Management de la qualité dans les organisations éducatives avec la norme ISO 21001

Développement de la gestion de la qualité dans les organisations éducatives

Les prestataires de services éducatifs font face à une concurrence féroce. Cela ne concerne plus seulement les organisations du secteur privé. Les organisations du secteur public doivent également faire face à des pressions concurrentielles. Avec son accent sur les besoins réels d'apprentissage d'un groupe cible, le développement de formations adaptées et l'évaluation des résultats d'apprentissage, la norme ISO 21001 est une norme pionnière qui prouve la compétence et la qualité.

Au niveau international, la gestion de la qualité dans le secteur de l'éducation a pris un essor considérable. La norme ISO 29990, publiée en 2010, a été retirée. Les normes successeurs sont deux ensembles de règles avec des objectifs différents :

En tant que norme de système de management, l'ISO 21001 est structurée de la même manière que la norme qualité ISO 9001, mais avec un contenu spécifique à l'industrie. La norme se concentre spécifiquement sur la conception des processus éducatifs. Cela s'applique quel que soit le type d'organisation éducative, qu'il s'agisse d'une université, d'un fournisseur de formation continue ou d'un département de formation interne.

Une organisation éducative qui souhaite mettre en avant un produit spécifique, par exemple, peut faire certifier ce produit conformément à l'ISO 29993 sans inclure son propre système de management. En revanche, les entreprises disposant d'un portefeuille de produits plus large seront davantage préoccupées par leur résistance aux crises et par l'alignement de leur système de management avec l'ISO 21001.

Pour quelles organisations éducatives la norme ISO 21001 est-elle pertinente ?

Tous les prestataires bénéficient de manière égale d’une gestion de la qualité spécialisée dans le secteur de l'éducation. En mettant en œuvre les exigences de la norme, la qualité des services éducatifs est systématiquement améliorée, la compétitivité est durablement renforcée et les apprenants reçoivent des services d'apprentissage transparents. En Allemagne, il existe des prestataires privés dans tous les secteurs de l'éducation qui peuvent bénéficier de cette nouvelle norme éducative. En principe, cela s'applique à tous les domaines suivants :

• Institutions éducatives compétitives et non gouvernementales
• Instituts de formation continue
• Services internes de formation continue
• Collèges et universités
• Écoles professionnelles
• Académies éducatives des associations et institutions
• Écoles, notamment les écoles indépendantes
• Crèches

À l'avenir, la preuve de la qualité et les certificats seront d'une grande importance dans le secteur de l'éducation, par exemple pour l'attribution de subventions publiques ou dans le cadre des efforts de l'UE pour harmoniser les systèmes éducatifs.

Quels sont les avantages de la gestion de la qualité dans les organisations éducatives ?

Des processus cohérents et des outils d'évaluation basés sur les exigences d'un système de management de l'éducation (EOMS) aident les organisations à démontrer et augmenter leur efficacité et leur efficience, et à atteindre leurs objectifs organisationnels.

Un EOMS ...

• mène à un apprentissage plus personnalisé et à un engagement plus efficace avec tous les apprenants, par exemple les apprenants ayant des besoins éducatifs particuliers ou les apprenants à distance,
• élargit la participation des parties prenantes et améliore la motivation et l'engagement des employés,
• peut accorder une plus grande importance à l'implication du personnel et à la professionnalisation dans le développement de la qualité,
• améliore la gestion des risques grâce à des pratiques durables,
• permet de réaliser des économies grâce à une utilisation plus responsable et efficace des ressources.

L'organisation éducative peut harmoniser les normes régionales, nationales, ouvertes et propriétaires dans un cadre international, favorisant ainsi l'excellence et l'innovation.

L'EOMS est la base de toutes les décisions stratégiques et des processus nécessaires, garantissant ainsi que les besoins, les exigences et les objectifs des apprenants et des autres bénéficiaires soient satisfaits. En même temps, l'interaction entre les parties prenantes et l'organisation éducative est élevée à un niveau bénéfique pour toutes les personnes concernées.

La résistance à la crise grâce à un système intégré de management de l'éducation

Un système de management de la qualité pratiqué à tous les niveaux d'une entreprise éducative constitue une base solide, en particulier en période de crise, comme lors de la pandémie de coronavirus. Cela s'explique par le fait qu'il implique une réflexion et une action basées sur les risques, ce qui se reflète dans tous les processus. Cela rend une organisation bien moins susceptible aux défis internes ou externes soudains.

L'exemple des prestataires de formation professionnelle, ainsi que des universités, montre qu'avec une gestion active de la qualité dans le secteur de l'éducation, il est même possible de transformer les situations de crise en succès :

• En se concentrant de manière cohérente sur les processus individuels (essentiels), des changements peuvent être réalisés de manière flexible. Vous êtes équipé pour le plan B ou C. Par exemple, un processus d'essais et d'erreurs peut aider à trouver rapidement la bonne voie à suivre.
• Les formats sont adaptés et les apprenants sont soutenus là où ils se trouvent, par exemple, numériquement en télétravail. En même temps, la force d'innovation de l'organisation est renforcée et les nouveaux développements peuvent être mis en œuvre plus facilement - étape par étape.

Avec un Système de Management de l'Éducation basé sur la norme ISO 21001, une organisation éducative se rend beaucoup plus résistante aux crises. Une condition préalable importante est la volonté de la direction générale de se voir comme faisant partie du processus global et d'agir en tant que modèle.

Quelles sont les principales différences entre l'ISO 21001 et l'ISO 9001 ?

De nombreuses organisations éducatives ont fait certifier leur système de management de la qualité selon l'ISO 9001. Cependant, cette norme - aussi importante soit-elle pour la certification d'un système de management - entraîne souvent des confusions et des difficultés lors de la phase de mise en œuvre dans les organisations éducatives. La norme internationale utilise une terminologie générale qui prête souvent à confusion dans la pratique éducative.

Avec l'ISO 21001, il existe désormais une norme spécifiquement dédiée au secteur de l'éducation, qui se concentre sur les processus clés de l'apprentissage et sur les relations avec les apprenants et les enseignants. L'approche de management intégrée prend en compte le fait que l'apprenant, en tant que client (final), se situe au cœur du processus de service et l'influence et le modifie constamment. Contrairement à d'autres normes de systèmes de management, le « facteur humain » joue ici un rôle central - qu'il s'agisse d'un apprenant, d'un formateur, d'un administrateur ou d'une partie externe.

Un avantage clé de l'ISO 21001 est sa conformité avec d'autres normes de systèmes de management ISO. Comme ces dernières, elle adopte la structure dite "High Level Structure" (HLS). La HLS a été développée par l'ISO en 2012 pour créer une norme structurelle uniforme pour toutes les futures normes de systèmes de management soutenant un système de management intégré. En 2021, le terme HLS a été remplacé par celui de "Harmonized Structure" (HS).

La norme suit la structure HS, les sections 4 à 10 (contexte de l'organisation, leadership, planification, soutien, fonctionnement, évaluation de la performance et amélioration) représentant les exigences pour le management de la qualité dans l'éducation. Elle s'applique donc à tous les éléments interconnectés ou interactifs d'une organisation pour établir des politiques, des objectifs et des processus visant à atteindre ces objectifs.

La gestion des risques dans le processus éducatif

Pour un système de management fonctionnel et axé sur les processus, il est nécessaire de concevoir l'opération de manière à satisfaire toutes les parties prenantes et à garantir sa pérennité. Cela inclut la prise en compte des risques et des opportunités pouvant surgir dans la poursuite des objectifs fixés (chapitre 6.1). Les composants fondamentaux d'un système de gestion des risques efficace incluent, par exemple :

• Identification et évaluation des risques et des contrôles
• Documentation des risques dans un registre des risques (ou équivalent)
• Mise en œuvre de mesures et de traitements pour gérer les risques identifiés
• Suivi des risques, y compris un examen régulier du plan stratégique et des registres des risques
• Reporting sur les risques
• Reporting on risks

Dans un premier temps, l'évaluation des risques peut être réalisée selon deux catégories :

• Impact/étendue du risque
• Probabilité de survenance du risque

Les mesures préventives, telles que la formation des personnes impliquées, les modifications du flux de processus et l'ajustement des responsabilités du personnel, peuvent être consignées dans une évaluation des risques, au moins pour les domaines critiques et sujets aux erreurs, et revues à intervalles réguliers. La matrice des risques est un outil utile pour évaluer ces processus et les surveiller.

L'amélioration continue est la clé du succès

L'importance croissante de l'action durable et la transformation de l'apprentissage due aux formats d'enseignement et d'apprentissage numériques nécessitent une ouverture constante à l'innovation et la capacité de réagir rapidement. Cela implique également une amélioration continue des performances et de l'efficacité du système EOMS, car le changement fait partie intégrante de l'ADN de la formation continue. Le devoir de soin envers les apprenants et les autres parties prenantes doit donc faire l'objet d'un processus constant d'adaptation et d'amélioration.

L'amélioration continue est une approche constante et à long terme pour améliorer les processus, produits et services. Elle consiste notamment à identifier les points faibles et à développer et mettre en œuvre des solutions au sein des processus existants. Le processus d'amélioration est graduel et réussit lorsque l'amélioration continue devient "la norme" pour tous les employés.

Si les besoins des groupes cibles changent, les organisations capables d'adapter leurs formats d'enseignement, structures et contenus de manière complète dans les plus brefs délais seront celles qui réussiront à survivre sur le marché. Les changements soudains, comme le passage aux formats d'apprentissage numériques, peuvent être absorbés si l'organisation a déjà créé un espace pour l'expérimentation et l'innovation dans sa structure.

Les pierres angulaires de l'amélioration basée sur les preuves

Sur la base des analyses et de la génération d'idées, une stratégie d'amélioration fondée sur des preuves définit des étapes claires avec des objectifs mesurables, des tâches et des indicateurs. Les plans d'amélioration doivent répondre aux questions suivantes :

• Comment les défis identifiés dans l'analyse des besoins peuvent-ils être abordés ?
• Quels sont les points de référence existants suggérant une optimisation des KPIs ?
• Quels indicateurs et preuves sont disponibles pour prioriser une stratégie d'amélioration spécifique ?
• Quelles ressources sont nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie, par exemple des équipes stratégiquement composées (par fonction et expertise), des créneaux horaires pour les réunions d'équipe, des formations requises, des bases de données, un support informatique et un budget ?
• Quelles spécifications doivent être faites concernant les lignes d'action, la responsabilité des processus et les compétences requises ?
• Comment les progrès sont-ils rapportés (communication appropriée et documentation des jalons) ?

Pourquoi la certification ISO 21001 a-t-elle du sens ?

La certification garantit la crédibilité du système de management d'une organisation éducative (EOMS), assure un meilleur alignement des objectifs et des activités avec la politique de qualité et permet à l'organisation de renforcer sa responsabilité sociale en offrant une éducation de qualité inclusive et équitable pour tous.

Mettre en œuvre et façonner activement un système de management est la véritable et indispensable réalisation d'une organisation. La certification indépendante du système de management de la qualité est une preuve reconnue de compétence et de qualité auprès des parties prenantes publiques concernées.

DQS est un partenaire d'évaluation et de certification reconnu et apprécié des organisations éducatives depuis de nombreuses années. Parlez-nous de la manière dont vous pouvez façonner activement les défis et les changements de votre secteur avec l'introduction de l'ISO 21001 et la certification appropriée.

La gestion de la qualité dans les organisations éducatives - conclusion

La nouvelle norme ISO 21001 fournit des lignes directrices pour un outil de gestion commun destiné aux organisations qui offrent des produits et services éducatifs et qui souhaitent répondre aux besoins et exigences des apprenants et des autres parties prenantes. Les groupes cibles (apprenants et autres bénéficiaires) ayant des besoins spécifiques sont également pris en compte.

Contrairement à la norme spécifique aux produits ISO 29993, la norme ISO 21001 suit la Structure Harmonisée (HS), la structure de base commune des normes modernes des systèmes de management ISO. La norme internationale est sur le marché depuis 2018 et a acquis une réputation exceptionnelle en tant que base durable mondialement reconnue pour la gestion de l'éducation. Elle offre une nouvelle perspective pour se positionner sur le marché de l'éducation et rejoindre la tendance internationale.

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