FDA 483: Ver­bes­se­rung der Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­te­me durch FDA-In­spek­ti­ons­be­ob­ach­tun­gen

INHALT

• Die Rolle von Qualitätssystemen für die Sicherheit von Medizinprodukten
• QMS-Rahmenwerke: ISO 13485 und das neue QMSR
• Unterschiede zwischen QSR und QMSR
• Inspektionen und Audits in einer QMS-Umgebung
• Grenzen der Akkreditierung nach ISO 13485:2016 - und ihre strategischen Vorteile
• Auditvorbereitung und -erwartungen
• Nutzung der FDA 483-Beobachtungen als Lernwerkzeug
• Häufige systemische Fehler identifiziert
• Anwendung von ISO 13485:2016, Abschnitt 4.1.2(b)
• Vorteile eines risikobasierten Qualitätssystems
• Abschließende Überlegungen

Die Rolle von Qualitätssystemen für die Sicherheit von Medizinprodukten

Die Nutzer von Medizinprodukten vertrauen darauf, dass die Produkte, auf die sie sich verlassen, sowohl sicher als auch wirksam für den vorgesehenen Zweck sind. Doch auch nach der Einführung von Risikokontrollen birgt die Verwendung eines Medizinprodukts ein inhärentes Maß an Risiko, das der Hersteller des Produkts definiert und kontrolliert.

Ein Teil der Risikokontrollen, die der Hersteller vornimmt, ist die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS), um sicherzustellen, dass seine Aktivitäten bei der Herstellung von Medizinprodukten gemäß den erforderlichen Spezifikationen konsistent und effektiv bleiben.

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Hersteller von Medizinprodukten die FDA 483 Observations, die üblicherweise nach Inspektionen ausgestellt werden, nutzen können, um ihr QMS zu verbessern und die Sicherheit von Medizinprodukten zu erhöhen, neben anderen wertvollen Erkenntnissen zur Verbesserung ihrer Geschäftseffizienz.

QMS-Rahmenwerke: ISO 13485 und das neue QMSR

Das von Medizinprodukteherstellern am häufigsten verwendete QMS ist ISO 13485:2016, da es international anerkannt ist. US-Hersteller befolgten in der Vergangenheit die Qualitätssystem-Verordnung 21 CFR 820 (QSR), die eine gewisse Struktur mit ISO 13485:2016 teilt.

Es steht jedoch eine größere Veränderung bevor.

Ab dem 6. Februar 2026 wird in den USA die Quality Management System Regulation (QMSR) in Kraft treten und die QSR offiziell ersetzen. Mit der QMSR wird die Angleichung an die ISO 13485:2016 formalisiert, indem die Norm durch Verweis aufgenommen wird.

Diese Änderung stellt einen wesentlichen Schritt in Richtung globaler Harmonisierung dar und erfordert von den Herstellern, die Produkte auf dem US-Markt in Verkehr bringen, eine Anpassung.

Unterschiede zwischen QSR und QMSR

Die Aufnahme der ISO 13485:2016 durch Verweis in den QMSR verschärft die QMS-Anforderungen für Hersteller von Medizinprodukten, einschließlich der Forderung nach einem umfassenderen Risikomanagement-Ansatz, strengeren Anforderungen an die Lieferantenkontrolle und einem stärkeren Fokus auf die Überwachung nach dem Inverkehrbringen. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, dass zwar viele bekannte QSR-Klauseln (z. B. 21 CFR 820.30 zur Designkontrolle) durch ISO 13485:2016-Klauseln ersetzt wurden, aber einige Klauseln, die nur im QSR enthalten sind, wurden im QMSR beibehalten und neu nummeriert.

Zum Beispiel:

• 21 CFR 820.198 (Aufzeichnungen über Beanstandungen) - jetzt 21 CFR 820.35(a)
• 21 CFR 820.200 (Instandhaltung) - jetzt 21 CFR 820.35(b)

Durch die Weiterführung bestimmter Erwartungen der FDA über die ISO 13845 hinaus, geht das QMSR über die Anforderungen der ISO 13485:2016 hinaus.

Inspektionen und Audits in einer QMS-Umgebung

Ein QMS muss seine Wirksamkeit aufrechterhalten, und dies wird zum Teil durch externe unabhängige Audits oder Inspektionen bewertet, die von folgenden Stellen durchgeführt werden

• Benannte Stelle (NB) für die Märkte des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)
• Akkreditierte Zertifizierungsstelle (ACB) für die ISO-Zertifizierung
• FDA für Produkte, die für die USA bestimmt sind.

Die Inspektionsbefugnis der FDA bleibt durch die Einführung des QMSR unverändert, während sich ihre Erwartungen geändert haben. Im Gegensatz zu den BS wird die FDA wahrscheinlich weiterhin ihre Inspektionsbeobachtungsdaten (FDA 483s⁾¹ für alle von ihr abgedeckten Programmbereiche veröffentlichen, darunter:

• 21 CFR 801 (Kennzeichnung)
• 803 (Berichterstattung über Medizinprodukte)
• 806 (Berichte über Berichtigungen und Ausmusterungen)
• 809 (IVD)
• 812 (IDE)
• 821 (Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten)
• 820 (QSR/QMSR)

Grenzen der Akkreditierung nach ISO 13485:2016 - und ihre strategischen Vorteile

Auch wenn die Zertifizierung nach ISO 13485:2016 allein nicht die vollständige Einhaltung der neuen QMSR der FDA gewährleistet, stellt sie doch eine solide Grundlage und einen guten Ausgangspunkt dar. Sie stimmt mit den zentralen Qualitätsgrundsätzen des QMSR überein und hilft, den Übergang zu rationalisieren.

ISO 13485-zertifizierte Organisationen profitieren von:

• Etablierte Systeme, die von einer dritten Partei geprüft werden
• Risikobasiertes Denken und Prozesse
• Verbesserte Audit-Bereitschaft
• Ein reibungsloserer Weg zur QMSR-Konformität.

Hersteller, die das Medical Device Single Audit Program (MDSAP) nutzen, sind besonders gut positioniert: Das MDSAP basiert auf der ISO 13485:2016 und enthält die zusätzlichen QSR-Elemente, die in der ISO 13485:2016 fehlen. Der MDSAP-Auditleitfaden ist daher ein nützliches Instrument für alle Hersteller, die Produkte auf den US-Markt bringen. ²

Nichtkonformitäten - ob in Form eines FDA 483- oder eines Zertifizierungsaudits - können kostspielig sein und interne Arbeitskosten, externe Honorare, möglicherweise neue Geräte, Produktrückrufe oder verzögerte Projekte nach sich ziehen. Eine proaktive Stärkung des QMS ist daher eine kosteneffektive Investition.

Auditvorbereitung und -erwartungen

Der Umfang von Audits und Inspektionen ist im Allgemeinen im Voraus bekannt:

• Die Inspektionen der FDA orientieren sich an der Quality System Inspection Technique (QSIT) ³
• NB/ACB-Audits folgen einem geplanten Überwachungsplan bis zum nächsten Rezertifizierungsaudit. Diese Pläne werden regelmäßig aktualisiert, um Änderungen zu berücksichtigen und die Bereiche anzugeben, die der Auditor bei seinem nächsten Besuch überprüfen wird.
• Die Tagesordnungen des MDSAP sind online verfügbar.

Ausnahmen sind Audits aus wichtigem Grund und unangekündigte Audits:

• Prüfungen aus gegebenem Anlass: Sie werden durch einen bestimmten Sachverhalt ausgelöst und konzentrieren sich auf damit zusammenhängende Dokumente, Aufzeichnungen und Prozesse. Diese Audits können kurzfristig durchgeführt werden.
• Unangekündigte Audits: Sie sind für die EU-MDR vorgeschrieben und müssen mindestens einmal alle drei Jahre durchgeführt werden, wobei der Schwerpunkt auf Produkt- und Produktionsprozessen liegt. Sie werden jedoch auch ausnahmsweise im Rahmen der Zertifizierungssysteme MDSAP und ISO 13485 eingesetzt.

Vorbereitung ist der Schlüssel: Wenn Hersteller ihr eigenes QMS durch die interne und externe Brille betrachten, können sie sich besser auf diese Ereignisse vorbereiten und sie erfolgreich bewältigen, wenn sie eintreten.

Verwendung von FDA 483 Beobachtungen als Lernwerkzeug

Die Beobachtungsprotokolle der FDA 483-Inspektionen (aus dem Jahr 2006) bieten wertvolle Einblicke in systemische Schwachstellen im QMS für Medizinprodukte in der gesamten Branche. Diese Beobachtungen sind nach den am häufigsten zitierten Beobachtungen geordnet und zusammengefasst (siehe Abbildung 1). Viele sind auf wiederkehrende QMS-Mängel zurückzuführen.

Abbildung 1: Auszug aus FY24 Inspection Observations, Quelle: FDA

Diese Liste liefert wertvolle Informationen, die es den Herstellern ermöglichen, ihre QMS so vorzubereiten, dass unnötige Beobachtungen und Nichtkonformitäten vermieden werden. Zusätzlich zur Analyse der Daten nach gesetzlichen Bestimmungen empfehlen wir, entweder die Kurz- oder die Langbeschreibungsdatensätze ganzheitlich über die Bestimmungen hinweg zu prüfen, um funktionsübergreifende Prozessschwächen zu identifizieren.

Gemeinsame systemische Fehler identifiziert

Eine klauselübergreifende Analyse der FDQ 483-Beschreibungen zeigt wiederkehrende Probleme auf:

• Versäumnis, Prozesse zu etablieren
• Unvollständige Prozessinhalte, Dokumentation oder Aufzeichnungen
• Undefinierte Befugnisse und Verantwortlichkeiten
• Unzureichende Überwachungsprozesse (z. B. Managementprüfungen, interne Audits)
• Verzögerungen oder Auslassungen bei der behördlichen Berichterstattung

Die Analyse der Daten als Lernmöglichkeit und nicht als Beispiele für regulatorische Rückschläge hilft dabei, spezifische Prozessbereiche zu identifizieren, die häufig zu Beobachtungen/Nichtkonformitäten führen. So sind beispielsweise Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA), Beschwerden und der Einkauf immer wieder die drei Bereiche, die am häufigsten zu Beanstandungen führen. CAPA steht in der Regel an erster Stelle, da eine Feststellung, die sich gegen einen Prozess richtet und nicht vollständig behoben wird, eine Feststellung gegen den CAPA-Prozess zur Folge hat. Bei Beschwerden handelt es sich oft um Vorwarnungen für mögliche Rückrufe. Sie müssen vollständig bewertet werden, um kostspieligere Maßnahmen zu vermeiden. Der Einkauf scheitert oft daran, dass Änderungen nicht korrekt verwaltet werden: Änderungen an der Konformität des gekauften Produkts werden nicht weiterverfolgt, was zu fehlerhaften Produkten führt.

Neben externen Überprüfungen sollten die Hersteller auch die Ergebnisse interner Audits, CAPA-Daten, Ergebnisse von Management-Reviews und Trendanalysen analysieren. Diese sollten mit den Beobachtungen der FDA verglichen werden, um ein vollständiges Risikoprofil zu erstellen.

Anwendung von ISO 13485:2016, Abschnitt 4.1.2(b)

Mit diesen Informationen wäre es von Vorteil, eine Klausel aus ISO 13485:2016 zu berücksichtigen, nämlich 4.1.2(b)

"Die Organisation muss einen risikobasierten Ansatz zur Steuerung der für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse anwenden".

Diese Klausel verlangt vom Hersteller, das Risiko zu berücksichtigen, dass diese QMS-Prozesse unerwünschte Auswirkungen haben, die die Sicherheit und Wirksamkeit des Medizinprodukts beeinträchtigen würden. Nicht alle Prozesse haben das gleiche Gewicht, und durch die Identifizierung der Prozesse, die das größte Risiko für die Sicherheit und Leistung des Produkts darstellen, kann der Hersteller:

• Ressourcen effektiv zu priorisieren
• sich auf die Bereiche und Kontrollen konzentrieren, die am wichtigsten sind
• die Überwachung über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg verstärken, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen.

Der Lebenszyklus eines Medizinprodukts umfasst mehrere Phasen, von der ersten Idee über die Entwicklung, die Herstellung und die Aktivitäten nach dem Inverkehrbringen bis hin zur endgültigen Entsorgung. Jede dieser Lebenszyklusphasen ist mit Prozessen, Dokumentationen und Aufzeichnungen verbunden und steht in Wechselwirkung mit anderen Phasen des Lebenszyklus.

Ein risikobasierter Ansatz ermöglicht die Priorisierung der Prozesse, Dokumentationen und Aufzeichnungen, die das höchste Risiko für die Sicherheit und Wirksamkeit des Medizinprodukts darstellen. Dies ermöglicht eine effektivere Nutzung der verfügbaren Ressourcen zur Kontrolle dieser identifizierten Risiken.

Vorteile eines risikobasierten Qualitätssystems

Das Verständnis des Risikos und der Auswirkungen der QMS-Prozesse und ihrer Wechselwirkungen auf die Sicherheit und Wirksamkeit von Medizinprodukten bietet der Organisation mehrere Vorteile:

• Vermeidung von Lücken im QMS, die durch fehlende Prozesse verursacht werden
• Klarere organisatorische Verantwortlichkeiten und Befugnisse
• Sicherstellung, dass der Inhalt von Prozessen, Dokumenten und Aufzeichnungen vollständig ist und die Informationen abdeckt, die zum Nachweis der Sicherheit und Leistung des Medizinprodukts erforderlich sind.
• Definition von KPIs, die die laufende Angemessenheit und Wirksamkeit des QMS widerspiegeln
• Verringerung von Verzögerungen in der Kommunikation
• Effektiveres Änderungsmanagement, da die Auswirkungen von Änderungen besser abgeschätzt werden können.
• Prozessverbesserungen basieren auf einem soliden Verständnis des QMS und dessen Auswirkungen auf die Sicherheit und Wirksamkeit von Medizinprodukten.
• Rechtzeitige Bereitstellung von Informationen bei Audits/Inspektionen.

Eine klarere Strategie, da die Prozess- und Produktverbesserung durch Daten gesteuert wird.

¹ FDA-Inspektionsbemerkungen Inspektionsbemerkungen | FDA

² MDSAP Audit-Ansatz

³ FDA-Leitfaden für Inspektionen von Qualitätssystemen.pdf