:
عمليات تدقيق الشهادات الأولية (المرحلة 1 والمرحلة 2). إذا تم إجراء تدقيق المرحلة 2 عن بعد ، فقد لا تتجاوز صلاحية الشهادة اثني عشر شهرًا ، وتنتهي الشهادة قبل يوم واحد. ثم يعتبر التدقيق اللاحق بمثابة تدقيق إعادة التصديق.
تدقيقات المراقبة
تدقيقات إعادة التصديق
تدقيقات النقل
عمليات التدقيق لأسباب خاصة ، ما يسمى عمليات التدقيق الخاصة
يجب أن تطبق هيئة إصدار الشهادات المبادئ التالية للتدقيق عن بعد IATF:
معرف IAF 12 - مبادئ التقييمات عن بعد
IAF MD 4 - وثيقة إلزامية حول استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) لأغراض المراجعة والتقييم.
الملحق أ "تدابير جائحة فيروس كورونا (COVID-19) - المراجعة 5" - متطلبات عمليات التدقيق عن بُعد التي تجريها فرقة العمل المشتركة بين الوكالات (IATF)
تدقيق فرقة العمل المشتركة بين الوكالات - خيارات للتنفيذ
100٪ في الموقع
عن بعد جزئيًا (تدقيق عن بعد) وجزئيًا في الموقع
جهاز تحكم عن بعد 100٪
عند تحديد عدد أيام التدقيق ، يجب أخذ الوقت والجهد الإضافيين اللازمين للتدقيق عن بعد في الاعتبار. في "تدابير جائحة فيروس كورونا" ، تشير فرقة العمل المشتركة بين الوكالات إلى أنه حتى IATF 16949 يمكن ملاحظة عمليات التدقيق عن بُعد وتخطيطها ("شاهد") إذا لزم الأمر ، على سبيل المثال لتحديد ما إذا كانت التكنولوجيا المستخدمة تتوافق مع اللوائح أو ما إذا كان نهج المدقق المعني متوافق. ومع ذلك ، لا يمكن رفض هذه الملاحظة بمعنى مراجعة الشاهد.
كفاءة المدقق لعمليات التدقيق عن بعد IATF
العناصر المهمة الأخرى للمراجعة عن بعد هي الكفاءة والمهارات الكافية لجميع الأطراف المشاركة في التدقيق عن بعد. يجب أن يكون المدققون والعملاء على حد سواء قادرين على تشغيل البنية التحتية الإلكترونية بطريقة يمكن من خلالها تحقيق النتائج المرجوة. ويجب التأكد من أن نتائج التدقيق مفيدة وموضوعية أيضًا.
لذلك يجب أن يكون المدققون الذين يجرون تدقيق IATF عن بعد على دراية بالشركة المعنية والجو السائد هناك ، على سبيل المثال من خلال تدقيق السيارات في الموقع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتمتع المدققون بخبرة واسعة وروتين تدقيق عن بعد ، لأن التدقيق عن بعد يتطلب أساليب استجواب مختلفة في بعض الحالات عما هو معتاد بالنسبة للتدقيق في الموقع.
يوضح أحدث استطلاع للعملاء حول هذا الموضوع النتيجة التالية فيما يتعلق بمراجعي DQS:
"97٪ من عملائنا يرون أن نهج مدققينا" كفؤ "، و 3٪ فقط" أقل كفاءة "."
يمكن تلخيص الجوانب الأساسية والمتطلبات الخاصة الأخرى على النحو التالي:
لا توجد حالة تعارض ولا حدث تم تقييمه بشكل نقدي (عدم المطابقة).
يجب أن يكون عدد المشاركين في عملية التدقيق عن بعد التي تقوم بها فرقة العمل المشتركة بين الوكالات (IATF) محدودًا.
يجب جدولة "الجلسات" الفردية لمدة ساعتين كحد أقصى ، تليها فترة راحة. هذا الإجراء ضروري ، وإلا فإن التركيز يعاني في بعض الأحيان في موقف غير مألوف. لذلك ، ينبغي التخطيط لمزيد من الوقت إلى حد ما للتخطيط لعملية تدقيق عن بعد مقارنة بالتدقيق التقليدي الذي تقوم به فرقة العمل المشتركة بين الوكالات في الموقع.
مزايا عمليات التدقيق عن بعد
تقليل وقت السفر بشكل كبير
المواقع التي لا يمكن زيارتها يمكن تدقيقها بجهد مبرر
(أي عدد تقريبًا) يمكن أيضًا إشراك المتخصصين والخبراء من جميع أنحاء العالم في نفس الوقت
يتم تقليل المخاطر الشخصية للمراجعين وموظفيهم ، على سبيل المثال مخاطر الصحة والسلامة
إلغاء قيود السفر
يمكن تقليل التأخير الزمني بين جمع البيانات وتحليل البيانات
قدر كبير من المرونة في حالة الاضطرابات ، على سبيل المثال توافر المدققين
انخفاض انبعاثات ثاني أكسيد الكربون يساهم في الاستدامة
متطلبات تقنية الاتصال المستخدمة
تلعب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) المستخدمة دورًا خاصًا في جميع عمليات التدقيق التي يتم إجراؤها عن بُعد. توفر وثيقة IAF MD 4: 2018 مواصفات ملزمة لهذا الغرض. تم نشر الوثيقة من قبل IAF (منتدى الاعتماد الدولي) وتنظم الجوانب المركزية العالمية في استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
المتطلبات الرئيسية ، بالإضافة إلى عمليات تدقيق IATF تؤثر أيضًا على جميع عمليات التدقيق الأخرى للحصول على شهادة معايير نظام إدارة ISO ، هي:
ضمان أمن وسرية المعلومات المنقولة إلكترونياً.
الاتفاق على استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بين المدقق والعميل. هذا يتطلب علاقة عمل راسخة.
تحديد المخاطر والفرص من قبل المدقق فيما يتعلق بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات. وهذا يشمل ، من بين أمور أخرى ، صحة وموضوعية النتائج مقدما.
التأكد من وجود البنية التحتية الإلكترونية اللازمة.
كفاءة وقدرة جميع المعنيين على تشغيل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بطريقة يمكن من خلالها تحقيق النتائج المرجوة.
يتضمن ذلك التأكد من أن العملاء والمدققين على دراية بالأجهزة والبرامج المناسبة (الأجهزة اللوحية أو كاميرات الويب أو محاور WiFi أو أدوات تكنولوجيا المعلومات مثل WebEx و GoToMeeting وبرامج تحرير الصور وما إلى ذلك) وأن النطاق الترددي الكافي متاح لاتصال آمن ومستقر .
مواصفات أخرى في قطاع السيارات
DIN EN ISO / IEC 17021 - متطلبات هيئات إصدار الشهادات التي تقوم بمراجعة واعتماد أنظمة الإدارة لغرض تقييم المطابقة
DIN EN ISO 19011 - إرشادات لتدقيق أنظمة الإدارة
71 SD 6021 (IAF MD 5) - وثيقة ملزمة لتحديد أوقات التدقيق لمراجعة الجودة وأنظمة الإدارة البيئية
71 SD 6016 (IAF MD 4) - وثيقة ملزمة حول استخدام تقنيات التدقيق بمساعدة الكمبيوتر (CAAT) في تدقيق أنظمة الإدارة من قبل هيئات إصدار الشهادات المعتمدة
IATF - التنازلات والتدابير العالمية استجابة لوباء فيروس كورونا COVID 19 ، الملحق A يحتوي على متطلبات أداء عمليات التدقيق عن بعد لمجموعة اللوائح IATF 16949
الخلاصة - إجراء عمليات تدقيق فرقة العمل المشتركة بين الوكالات عن بعد
أصبحت عمليات التدقيق عن بعد جزءًا من "واقع جديد" في عام واحد فقط. اليوم ، هي طريقة تدقيق معترف بها يمكن أن تحل محل التدقيق الكلاسيكي في الموقع ، على الأقل جزئيًا ، وبالتالي المساهمة في صيانة الشهادة. ولذلك يمكن أن تكون عمليات التدقيق عن بعد تكملة مفيدة لعمليات التدقيق التقليدية في الموقع. سواء أثناء التقييم للاستفادة من الخبرة الإضافية ، جنبًا إلى جنب لتغطية فعالة من حيث التكلفة لمواقع متعددة ، أو التدقيق عن بُعد تمامًا عندما يكون ذلك مناسبًا لتلبية متطلبات الشهادة أو وفقًا لما تمليه الظروف الحالية.
يمكن أيضًا استغلال الاحتمالات التي قدمتها عمليات التدقيق عن بُعد منذ فترة طويلة لمعايير ISO (مؤقتًا على الأقل) لمعيار السيارات IATF 16949 منذ خريف 2020. ومع ذلك ، فقط فيما يتعلق بالفشل الواضح المتعلق بالجائحة لعمليات التدقيق في الموقع المخطط لها ، وإذا هذا يعرض صيانة الشهادات للخطر. بالإضافة إلى ذلك ، يجب دائمًا تقييم طلباتهم بعناية. لا يمكن تقييم كل حالة بشكل كافٍ عن بعد. لذلك تقوم DQS بفحص الظروف الخاصة في شركتك مسبقًا ، والمتطلبات من جانب الاعتماد والسلطات ، فضلاً عن المخاطر المرتبطة بالتنفيذ.
عند إجراء عمليات التدقيق عن بعد ، يجب مراعاة المتطلبات الخاصة المنصوص عليها في المعايير والمبادئ التوجيهية المذكورة أعلاه. تركز هذه المواصفات على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) المستخدمة وخبرة المدققين المعنيين وروتينهم - وهما جانبان لهما التأثير الأكبر على نجاح التدقيق عن بعد.
علاوة على ذلك ، تنطبق قواعد إضافية للتخطيط وإجراء عمليات التدقيق على عمليات تدقيق فرقة العمل المشتركة بين الوكالات عن بعد. اعتمادًا على نوع التدقيق ، قد ينطبق هذا أيضًا على مدة الشهادات الصادرة على أساس عمليات التدقيق عن بُعد. يمكن العثور على تفاصيل المتطلبات في الملحق أ لما يسمى ب "تدابير جائحة فيروس كورونا (COVID-19) - المراجعة 5"
.
الخبرة والثقة
يعتبر المعيار IATF 16949 معيار الجودة الدولي في صناعة السيارات. وباعتبارها خليفة ISO / TS 16949: 2009 ، فقد كانت فعليًا تذكرة لهذه الصناعة العالمية منذ نشرها في أكتوبر 2016. تم إصدار المواصفات الفنية ISO / TS 16949 لأول مرة في مارس 1999. باعترافنا من قبل IATF وموافقة من قبل VDA-QMC في فبراير 2000 ، كانت DQS من بين أولى هيئات إصدار الشهادات في جميع أنحاء العالم لمعيار السيارات هذا.
نصوصنا وأوراقنا البيضاء مكتوبة حصريًا من قبل خبراء المعايير لدينا أو المدققين الذين لديهم سنوات عديدة من الخبرة. إذا كانت لديك أي أسئلة حول محتويات النص وعمليات التدقيق والشهادات التي أجريناها للمؤلف ، فلا تتردد في الاتصال بنا.
النشرة الإخبارية DQS
ابق على اطلاع واشترك في النشرة الإخبارية لدينا!
مؤلف
Torsten Schwarz
خبير معايير DQS ومراجع رئيسي ومدير منتج لأنظمة السيارات.
Loading...