"İlgili Taraflar" ne anlama geliyor?

İÇERİK

• İlgili tarafların tanımı
• İlgili taraflar kimlerdir?
• En önemli ilgili taraflar
• İlgili taraflar nasıl belirlenir?
• ISO standartlarında ilgili taraflar
• İlgili tarafların dökümantasyonu
• Sonuç

İlgili tarafların tanımı nedir?

Her şeyden önce, ilgili taraf nedir? Kalite yönetim sistemlerindeki ilkeler ve terimler için dünya çapında tanınan standart ISO 9000, ilgili tarafları aşağıdaki tanımlıyor:

Terim orijinal olarak, belirli paydaşların, yani ilgili tarafların rolünü ve önemini özellikle vurguladığı "Sürekli Başarıya Ulaşma Rehberi" ISO 9004'ten gelmektedir.

İlgili taraflar kimlerdir?

ISO yönetim sistemi standartlarının ilgili taraflarla neden bu kadar yoğun bir şekilde ilgilendikleri, standartların 4.2 bölümünde açıklığa kavuşmaktadır. Bunun nedeni, bir şirketin tüm paydaşları değil, yalnızca yönetim sistemiyle ilgili olanları belirlemesi gerekmesidir. Ayrıca yönetim sisteminin veya şirketin ihtiyaçlarını ve beklentilerini (gereksinimlerini) anlaması gerekir. Bu nedenle, açıkça söylemek gerekirse, mesele ilgili taraflar değil, daha çok paydaş gruplarının olası zararları meselesidir. Alaka düzeyine ek olarak, şirketin ilgili tarafla temas kurma sıklığı da bir miktar önemli olabilir.

En önemli ilgili taraflar

Paydaşların listesi uzundur. Ancak en önemlileri şöyle listelenebilir:

• Müşteriler (son kullanıcılar/tüketiciler dahil)
• Çalışanlar
• Sahipler, ortaklar, hissedarlar
• Tedarikçiler (harici sağlayıcılar), iş ortakları
• Yetkililer
• Yarışmacılar
• Birlikler
• Sigorta, dernekler
• Bankalar, alacaklılar
• Basın, medya
• Komşular
• Vatandaşlar

Ama aynı zamanda;

• Sivil toplum kuruluşları (STK'lar)
• Üniversiteler
• Dini gruplar
• Bir bütün olarak toplum

Bu örnekler, kesinlikle kuruluşa özgü olan farklı bir alaka düzeyine sahip olabilir. Bu, "kuruluşun müşteri ihtiyaçlarını ve geçerli yasal ve düzenleyici gereksinimleri karşılayan ürün ve hizmetleri tutarlı bir şekilde sağlama yeteneği üzerinde" (potansiyel) bir etkiye sahip oldukları zamandır (kaynak: ISO 9001).

İlgili taraflar nasıl belirlenir?

ISO yönetim sistemi standartları, kuruluşunuzun, potansiyel paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamasını ve yönetim sistemiyle ilgili olanları belirlemesini gerektirir. Bu, değişiklikleri algılayabilmek için şirkette kalıcı bir süreçtir. Ancak, standartlar bunun nasıl yapılacağını belirtmez.

İlgili tarafların alaka düzeyine göre atanması, öncelikle şirketinizin faaliyet alanına bağlıdır. Örneğin, ISO 14001 çevre yönetim sistemine sahip bir kimyasal imalat şirketi, ilgili tarafların uygunluğu için kısmen farklı kriterler tanımlayacaktır. 

Örneğin, kalite yönetim sistemi ISO 9001 standardını uygulayan bir paket servis sağlayıcısından ziyade komşular veya sorumlu makamlarla ilgili olarak daha fazla gereksinimi bulunmaktadır. Paket servis sağlayıcısında ise daha çok müşteriler ve çalışanlar ön planda olacak şekilde belirlenecektir.

ISO standartlarında ilgili taraflar

2012'den itibaren ortak temel yapıya (Üst Düzey Yapı) geçişle, ilgili taraflarla ilgilenme gereksinimleri yavaş yavaş tüm ana ISO yönetim sistemi standartlarında yerini almıştır. 2015 yılında ISO 9001 ve ISO 14001 standartlarının büyük bir revizyonu ile bu terim geniş bir kullanıcı kitlesine tanıdık geldi.

İlgili tarafların dökümantasyonu

Küçük bir operasyonun genel müdürünün ilgili tarafları belirlemek için kayıtlara ihtiyacı yoksa, bu inandırıcıdır. Ancak yönetim sistemini belgelendirmeye karar verirse dökümante etme zorunluluğu vardır. Örneğin, ilgili taraflar müşteri geri bildirimi şeklinde yönetim değerlendirmesine dahil olur olmaz bu durum söz konusu olur.

Bu nedenle, belirlenen ilgili tarafların, iletişim bilgilerinin, beklentilerinin ve kendilerine atanan alaka düzeyinin girildiği bir matris oluşturmak yalnızca büyük şirketler için mantıklı değildir. Yönetim sistemi standartları, bu bilgilerin izlenmesini ve gözden geçirilmesini gerektirir.

Ancak prensipte, örneğin bir matris yardımıyla, gerekli tüm bilgilerle birlikte yazılı kayıtların oluşturulması tavsiye edilir. Özellikle ilgili paydaşlar söz konusu olduğunda, bu ilgili tarafların katılımıyla yapılmalıdır. Bu genellikle önemli bir iştir, çünkü er geç yönetim değerlendirmesinin girdisi olarak kayıtlara ihtiyaç duyulur.

Sonuç

İlgili taraflar, şirketinizin yönetim sistemini etkileyebilecek konumda olan kişi veya kuruluşlardır. Bu nedenle, kuruluşunuzun bağlamıyla her koşulda bağlantılıdır. ISO yönetim sistemi standartları, ilgili paydaşların tanımlanmasını ve bunlarla ilgili bilgilerin güncellik açısından düzenli olarak gözden geçirilmesini gerektirir. Ancak standartlar, olası dökümantasyonun nasıl yapılacağına dair bir bilgi vermez.