System Zarządzania Antykorupcyjnego ISO 37001: Studium przypadku

Nie chcemy jednak zbytnio się rozpędzać. Najpierw pytanie do Chong-Lai Kim: Czy możesz nam powiedzieć, jak przebiegał ten proces?

Kim: Oczywiście. Centralny dział zakupów ogłosił przetarg. Przejrzeliśmy oferty, a następnie zdecydowaliśmy się na DQS jako dostawcę, co doprowadziło do podpisania umowy. Następnie zaplanowano certyfikację. Hubert Spahn, audytor DQS, zrobił to bezpośrednio wraz z kolegami z działów specjalistycznych, ponieważ są oni odpowiedzialni za treść i techniczne aspekty audytu. Mamy bardzo złożoną strukturę korporacyjną, więc był to ogromny wysiłek koordynacyjny.

Co wykazał audyt w Veolii?

Spahn: Audyt wykazał, że Grupa Veolia posiada profesjonalnie zorganizowany i zarządzany system zarządzania antykorupcyjnego zgodny z normą ISO 37001. Spójna dokumentacja w różnych spółkach zapewnia zgodność z Loi Sapin II i normą ISO. Audyt pozwala Veolii po raz pierwszy zademonstrować funkcjonalność swojego systemu zarządzania antykorupcyjnego stronom trzecim za pomocą niezależnego i wiarygodnego certyfikatu.

Przede wszystkim gratuluję Veolii pozytywnego wyniku. Mam jeszcze jedno pytanie, Hubercie Spahn. Czy możesz nam powiedzieć, jak działa audyt ISO 37001?

Spahn: Tak, przede wszystkim chciałbym wyjaśnić, że audyt systemu zarządzania w celu zwalczania korupcji zgodnie z ISO 37001 nie jest audytem kryminalistycznym, tj. nie bada się możliwych czynów przestępczych . Niemniej jednak audyt wykazał, że wszystkie osoby zaangażowane w audyt, w szczególności osoby audytowane, muszą być świadome, że nie są podejrzane, oskarżone lub postawione w ogólnym podejrzeniu, ponieważ ISO 37001 można ostatecznie audytować tylko "wstecz". Oznacza to, że audytor musi zbadać procesy i normę z perspektywy "kryminalnej". Celem jest ustalenie, gdzie w firmie mogą znajdować się słabe punkty i zagrożenia, bramki lub oznaki tak zwanych "czerwonych flag" korupcji. Ma to bezpośredni wpływ na audytowanego pracownika, ponieważ należy założyć, że dana osoba ma zamiary przestępcze w celu ustalenia ryzyka. Okazało się, że pracownicy często ledwo byli w stanie wyobrazić sobie, gdzie może dojść do potencjalnej próby korupcji.

Backwards Audit: Jak to wyglądało dla ciebie, Chong-Lai Kim?

Kim: Oczywiście na początku pojawiają się pytania, które mogą być nieznane, których nie zadaje się na co dzień i które dają do myślenia. Dla mnie osobiście był to nowy rodzaj pytań. Audyt taki jak ten sprawia, że znaczenie tematu wysuwa się na pierwszy plan, nawet w różnych działach. W końcu zaangażowana była sprzedaż, księgowość finansowa i zasoby ludzkie. Każdy miał swoją rozmowę z Hubertem Spahnem.

Audyt ponownie uświadomił mi kilka rzeczy, w szczególności to, jak uważnym i ostrożnym należy być w kontaktach z dostawcami. Po rozmowie poruszyłem ten temat również w moim zespole. W końcu zakupy, podobnie jak sprzedaż, są szczególnie narażone na korupcję.

Jaka była reakcja?

Kim: Wszyscy byli już tego świadomi, ale był to sygnał ostrzegawczy. Jedną rzeczą jest słyszeć o tym temacie na szkoleniu, ale inną, gdy audytor pyta o to bezpośrednio podczas audytu.

Spahn: Chociaż w Veolii prowadzone są wysokiej jakości szkolenia, audyt sprawił, że pracownicy stali się jeszcze bardziej świadomi możliwej korupcji. W szczególności identyfikacja "czerwonych flag", tj. oznak lub wskazówek w audycie dotyczących przestępczego zachowania pracowników, współpracowników lub partnerów, zwiększyła świadomość i była postrzegana jako wartość dodana.

Gdzie ryzyko korupcji jest ogólnie wysokie?

Spahn: Szczególnie w przypadku korporacji i dużych organizacji z wieloetapowymi procesami zatwierdzania należy mieć świadomość, że korupcja jest możliwa tylko przy wysokim poziomie energii przestępczej ze strony zaangażowanych osób. Wynika to z faktu, że korupcja będzie regularnie tylko "początkowym przestępstwem". Późniejsze przestępstwa, takie jak oszustwo (§ 263 niemieckiego kodeksu karnego (StGB)), będą regularnie popełniane, być może w formie przestępczości grupowej. Celem korupcji jest nakłonienie przekupionej osoby do działania na korzyść dającego łapówkę, co zwykle odbywa się ze szkodą dla firmy lub ogółu społeczeństwa. Osoby o wysokim poziomie energii przestępczej i chęci uzyskania osobistej korzyści nic nie powstrzyma, trzeba być tego świadomym. Ujawnienie tej przestępczej energii w sytuacji otwartego audytu certyfikatu ISO 37001 jest bardzo mało prawdopodobne i nie jest celem audytu ISO. Ale dzięki systemowi zarządzania antykorupcyjnego można utrudnić takie działania i zwiększyć prawdopodobieństwo ich wykrycia, a to może być tylko celem.

Ostatnie wydarzenia w Parlamencie UE w szczególności pokazują, jak podatni na korupcję są ludzie i systemy oraz jakie szkody wyrządza to wizerunkowi danych organizacji. Dzięki certyfikacji ISO 37001 firmy mogą budować zaufanie i przejrzystość wśród swoich klientów i partnerów. Niezależny audyt przyczynia się do ciągłego rozwoju systemu zarządzania, a tym samym do zgodności w organizacji

Wywiad został przeprowadzony przez Constanze Illner.

DQS - Twój partner w zakresie certyfikacji ISO 37001

DQS jest akredytowaną jednostką certyfikującą dla normy ISO 37001. Dysponując wykwalifikowanymi audytorami na całym świecie, jesteśmy do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami - z przyjemnością omówimy Twoje plany!