ISO 19011 - Kompetentno sprovođenje provera

SADRŽAJ

• ISO 19011 – Koji su glavni sadržaji?
• Univerzalni alat za implementaciju kompetentnosti proveravača
• Osnovne teme ISO 19011
• Planiranje i sprovođenje internih provera 
• Provere na daljinu
• Kompetencije proveravača
• Kako kompetentno upravljati proverama sa ISO 19011 - Zaključak

ISO 19011 - Šta je suštinski sadržaj?

Sa standardom kvaliteta ISO 9001:2015, brojni novi aspekti upravljanja našli su svoj put u strategiji kompanija – termini kao što su „procesni pristup“ ili „pristup zasnovan na riziku“ sada su deo svakodnevnog rada. Naravno, ovo je takođe zahtevalo da se ISO 19011, svetsko uputstvo za proveravanje sistema menadžmenta, prilagodi ovom razvoju.

U smislu kontinuiranog procesa poboljšanja, planiranje, sprovođenje i praćenje provera treba redovno da se ocenjuju. Standard pruža smernice za proveru sistema menadžmenta, principe provere, upravljanje i sprovođenje programa provere i vrednovanje kompetentnosti onih koji su deo procesa provere. Takođe vredi pročitati male vodiče u dodatku standarda koji se bave ovim oblastima:

• Procesni pristup proveri
• Vođstvo i posvećenost proveravača
• Provera rizika i prilika
• Životni ciklus
• Profesionalna orjentacija
• Rezultati performansi
• Provera usaglašenosti u okviru sistema menadžmenta

ISO 19011 - Univerzalni instrument za vrednovanje kompetentnosti proveravača

Uputstvo DIN EN ISO 19011:2018 sadrži savete i smernice o proveri bilo koje vrste sistema menadžmenta. Smernice se odnose na upravljanje programima provere, sprovođenje internih provera i provere dobavljača, te kvalifikacije i ocenjivanje proveravača.

Smernice mogu da primenjuju organizacije svih vrsta i veličina, sa fokusom na provere prve i druge strane (interne provere i provere dobavljača). Međutim, vodič je izuzetno koristan i za eksterne proveravače u industriji sertifikacije, iako nije obavezan. Može se koristiti za sve sisteme menadžmenta kao što su ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 i ISO 50001 kao i njihove procese; takođe za integrisane sisteme menadžmenta.

Osnovne teme ISO 19011

Pristup zasnovan na riziku

Pristup zasnovan na riziku uzima u obzir rizike i prilike i značajno utiče na planiranje, sprovođenje i izveštavanje o proveri. To uključuje rizike, kao što je nedostatak kvalifikovanih proveravača za postizanje ciljeva provere. Ali prilike takođe igraju ulogu, na primer proverom tekućih pitanja upravljanja, u cilju sprovođenja restrukturiranja u organizaciji ili bavljenja GDPR-om.

Ideja iza ovoga je da se provere više fokusiraju na teme koje su relevantne za klijenta i za postizanje ciljeva programa provere.

ISO 19011 - Upravljanje programom provere

Ovo poglavlje standarda fokusira se na suštinsku važnost pri obavljanju provera:

Dakle, referenca je snažno usmerena na strateški pravac organizacije – njen kontekst, njene ciljeve i identifikovane rizike i prilike. Primena procesnog pristupa je preduslov za sve standarde sistema menadžmenta. Svi relevantni procesi i njihove interakcije moraju biti proverene. Ovo posebno treba da znaju oni koji naručuju provere (na primer, najviše rukovodstvo) kako bi se mogli dati jasni zadaci.

Odgovarajuće planiranje provere treba da uzme u obzir, između ostalog, sledeće:

• Složenost organizacije i procesa
• Lokacije, sa posebnim karakteristikama ako je primenljivo
• Spin-offs
• Zahtevi za bezbednost i poverljivost informacija

U praksi, danas je već uobičajeno da se planiranje programa provere učini fleksibilnijim i ne obavezno fiksnim, na primer tokom 3 godine. Treba izabrati procese sa većim rizicima ili nižim nivoima delovanja, a aktuelna pitanja kompanije treba da budu praćena proverama.

ISO 19011 - Sprovođenje provere

Pristup zasnovan na riziku treba značajno da utiče na planiranje, sprovođenje i izveštavanje o proveri, posebno u pogledu efikasnosti proveravačkih aktivnosti, postizanja ciljeva provere i ocene nalaza u vezi sa rizicima i prilikama. Ciljevi provere nisu ništa novo u standardu. U praksi se često ne koriste dovoljno, iako predstavljaju „crvenu nit” provere, pored kriterijuma provere.

Ciljevi provere treba da se fokusiraju na

• zrelost sistema menadžmenta, procesa i drugih kriterijuma provere
• efektivnost sistema menadžmenta i njegovih planiranih rezultata, na primer u odnosu na ciljeve procesa
• identifikaciju mogućnosti za potencijalno poboljšanje, na primer u pogledu efikasnosti i digitalizacije
• prikladnost i sposobnost sistema menadžmenta u odnosu na (promenljivi) kontekst i strateški pravac.

Proveravački ciljevi treba da budu fokusirani na

• zrelost sistema menadžmenta, procesa i drugih kriterijuma provere
• efektivnost sistema menadžmenta i njegovih planiranih rezultata u odnosu na ciljeve procesa
• identifikaciju prilika za potencijalno poboljšanje, na primer u pogledu efikasnosti i digitalizacije
• prikladnost i sposobnost sistema menadžmenta u odnosu na (promenljivi) kontekst i strateški pravac

ISO 19011 - planiranje i sprovođenje internih provera na drugačiji način

Interne provere nisu uvek privlačne sa stanovišta učesnika u proveri. Međutim, postoje brojni pristupi u ISO 19011 za drugačije sprovođenje interne provere. Sa različitim pristupima planiranju provere, novim ciljevima provere i alternativnim metodama, interni proveravači mogu postići neverovatne rezultate – i tako stvoriti pozitivna očekivanja od provere.

ISO 19011 - Provere na daljinu

Uputstvo ISO 19011:2018 takođe se bavi digitalizacijom. S jedne strane, ovo se tiče same provere, u kojoj se sve više koristi tablet ili notebook. Međutim, ovi uređaji moraju biti dobro provereni da bi se videlo da li su efikasni za proces provere, na primer u pogledu pisanja i prepoznavanja glasa, fotografija ili video zapisa (ovo uz saglasnost).

Upotreba provera na daljinu se uvek mora pažljivo razmotriti, jer se svaka situacija ne može adekvatno proveriti na daljinu. Na primer, relevantni dokumenti možda neće biti pregledani na odgovarajući način. A često su za adekvatnu procenu neophodne male stvari, okruženje radnog mesta ili pojedinačni radni koraci u proizvodnji.

ISO 19011 - Kompetentnost proveravača

Standard specificira da se obezbedi vrednovanje kompetentnosti učesnika u proveri prema ISO 19011, na primer u pogledu dovoljne (ukupne) kompetencije u timu za proveru ili pratnji eksperta. Ova kompetencija je takođe usmerena na veštine kao što su korišćenje metoda provere, razumevanje i primena pristupa orijentisanog na proces i rizik u proveri, ili na vrstu i stepen rizika i prilika, odnosno ne samo čisto znanje i veštine. 

Potrebne su i komunikacione veštine, na primer efikasna saradnja, samopouzdanje, samouvereno ponašanje u slučaju nesuglasica, tehnike ispitivanja sa otvorenim i zatvorenim pitanjima, i naravno samouvereno korišćenje informaciono-komunikacionih tehnologija.

Vođe proveravačkih timova takođe moraju biti u stanju da delegiraju, odnosno dodeljuju zadatke provere u skladu sa specifičnim kompetencijama proveravača članova tima. Oni moraju biti u stanju da vrše proveru menadžmenta, odnosno da razgovaraju o strateškim pitanjima, uključujući rizike i prilike, sa najvišim rukovodstvom. I moraju biti u stanju da vode, odnosno usmeravaju i vode članove proveravačkog tima, uključujući i proveravače na obuci – ukratko, oni moraju biti uzorni.

Kako kompetentno upravljati proverama prema ISO 19011 - Zaključak

Vodič za ISO 19011 odlično se uklapa u trenutne standarde sistema menadžmenta. Zbog strateške reference, formulisani su jasni ciljevi provere u cilju daljeg povećanja koristi od provere. Nalazi se ne odnose samo na usaglašenost, već i na potencijal za poboljšanje i najbolje prakse.

U praksi to nije uvek samo po sebi razumljivo. Stoga, koristite uputstvo kao generator impulsa za vaš proces provere, za metode i potrebnu kompetenciju proveravača.

Stručnost i poverenje

Od svog osnivanja 1985. godine kao prvog nemačkog sertifikacionog tela za sisteme menadžmenta, DQS je posvećen održivom uspehu svojih kupaca. Sa proverama koje dodaju vrednost i konceptima orijentisanim na klijente, mi pratimo organizacije na putu do poslovne izvrsnosti.

Pored provere prema pojedinačnim standardima sistema menadžmenta, kombinovana, istovremena provera potpuno integrisanih sistema menadžmenta nudi vam brojne pogodnosti. Međutematska provera koristi sinergiju i istovremeno identifikuje interakcije kao i kontradikcije između različitih predmetnih oblasti.

U vezi sa ISO 19011, takođe nudimo provere druge strane kao uslugu, kao na primer provere dobavljača.

Da bismo povećali koristi za naše klijente, fokusiramo se na njihove višestruke kvalifikacije u odabiru i daljoj obuci naših proveravača: DQS auditori u proseku pokrivaju najmanje tri seta pravila. Verujte nam na reč. Radujemo se razgovoru sa vama jer volimo povratne informacije. Kontaktirajte nas.