Udokumentowana informacja to tytuł rozdziału 7.5 wszystkich norm systemów zarządzania Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) opublikowanych od 2012 roku. Dzięki temu stanowi ona integralną część wspólnej struktury podstawowej nowoczesnych norm systemów zarządzania, tzw. struktury wysokiego poziomu (HLS). Wraz z gruntowną rewizją norm ISO 9001 (zarządzanie jakością) i ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) w 2015 r. termin ten stał się znany szerszemu gronu użytkowników.
We wcześniejszych wersjach międzynarodowych norm dotyczących systemów zarządzania wciąż mówiło się o "dokumentacji", "wymaganiach dotyczących dokumentacji", "dokumentach" i "zapisach". Obecnie normy ISO podsumowują te terminy pod pojęciem "udokumentowana informacja".
Dla użytkowników norm stosowanie terminu zbiorczego nie jest jednak obowiązkowe. Ci, którzy chcą, mogą oczywiście nadal używać własnych terminów firmowych w swoich udokumentowanych informacjach i w kontaktach z nimi. Należy jednak dopilnować, aby stosowanie terminów było systematyczne i jednolite. Nie może to na przykład prowadzić do nieporozumień podczas zewnętrznych audytów certyfikacyjnych.
Jak definiuje się udokumentowane informacje?
Międzynarodowa norma ISO 9000:2015-11 definiuje zasady i terminy systemu zarządzania jakością. W rozdziale 3.8.6 jest ona opisana jako "informacja, która musi być kontrolowana i utrzymywana przez organizację". Obejmuje to nośnik, na którym informacja jest zawarta. To, jakie nośniki zostaną użyte, zależy od organizacji. Obecnie coraz częściej są to dokumentacja fotograficzna, filmy, formaty audio i interaktywne wskazówki dla operatorów.
W definicji zawartej w ISO 9000 rozróżnia się także trzy obszary, które przedstawiają się następująco:
- System zarządzania i jego procesy
- działalność firmy
- Dowody potwierdzające wyniki
Czy każda udokumentowana informacja jest "udokumentowaną informacją"?
Każdy, kto uważa, że udokumentowana informacja w rozumieniu normy istnieje od momentu udokumentowania jakiejkolwiek informacji, jest w błędzie. Status "udokumentowanej informacji" zależy od tego, czy norma, na przykład ISO 9001, przewiduje, że pewne informacje muszą być również udokumentowane. Jeśli tak, jest to odnotowane w odpowiednich rozdziałach i w stosownym wymaganiu.
Zarządzanie jakością zgodnie z ISO 9001
Szukasz certyfikatu ISO 9001? DQS oferuje 35 lat doświadczenia! ★ Pierwsza certyfikacja ISO 9001 w Niemczech (1986) ★ Norma zarządzania jakością
Ponadto informacje, które nie są wymagane przez normę, ale są rejestrowane, mogą w pewnych okolicznościach stać się informacjami udokumentowanymi w rozumieniu normy. Dzieje się tak zawsze wtedy, gdy firma uzna te informacje za niezbędne dla skuteczności swojego systemu zarządzania.
Jeśli na przykład dostępna jest lista danych dotyczących odpowiednich zainteresowanych stron przedsiębiorstwa, to sama w sobie nie jest ona udokumentowaną informacją w rozumieniu normy. Wynika to z faktu, że norma nie wymaga sporządzenia takiej listy. Jeżeli jednak firma uzna tę listę za istotną dla skuteczności systemu zarządzania, może ona stać się "prawdziwą" udokumentowaną informacją.
Tworzenie udokumentowanych informacji?
Rozdział 7.5.2 znanych norm ISO nakłada jednak pewne podstawowe wymagania dotyczące tworzenia i aktualizowania udokumentowanych informacji. Począwszy od nadawania etykiet w odpowiednim formacie, a skończywszy na sprawdzaniu przydatności i adekwatności samej informacji. Kontrola (rozdział 7.5.3) również podlega pewnym wymaganiom, z których najważniejsze dotyczą jej dostępności i ochrony.
Inne wymagania dotyczą dystrybucji, możliwości wyszukiwania, dostępu i wykorzystania, przechowywania i archiwizowania, ochrony i monitorowania zmian. Bardzo ważne wymaganie dotyczy przechowywania jako dowodu zgodności. Oprócz znaczenia dla systemu zarządzania aspekt ten może odgrywać bardzo ważną rolę w kontekście kwestii prawnych.
W jakim zakresie należy ją tworzyć?
To, co dokładnie należy udokumentować, jest określone w poszczególnych rozdziałach normy. Przykładem może być polityka jakości, cele jakościowe lub dowód kompetencji. Jednak obowiązek tworzenia, utrzymywania i przechowywania udokumentowanych informacji różni się w zależności od dyscypliny normy.
Jeśli chodzi o zakres, to w przybliżeniu obowiązuje następująca zasada: im większa firma, im bardziej złożone procesy i im bardziej rozległy obowiązek dostarczania dowodów, tym bardziej powinien on być rozległy.
Ważną rolę odgrywa również branża oraz kompetencje pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie.
Czy księga zarządzania jakością jest nadal obowiązkowa?
Od czasu nowelizacji normy ISO 9001 w 2015 r. księga zarządzania jakością nie jest już wymagana. Decyzja o rezygnacji z niego uwzględnia ogólną tendencję nowoczesnych norm ISO dotyczących systemów zarządzania, aby dać użytkownikom norm większą swobodę w projektowaniu systemu zarządzania. Równocześnie jednak coraz częściej wzywa się najwyższe kierownictwo do przyjęcia odpowiedzialności i rozliczalności.
Wnioski: Udokumentowane informacje
Udokumentowane informacje stanowią nagłówek rozdziału 7.5 wszystkich aktualnych norm ISO dotyczących systemów zarządzania, a tym samym integralną część ich wspólnej struktury podstawowej (High Level Structure / HLS). Ten zbiorczy termin zastępuje wcześniejsze wymagania dotyczące dokumentacji, dokumentację, dokumenty i zapisy.
Zgodnie z uznaną międzynarodową normą dotyczącą zarządzania jakością ISO 9000:2015 udokumentowana informacja to "informacja, która musi być kontrolowana i utrzymywana przez organizację". Format i nośnik nie są jednak określone, muszą być po prostu odpowiednie. Konkretne wymagania są stawiane w odniesieniu do zarządzania i utrzymywania takich informacji, bez określania ich zakresu. Zależy to od rodzaju, wielkości i złożoności przedsiębiorstwa oraz jego procesów. Informacje udokumentowane są określane jako takie, jeśli jest to wymaganie odpowiedniej normy lub jeśli firma uważa je za niezbędne dla skuteczności systemu zarządzania.
Loading...
Chętnie odpowiemy na Państwa pytania
Skontaktuj się z nami. Bez zobowiązań i bezpłatnie.
Newsletter DQS
Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!
Autor
Ute Droege
Ekspert DQS ds. systemów zarządzania jakością, wieloletni auditor i doświadczony trener ISO 9001.
Loading...