Pravidlá auditu a certifikácie DQS

1. Auditné a certifikačné služby

1.1 Rozsah a použiteľnosť

Tieto Pravidlá auditu a certifikácie DQS („Pravidlá“) sa vzťahujú na všetky ponuky a/alebo služby a všetky z nich vyplývajúce zmluvné vzťahy medzi DQS Holding GmbH, akýmikoľvek pridruženými spoločnosťami alebo ich zástupcami (každý „DQS“, spolu „skupina DQS“) a akoukoľvek organizáciou/osobou („Klient“), ktorá žiada alebo prijíma auditné a certifikačné služby.

Aktuálny zoznam všetkých členov skupiny DQS je dostupný na https://dqsglobal.com/intl/about.

Tieto Pravidlá sa vzťahujú na všetky druhy systémovej certifikácie v súlade s medzinárodnými alebo národnými normami vrátane súkromných štandardov, certifikácie výrobkov v súlade so smernicami EÚ alebo národnou legislatívou, certifikácie výrobkov a služieb v súlade s neregulovanými normatívnymi dokumentmi, špecifikáciami, požiadavkami alebo technickými pravidlami.

Tieto pravidlá platia počas všetkých fáz certifikačného alebo auditného procesu, vrátane, ale nielen, ponúk služieb, cenových ponúk, zmlúv, objednávok, harmonogramov a dodatkov dohodnutých medzi DQS a Klientom, pokiaľ nie je písomne dohodnuté inak alebo predpísané zákonnými predpismi.

Tieto Pravidlá auditu a certifikácie nadobúdajú platnosť okamžite po ich zverejnení a platia do vydania a zverejnenia novej verzie.

Aktuálna verzia týchto pravidiel je k dispozícii v anglickom jazyku na https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules alebo na požiadanie v ktoromkoľvek kancelárii DQS. V prípade akýchkoľvek rozporov medzi preloženou verziou a anglickou verziou má prednosť anglická verzia.

Ak je Klientovi vydaný certifikát, DQS poskytuje služby s primeranou starostlivosťou a odbornosťou a v súlade s platnými Kódexmi praxe príslušného certifikačného orgánu DQS. Kópie týchto Kódexov praxe, vrátane ich prípadných zmien, sú k dispozícii Klientovi pri začatí poskytovania služieb.

1.2 Definícia pojmov

„Klient“ označuje zákazníkov a akúkoľvek organizáciu/osobu, ktorá si vyžiada alebo prijíma auditné alebo certifikačné služby DQS vrátane ich zástupcov konajúcich v ich mene.

„DQS“ označuje ktoréhokoľvek člena medzinárodnej skupiny DQS, vrátane dcérskych spoločností, pridružených spoločností a partnerov alebo ich zástupcov, ktorí ponúkajú a/alebo poskytujú auditné a certifikačné služby v mene vlastnom alebo iného certifikačného orgánu DQS.

„Certifikačný orgán DQS“ znamená akýkoľvek subjekt DQS, ktorý má akreditáciu alebo oprávnenie vydávať príslušné certifikáty.

„Kódex praxe“ znamená kódexy praxe vydané certifikačným orgánom DQS pre príslušný certifikačný program.

„Akreditačný orgán“ znamená akúkoľvek organizáciu (verejnú alebo súkromnú) s oprávnením menovať a dozerať na certifikačné orgány.

„Audit“ znamená akúkoľvek systematickú činnosť DQS na získavanie objektívnych dôkazov a ich objektívne hodnotenie s cieľom zistiť, do akej miery sú splnené definované kritériá; môže sa tiež označovať ako „posúdenie“.

„Audítori“ sú posudzovatelia, audítori a odborníci, ktorí sú na základe poverenia skupiny DQS pridelení k auditnému a certifikačnému procesu.

1.3 Auditné a certifikačné služby

Audit a certifikácia manažérskeho systému, procesu alebo produktu nezávislou, kompetentnou treťou stranou, ako je DQS, prináša Klientovi cenné výhody. Certifikát DQS slúži ako dôkaz o vhodnom a účinnom manažérskom systéme, procese alebo produkte schopnom nepretržite napĺňať očakávania zákazníkov a požiadavky právnych predpisov.

Počas auditu skúsení a kvalifikovaní audítori hodnotia manažérsky systém a jeho procesy alebo produkty z hľadiska ich priebežnej vhodnosti a účinnosti v kontexte meniacich sa trhov a prostredia. Identifikáciou potenciálu na zlepšenie zvyšujú schopnosť organizácie dosahovať stanovené ciele a tak prispievajú k udržateľnému úspechu Klienta. S certifikátom DQS môžu zákazníci dôverovať Klientovi a certifikovanému manažérskemu systému, procesu alebo produktu, ktoré boli vyhodnotené a certifikované podľa uznávaných noriem a špecifikácií.

1.4 Zmluva a obchodné podmienky

Tieto Pravidlá auditu a certifikácie DQS spolu s prípadnou prihláškou, ponukou, jej prijatím, Kódexmi praxe, podmienkami používania certifikačných značiek DQS a miestnymi obchodnými podmienkami či obchodnými podmienkami tvoria úplnú dohodu („Zmluvu“) medzi Klientom a DQS ohľadom predmetu tejto zmluvy.

Miestne obchodné podmienky môžu obsahovať ustanovenia o právnom zastúpení, príslušnosti súdu, zodpovednosti, daniach, platobných podmienkach a ďalších, s ohľadom na miestne právne požiadavky. Zmluva môže byť taktiež tvorená individuálnymi dohodami medzi DQS a Klientom, pričom tieto Pravidlá auditu a certifikácie DQS sú vždy jej neoddeliteľnou súčasťou priamym začlenením alebo odkazom.

Ak nie je dohodnuté inak, žiadna zmena zmluvy nie je platná, ak nie je písomne.

1.5 Zmluvný vzťah ku certifikačnému orgánu DQS

Kedykoľvek kancelária DQS poskytuje službu na základe autorizácie alebo akreditácie iného certifikačného orgánu DQS, koná ako zástupca v mene a na účet tohto subjektu. Ponuka/ponukový list určuje príslušný certifikačný orgán DQS a prijatie a podpísanie miestnej zmluvy predstavuje právne záväznú certifikačnú zmluvu medzi Klientom a certifikačným orgánom DQS.

Hoci je zástupca oprávnený účtovať faktúry Klientovi za poskytovanie služieb a certifikáciu, zodpovednosť za certifikačné činnosti a operatívnu kontrolu v rámci konkrétnej akreditácie vždy nesie certifikačný orgán DQS, ktorý je zodpovedný za svoje rozhodnutia týkajúce sa certifikácie vrátane udeľovania, odmietania, udržiavania, rozširovania alebo znižovania rozsahu certifikácie, obnovy, pozastavenia alebo obnovenia po pozastavení či odňatia certifikácie.

2. Certifikačný proces

DQS posudzuje manažérsky systém, procesy, produkty alebo ich časti Klienta s cieľom zistiť ich zhodu s dohodnutými a uznávanými požiadavkami, ako sú medzinárodné, národné alebo odvetvové normy či špecifikácie. Príslušný certifikačný proces môže pozostávať z jedného alebo viacerých krokov, ktoré zvyčajne končia auditnou správou dokumentujúcou výsledky auditu. V prípade certifikačných služieb príslušný certifikačný orgán DQS vydá zákaznícky špecifický certifikát, ktorý potvrdzuje zhodu s príslušnými požiadavkami, ak je splnenie všetkých platných požiadaviek preukázané.

Ak počas auditu boli zistené nezhody s požiadavkami príslušnej normy alebo špecifikácie, Klient je povinný naplánovať a vykonať nápravné opatrenia v stanovenom časovom rámci. Certifikáty budú vydané až po preukázaní účinného zavedenia vhodných nápravných opatrení. Rozsah a platnosť certifikátu bude uvedená na samotnom certifikáte.

Väčšina auditných zistení vychádza z výberového procesu, zameraného na spoľahlivé dôkazy o efektívnej implementácii a zhode manažérskeho systému, procesu alebo produktu. Môžu existovať ďalšie obchodné aspekty, pozitívne alebo negatívne, ktoré neboli auditným tímom preskúmané. Je výhradnou zodpovednosťou organizácie, aby preskúmala a vyhodnotila potenciálny dopad a rozsah zistení a tak priebežne zabezpečila plnú súladnosť s použitými normami. V prípadoch nezodpovedajúcej zhody DQS nenesie zodpovednosť.

DQS je nezávislá, nestranná a objektívna vo svojich auditoch a certifikáciách. Audity sa zvyčajne vykonávajú na prevádzke Klienta (na mieste), avšak môžu byť čiastočne vykonané, nahradené alebo doplnené diaľkovými auditmi (off-site). Typ, rozsah a časový harmonogram postupu sú predmetom samostatnej dohody medzi stranami. DQS sa snaží minimalizovať akékoľvek rušenie obchodného procesu počas auditu na prevádzke Klienta.

Certifikačný proces vo všeobecnosti zahŕňa nasledujúce kroky:

2.1 Proces začína potrebami a očakávaniami Klienta. DQS chce spoznať organizáciu Klienta, jeho manažérsky systém, veľkosť a druhy činností. Spoločne obe strany definujú ciele auditu a/alebo certifikácie, vrátane použiteľných noriem a špecifikácií.

2.2 DQS poskytne podrobnú ponuku na auditné a certifikačné služby, prispôsobenú individuálnym potrebám Klienta, založenú na počiatočných poskytnutých informáciách. Písomná zmluva bude špecifikovať všetky relevantné dodávky a použiteľné auditné a certifikačné kritériá.

2.3 Fáza 1 auditu: Certifikačný proces začína prehliadkou a hodnotením systémovej dokumentácie, cieľov, výsledkov manažérskej revízie a interných auditov. Počas tohto procesu sa posúdi, či je manažérsky systém Klienta dostatočne vyvinutý a pripravený na certifikáciu. Auditor vysvetlí zistenia a koordinuje potrebné aktivity na prípravu na fázu 2 auditu. Fáza 1 auditu sa zvyčajne nevyužíva pri certifikácii procesov a produktov.

2.4 Fáza 2 auditu: Pridelený auditný tím vykoná audit manažérskeho systému, procesov alebo produktov Klienta na mieste výroby alebo poskytovania služieb a/alebo pomocou diaľkových auditných techník. Aplikujúc definované normy a špecifikácie manažérskych systémov auditný tím vyhodnotí účinnosť všetkých funkčných oblastí a všetkých procesov manažérskeho systému na základe pozorovaní, inšpekcií, rozhovorov, prehliadky príslušných záznamov a ďalších auditných metód. Výsledok auditu, vrátane odporúčania ohľadom certifikácie a všetkých zistení, bude prezentovaný Klientovi počas záverečného stretnutia a zahrnutý v písomnej správe. V prípade potreby sa dohodnú požadované akčné plány.

2.5 Hodnotenie systému: Certifikačná funkcia príslušného certifikačného orgánu DQS vyhodnotí auditný proces a jeho výsledky a nezávisle rozhodne o vydaní certifikátu na základe objektívnych dôkazov. Akékoľvek odporúčanie auditného tímu zaznamenané v správe nie je pre certifikačný orgán DQS záväzné a rozhodnutie o vydaní certifikátu je výlučne v kompetencii certifikačného orgánu DQS. Klient dostane auditnú správu dokumentujúcu výsledky auditu a pri splnení všetkých požiadaviek aj certifikát.

2.6 Dohľadové audity: Polročne alebo aspoň raz ročne bude vykonaný audit kritických súčastí manažérskeho systému. Identifikuje sa potenciál na zlepšenie so zameraním na nepretržité zlepšovanie a udržateľnú účinnosť. Pri certifikácii produktov je dohľadový audit zvyčajne nahradený ročným re-auditom.

2.7 Re-audit: Certifikát je platný na obmedzené obdobie, zvyčajne maximálne tri roky. Na konci tohto obdobia sa vykoná re-audit, aby sa zabezpečilo trvalé splnenie všetkých platných požiadaviek. Po splnení podmienok bude vydaný nový certifikát.

Pri špecifických odvetvových normách alebo certifikácii procesov a produktov sa opísaný certifikačný proces môže líšiť.

3. Práva a povinnosti Klienta

3.1 Udržiavanie manažérskeho systému / zhoda procesov a produktov

Na získanie a udržanie certifikátu je Klient povinný implementovať a udržiavať zdokumentovaný manažérsky systém, ktorý spĺňa požiadavky zvolenej normy alebo špecifikácie. Pri certifikácii procesu alebo produktu je Klient zodpovedný za zabezpečenie priebežnej zhody. Klient poskytne dôkazy o zhode a účinnosti posudzovaného manažérskeho systému, procesov alebo produktov, ktoré sú k dispozícii na audit pridelenému auditnému tímu. Klient vykoná všetky potrebné opatrenia na zabezpečenie, že manažérsky systém a/alebo produkt je vždy udržiavaný v súlade a účinný.

Klient bude informovaný o akýchkoľvek zmenách certifikačného programu alebo nových či revidovaných požiadavkách, ktoré ho ovplyvnia. Ak certifikácia platí pre prebiehajúcu výrobu, Klient zabezpečí, že certifikovaný produkt bude naďalej spĺňať systémové alebo produktové požiadavky. DQS overí implementáciu zmien Klientom a v certifikačnom procese iniciuje potrebné opatrenia.

3.2 Prístup k informáciám

Klient zabezpečí, aby mal DQS prístup ku všetkým potrebným informáciám a zariadeniam na vykonanie pridelených auditných úloh. DQS môže zveriť vykonanie všetkých alebo časti služieb agentovi alebo subdodávateľovi a Klient týmto oprávňuje DQS zverejniť všetky nevyhnutné informácie pre výkon týchto služieb agentovi alebo subdodávateľovi. Klient zaväzuje všetkých nominovaných zástupcov a zamestnancov, aby poskytli auditnému tímu presné a úplné informácie a objektívne dôkazy včas týkajúce sa všetkých procesov, ktoré môžu byť pre audit významné. V rámci certifikovaných manažérskych systémov, procesov a/alebo produktov sa na požiadanie DQS predkladajú všetky záznamy o sťažnostiach a nápravných opatreniach.

3.3 Oznámenie o zmenách a mimoriadnych udalostiach

Klient je povinný okamžite informovať DQS o akýchkoľvek zmenách, ktoré môžu ovplyvniť certifikovaný manažérsky systém, procesy alebo certifikované produkty. Toto platí najmä pri kúpe/predaji celej alebo časti spoločnosti, zmene vlastníctva, zásadných zmenách v prevádzke, zásadných zmenách procesov, incidentoch ako vážna nehoda alebo vážne porušenie regulácií/právnych povinností vyžadujúce zásah príslušného regulačného orgánu, alebo podaní návrhu na konkurz či reštrukturalizáciu. V takýchto prípadoch DQS konzultuje s Klientom, ako možno certifikát udržať.

Klient je povinný okamžite oznámiť DQS prípadný stiahnutie produktu z trhu. Rôzne certifikačné normy a ich pravidlá stanovujú rôzne časové lehoty na toto oznámenie, ktoré sú uvedené v príslušných normách a predpisoch.

3.4 Nezávislosť auditu

Klient je povinný zabrániť všetkému, čo by mohlo ohroziť nezávislosť zamestnancov a audítorov DQS. Platí to najmä pre ponuky konzultácií, pracovné ponuky, či už na základe pracovnej zmluvy alebo subdodávky, zvláštne dohody o odmenách alebo iných finančných prostriedkoch.

3.5 Právo odmietnuť audítora

Pred potvrdením dátumu auditu má Klient právo prehodnotiť a odmietnuť audítora/ov prideleného DQS s primeraným odôvodnením. V odôvodnených prípadoch, napríklad pri ohrození nestrannosti, a ak to umožňujú pravidlá akreditácie, DQS pridelí náhradného audítora.

3.6 Dôvernosť a bezpečnosť informácií

Dokumenty poskytnuté Klientovi DQS, vrátane značiek a certifikačného symbolu DQS, sú chránené autorskými právami. Klient výslovne uznáva, že všetky dokumenty, ktoré mu DQS poskytne na prehliadku, zostávajú majetkom DQS a môžu byť použité len na interné potreby Klienta, nie sú určené na zverejnenie tretím stranám ani na iné použitie ako dohodnuté písomne. Klient je povinný zachovávať prísnu dôvernosť o všetkých informáci

3.6 Dôvernosť a bezpečnosť informácií

Dokumenty poskytnuté klientovi spoločnosťou DQS, vrátane značiek a certifikačného symbolu DQS, sú chránené autorskými právami. Klient výslovne potvrdzuje, že všetky dokumenty, ktoré mu DQS poskytne alebo sprístupní na preskúmanie, zostávajú vlastníctvom DQS a môžu byť použité len na interné účely klienta, nesmú byť sprístupnené tretím stranám ani použité na iné účely, než ktoré sú dohodnuté v tejto zmluve alebo písomne. Klient je povinný zachovávať prísnu dôvernosť voči všetkým informáciám, ktoré mu budú v rámci tejto zmluvy zverejnené, ako aj o všetkých skutočnostiach týkajúcich sa DQS, jeho zamestnancov a audítorov. Táto povinnosť platí aj po ukončení zmluvy. Klient rovnakú povinnosť preberá aj za všetkých svojich zástupcov a pomocné osoby. Klient môže preposlať auditnú správu v celom rozsahu, ale nie je dovolené preposielať jej výňatky.

3.7 Právo používať certifikáciu a značky

S platnou certifikáciou DQS je klient oprávnený používať certifikát, príslušné certifikačné značky a v niektorých prípadoch aj akreditačné značky na propagačné účely v súlade s pravidlami zverejnenými na webovej stránke DQS.

Autorizované používanie chránených značiek DQS Certified Management System Mark®, UL Registered Firm Mark® a ďalších certifikačných alebo akreditačných značiek posilňuje dôveru zákazníkov v certifikovaný manažérsky systém klienta a jeho výkonnosť. Tieto značky sa často používajú na firemnej korešpondencii, v brožúrach, na internete, na výstavách, na vozidlách alebo v reklamách a sú priamo spojené s certifikovanou organizáciou a jej manažérskym systémom, procesmi alebo produktmi. Používanie certifikátov a značiek je obmedzené na rozsah a dobu platnosti certifikácie a nesmú byť použité na výrobku, jeho obale ani iným spôsobom, ktorý by mohol naznačovať zhoda výrobku.

3.8 Sťažnosti

Každý klient DQS má právo na vykonanie služieb v dohodnutom rozsahu tak, aby boli splnené všetky primerané očakávania a požiadavky. V prípade nesplnenia má klient právo podať sťažnosť príslušnej spoločnosti DQS. DQS si vyžiada informácie potrebné na analýzu a zlepšenie.

3.9 Odvolania

Ak klient nesúhlasí s konkrétnym certifikačným rozhodnutím, môže podať písomné odvolanie a žiadať jeho prehodnotenie. Konečné rozhodnutie o odvolaní urobí samostatný nestranný technický posudzovateľ príslušného certifikačného orgánu DQS, ktorý nebol zapojený do vykonávania auditu a pôvodného rozhodnutia. Manažment certifikačného orgánu DQS je počas procesu odvolania vždy informovaný o stave.

4. Práva a povinnosti DQS

4.1. Audit manažérskych systémov

DQS overuje zhodu a efektívnosť certifikovaného manažérskeho systému, procesov alebo produktov klienta vykonávaním pravidelných auditov (zvyčajne polročných alebo ročných). Na účely týchto auditov má DQS právo v rámci plánovaných auditných návštev vstúpiť do priestorov klienta, sledovať prevádzku, kontrolovať procesy, produkty a služby, vypočúvať zamestnancov a zástupcov, kontrolovať dokumenty a príslušné záznamy a získavať informácie inými auditnými metódami s cieľom získať dostatočné objektívne dôkazy ako základ pre rozhodnutie o certifikácii. Ak DQS obdrží informácie od tretích strán, ktoré spochybňujú zhodu alebo efektívnosť manažérskeho systému, procesu alebo produktu certifikovaného DQS, má právo po konzultácii s klientom vykonať dodatočné, mimoriadne audity. V zákonom regulovaných oblastiach je DQS oprávnené vykonávať dodatočné, neohlásené audity, ak je to opodstatnené.

4.2. Akreditácia a oprávnenie

Certifikačné orgány DQS sú oprávnené rôznymi akreditačnými orgánmi, ako aj inými štátnymi a neštátnymi orgánmi či vlastníkmi programov vydávať auditné správy a certifikáty podľa rôznych noriem a špecifikácií. To zahŕňa aj povinnosť umožniť zamestnancom alebo pomocným osobám týchto orgánov účasť na auditoch. V súlade s platnými akreditačnými a oprávňovacími pravidlami umožňuje DQS týmto osobám prístup k vlastným dokumentom aj údajom týkajúcim sa klienta, pričom platia pravidlá o dôvernosti uvedené v týchto predpisoch. Okrem toho, vždy keď to vyžadujú jednotlivé normy alebo špecifikácie, sú údaje o klientoch a výsledky auditov postúpené týmto orgánom. Prijatím týchto auditných a certifikačných predpisov klient súhlasí s platnými akreditačnými a oprávňovacími požiadavkami v ich aktuálnom znení (napr. ISO/IEC 17021-1 alebo ISO/IEC 17065), vrátane všetkých vyššie uvedených.

Certifikačné orgány DQS sú oprávnené delegovať poskytovanie všetkých alebo časti služieb, s výnimkou certifikačných rozhodnutí, na iné pobočky DQS, zástupcu alebo subdodávateľa. Kedykoľvek sú certifikáty vydané certifikačným orgánom DQS iným, než je miestny partner DQS klienta, všetky relevantné práva a povinnosti uvedené v týchto predpisoch platia rovnako pre certifikačný orgán DQS aj pre miestneho poskytovateľa služieb.

4.3. Pridelenie audítorov

Pridelenie kompetentných audítorov je výlučnou zodpovednosťou DQS. DQS sa zaväzuje použiť iba audítorov, ktorí sú kvalifikovaní pre danú úlohu na základe ich technických znalostí, skúseností a osobných schopností. Audítori musia byť autorizovaní pre požadovanú normu alebo špecifikáciu a mať príslušné skúsenosti v oblasti činnosti klienta, ako aj v oblasti manažmentu a auditu. V mnohých prípadoch môže DQS prideliť auditný tím, pozostávajúci z dvoch alebo viacerých audítorov, na konkrétny audit alebo certifikačný proces. Na požiadanie DQS klientovi poskytne stručný životopis vybraného audítora.

Ak sa audítor stane nedostupným pred alebo počas auditu, DQS sa v rámci možností snaží zabezpečiť vhodnú náhradu.

4.4. Plánovanie auditov

DQS má právo a povinnosť plánovať audity manažérskeho systému, procesov alebo produktov klienta. Audity sa plánujú na vzájomne vyhovujúce termíny oboch strán v časových rámcoch stanovených platnými požiadavkami. Termíny auditov musia byť dohodnuté písomne. Po potvrdení sú takéto termíny záväzné. Individuálne auditné dohody môžu obsahovať ustanovenia o kompenzáciách za zrušenie alebo presunutie potvrdených auditov.

Certifikácia môže podľa normy zahŕňať aj neohlásené audity, ktoré sú buď úplne neohlásené, alebo oznámené na krátky čas vopred. Ak neohlásený audit nie je možné vykonať z dôvodov, za ktoré zodpovedá klient (napr. zamietnutie vstupu), DQS môže klientovi účtovať náklady skutočne vzniknuté na prípravu neohláseného auditu. Certifikované miesto musí zabezpečiť, aby bol audítor pri neohlásenom audite vpustený.

4.5. Vydávanie správ a certifikátov

DQS vydá auditné správy a certifikát DQS (ďalej len „certifikát“) a doručí ich klientovi po splnení všetkých certifikačných požiadaviek a zmluvných povinností zo strany klienta. Rozhodnutie o certifikácii je výlučnou zodpovednosťou certifikačného orgánu DQS, ktorý sa riadi odporúčaním audítorov a všetkými výsledkami auditu zaznamenanými alebo uvedenými v auditnej správe. Akékoľvek odporúčanie uvedené v správe nie je pre certifikačný orgán DQS záväzné. Správa a certifikáty sú majetkom DQS; DQS udeľuje klientovi právo ich používať v súlade s týmito predpismi. Certifikáty DQS sú platné na obmedzené obdobie, zvyčajne maximálne tri roky, počnúc dňom vydania.

4.6. Dôvernosť a ochrana údajov

DQS sa zaväzuje chrániť dôvernosť všetkých dôverných informácií a osobných údajov (napr. podľa článku 4 GDPR a iných platných právnych predpisov) klienta a jeho zamestnancov, ktoré nie sú verejne dostupné a ktoré sú DQS sprístupnené v rámci svojich aktivít na pracovisku klienta, či už tieto informácie súvisia s internými záležitosťami klienta alebo jeho obchodnými vzťahmi. Toto platí aj pre verbálne a písomné výsledky auditu. DQS zverejní dôverné informácie tretím stranám len so súhlasom klienta v písomnej forme, pokiaľ to nie je zákonom vyžadované alebo výslovne ustanovené v týchto auditných a certifikačných predpisoch. Tieto záväzky platia aj po ukončení zmluvy. V niektorých sektorových certifikačných schémach sú časť auditu a údaje o klientoch povinne spracovávané v aplikáciách poskytovaných vlastníkom schémy (napr. automobilový, letecký, potravinársky sektor); klient s tým súhlasí. Pokiaľ nie je inak požadované príslušným akreditačným orgánom alebo zákonom, DQS uchováva v archíve záznamy súvisiace s auditmi a certifikáciami minimálne počas dvoch certifikačných cyklov (zvyčajne šesť rokov). Platné národné alebo medzinárodné právne požiadavky (napr. GDPR) sú plne rešpektované. Po uplynutí minimálnej archivačnej doby si DQS materiály ponechá alebo zlikviduje podľa vlastného uváženia, pokiaľ klient neuloží inak; poplatky za splnenie takýchto inštrukcií budú klientovi účtované.

4.7. Verejnosť

DQS je oprávnená viesť a zverejňovať register všetkých klientov, ktorí majú platnú certifikáciu DQS. Táto publikácia obsahuje meno a adresu certifikovanej organizácie, rozsah a referenčnú normu/špecifikáciu a stav certifikácie. Klient týmto súhlasí so zverejnením takýchto informácií v súlade s týmito pravidlami, ako aj so zverejnením týchto údajov do povinných národných a medzinárodných databáz spravovaných štátnymi orgánmi, akreditačnými orgánmi alebo vlastníkmi programov. Okrem toho sa počas spracovania objednávky zákaznícke údaje ukladajú a spracúvajú v externých databázach vlastníkov schém. Klient súhlasí s tým, že prijatím ponuky môžu byť zákaznícke údaje uložené, sprístupnené a prezerané tretími stranami v príslušných databázach.

4.8. Elektronická komunikácia

Napriek uvedenému klient týmto oprávňuje DQS na bezpečné prenášanie dôverných a iných informácií cez internet alebo verejnú sieť na e-mailové adresy alebo iné miesta poskytnuté klientom. Klient berie na vedomie, že hoci DQS podnikne všetky primerané kroky na zabezpečenie bezpečného prenosu, DQS nemôže zaručiť absolútnu dôvernosť a súkromie takýchto prenosov. Klient súhlasí, že bezpečný prenos dôverných informácií prostredníctvom internetu alebo inej verejnej siete nie je porušením žiadnej povinnosti dôvernosti podľa týchto auditných a certifikačných predpisov a DQS nenesie zodpovednosť za akékoľvek škody vzniknuté z takýchto prenosov, pokiaľ sú dôverné informácie spracované s rovnakou mierou starostlivosti ako vlastné dôverné informácie DQS. Ak klient vytvorí hypertextový odkaz na webovú stránku DQS, klient súhlasí s tým, že: (i) informácie na stránke DQS patria DQS; (ii) prepojená stránka presmeruje používateľa priamo na webovú stránku DQS bez rámcov, okien prehliadača alebo obsahu tretích strán; a (iii) prepojená stránka nesmie uvádzať ani naznačovať, že klient alebo jeho produkty či služby sú podporované DQS.

5. Certifikáty a značky

5.1 Vydávanie certifikátov a používanie značiek

Certifikačný orgán DQS vydáva certifikáty potvrdzujúce zhodu manažérskeho systému, procesov alebo produktov klienta s vybranými národnými a medzinárodnými normami, ako aj s uznávanými priemyselnými alebo zákazníckymi požiadavkami, ak klient preukáže v audite splnenie všetkých príslušných požiadaviek. Klient je oprávnený používať certifikát a súvisiace certifikačné značky na podporu dôvery u obchodných partnerov.

Po vydaní certifikátu sa zavádza služba priebežného dohledu, ktorá má zabezpečiť trvalé dodržiavanie zhody manažérskeho systému, procesov alebo produktov. Založenie a udržiavanie certifikácie je podmienené uzatvorením zmluvy o audite a certifikácii a pokračujúcim dodržiavaním jej podmienok klientom.

Klient súhlasí, že bude spolupracovať s DQS pri overovaní faktov v prípade, že sa nahlási, že manažérsky systém, procesy, produkty alebo služby klienta nie sú v súlade s právnymi, zákonnými, certifikačnými alebo inými platnými požiadavkami, vrátane zdieľania takýchto informácií, ktoré klient získa o hlásenej nezhode, a podniknutia a nahlásenia DQS potrebných nápravných opatrení.

Klient súhlasí, že služba dohledu, ako sú dohľadové audity a špeciálne audity vykonávané DQS, slúžia len ako kontrola prostriedkov, ktoré klient používa na zistenie zhody svojho manažérskeho systému, procesov alebo produktov s požiadavkami certifikácie, a že klient nie je nijako zbavený zodpovednosti za svoj manažérsky systém, procesy, produkty a služby v rámci rozsahu certifikácie.

Certifikáty a certifikačné značky sa nesmú prevádzať na právnych nástupcov alebo iné organizácie. Po uplynutí platnosti certifikácie alebo jej pozastavení, odvolaní či zrušení musí klient prestať s akoukoľvek propagáciou alebo iným používaním certifikácie. Klient súhlasí, že po odvolaní alebo zrušení vráti všetky fyzicky vydané certifikáty; právo zadržať ich je výslovne vylúčené.

5.2 Nevydanie certifikátov

Certifikačný orgán DQS môže vydávať certifikáty len vtedy, ak boli po audite (počiatkovom alebo opakovacom) splnené všetky požiadavky vybranej normy, špecifikácií a zmlúv. V prípade nesplnenia audítor zdokumentuje nedostatky v správe o nezhodách a/alebo identifikuje obmedzenia, ktoré je potrebné odstrániť, aby mohol byť certifikát vydaný.

Všetky nezhody alebo obmedzenia musia byť odstránené pred vydaním certifikátu DQS. Ak je potrebné, DQS vykoná audit čiastočne alebo úplne znova. Ak nezhody neboli odstránené alebo ak podmienky pre vydanie certifikátu neboli splnené ani po následnom alebo špeciálnom audite, certifikačný proces bude ukončený vydaním správy bez certifikátu.

5.3. Pozastavenie, odvolanie a zrušenie certifikátu

5.3.1 Pozastavenie

Certifikačný orgán DQS je oprávnený dočasne pozastaviť certifikát, ak klient poruší certifikačné, zmluvné alebo finančné záväzky voči DQS, vrátane, ale nie výlučne:

Nápravné opatrenia neboli preukázateľne a účinne realizované v dohodnutom časovom rámci;

Nebola dodržaná plánovaná periodicita auditov navrhnutá DQS, ktoré sú nevyhnutné na udržanie certifikácie, a tým bola prekročená stanovená frekvencia od posledného auditu;

DQS nebola včas informovaná o plánovaných zmenách v manažérskom systéme, mimoriadnych udalostiach alebo stiahnutí produktu (pozri bod 3.3) alebo iných zmenách, ktoré ovplyvňujú zhodu s normou alebo špecifikáciou, ktorá tvorí základ auditu;

Presun certifikovaného miesta/inštalácie bez predchádzajúceho oznámenia DQS;

Certifikát DQS alebo certifikačný symbol boli použité zavádzajúcim alebo neoprávneným spôsobom;

Platby za auditné a certifikačné služby neboli uskutočnené včas aj po aspoň jednom písomnom upozornení.

Certifikačný orgán DQS je taktiež oprávnený pozastaviť certifikát, ak sa po rozhodnutí o certifikácii zistia závažné porušenia akreditačných pravidiel alebo v prípade vyššej moci (pozri bod 6.6).

DQS písomne informuje klienta o navrhovanom pozastavení. Ak dôvody na pozastavenie nebudú odstránené do dvoch týždňov, DQS písomne oznámi klientovi pozastavenie certifikátu spolu s dôvodmi a nápravnými opatreniami potrebnými na obnovenie certifikácie.

Certifikáty sa pozastavujú na obmedzené obdobie (zvyčajne max. 90 dní). Ak sú požadované opatrenia preukázateľne a účinne realizované do stanoveného termínu, pozastavenie certifikátu sa zruší. Ak opatrenia nie sú splnené do tohto termínu, DQS môže certifikát odvolať podľa nižšie uvedeného postupu.

5.3.2 Odvolanie

Certifikačný orgán DQS je oprávnený odvolať certifikáty alebo ich písomne vyhlásiť za neplatné, ak:

Bol prekročený časový limit pozastavenia certifikátu;

Nie je zabezpečená zhoda manažérskeho systému, procesov alebo produktov s normou alebo špecifikáciou, na ktorej je certifikát založený, alebo klient nie je ochotný alebo schopný odstrániť nezhody;

Klient pokračuje v používaní certifikácie na propagáciu aj po pozastavení certifikátu;

Klient používa certifikáciu spôsobom, ktorý poškodzuje povesť certifikačného orgánu DQS alebo DQS;

Podmienky, ktoré viedli k vydaniu certifikátu, už neplatia;

Klient podal dobrovoľný alebo nedobrovoľný návrh na konkurz;

Klient efektívne ukončil zmluvný vzťah s DQS.

5.3.3 Zrušenie

Certifikačný orgán DQS je oprávnený zrušiť certifikáty alebo spätne vyhlásiť ich neplatnosť, ak:

Následne sa zistí, že podmienky potrebné na vydanie certifikátu v skutočnosti neboli splnené;

Klient zneužil certifikačný proces tak, že podľa názoru DQS je spochybnená objektivita, nestrannosť alebo nezávislosť výsledkov auditu.

6. Rôzne

6.1 Žiadne partnerstvo ani zástupcovstvo

Zmluvné strany berú na vedomie, že DQS poskytuje služby klientovi ako nezávislý dodávateľ a že zmluva nevytvára žiadne partnerstvo, zástupcovstvo, pracovnoprávny alebo dôverný vzťah medzi DQS a klientom.

Klient berie na vedomie, že DQS nenahrádza klienta ani tretie strany, neoslobodzuje ich od povinností a nepreberá, neobmedzuje, nezrušuje ani nepreberá žiadnu povinnosť klienta voči tretím stranám ani povinnosť tretích strán voči klientovi.

6.2 Obmedzenie zodpovednosti a odškodnenie

DQS vykonáva služby s odbornou starostlivosťou a náležitou zručnosťou, akú možno rozumne očakávať od renomovaného poskytovateľa podobných služieb, a zodpovedá za škody len v prípade preukázanej nedbanlivosti.

Žiadna časť týchto pravidiel nevylučuje alebo neobmedzuje zodpovednosť DQS voči klientovi za smrť alebo ujmu na zdraví, podvod alebo iné prípady vyplývajúce z nedbanlivosti DQS, kde by bolo nezákonné vylúčiť alebo obmedziť zodpovednosť.

Ak nie je dohodnuté inak, celková zodpovednosť DQS voči klientovi za akýkoľvek nárok na škodu, stratu alebo výdavky je obmedzená na dvojnásobok poplatkov zaplatených DQS podľa zmluvy za jedno alebo sériu súvisiacich udalostí.

DQS nezodpovedá za nárok na škodu, stratu alebo výdavky, ak nebola začatá arbitrážna alebo súdna konania do jedného roka od dátumu poskytnutia služby, ktorá dala nárok na náhradu, alebo v prípade údajného nesplnenia služby do jedného roka od dátumu, kedy mala byť služba ukončená.

6.3 Žiadne postúpenie práv

Pokiaľ nie je výslovne dohodnuté alebo upravené inak písomnou dohodou strán, zmluva je osobná pre zmluvné strany a žiadna zo strán nesmie previesť, postúpiť, zaťažiť, založiť, subdodávať ani inak nakladať s ktorýmikoľvek právami a povinnosťami podľa zmluvy. Každá strana potvrdzuje, že koná vo vlastnom mene a nie v prospech tretej osoby.

Napriek tomu môže DQS postúpiť, previesť alebo subdodávať niektoré alebo všetky svoje práva a povinnosti podľa zmluvy spoločnosti a partnerom príbuzným DQS alebo ich zástupcom.

6.4 Etický kódex a politika proti úplatkárstvu a korupcii

DQS vykonáva svoju činnosť striktne v súlade s princípmi uvedenými v Etickom kódexe, ktorý obsahuje aj Politiku proti úplatkárstvu a korupcii. Etický kódex DQS je dostupný na webovej stránke DQS.

Zamestnanci, zástupcovia a ďalší reprezentanti DQS majú zakázané dávať alebo prijímať peniaze alebo dary, ktoré by mohli byť považované za úplatky, alebo vstupovať do dohôd, ktoré by mohli byť považované za korupčné praktiky. DQS počas celej doby platnosti zmluvy udržiava príslušné politiky a postupy a v prípade potreby ich uplatňuje, aby zabezpečila súlad s uvedenými pravidlami.

6.5 Čiastočná neplatnosť

Ak sa jedno alebo viac ustanovení týchto pravidiel ukáže ako nezákonné alebo nevymáhateľné v akomkoľvek rozsahu, platnosť, zákonnosť a vymožiteľnosť ostatných ustanovení tým nebude nijako dotknutá ani oslabená.

6.6 Vyššia moc

Ani DQS, ani klient nie sú v porušení týchto pravidiel ani nezodpovedajú za akékoľvek zlyhanie alebo oneskorenie v plnení, ak príčinou takéhoto zlyhania alebo oneskorenia sú udalosti mimo rozumnú kontrolu dotknutej strany, vrátane, ale nie výlučne, vojny, ozbrojeného konfliktu, teroristického útoku, občianskej vojny, nepokojov, toxických hrozieb, pandémií, epidémií, prírodných katastrof, extrémneho počasia, požiaru, výbuchu, výpadku inžinierskych sietí, štrajku, poruchy infraštruktúry, dopravných meškaní, alebo akýchkoľvek verejných obmedzení vyplývajúcich z uvedených udalostí, alebo iných udalostí vyššej moci.

V prípade udalosti vyššej moci je dotknutá strana povinná bez zbytočného odkladu informovať druhú stranu o okolnostiach situácie a predpokladanej dĺžke trvania. Každá zo strán je oprávnená zmluvu okamžite ukončiť, ak trvanie udalosti vyššej moci presiahne deväťdesiat (90) dní.

7. Riešenie sporov

Ak nie je výslovne dohodnuté inak, všetky spory vznikajúce z týchto pravidiel alebo v ich súvislosti sa budú riadiť zákonmi krajiny sídla certifikačného orgánu DQS a budú konečne riešené podľa pravidiel rozhodcovského konania Medzinárodnej obchodnej komory (ICC) jedným alebo viacerými rozhodcami vymenovanými v súlade s týmito pravidlami. Rozhodcovské konanie sa uskutoční v Paríži (Francúzsko) a bude vedené v nemeckom alebo anglickom jazyku.

8. Dodatočné požiadavky programov

Pre niektoré sektorovo špecifické certifikácie manažérskych systémov alebo produktov a auditné služby môžu platiť ďalšie povinné požiadavky programov, vrátane, ale nie výlučne. Tieto „požiadavky programov“ sú dostupné na https://dqsglobal.com/intl/.

• Automotive Sector:     Annex Automotive       
• Aerospace Sector:    Annex Aerospace        
• DQS GmbH - Railway Sector:    Annex IRIS       
• DQS Inc. - Telecommunication Sector:    Annex TL9000     
• DQS MED programs:    DQS Audit and Certification regulations of 
  DQS Medizinprodukte GmbH and its supplements
• DQS CFS programs:    Specific Conditions for the Assessment of Management System and Product Certification of DQS CFS GmbH
• Chinese Market:    Specific Conditions for activities on the Chinese market as defined by Chinese governmental authorities (E.g. CNCA)

Pravidlá auditu a certifikácie DQS platné od 1. augusta 2024.
 

DQS Audit and Certification Regulations as of 5 May 2022