審査について知っておくべきこと
一般的な審査プロセスについて簡単に説明いたします。
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審査とは何か？
審査とは 、広義には、企業組織の改善のために、観察、調査、質問、関連文書の洞察に基づく客観的な分析を行うことです。審査は常に、目標と実際の状況、目標とその達成度を比較するために行われる。審査は、このように、明確さを提供します。審査は、長所と改善の可能性を特定するためのパフォーマンス評価または診断として機能し、変更と導入された措置の有効性に関する重要なフィードバックを提供する。
マネジメントシステムの審査において、ガイドラインは以下の通りです。 ISO 19011は権威あるものです。3.1章では、審査を「客観的証拠を入手し、それを客観的に評価して、審査基準がどの程度満たされているかを判断するための体系的、独立的、文書化されたプロセス」と定義しています。
審査という言葉は、ラテン語の"audire"（聞く、聴く）に由来する。相手の話を聞く」という意味での「聞く」は、審査人の本質的な仕事であるが、決してそれだけが仕事ではない。審査人は、審査において、質問をし、観察し、分析する。最終的には、審査を受ける組織が、例えばマネジメントシステム規格に規定された仕様や要求事項を実施することに成功しているかどうか、またどの程度まで成功しているかを確認し評価することが目的である。この目的のために、審査人はプロセスの相互作用なども調査します。
私たちの審査の特徴は、独立した業界の専門家があなたのマネジメント システムとプロセスを調査することです。私たちの規格は、常に審査用チェックリストが終わるところから始まります。私たちの言葉に耳を傾けてください。
なぜ審査が有効なのでしょうか？
定期的な審査は、仕様や要求事項を満たすために、対策やプロセスが効果的で、適切で、適しているかどうかについての情報を貴社に提供します。さらに、改善の可能性やリスクも特定することができます。文書化された結果は、トップマネジメントに管理策のための重要な知見を提供します。
審査は次のような役割を果たします。
- 付加価値を生み出す組織のさらなる発展
- 包括的な目標・実績比較の取得
- 自社の強み、改善の可能性を見出す
- リスクやミスを発見し、それを回避するための対策を導き出す。
- 経営者に根拠のある意思決定の場を提供する。
- 企業の盲点や弱点の発見
- 実績のある作業方法とプロセスから学ぶ
- 体系的かつ一貫して進める
- パフォーマンスの客観的な証拠を提供する
審査にはどのような種類があるのでしょうか。
まず、内部審査と外部審査に分けられます。
内部審査（自己審査、第一者審査とも呼ばれる）は、企業内で計画されるものです。原則として、特別な訓練を受けた従業員、すなわち品質管理責任者などの内部審査員が審査を実施します。内部審査は、企業自身のマネジメントシステムにおいても定期的に行われます。
外部の第三者による審査は、例えば、顧客による審査（第二者審査）、DQSなどの認定された認証機関による審査（第三者審査）などがある。次に、企業はどの分野を調査したいかを決定する。マネジメントシステム審査のように特定の規格についてなのか、それとも特定のプロセス、製品、技術革新、コンプライアンスのテーマについてなのか。サプライヤーに関する質問であれば、お客様の品質担当者による第三者審査も、DQSに発注するのと同様に実現可能です。
あるいは、認証会社の外部審査員によるマネジメントシステムの完全な認証審査を目指しているのでしょうか。あるいは、ギャップ審査やデルタ審査など、部分的な審査に焦点を当てるのか？さらに、現地審査か遠隔審査か、どのような形態で審査を行うかという問題もあります。
審査計画とは？
審査は無作為に行われるものではありません。審査を成功させるためには、常に綿密な計画が前提になります。これは、特に外部認証の範囲内の審査に当てはまります。認証審査は、特に 認定された手順に関して、慎重に計画されます。ISO17021規格では、「9.2 審査の計画」の章で考慮すべきこと、及び規則特有の要求事項が記述されている。計画策定は、認証機関が指名した主任審査員の責任です。
ISO/IEC 17021-1:2015-11- 適合性評価 - マネジメントシステムの審査及び認証を提供する機関に対する要求事項 - 第 1 部:要求事項
もう一つの規格であるDIN ISO/IEC 17065:2012は、「製品、プロセス、サービスを認証する機関」に対する要求事項を定めています。
そのため、審査の正しい計画と実施に関する要求事項は、マネジメントシステムの認証か、製品の認証かによって異なります。
ISO/IEC 17065:2013-01- 適合性評価 - 製品、プロセス及びサービスを認証する機関に対する要求事項
規格はISOの ホームページから入手可能です。
審査計画には、以下の決定が含まれます。
- 審査目的
- 審査範囲
- 審査基準（満たすべき要件）、および必要に応じて重要な変更点
- マネジメントシステムに影響を与える重要な変更点
審査目的以外は、依頼者であるお客様と綿密な打ち合わせを行い、決定します。ISO17021では、これらの判定に関する具体的な要求事項を定めており、審査計画に盛り込まなければなりません。
審査時間とは？
ISO17021の2015年版以降、旧来の審査期間という用語は審査時間と呼ばれるようになりました。これは、"顧客組織のマネジメントシステムに対する完全かつ効果的な審査を計画し、達成するために必要な時間"と定義されています。
DQSは認定された認証機関として、それぞれの国際規格が定める要求事項に従って審査時間を決定しています。 その際、以下のような様々な点を考慮する必要があります。
- 審査対象となる規格の要求事項
- 事業活動やマネジメントシステムの複雑さ
- 従業員数
- 事業所の規模、数、所在地
- 製品、活動、プロセスなどに関連するリスク
審査の実施方法（現地審査またはいわゆるリモート審査）も、審査時間に影響を与えるため、考慮する必要があります。
主任審査員の仕事とは？
主任審査役は 審査人 この役職は、定義されたプロセスに従って、特別な資格に基づき認証機関により任命されます。この役職は、審査任務の適切な遂行、すなわち審査計画および審査自体に責任を負います。複数の審査員で構成されるチームが審査を行う場合、審査員には、審査チームリーダーとしての機能として、審査チームの編成、スケジュール管理、および指示の任務があります。また、時間管理を含め、審査プログラム及び審査プロセスを管理しなければなりません。
主任審査役は通常、オープニングミーティングの司会を務め、クライアントとの主要なコンタクトパーソンとなります。チームメンバーと情報交換を行い、一定期間ごとに審査の進捗状況を評価し、クライアントに現状を報告します。これには、例えば、発見された不適合や、審査範囲の変更の必要性などが含まれることがあります。この際、審査責任者は、コンフリクトの解決策を探らなければならないこともあります。
最後に、主任審査員は審査チームとともに、審査結果から結論を導き出し、最終会議で議論し、審査報告書を作成します。
審査報告書とは？
審査報告書とは、主任審査人が審査中に発見した事項をまとめた書面です。これには、審査基準（満たすべき要件）に照らした審査証拠の評価に基づく結論が含まれます。外部認証審査の審査報告書は、認証書の発行を決定するための基礎となるものです。
審査報告書は、審査基準がどの程度満たされているか、不適合が発見されたか、またはどの程度深刻であるかについての記述に重点を置いています。詳細には、特定された強み、弱み、リスク、機会の文書化だけでなく、緊急措置やフォローアップ審査が必要であるかどうかも扱われます。また、審査報告書は、改善策を実施するための基礎となるものです。また、過去の審査で特定された不適合に対する是正措置の実施に関する情報も提供する必要がある場合があります。さらに、審査計画からの逸脱はすべて文書化する必要があります。
審査報告書には、認証機関名や審査チームの審査員名など、審査の正式な詳細が記載されます。また、会社の名前と住所、日付、場所、審査の種類、審査基準、審査の目的と範囲、費やした審査時間などが記載されています。知っておくことが重要です。審査報告書の内容は一般的に機密事項であり、報告書の所有権は認証機関にあります。
審査所見とは何ですか？
審査所見とは、審査中に審査チームによって得られた情報および証拠の分析から得られた関連する所見です。審査所見は、審査報告書の不可欠な部分です。審査所見は、審査チームによって評価され、適切な審査結論が導き出されます。外部認証審査では、この結論が認証の決定に決定的な影響を与えます。審査責任者は、審査のための初会合において、審査所見を分類するための基準を説明しなければなりません。
審査結果は文書化されます。審査所見は文書化され、適合性（基本規格への準拠）の簡潔な提示と、不適合の包括的な提示および分類の両方が含まれます。審査結果のうち、貴社にとって非常に有益なものは、改善の可能性を見いだすことです。ISO17021規格はこれを要求していませんが、有益であると考えられています。この手順は、特別な専門的能力の表れである。しかし、改善の可能性の発見は、解決策を含んでいないかもしれません。改善の可能性を評価し、不適合として記録することはできない。逆に、不適合は改善の可能性として扱うことはできません。
DQSの認証プロセス
DQS認証のプロセスは、お互いを知り、有意義な提案のための初期情報を交換することから始まります。審査や認証の目的、適用される規格や規則などを一緒に定義します。その際、お客様個々の会社の状況、特殊なプロセス、マネジメントシステムの成熟度などを考慮します。
事前審査は 、最初のパフォーマンス評価として有用です。これにより、貴社のマネジメントシステムの成熟度に関する情報が得られ、認証のためのギャップの可能性を早い段階で特定することができます。大規模な審査・認証プロジェクトの場合、プロジェクト計画会議は、DQS審査員について知るだけでなく、個別の審査プログラムを作成するための貴重な機会となります。
システム審査 （第1段階および第2段階）では、DQSの審査員が、貴社のマネジメントシステムが関連規格の要求事項をすべて満たしているかどうかを現地で評価します。その後、審査報告書を作成し、システムを評価します。DQS認証書は、貴社が成功裏に実施したことを証明するものです。毎年行われるモニタリングは、プロセスの安定性とリスクの最小化に貢献します。再認証は3年後に行われます。
審査は毎回異なります
例えば、遵守すべき国内外の規格、法律、ガイドライン、顧客からの要求、組織として設定した目標など、目的によって全く異なる基準に従います。認証審査、プロセス審査 、コンプライアンス審査、サプライヤー審査、統合システム審査など、企業のパフォーマンスを持続的に向上させるために、あらゆる審査サービスと認証が用意されています。そしてそれは、あらゆる産業に共通して言えることです。
ところで。審査が認証書の発行を伴う場合、DQSという名称は、品質、効率、顧客志向のプロセスを示す、顧客や市場参加者、その他の利害関係者にとって目に見えるしるしにもなります。