Règles d'audit et de certification du groupe DQS

Règles d'audit et de certification du Groupe DQS

1. Prestations d'audit et de certification

1.1 Périmètre et applicabilité

Le présent règlement d'audit et de certification DQS ("Règlement") s'applique à toutes les offres et/ou prestations et à toutes les relations contractuelles qui en résultent entre DQS Holding GmbH, toute société affiliée ou l'un de leurs agents (chacun "DQS", ensemble "Groupe DQS") et toute organisation/personne ("Client") demandant ou recevant des prestations d'audit et de certification.

Une liste actuelle de tous les membres du groupe DQS est disponible sur https://dqsglobal.com/fr-fr/.

Ces règlementations couvrent tous les types de certification de système conformément aux normes internationales ou nationales, y compris les normes privées, la certification de produit conformément aux directives de l'UE ou à la législation nationale, la certification de produit et de service conformément à des documents normatifs, des spécifications, des exigences ou des règles techniques non réglementées.

Ces réglementations s'appliquent à toutes les étapes du processus de certification ou d'audit, y compris, mais sans s'y limiter, les offres de services et les devis, les contrats, les bons de commande et/ou de travail, les calendriers et les avenants convenus entre DQS et le Client, sauf accord contraire explicite par écrit, ou tel que prescrit par des textes réglementaires.

Le présent règlement d'audit et de certification entre en vigueur immédiatement après sa publication et reste valable jusqu'à ce qu'une nouvelle version soit émise et publiée.

La version actuelle de ces réglementations est disponible en anglais sur https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules ou sur demande auprès de chaque bureau DQS. En cas de divergence entre une version traduite et la version anglaise du document, la version anglaise prévaudra.

Lorsqu'un certificat est délivré au client, DQS fournira les services avec un soin et une compétence particulières et conformément aux codes de pratique alors en vigueur de l'organisme de certification DQS concerné. Une copie de ces codes de pratique, et de toute modification qui pourrait être émise de temps à autre, sera mise à la disposition du client par l'organisme de certification DQS au début des prestations.

1.2 Définition des termes

• “Client” désigne les clients et toute organisation/personne qui demande ou reçoit une prestation d'audit ou de certification DQS, y compris leurs représentants, qui agissent en leur nom.
• “DQS” désigne tout membre du groupe international DQS, y compris ses filiales, sociétés affiliées et partenaires ou l'un de leurs agents, qui offrent et/ou fournissent en leur propre nom ou pour le compte d'un autre organisme de certification DQS des prestations d'audit et de certification aux Clients.
• “Organisme de certification DQS”  désigne toute entité DQS ayant l'accréditation ou l'autorisation de délivrer les certificats respectifs.
• “Codes of Pratique” désigne les codes de pratique émis par un organisme de certification DQS pour le programme de certification concerné. 
• “Organisme d'accréditation” désigne toute organisation (qu'elle soit publique ou privée) ayant l'autorisation de nommer et de superviser des organismes de certification.
• “Audits” désigne toute activité systématique de DQS visant à obtenir des preuves objectives et à les évaluer objectivement pour déterminer dans quelle mesure les critères définis sont remplis ; elle peut également être appelée "évaluation".
• “Auditeurs” désigne les auditeurs, les évaluateurs, et les experts, qui sont affectés à un processus d'audit et de certification pour le compte du groupe DQS. 

1.3 Prestation d'audit et de certification

L'audit et la certification d'un système de management, d'un processus ou d'un produit par un tiers indépendant et compétent, tel que DQS, génèrent de précieux avantages pour le Client. Un certificat DQS servira de preuve d'un système de management adapté et efficace, d'un processus ou d'un produit conforme ayant la capacité de répondre en permanence aux attentes des clients ainsi qu'aux exigences réglementaires et statutaires.

Au cours d'un audit, des auditeurs qualifiés et expérimentés examinent le système de management et ses processus ou produits pour s'assurer qu'ils sont adaptés et efficaces à la lumière de l'évolution des marchés et de l'environnement. En identifiant le potentiel d'amélioration, les auditeurs améliorent la capacité de l'organisation à atteindre les buts et objectifs établis, améliorant ainsi le succès durable pour le client. Avec un certificat DQS, les clients peuvent faire confiance au client et au système de management, processus ou produit certifié, qui a été évalué et certifié selon des normes et des spécifications reconnues.

1.4 Le contrat et les conditions commerciales

Le présent règlement d'audit et de certification DQS et, le cas échéant, la demande, le devis, son acceptation, les codes de pratique, les conditions des marques de certification DQS et les conditions commerciales constituent l'intégralité de l'accord (le "contrat") entre le Client et DQS en ce qui concerne l'objet des présentes. 

Les conditions commerciales locales ou les conditions commerciales peuvent inclure des clauses sur la représentation légale, la juridiction, la responsabilité, les taxes, les conditions de paiement et autres, compte tenu des exigences locales. Le contrat peut également être constitué par des accords individuels entre DQS et le Client, contenant toujours le présent Règlement d'audit et de certification DQS comme partie intégrante de celui-ci ou par inclusion ou référence directe. 

Sauf disposition contraire, aucune modification du contrat n'est valable si elle n'est pas écrite.

1.5 Relation contractuelle avec l'organisme de certification DQS 

Chaque fois qu'un bureau DQS fournit une prestation sous autorisation ou accréditation d'un autre organisme de certification DQS, il agit en tant qu'agent au nom et pour le compte de cette entité. L'offre/le devis identifie l'organisme de certification DQS respectif et son acceptation et la signature du contrat local constituent un contrat de certification juridiquement contraignant entre le client et l'organisme de certification DQS. Bien que l'agent soit autorisé à facturer au client la prestation de services et la certification, la responsabilité des activités de certification et du contrôle opérationnel dans le cadre d'une accréditation spécifiques incombe toujours à l'organisme de certification DQS qui est responsable et conserve l'autorité pour les décisions relatives à la certification, y compris l'octroi, le refus, le maintien de la certification, ou l'extension ou la réduction du périmètre de la certification, le renouvellement, la suspension ou la restauration suite à une suspension, ou le retrait de la certification. 

2. Le processus de certification

DQS évalue le système de management, les processus, les produits, ou des parties de ceux-ci, du Client, dans le but de déterminer sa conformité aux exigences convenues et reconnues, telles que les normes ou spécifications internationales, nationales ou sectorielles. Le processus de certification peut impliquer une ou plusieurs étapes, se terminant généralement par un rapport d'audit, qui documente les résultats de l'audit. Dans le cas des prestations de certification, l'organisme de certification DQS délivrera un certificat spécifique au client, confirmant la conformité aux exigences respectives, lorsque le respect de toutes les exigences applicables est évident.   

Si des non-conformités avec les exigences respectives de la norme ou de la spécification ont été identifiées lors d'un audit, des actions correctives doivent être planifiées et mises en œuvre par le Client dans un délai spécifié. Les certificats ne seront délivrés qu'après démonstration du déploiement effectif d'actions correctives appropriées. Le périmètre et la durée de validité doivent être indiquées sur le certificat.

La plupart des constatations d'audit sont basées sur un processus d'échantillonnage, visant à fournir des preuves fiables de la mise en œuvre efficace et de la conformité du système de management, du processus ou du produit. D'autres aspects commerciaux peuvent exister, positifs ou négatifs, qui n'ont pas été examinés par l'équipe d'audit. Il est de la seule responsabilité de l'organisation d'enquêter et d'évaluer l'impact potentiel de la portée des conclusions, garantissant ainsi en permanence la pleine conformité aux normes appliquées. En cas de non-conformité, DQS n'est pas responsable.

DQS est indépendant, neutre et objectif dans ses audits et certifications. Les audits sont normalement effectués sur le lieu d'opérations du Client (sur site), mais peuvent être partiellement réalisés, remplacés ou complétés par des activités d'audit à distance (hors site). Le type, l'étendue et le calendrier de la procédure font l'objet d'un accord séparé entre les parties. DQS s'efforce de minimiser toute perturbation du processus commercial lors de la réalisation de l'audit dans les locaux du Client.

Le processus de certification comprendra généralement les étapes suivantes :

2.1 Le processus commence par les besoins et les attentes du Client. DQS veut en savoir plus sur l'organisation du Client, son système de management, sa taille et ses types d'exploitation. Ensemble, les deux parties définiront les objectifs de l'audit et/ou de la certification, y compris les normes et spécifications applicables.

2.2 DQS fournira une offre détaillée de prestations d'audit et de certification, adaptée aux besoins individuels du Client, sur la base des informations fournies initialement. Un contrat écrit précisera tous les livrables pertinents ainsi que les critères d'audit et de certification applicables.

2.3 Un pré-audit peut servir d'analyse initiale des performances ou des écarts, en identifiant les points forts et les domaines à améliorer. Pour les projets d'audit et de certification plus importants, une réunion de planification de projet offre au client une occasion précieuse de rencontrer l'auditeur principal et d'élaborer un plan d'audit personnalisé pour toutes les fonctions et tous les sites concernés. Les  deux prestations sont facultatives.

2.4 Audit Etape 1 : La procédure de certification proprement dite commence par l'examen et l'évaluation de la documentation du système, des objectifs, des résultats de la revue de direction et des audits internes. Au cours de ce processus, il sera déterminé si le système de management du client est suffisamment développé et prêt pour la certification. L'auditeur expliquera les constatations et coordonnera toutes les activités requises pour se préparer à l'audit Etape 2. L'audit Etape 1 n'est généralement pas applicable pour la certification des processus et des produits.

2.5 Audit Etape 2 : L'équipe d'audit assignée auditera le système de management, les processus ou les produits du Client sur le lieu de production ou des prestations de services et/ou en utilisant des techniques d'audit à distance. En appliquant les normes et spécifications définies du système de management, l'équipe d'audit évaluera l'efficacité de tous les domaines fonctionnels ainsi que de tous les processus du système de management, sur la base d'observations, d'inspections, d'entretiens, de l'examen des enregistrements pertinents et d'autres techniques d'audit. Le résultat de l'audit, y compris une recommandation sur la certification et toutes les conclusions, sera présenté au Client lors de la réunion de clôture et inclus dans un rapport écrit. Les plans d'action requis seront convenus si nécessaire.

2.6 Evaluation du système : la fonction de certification de l'organisme de certification DQS évaluera le processus d'audit et ses résultats, et décidera de manière indépendante de la délivrance du certificat, sur la base de preuves objectives. Toute recommandation donnée par l'équipe d'audit et documentée dans le rapport n'est pas contraignante pour l'organisme de certification QDS et la décision de délivrer un certificat est à la seule discrétion de l'organisme de certification DQS. Le client reçoit le rapport d'audit, documentant les résultats de l'audit et, lorsque toutes les exigences applicables sont remplies, le client reçoit également le certificat.

2.7 Audit de surveillance : soit semestriellement, soit au moins une fois par an, il y aura un audit des composants critiques du système de management. Le potentiel d'amélioration sera identifié, en mettant l'accent sur l'amélioration continue et l'efficacité soutenue. Pour la certification des produits, un audit de surveillance est généralement remplacé par un nouvel audit annuel.

2.8 Ré-audit: un certificat est valide pour une durée limitée, généralement pour un maximum de trois ans. A la fin de ce cycle, un nouvel audit sera effectué pour assurer le respect continu de toutes les exigences applicables. Sous réserve de cette réalisation, un nouveau certificat sera délivré.

Pour les normes sectorielles ou la certification des processus et des produits, le processus de certification décrit peut varier.

3. Droits et obligations du client

3.1. Maintien du Système de Mangement / Conformité des processus et des produits

Afin d'obtenir et de maintenir un certificat, le client doit mettre en œuvre et maintenir un système de management documenté qui répond aux exigences de la norme ou de la spécification sélectionnée. En cas de certification de processus/produit, le client est responsable d'assurer la conformité continue. Le client doit fournir des preuves de la conformité et de l'efficacité du système de management, des processus ou des produits évalués, facilement disponibles pour étude par l'équipe d'audit désignée. Le client entreprendra toutes les actions nécessaires pour s'assurer que le système de management et/ou produit est maintenu de manière conforme et efficace à tout moment.

Le client sera informé de toute modification du programme de certification ou des exigences nouvelles ou révisées qui affectent le client. Dans le cas où la certification s'applique à une production en cours, le client doit s'assurer  que le produit certifié continue de répondre aux exigences du système ou du produit. DQS vérifiera la mise en œuvre des modifications par le client et initiera les mesures requises dans le processus de certification.

3.2. Accès à l'information

Le Client s'assure que DQS a accès à toutes les informations nécessaires et aux installations requises pour effectuer les tâches de l'audit assignées. DQS peut déléguer l'exécution de tout ou partie des prestations à un mandataire ou à un sous-traitant et le client autorise DQS à divulguer toutes les informations nécessaires à cette exécution au mandataire ou au sous-traitant. Le client s'engage à accorder à tous les représentants et employés désignés l'accès et à fournir à l'équipe d'audit des informations exactes, complètes et objectives en temps opportun concernant tous les processus pouvant être importants pour l'audit. Dans le cadre des systèmes de management, des processus et/ou produits certifiés, tous les enregistrements relatifs aux réclamations et leurs actions correctives doivent être présentés à DQS sur demande.

3.3. Notification des changements et Incidents spéciaux

La client est tenu d'informer immédiatement DQS de tout changement susceptible d'influencer le système de management certifié, les processus ou les produits certifiés. Il s'agit notamment de l'achat/vente de tout ou partie de l'entreprise, de tout changement de propriétaire, de changements majeurs dans les opérations, de modifications fondamentales des processus, d'incidents tels qu'un accident grave ou un manquement grave à la réglementation/obligation légale nécessitant l'intervention de l'autorité de régulation compétente, ou l'ouverture d'une procédure de faillite ou de concordat. Dans tous ces cas, DQS consultera le Client et déterminera comment le certificat peut être maintenu.

Le client est tenu d'informer immédiatement DQS en cas de rappel de produit. Les normes de certification individuelles et leurs réglementations utilisent des délais différents pour respecter ces règles. Ces spécifications se trouvent dans les normes respectives et leurs réglementations applicables.

3.4. Indépendance de l'audit 

Le client est tenu d'éviter tout ce qui pourrait compromettre l'indépendance des employés et des auditeurs de DQS. Cela s'applique en particulier aux offres de conseil, aux offres d'emploi, tant salariées que sous-traitées, aux accords séparés concernant les honoraires ou autres récompenses monétaires.

3.5 Droit de récusation de l'auditeur

Avant la confirmation de la date de l'audit, le Client a le droit d'examiner et de rejeter le ou les auditeurs désignés par DQS avec une justification appropriée. Dans des cas justifiés, par ex. en cas de menace à l'impartialité, et si les règles d'accréditation applicables le permettent, DQS désignera un remplaçant pour l'auditeur rejeté.

3.6. Confidentialité et sécurité des informations

Les documents fournis au Client par DQS, y compris les Marques et le logo des certification DQS, sont protégés par le droit d'auteur. Le Client reconnait spécifiquement que tous les documents qui sont fournis ou mis à disposition par DQS pour examen restent la propriété de DQS, et qu'ils ne peuvent être utilisés que pour les besoins internes du Client et ne pas être mis à la disposition de tiers ou êtres utilisés à des fins autres que celles convenu ici ou par écrit. Le Client est tenu de maintenir une stricte confidentialité sur toute information révélée dans le cadre du présent accord ainsi que sur toute connaissance de questions relatives à DQS, ses employés et ses auditeurs. Cette obligation s'applique également après la résiliation du contrat. Le client accepte également cette obligation au nom de tous les agents d'exécution et personnes auxiliaires. Le client est autorisé à transmettre le rapport d'audit dans son intégralité. La transmission d'extraits n'est pas autorisée.

3.7 Droit d'utilisation de la certification et les marques

Avec une certification DQS valide, le client est autorisé à utiliser le certificat, les marques de certification respectives et, dans certains cas, les marques d'accréditation à des fins de promotion conformément aux règles connexes publiées sur le site web de DQS.

L'autorisation de l'utilisation de la marques DQS Certified Management System Mark® protégées par le droit d'auteur, la marque d'entreprise UL Registered Firm Mark® et d'autres marques de certification ou d'accréditation renforcera la confiance des clients dans le système de management certifié du client et les performances. Ces marques sont fréquemment utilisées sur les papiers et documents de l'entreprise, sur les brochures, sur Internet, dans les salons, sur les véhicules ou dans les publicités et sont directement associées à l'organisation certifiée et à son système de management, ses processus ou ses produits. L'utilisation des certificats et des marques est limitée au périmètre et à la période de validité  de la certification et ils ne doivent pas être utilisés sur un produit ou sur l'emballage du produit ni de toute autre manière pouvant être interprétée comme indiquant la conformité du produit.

3.8 Réclamations

Chaque client de DQS a le droit de faire exécuter les prestations dans le cadre convenu de manière  à ce que les attentes et exigences raisonnables soient satisfaites. En cas de non-exécution, le client est en droit de déposer une plainte auprès de la société DQS concernée. DQS demandera les informations nécessaires à l'analyse et à l'amélioration.

3.9 Appels

Si un client n'est pas d'accord avec une décision de certification spécifique, le client peut soumettre un appel écrit et demander le réexamen de la décision. Un examinateur technique impartial distinct de l'organisme de certification DQS, non impliqué dans la conduite de l'audit et la décision initiale, prend la décision finale sur un appel. La direction de l'organisme de certification DQS est toujours informée de l'état d'avancement du processus d'appel.

4. Droits et Obligations de DQS

4.1. Audit des Systèmes de Management

DQS vérifie la conformité et l'efficacité du système de management, des processus ou des produits certifiés du Client en effectuant des audits réguliers (généralement sur une base semestrielle ou annuelle). A ces fins d'audit, DQS a le droit d'accéder aux installations du Client dans le cadre des visites d'audit planifiées, d'observer les opérations, d'inspecter les processus, les produits et les services, d'interroger les employés et les représentants, d'examiner les documents et les enregistrements pertinents, et de collecter des informations techniques d'audit dans le but d'obtenir suffisamment de preuves objectives sur lesquelles fonder une décision de certification. Si DQS reçoit des informations de tiers qui contestent la conformité ou l'efficacité d'un système de management, d'un processus ou d'un produit, que DQS a certifié, elle est autorisée à effectuer des audits complémentaires non routiniers après consultation avec le Client. Dans les domaines réglementés par la loi, DQS est en droit d'effectuer des audits complémentaires, inopinés, chaque fois que cela est justifié.

4.2. Accréditation et Autorisation

Les organismes de certification DQS sont autorisés par divers organismes d'accréditation et autres autorités gouvernementales et non gouvernementales ou propriétaires de programmes à émettre des rapports d'audit et des certificats conformément à diverses normes et spécifications. Cela comprend l'obligation d'autoriser les employés ou les auxiliaires de ces organismes à participer aux audits. Conformément aux règles d'accréditation et d'autorisation applicables, DQS permet à ces personnes d'accéder à la fois à ses propres documents et aux données relatives aux clients sous réserve des exigences de confidentialité énoncées dans les présentes. En outre, chaque fois que des normes ou des spécifications individuelles l'exigent explicitement, les données relatives aux clients et les résultats d'audit sont transmis à ces organismes. En acceptant le présent règlement d'audit et de certification, le client accepte les exigences d'accréditation et d'autorisation applicables dans leur version actuelle (par exemple, ISO/IEC 17021-1 ou ISO/IEC 17065), y compris tout ce qui précède.

Les organismes de certification DQS ont le droit de déléguer la fourniture de tout ou partie des prestations, à l'exception de toute décision de certification, à d'autres bureaux de DQS, à un agent ou à un sous-traitant. Chaque fois que des certificats sont délivrés par un organisme de certification DQS, autre que le partenaire DQS local du client, tous les droits et obligations pertinents aux présentes s'appliquent de la même manière à l'organisme de certification DQS et au fournisseur de prestations local.

4.3 Mission des auditeurs

La désignation d'auditeurs compétents relève de la seule responsabilité de DQS. DQS s'engage à n'utilise que des auditeurs qualifiés pour la tâche en raison de leur qualification technique, de leur expérience et de leurs capacités personnelles. Les auditeurs doivent être agréés pour la ou les normes ou spécifications requises et posséder une expérience appropriée dans le domaine d'activité du client ainsi qu'en management et en audit. Dans de nombreux cas, DQS peut affecter une équipe d'audit composée de deux auditeurs ou plus à un processus d'audit ou de certification spécifique. Sur demande, DQS soumettra au client un court CV de l'auditeur sélectionné.

Si un auditeur devient indisponible avant ou pendant l'audit, DQS s'efforcera de fournir un auditeur de remplacement approprié, dans la mesure du possible.

4.4 Planification des audits

DQS a le droit et l'obligation de programmer des audits du système de management, des processus ou des produits du Client. Les audits doivent être programmés à la convenance mutuelle des deux parties dans les délais prescrits par les exigences applicables. Les dates d'audits doivent être convenues par écrit. Une fois confirmées, ces dates d'audit sont engageantes. Les accord d'audit individuels peuvent inclure des dispositions d'indemnisation pour l'annulation ou le report d'audits confirmés.

La certification peut également inclure, selon la norme, des audits inopinés, qui sont soit totalement  inopinés, soit annoncés à court pré-avis. Si un audit inopiné ne peut pas être effectué pour des raisons dont le Client est responsable (refus d'accès), DQS peut facturer les frais réellement encourus pour la préparation de l'audit inopiné sur le compte du Client. Le site certifié doit prendre les mesures nécessaires pour garantir l'accès à l'auditeur e cas d'audit inopiné.

4.5 Délivrance des rapports et certificats

DQS doit émettre des rapports d'audit et un certificat DQS (ci-après dénommé "Certificat") et le remettre au Client une fois que le Client a satisfait toutes les exigences de certification et obligations contractuelles. La décision de certification relève de la seule responsabilité de l'Organisme de Certification DQS, sur la base des recommandations des auditeurs pour l'émission et tous les résultats d'audit, tels qu'enregistrés ou référencés dans le rapport d'audit. Toute recommandation donnée dans un rapport n'engage pas l'organisme de certification DQS. Le rapport et les certificats restent la propriété de DQS ; DQS accorde au client le droit de les utiliser conformément au présent règlement. Les certificats DQS sont valables pour une durée limitée, généralement un maximum de trois ans, à compter de la date d'émission.

4.6 Confidentialité et Protection des données

DQS s'engage à protéger la confidentialité de toutes les informations confidentielles et données personnelles (par exemple, conformément à l'article 4 du RGPD et aux autres exigences légales applicables) du Client et de ses employés qui ne sont pas accessibles au public et qui sont mises à disposition de DQS dans le cadre de ses activités, dans les locaux du Client, que ces informations se rapportent à des affaires internes du Client ou à ses relations commerciales. Ceci s'applique également aux résultats verbaux et écrits de l'audit. DQS ne divulguera des informations confidentielles à des tiers qu'avec l'autorisation écrite du Client, sauf si la loi l'exige ou si cela est expressément prévu autrement dans le présent Règlement d'audit et de certification. Ces engagements s'appliquent également après la résiliation du contrat. Dans certains systèmes de certification sectoriels, une partie des données d'audit et des clients sont obligatoirement traitées dans des applications fournies par le propriétaire du système (par exemple : automobile, aérospatiale, systèmes alimentaires); Le client y consent. Sauf exigence contraire de l'organisme d'accréditation concerné ou de la loi, DQS conserve dans ses archives les enregistrements associés aux audits et aux certifications pendant au moins deux cycles de certification (généralement six ans). Les exigences légales nationales ou internationales applicables (par exemple du RGPD) sont pleinement prises en compte. A la fin de la période minimale d'archivage, DQS élimine les matériaux à sa discrétion, sauf instruction contraire du Client ; des frais d'exécution de ces instructions seront facturés au Client.           

4.7 Publicité

DQS a le droit de tenir et de publier un registre de tous les Clients titulaires d'une certification DQS en cours. Cette publication contient le nom et l'adresse de l'organisme certifié ainsi que le champ d'application et la norme/spécification de référence et le statut de certification. Le client consent par la présente à la publication de ces informations ci-dessous ainsi qu'à la publication des mêmes données dans des bases de données nationales et internationales obligatoires gérées  par les autorités nationales, les organismes d'accréditation ou les propriétaires de programmes. De plus, au cours du traitement des commandes, les données des clients sont stockées et traitées dans des bases de données externes des propriétaires de systèmes. Le client accepte par l'acceptation de l'offre que les données du client peuvent être stockées , consultées par des tiers dans les bases de données correspondantes.

4.8 Communications électroniques

Nonobstant ce qui précède, le Client autorise par la présente DQS à transmettre des informations confidentielles non cryptées et d'autres informations via Internet ou un réseau public à des adresses email ou à d'autres emplacements fournis par le Client. Le Client reconnait que DQS ne peut garantir le caractère privé et confidentiel de ces transmissions. Le client accepte que la transmission par DQS d'informations confidentielles via Internet ou un autre réseau public ne constitue pas une violation d'une quelconque obligation de confidentialité en vertu du présent règlement d'audit et de certification et que DQS ne sera pas responsable des dommages résultant de telles transmissions, à condition que ces informations confidentielles soit traitées avec le même soin que DQS gère ses propres informations confidentielles. 

Si le client établit des hyperliens vers le site web de DQS, le client accepte : 1- que les informations contenues sur le site web de DQS appartiennent à DQS  ; 2- le site web de liaison transférera l'utilisateur directement au site web de DQS tel que publié par DQS sans imposer de cadres, de fenêtres de navigateur ou de contenu tiers ; et 3- le site web lié ne peut pas déclarer ou impliquer que le client ou ses produits ou services sont approuvés par DQS.

5. Certificats et Marques

5.1 Délivrance des certificats et utilisation des Marques

L'organisme de certification DQS délivre des certificats confirmant la conformité du système de management, des processus ou des produits du client aux normes nationales et internationales sélectionnées ainsi qu'aux exigences reconnues spécifiques à l'industrie ou au client, lorsque le client a démontré lors d'un audit que toutes les exigences applicables ont été remplies. Le Client est autorisé à utiliser le certificat et les marques de certification associées pour promouvoir la confiance avec les partenaires commerciaux.

Dès la délivrance d'un certificat, un service de surveillance continue sera mis en place pour s'assurer que la conformité du système de management, des processus ou des produits est maintenue en permanence. L'établissement et le maintien de la certification dépendent de l'exécution de l'accord de l'audit et de certification et du respect continu de ses termes et conditions par le Client.

Le Client accepte de coopérer avec DQS pour établir les faits s'il est signalé que le système de management, les processus, les produits ou les services du client ne sont pas conformes aux exigences réglementaires, statutaires, de certification ou autres exigences applicables, y compris le partage des informations que le client acquiert concernant la non-conformité signalée, et de prendre et de signaler à DQS toute action corrective nécessaire.

Le Client accepte que les services de surveillance, tel que les audits de surveillance et tous les audits spéciaux menés par DQS soient conçus pour servir uniquement de contrôle des moyens que le Client exerce pour déterminer la conformité de son système de management, de ses processus ou de ses produits aux exigences de certification, et que le client n'est en aucun cas dégagé de sa responsabilité pour son système de management, ses processus, ses produits e ses services dans le cadre de la certification.

Les certificats et les marques de certification ne peuvent pas être transférés aux ayants droit ou à d'autres organisations. Après qu'une certification a expiré ou a été suspendue, retirée ou annulée, le Client doit s'abstenir de toute promotion ou autre utilisation de la certification. Le Client s'engage à restituer tous les certificats délivrés physiquement, suite à un retrait ou une annulation ; le droit de rétention est spécifiquement exclu.

5.2 Non délivrance de certificats

L'organisme de certification DQS ne peut délivrer des certificats que si toutes les exigences de la ou des normes, spécifications et contrats sélectionnés ont été satisfaites à la suite de l'audit (audit initial/réaudit). En cas de non-respect, l'auditeur documente les lacunes dans un rapport de non-conformité et/ou identifie autrement les contraintes, qui doivent être respectées afin qu'in certificat soit délivré.

Toutes les non-conformités ou restrictions doivent être éliminées avant la délivrance d'un certificat DQS. Si nécessaire, DQS renouvellera l'audit partiellement ou intégralement. Si les non-conformité n'ont pas été éliminées ou si les conditions préalables à l'octroi d'un certificat n'ont pas été atteintes même après un suivi ou un audit particulier, la procédure de certification se conclura par la délivrance d'un procès-verbal sans certificat.

5.3 Suspension, retrait et annulation d'un certificat

5.3.1 Suspension

L'organisme de certification DQS a le droit de suspendre temporairement un certificat si le client viole les obligations de certification, contractuelles ou financières envers DQS, y compris, mais sans s'y limiter :

• Les actions correctives n'ont pas été mises en œuvre de manière démontrable et efficace dans les délais convenus ; 
• Le calendrier d'audits proposé par DQS pour audit(s) nécessaire(s) au maintien de la certification n'a pas été respecté et la fréquence prescrite depuis l'audit précédent a ainsi été dépassée ; 
• DQS n'a pas été informé en temps opportun des changements prévus au système de management, des incidents spéciaux ou de rappel de produit (voir3.3) ou d'autres changements, qui affectent la conformité avec la norme ou la spécification qui constitue la base de l'audit ; 
• Déplacement du site / de l'installation certifié(e) sans notification préalable à DQS ;
• Un certificat DQS ou un symbole de certification a été utilisé de manière trompeuse ou non autorisée ;
• Les paiements dus pour les prestations d'audit et de certification n'ont pas été effectuées dans les délais après au moins un rappel écrit.

L'organisme de certification DQS est également en droit de suspendre un certificat si des manquements significatifs aux règles d'accréditation sont connus après la décision de certification et en cas de force majeurs (voir 6.6).

DQS informera le Client d'une proposition de suspension par écrit. Si les raisons de la suspension proposée ne sont pas éliminées dans un délai de deux semaines, DQS informera le Client par écrit de la suspension du certificat en indiquant les raisons ainsi que les actions correctives nécessaires pour que la certification soit rétablie. 

Les certificats sont suspendus pour une période limitée (généralement un maximum de 90 jours). Si les mesures requises ont été mises en œuvre de manière démontrable et efficace dans le délai fixé, la suspension du certificat est annulée. SI les mesures requises n'ont pas été mises en œuvre dans le délai imparti, l'organisme de certification DQS peut retirer le certificat comme indiqué ci-dessous. 

5.3.2 Retrait

L'organisme de certification DQS a le droit de retirer des certificats ou de les déclarer invalides sur notification écrite au client si :

• La période de suspension du certificat a été dépassée, 
• La conformité du système de management, des processus ou des produits avec la norme ou la spécification sur laquelle il est basé n'est pas assurée ou le Client n'est pas disposé ou en mesure d'éliminer les non-conformités. 
• La client continue à utiliser la certification pour la promotion après la suspension du certificat.
• Le Client utilise la certification de manière à porter atteinte à la réputation de l'organisme de certification DQS ou de DQS. 
• Les conditions préalables ayant conduit à la délivrance su certificat ne s'appliquent plus.
• Le client dépose toute requête volontaire ou involontaire en faillite.
• Le client met effectivement fin à sa relation contractuelle avec DQS. 

5.3.3 Annulation

L'organisme de certification DQS a le droit d'annuler les certificats ou de les déclarer rétroactivement invalides si : 

• Il s'avère par la suite que les conditions préalables requises pour la délivrance du certificat n'avaient en fait pas été remplies ; 
• Le client a compromis la procédure de certification de sorte que l'objectivité, la neutralité ou l'indépendance des résultats de l'audit sont, de l'avis de DQS, en cause. 

6. Divers

6.1 Absence de partenariat ou d'agence

Les Parties reconnaissent que DQS fournit les Prestations au Client en tant qu'entrepreneur indépendant et que l contrat ne crée aucun partenariat, agence, emploi ou relation fiduciaire entre DQS et le Client.

Le Client reconnait que DQS ne se substitue ni au Client ni à aucun tiers, ne les libère d'aucune de leurs obligations, ni n'assume, n'abrège, n'abroge ou ne s'engage à s'acquitter de toute obligation du Client envers un tiers ou celle d'un tiers à Client.

6.2 Limitation de responsabilité et d'indemnisation

DQS exerce la compétence, le soin et la diligence dans l'exécution des prestations que l'on peut raisonnablement attendre d'un fournisseur de services digne de confiance et n'accepte la responsabilité des dommages qu'en cas de négligence avérée.

Rien dans le présent Règlement n'exclut ou ne limite la responsabilité de DQS envers le Client en cas de décès, de blessure corporelle, de fraude ou de toute autre question résultant de la négligence de DQS pour laquelle il serait illégal d'exclure ou de limiter sa responsabilité.

Sauf convention contraire, la responsabilité totale de DQS envers le Client à l'égard de toute réclamation pour perte, dommage ou dépense de toute nature sera limitée, pour tout évènement ou série d'évènements connexes, à un montant égal au double des honoraires versés à DQS dans le cadre du contrat.

DQS décline toute responsabilité en cas de réclamation pour perte, dommage ou dépense, à moins qu'une procédure arbitrale ne soit engagée dans un délai d'un an à compter de la date d'exécution par DQS du service qui donne lieu à la réclamation ou en cas de non-exécution présumée dans un délai d'un an, l'année de la date à laquelle ce service aurait dû être accompli.

6.3 Aucune affectation

Sauf dispositions contraires expresses ou convenues par écrit entre les parties, le contrat est personnel aux parties et aucune des parties ne peut céder, transférer, grever, hypothéquer, sous-traiter ou traiter de toute autre manière tout ou partie de ses droits et obligations en vertu du contrat. Chaque partie confirme qu'elle agit en son propre nom et non au profit d'une autre personne. 

Nonobstant ce qui précède, DQS peut céder, transférer ou sous-traiter tout ou partie de ses droits et obligations en vertu du contrat à une autre société affiliée à DQS et à des partenaires ou à l'un de leurs agents.

6.4 Code de déontologie er politique de lutte contre les pots-de-vin et la corruption

DQS exerce ses activités en stricte conformité avec les principes énoncés dans son code d'éthique, qui contient également la politique de lutte contre la corruption et les pots-de-vin. Le code de déontologie de DQS est disponible sur le site web de DQS.

Il est interdit aux employés de DQS, agents et autres représentants de DQS de donner ou recevoir de l'argent ou des cadeaux, qui pourraient être interprétés comme des pots-de-vin, ou de conclure des accords qui sont interprétés comme des pratiques de corruption. DQS maintient en place pendant toute la durée du contrat des politiques et procédures et les appliquera le cas échéant, pour assurer le respect de ce qui précède.

6.5 Invalidité partielle

Si une ou plusieurs dispositions du présent Règlement sont jugées illégales ou inapplicables à quelque titre que ce soit, la validité, la légalité et l'applicabilité des dispositions restantes n'en seront en aucun cas affectées ou compromises.

6.6 Force majeure

Ni DQS ni le Client ne seront en violation du présent Règlement, ni responsables de tout manquements ou retard dans l'exécution des présentes si la cause de ce manquement ou retard est attribuable à des événements échappant au contrôle raisonnable de la partie affectée, y compris, mais sans s'y limiter, la guerre, conflit armé, attaque terroriste, guerre civile, émeutes, risques toxiques, pandémies, épidémies, catastrophes naturelles, conditions météorologiques extrêmes, incendie, explosion, panne de service public, grève, panne d'infrastructure, retards de transport ou toute restriction publique suite à l'un des incidents ci-dessus, ou tout autre cas de force majeure.

En cas de force majeure, la partie affectée informera l'autre partie sans retard excessif des particularités de la situation et de la durée estimée. Chacune des parties aura le droit de résilier le contrat avec effet immédiat si le cas de force majeure perdure plus de quatre-vingt-dix (90) jours.

7. Litiges

Sauf convention contraire expresse tous les litiges découlant de ou en relation avec le présent Règlement seront régis par les lois du pays de domicile de l'Organisme de certification DQS et seront définitivement tranchés selon le Règlement d'Arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale par un ou plusieurs arbitres désignés conformément auxdites règles. L'arbitrage aura lieu à Paris (France) et se déroulera en allemand ou en anglais.

8. Exigences supplémentaires du programme

Pour certains système de management spécifiques à un secteur ou des services de certification et d'audit de produits, des exigences de programme obligatoires supplémentaires peuvent s'appliquer, y compris, mais sans s'y limiter. Ces "exigences du programme" sont disponibles sur https://dqsglobal.com/intl/.  

• Secteur automobile :     Annex Automobile       
• Secteur aérospatial :    Annex Aérospace        
• DQS GmbH - Secteur ferroviaire :    Annex IRIS       
• DQS Inc. - Secteur des télécommunication :    Annex TL9000     
• Programmes DQS MED :    Règlement d'audit et de certification DQS de DQS Medizinprodukte GmbH et ses compléments
• Programmes DQS CFS :    Conditions spécifiques pour l'évaluation du système de management et la certification des produits de DQS CFS GmbH
• Marché Chinois :    Conditions spécifiques pour les activités sur le marché chinois telles que définies par les autorités gouvernementales (par exemple CNCA)    

DQS Audit and Certification Regulations as of 5 May 2022