Wat is certificering?

Certificering - Een definitie

Certificatie is een bevestiging door een "derde partij" dat aan de eisen van bijvoorbeeld internationale normen, industriële specificaties of technische voorschriften is voldaan. Certificatie is gebaseerd op een conformiteitsbeoordeling waarbij wordt nagegaan of aan de eisen is voldaan. Het onderwerp van dergelijke beoordelingen kunnen bijvoorbeeld producten, projecten, processen of managementsystemen zijn.

Certificatie: certus facere (lat.) = "iets veilig maken"

Het woord certificatie komt van de Latijnse uitdrukking "certus facere", letterlijk "iets veilig maken". "Iets veilig maken" komt tot uiting in een bevestiging of verklaring dat een conformiteitsbeoordeling heeft aangetoond dat aan bepaalde eisen is voldaan, bijvoorbeeld door middel van een externe audit. Het van buitenaf zichtbare bewijs van certificering is het bijbehorende certificaat.

Certificatieproces

De essentiële voorwaarde voor certificering is een onafhankelijke, onpartijdige en objectieve beoordeling door een bevoegde derde partij, zoals DQS.

In het kader van de certificatie maakt de certificatieaudit altijd deel uit van een certificatieproces dat op de lange termijn is gericht. Dit omvat een volledige systeemaudit en systeemtoezicht, die een periode van ten minste drie jaar bestrijkt.

Tijdens de eigenlijke certificatieaudit controleren onze auditors de conformiteit met specifieke normen of regelgevingen, meestal ter plaatse bij de klant. In uitzonderlijke gevallen kan de certificatie ook gedeeltelijk worden uitgevoerd, vervangen of aangevuld door audits op afstand (niet ter plaatse).

Gewoonlijk eindigt een certificeringsaudit met een auditrapport waarin de resultaten van de audit worden gedocumenteerd. Zodra de conformiteit is vastgesteld en bevestigd door de DQS certificatiecommissie, wordt dit officieel erkend met een document - het certificaat. Zowel de reikwijdte als de geldigheidsduur van de certificatie worden op het certificaat vermeld.

Wat zijn de verschillende certificeringen?

Zowel systeem- als productcertificeringen zijn relevant voor het werkterrein van DQS. De eerste zijn meestal certificeringen van managementsystemen volgens erkende normen, industriële specificaties en technische voorschriften. Daarnaast zijn er verschillende audits op speciale gebieden, zoals procesaudits, leveranciersaudits, mystery audits, enz., waarbij meestal geen certificaten worden afgegeven. In plaats daarvan ontvangen klanten bevestigingen of rapporten.

Welke ISO-certificeringen zijn er?

ISO-normen betreffende managementsystemen zijn in bedrijven vaak bekend door hun nummering, in de eerste plaats de kwaliteitsmanagementnorm ISO 9001. Sinds 2012 worden alle ISO-normen voor managementsystemen geleidelijk omgezet naar een gemeenschappelijke basisstructuur, de High Level Structure, die zowel de implementatie als de auditing en certificering van geïntegreerde managementsystemen vereenvoudigt.

De volgende managementsysteemnormen worden wereldwijd het meest gebruikt:

• ISO 9001 - Kwaliteitsbeheer
• ISO 13485 - Medische hulpmiddelen
• ISO 14001 - Milieubeheer
• ISO 15378 - Primaire verpakkingsmaterialen voor farmaceutica
• ISO 22000 - Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders
• ISO 26000 - Duurzaamheidsbeheer
• ISO 27001 - Informatiebeveiliging
• ISO 45001 - Gezondheid en veiligheid op het werk
• ISO 50001 - Energiebeheer

Wie kan worden gecertificeerd?

Elk bedrijf of elke organisatie die een beheersysteem heeft ingevoerd in overeenstemming met een certificeerbare norm, specificatie of technisch voorschrift, kan dit laten auditen of certificeren door een goedgekeurde (geaccrediteerde) certificatie-instelling in overeenstemming met de in dat document gespecificeerde eisen. De grootte, het type of de bedrijfstak van het bedrijf zijn niet van belang.

Op wie is de gezondheidszorgcertificering van toepassing?

Voor bedrijven zoals fabrikanten van medische hulpmiddelen, leveranciers, ziekenhuizen en artsenpraktijken die aan wettelijke eisen moeten voldoen, maar niet verplicht gecertificeerd hoeven te worden (bijvoorbeeld krachtens de Europese wet inzake medische hulpmiddelen), biedt certificering van een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 13485 en/of ISO 9001 een goede basis om prestaties aan de eisen van de klant en belanghebbende partijen aan te tonen. Er zij op gewezen dat dienstverlenende bedrijven in de sociale sector en de gezondheidszorg niet volgens ISO 13485 kunnen worden gecertificeerd.

De invoering en certificering van een kwaliteitsmanagementsysteem op basis van andere nationale en internationale normen (bijvoorbeeld ISO 15378 GMP-norm voor primaire verpakkingsmaterialen voor farmaceutische producten, ISO 15224 gezondheidszorgdiensten) moet een strategische beslissing van een organisatie zijn om ook op lange termijn aan de steeds hogere markteisen te kunnen voldoen.

Waarom moeten bedrijven hun managementsysteem laten certificeren?

Certificatie is altijd nuttig en voordelig voor een bedrijf wanneer de doeltreffendheid en efficiëntie van zijn managementsysteem, processen of producten op lange termijn moeten worden gewaarborgd.

Certificatie van een managementsysteem door een onafhankelijke derde partij zoals DQS heeft vele voordelen die veel verder gaan dan alleen maar de bevestiging van conformiteit met de eisen van een norm. Een gecertificeerd managementsysteem helpt u om uw concurrentievermogen en uiteindelijk uw bedrijfssucces permanent te verbeteren. Met een ISO-certificering laat u uw klanten, concurrenten, leveranciers, werknemers en investeerders zien dat u erkende standaardprocedures toepast. En u toont aan dat uw bedrijf efficiënt wordt beheerd voor de lange termijn.

Het regelmatige certificeringsproces, van de certificeringsaudit en de daaropvolgende jaarlijkse controle tot de hercertificering, bevordert het verantwoordelijkheidsgevoel, de betrokkenheid en de motivatie van de werknemers, wat leidt tot een algemene toename van de prestaties binnen het bedrijf.

Wat zijn de voordelen van certificering?

Certificering biedt bedrijven de mogelijkheid om hun marktpositie te verbeteren. Met een ISO-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001) kan een bedrijf bijvoorbeeld zijn hoge kwaliteitsnormen aantonen met een certificaat. Bovendien kan certificering extra zekerheid bieden op het gebied van productaansprakelijkheid, omdat het certificaat onder meer dient als bewijs dat producten volgens een gecertificeerd proces zijn vervaardigd.

Maar ook intern kunnen bedrijven baat hebben bij certificering, omdat het hele certificeringsproces mogelijke zwakke punten aan het licht brengt die kunnen worden verholpen. Bovendien worden alle werknemers aangemoedigd om zich aan de gespecificeerde normen te houden wanneer de certificering is ingevoerd.

Andere voordelen in een oogopslag:

• Holistische, neutrale kijk van buitenaf op mensen, processen, systemen of producten en resultaten
• Hoge mate van zekerheid bij de besluitvorming dankzij audits met een hoge impuls
• Zekerheid over de effectiviteit van processen voor leiderschap en verbetering
• Internationaal erkend certificaat als bewijs van prestatie
• Verbeterd imago en concurrentievermogen

Wat is de waarde van certificering voor mijn bedrijf?

Naast de waarde die certificatie extern heeft als signaal van volledige naleving van bepaalde eisen van normen, specificaties of technische regels, fungeren de externe audits tijdens het gehele certificatieproces ook intern als een waardevolle stimulans.

Bedrijven en organisaties van allerlei aard, of het nu gaat om industriële ondernemingen, ambachtelijke bedrijven, dienstverleners of overheidsinstanties - ze profiteren allemaal van de innovatieve kracht van onze audits, die het topmanagement en het hele uitvoerende team zekerheid bieden over de effectiviteit van processen voor leiderschap en verandering, en die onthullen waar de sterke punten van een bedrijf liggen. Met deze kennis kunnen producten, diensten, duurzaamheids- of veiligheidsaspecten gericht worden verbeterd en aangepast aan de eisen van de klant.

Een externe certificeringsaudit beschermt tegen blinde vlekken. Daartoe houden wij rekening met de individuele situatie van elke organisatie: De bedrijfsspecifieke doelstellingen, de speciale processen, de complexiteit van de bedrijfsactiviteit, verschillende maturiteitsniveaus, en individuele behoeften. En wanneer een certificeringsaudit gepaard gaat met een certificaat, effent dit ook de weg naar nieuwe relaties met leveranciers en nieuwe markten.

Wat zijn de vereisten voor certificering?

Aangezien certificeringen altijd plaatsvinden in overeenstemming met een norm, een specificatie, een technische regel of andere eisen, moeten de betreffende eisen al in het managementsysteem zijn geïmplementeerd en in gebruik zijn. Als tijdens de beoordeling wordt vastgesteld dat dit volledig het geval is en er geen andere voorbehouden van toepassing zijn, zal het verantwoordelijke DQS-bestuur een aanbeveling voor certificering uitvaardigen.

Hoe kan ik me succesvol voorbereiden op certificering?

Bedrijven die een certificering nastreven, moeten ervoor zorgen dat grotendeels aan de eisen van de onderliggende regelgeving wordt voldaan. Dit dient te gebeuren via interne audits door getrainde auditors in de aanloop naar de daadwerkelijke certificeringsaudit. DQS biedt onze klanten desgewenst ook overeenkomstige pre-audits, GAP-analyses of delta-audits aan.

Wat is het certificeringsproces voor managementsystemen?

Als een bedrijf zijn managementsysteem wil laten certificeren volgens een bepaalde norm, moet het de conformiteit met de eisen van deze norm laten vaststellen door een onafhankelijke derde partij, zoals DQS ("third party audit").

Volgens de internationale norm ISO/IEC 17000 omvat de conformiteitsbeoordeling die aan een certificering ten grondslag ligt, drie fasen:

Selectie

Planning en voorbereiding, verzameling van informatie en inputvariabelen als basis voor de daaropvolgende bepaling.

Bepaling

Vaststellen of het managementsysteem als onderwerp van de conformiteitsbeoordeling voldoet aan de eisen van een norm, bijvoorbeeld ISO 9001 of ISO 14001.

Evaluatie - Besluit - Bevestiging

1. Evaluatie van de resultaten van de vaststelling, die beschikbaar zijn in de vorm van een verslag van de certificatieaudit.
2. Besluit, op basis van de evaluatie, of bevestiging en dus afgifte van het certificaat kan plaatsvinden.

In de praktijk worden deze drie fasen geïntegreerd in een certificatieproces dat, afhankelijk van de certificeerder, verschilt in details van uitvoering, terminologie en, indien van toepassing, aanvullend aanbod.

Details over het DQS-certificeringsproces voor managementsystemen vindt u hier.

Hoe lang duurt een certificering?

Afhankelijk van de reikwijdte van het te certificeren managementsysteem, de afzonderlijke processen of de te certificeren producten, worden de auditdagen met de certificatie-instelling overeengekomen. Voor de certificering volgens bepaalde normen voor managementsystemen, bijvoorbeeld ISO 9001, zijn er vaste specificaties van het International Accreditation Forum (IAF), gebaseerd op het aantal werknemers.

De tijd die nodig is voor een certificeringsaudit varieert daarom sterk: Bij kleine organisaties kan een auditor binnen een dag tot een beoordelingsresultaat komen. Voor grote, internationale klanten van DQS kunnen teams van tien of meer auditors en experts enkele weken ter plaatse zijn.

Vaak vindt eerst een zogenaamde "pre-audit" plaats. Deze kan dienen als een eerste prestatiebeoordeling of diagnose om de sterke punten en het potentieel voor verbetering vast te stellen. Als daar discrepanties of zwakke punten worden vastgesteld, moeten binnen een bepaalde termijn corrigerende maatregelen worden gepland en uitgevoerd.

Als de pre-audit tot een gunstig resultaat leidt, kan de certificeringsaudit plaatsvinden. Zodra het auditrapport de conformiteit met de onderliggende eisen bevestigt, ontvangt u het certificaat. Een certificatie is altijd voor een beperkte periode geldig. Vóór het verstrijkt, kan een hercertificatie worden uitgevoerd om de conformiteit opnieuw te bevestigen en de certificatie te hernieuwen.

Wat kost een ISO-certificering?

De kosten van een certificering kunnen niet over de hele linie worden gekwantificeerd. Ze zijn onder meer afhankelijk van de grootte van de organisatie, het aantal werknemers, de locaties die moeten worden geauditeerd en de complexiteit en het type managementsysteem. Ook de norm(en) waarop de certificering is gebaseerd, kan van invloed zijn op de kosten. Neem contact met ons op en wij geven u graag een offerte waarin rekening wordt gehouden met uw individuele doelstellingen.

Wie mag certificeren volgens ISO-normen?

Certificatie-instellingen moeten geaccrediteerd zijn om conformiteitsbeoordelingen uit te voeren om hun professionele bekwaamheid aan te tonen, bijvoorbeeld door de Duitse accreditatie-instantie (DAkkS), de ANSI National Accreditation Board (ANAB), de United Kingdom Accreditation Service (UKAS), of andere nationale accreditatie-instanties. Accreditaties en toelatingen leveren ook een doorslaggevende bijdrage aan de internationale vergelijkbaarheid en erkenning van certificaten.

Wat gebeurt er na de certificering?

Certificaten die zijn afgegeven volgens een ISO-managementsysteemnorm zijn over het algemeen drie jaar geldig. Het certificeringsproces, dat in een soort spiraal verloopt, voorziet in twee toezichtsaudits tijdens deze periode, na het eerste en na het tweede jaar.

Na drie jaar en ruim voor de vervaldatum van het certificaat vindt een hercertificering plaats. Het certificeringsproces begint opnieuw, maar zonder een systeemanalyse, die alleen voor de eerste certificering noodzakelijk is.