Vzdálené audity se staly nedílnou součástí digitalizace a agilní práce. Tím je myšlena výrazná schopnost virtuálních týmů a zaměstnanců pracujících z domova být produktivní na vysoké úrovni - také při auditu systémů řízení a procesů. Zejména s ohledem na pandemii Corona je vedení společností a manažeři ch "dokonalost na dálku" stále častěji hodnocena jako kritický faktor úspěchu, který bude rozhodovat o budoucnosti. A při jejich plánování a provádění musí být certifikační audity rovněž vysoce výkonné, ať už jsou prováděny na místě nebo na dálku jako "audity na dálku". A přesto takový audit na dálku vyžaduje další dovednosti a další stupeň dokonalosti ze strany všech zúčastněných.

Loading...

Vzdálené audity: Co říká norma ISO 19011

Ačkoli byly vzdálené audity již v normě ISO 19011:2011 uváděny jako "alternativní metoda auditu", nebylo to blíže vysvětleno. Revize z roku 2018 pak vnesla do této záležitosti více podnětů s mnohem přesnějším uznáním této metody auditu. Nyní již směrnice nemohla ignorovat možnosti rostoucí digitalizace.

"Audity na dálku: reakce na digitalizaci - ale také na dobu krize"

A jako by to autoři normy ISO 19011:2018 tušili, pandemie Covid 19 s sebou přinesla široké pole působnosti pro audity na dálku. V krizových situacích, kdy již nelze provádět audity na místě v potřebném rozsahu, se dálkový audit hodí - i když v omezené míře.

Vzdálené audity: Předpoklady:

Aby bylo možné vzdálené audity použít jako doprovodnou metodu auditu, musí být splněna celá řada předpokladů. Mezi tyto předpoklady patří složitost procesů ve společnosti. Auditor musí být také obeznámen se systémem řízení a musí být například již dříve na místě.

Dalšími zásadními požadavky, které musí být splněny, jsou např:

  • Kvalita komunikační technologie musí splňovat velmi vysoké požadavky na audit na dálku.
  • Žádná počáteční certifikace nesmí být auditována na dálku. Především to znamená, že systém řízení již nesmí být v počáteční fázi.
  • V průběhu předchozího auditu se v daném místě nesměly vyskytnout žádné významné neshody.
  • Systém řízení musí být uspořádán tak, aby bylo možné okamžitě nalézt všechny údaje, důkazy a specifikace a aby byly snadno k nahlédnutí
  • Musí být vyloučena rizika, která by mohla ohrozit audit

"Splnění požadavků na audit na dálku: Ne samozřejmost, ale znak dokonalosti."

Splnění těchto požadavků, zejména v celkovém součtu, není samozřejmostí. Je spíše známkou vyspělých, excelentních systémů řízení a organizací, které si kladou vysoké nároky na zvládání auditů.

Klíčovou roli hrají také externí auditoři: Musí mít silné, výrazně nadprůměrné komunikační a organizační schopnosti, aby mohli audit řídit a spravovat na dálku.

Metoda musí být akceptována všemi zúčastněnými

A je tu ještě jeden důležitý předpoklad. Týká se postoje všech zúčastněných k této metodě auditu a jejich ochoty se jí zabývat. Důvěra a přijetí v auditované organizaci jsou proto ústředními body úspěšného plánování auditu, programu pro jeho provedení a následných opatření po auditu na dálku.
Vzhledem k tomu, že auditor není přítomen na místě, nabývají technické a komunikační dovednosti - nepostradatelné "měkké dovednosti" - ještě většího významu.

Pokud chcete realizovat audity na dálku, pokud chcete tuto technologii využívat, musíte pro ni mít ve firmě pochopení.

Dr. Holger Grieb Auditor DQS

Vzdálené audity: Dálkové audity: Způsob auditu nebo typ auditu?

Vzdálené audity jsou metodou auditu, nikoli samostatným typem auditu. Autoři normy ISO 19011 nepovýšili audity na dálku na alternativu k auditům na místě. Spíše nabízejí začlenit "vzdálené" audity jako jednu z několika metod "vhodně vyvážených" při plánování auditů.

Požadavky v kapitole 5.5.3 normy ISO 19011 se týkají výběru a stanovení metod auditu: "Za účelem účinného a efektivního provedení auditu by osoba(y) řídící program auditu měla(y) vybrat a určit metody auditu v závislosti na definovaných cílech auditu, definovaném rozsahu auditu a definovaných kritériích auditu."

Audit na dálku: Formální rámec podle IAF

Kromě normy ISO 19011 hraje roli také dokument MD 4 Mezinárodního akreditačního fóra (IAF), který slouží k získání jasné představy o formálním rámci pro audity na dálku. Zde jsou uvedeny tři příklady předpokladů pro audity na dálku s využitím "informačních a komunikačních technologií (ICT)":

  • Musí být zajištěna bezpečnost a důvěrnost elektronických nebo elektronicky přenášených informací (4.1.1). Poznámka: Úroveň bezpečnostních požadavků určuje auditovaný subjekt.
  • Použití ICT musí být v souladu s dohodou mezi auditovaným subjektem a auditorem (4.1.2). Pozor: To vyžaduje navázaný "vztah".
  • Předem se ujistěte, že klient a auditor mají k dispozici elektronickou infrastrukturu potřebnou pro používání ICT (4.2.2). Poznámka: "Zajištění" zahrnuje vyzkoušení infrastruktury a případné plánování alternativ!

Mezi takové techniky auditu s počítačovou podporou (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) mohou patřit např:

  • vedení konferenčních hovorů
  • schůzky na internetu
  • Interaktivní komunikace prostřednictvím internetu
  • Vzdálený elektronický přístup k dokumentaci systému řízení a/nebo procesům systému řízení"

"Vzdálený audit: Průzkum DQS o akceptaci auditů na dálku"

Vzdálené audity s DQS

V souvislosti s digitální transformací a pandemií Corona získaly audity na dálku pevné místo mezi metodami auditu. Z pohledu akreditačních orgánů jsou k tomu vytvořeny formální rámcové podmínky. Předpoklady z hlediska technologií a kompetencí jsou rovněž jasně vymezeny. Možnosti, které dálkové audity nabízejí, lze tedy plně využít. Jejich použití je však třeba vždy pečlivě zvážit. Ne každou situaci lze adekvátně posoudit na dálku. Proto s vámi DQS předem prověří příslušnou situaci ve vaší společnosti a rizika spojená s realizací.

Jednoduché využití kvality

Od svého založení v roce 1985 jako první německý certifikátor systémů řízení se společnost DQS zasazuje o trvalý úspěch svých zákazníků. Díky auditům s přidanou hodnotou a koncepcím orientovaným na zákazníka doprovázíme organizace na celé cestě k dokonalosti podnikání.

Kromě posuzování podle jednotlivých norem systémů řízení vám nabízí četné možnosti kombinovaný, souběžný audit plně integrovaných systémů řízení. Mezioborové posouzení umožňuje využít synergie a zároveň identifikovat vzájemné působení a rozpory mezi jednotlivými tématy.

V souvislosti s normou ISO 19011 nabízíme také audity druhé strany jako službu pro vybrané tematické oblasti, například jako audity dodavatelů.

Abychom zvýšili přínos pro naše zákazníky, zaměřujeme se při výběru a dalším vzdělávání našich auditorů na vícenásobnou kvalifikaci: Auditoři DQS se v průměru zabývají nejméně třemi normami. Vezměte nás za slovo. Těšíme se na rozhovor s vámi.

Autor
Julian König

Julian König, vedoucí oddělení řízení produktů a akreditace ve společnosti DQS a zároveň expert pro normu ISO 50001, je zodpovědný za podporu a vývoj produktů, které jsou v souladu s akreditací, pro produkty, na které se společnost DQS zaměřuje. Skloubení know-how v jeho týmu vytváří silné spojení s potřebami trhu. Díky svým odborným znalostem v oblasti norem je také vyhledávaným autorem a moderátorem.

Loading...