Процес сертифікації DQS для систем управління
Аудит DQS: ефективний інструмент для подальшого розвитку вашої системи управління
Loading...
Процес сертифікації DQS для систем управління
Процес сертифікації систем менеджменту зазвичай складається з кількох кроків і в більшості випадків закінчується звітом про аудит, що документує результати аудиту та сертифікат. Наші аудити служать загальній меті демонстрації ефективності та відповідності міжнародним стандартам або специфікаціям. Але вони можуть зробити більше: аудит DQS є особливо ефективним інструментом для подальшого розвитку вашої системи управління. Ви отримуєте більш інтенсивні знання та глибше розуміння своєї організації – і можете цілеспрямовано покращити її.
Початкове інтерв'ю та визначення мети
Процес сертифікації DQS починається зі знайомства та обміну початковою інформацією для значущої пропозиції. Під час цього процесу ми хотіли б дізнатися про ситуацію у вашій компанії, розмір вашої компанії, спеціальні процеси та рівень зрілості вашої системи управління. Усе це є важливими факторами для визначення тривалості аудиту та кваліфікації наших аудиторів. Вони записані в так званих "базових даних" вашої компанії.
Однак, щоб мати можливість підготувати детальну пропозицію з урахуванням індивідуальних потреб вашої організації та включати всі відповідні послуги, ми також запитуємо про певні очікування вашої компанії: які вимоги до стратегічного використання систем управління? Які цілі пов’язані з сертифікацією?
Планування проекту та попередній аудит (за бажанням)
Планування цього має бути завершено за 120 днів до сертифікаційного аудиту. Для забезпечення такої надійності планування DQS використовує автоматизовані кроки процесу, щоб мати доступ до всієї важливої інформації одним клацанням миші до, під час і після аудиту. Однак на етапі планування важливий наш діалог із вами.
На додаток до комплектування аудиторської групи, це передбачає визначення та залучення частин організації, які підлягають аудиту, та контактних осіб на ранній стадії. Особливо у випадку комбінованих аудитів або складних процедур відбору проб і матричних процедур, підготовчі наради з планування та семінари виявилися майже незамінними. Групи планування підтримки клієнтів DQS підтримують досвідчені експерти як у стандартах, так і в галузі, які самі часто є досвідченими аудиторами.
У багатьох випадках корисно провести попередній аудит. Ця додаткова послуга допомагає вашій організації спеціально підготуватися до фактичної сертифікації на основі виявлених сильних сторін або потенціалу для покращення.
Сертифікаційний аудит, етапи 1 і 2
Фактичний процес сертифікації починається з системного аналізу (етап аудиту 1). Системний аналіз є необхідним кроком для початкової сертифікації, а також, частково, для прийняття існуючих сертифікатів. Основна увага приділяється оцінці системної документації та розгляду результатів управлінської оцінки та внутрішнього аудиту. Наші аудитори визначають, чи ваша система управління достатньо розвинена та готова до сертифікації. Ваш аудитор DQS пояснює результати та влаштовує подальші кроки, які необхідно зробити для підготовки до аудиту системи на місці.
Під час аудиту системи (етап аудиту 2) аудитор або команда аудиторів зазвичай оцінюють ефективність вашої системи управління на виробничому або сервісному об’єкті (на місці). У виняткових випадках аудит також може бути проведений, замінений або доповнений дистанційно (дистанційний аудит, а не на місці).
У той час як системний аналіз зосереджується на структурі та документації («Що описано?»), аудит системи стосується того, що насправді реалізовано. За допомогою стандартів і специфікацій на системи управління оцінюється ефективність усіх функціональних областей і процесів системи управління.
Усі висновки зі спостережень, оглядів та інтерв'ю включаються в результат аудиту, який представляється та пояснюється клієнту на заключній зустрічі. У разі виявлення невідповідностей узгоджуються плани дій.
Оцінка системи
Будучи незалежним органом з сертифікації, DQS знову оцінює результати аудиту як частину оцінки системи. У ході так званого технічного огляду ми визначаємо, чи належним чином проведений аудит, чи всі необхідні документи повні та чи доведено, що стандартні вимоги до системи менеджменту належним чином виконуються. Тільки після цього приймається рішення про видачу сертифіката. Потім клієнт отримує аудиторський звіт.
Сертифікат
Якщо ваш аудитор DQS рекомендує видати сертифікат після аудиту системи, можливо за умови що технічний огляд підтвердить цю оцінку, видається відповідний сертифікат.
Такий сертифікат є видимим зовнішнім вираженням нейтральної та незалежної оцінки. Це показує, що ваша організація керує однією або кількома системами управління належним чином і ефективно, і, таким чином, створила структури для задоволення конкретних очікувань клієнтів або вимог законодавства.
Однак для багатьох клієнтів DQS сертифікат є лише одним із аспектів сертифікації. Їхня увага зосереджена на ознаках покращення або ризиках, які вони отримують під час оцінки. Аудитори DQS мають перспективний погляд на ефективність систем управління, включаючи процеси змін в організаціях, і активно беруть участь у діалозі з керівництвом. Таким чином, вони допомагають компаніям досягати цілей і стратегічних цілей, і забезпечують довіру ділових партнерів у довгостроковій перспективі.
Наглядові аудити
У разі акредитованих стандартів сертифікат зазвичай діє протягом трьох років. Однак, щоб залишатися дійсним протягом терміну дії, його необхідно щорічно перевіряти. Тому в перший і другий рік після видачі сертифіката аудитори DQS проводять короткі аудити нагляду, під час яких вони розглядають, наприклад, ефективність основних компонентів системи або коригувальних та запобіжних заходів.
Ресертифікація
Після закінчення 3-річного циклу проводиться повторная сертификация (ресертифікація). За обсягом оцінки відповідає аудиту системи під час первинної сертифікації. Однак у другому, третьому та подальших циклах аудитори також враховують більш високу зрілість та ефективність системи управління. Тому щорічний огляд підтримує безперервний розвиток компаній: це стимул для керівництва, спонукає до постійного вдосконалення та запобігає «сліпим плямам».