合规意味着 "遵守规则"--无论它是什么样的规则，也无论谁制定的规则。如果出现违规行为，公司的高层管理人员要直接承担责任。因此，组织必须决定是否实施一个跨公司的合规管理系统（CMS），以确保对规则的遵守。但这并没有结束。究竟如何验证一个CMS的有效性？
Loading...
关于中小型公司的合规管理，设计和执行合规管理系统（CMS）乍一看似乎对任何公司都是一个耗时的经济负担。然而，如果你深入了解，你会发现有趣的观点：在管理机构的支持下，同时也通过内部和外部审核人员对CMS的适当性和有效性的审查，合规文化可持续增长，并为增加企业的成功打开了机会，从而增加公司的价值。
建立CMS的主要动机是什么？
大多数中小企业认为避免责任和防止腐败是建立CMS的最重要动机。然而，商业伙伴的要求和声誉保护也越来越重要。腐败、违反竞争法和数据保护经常被列在相关合规问题的首位。其他首要问题是公司的劳工和社会标准。
另一方面，中小企业担心所谓的合规官僚主义会给组织带来额外的负担。因此，针对中小企业的合理方法必须与大公司的方法有很大不同。
识别危险
首先，重要的是公司要通过风险分析的方式，向自己澄清其个别的合规危险性。只有在这些被确认的重要风险领域，才应该对现有的法规和行为进行审查，如果有必要，还应该进行补充。例如：公司可以先看看是否涵盖了公司中的关键子领域（如人力资源中的数据保护）或个别类型的合规性，例如，遵守职业健康和安全方面的法律义务。换句话说。如果合规措施正是基于这种风险评估，那么这些措施最终是合理和必要的。
中小企业的合规管理。相关标准
发布于2021年4月，这里要提到的第一个标准当然是ISO 37301：2021-04。该标准制定了对合规管理系统的要求和应用指南。该标准可从Beuth获得。同时，ISO 19600:2016-12（合规管理系统-指南）已被撤销。
从风险导向的角度来看，ISO 31000:2018-10也很有意思。该标准规定了处理公司所面临的风险的准则。该标准可从Beuth获得。
审核以确保有效性？
特别是考虑到法定代表人的管理职责，持续的有效性审核必须与实际的CMS放在一起。这方面的原因在于判例法。在这里，管理层必须履行两项任务，作为其监督职责的一部分。一方面，它必须监督公司为确保合规性而制定的措施。其次，它必须严格监督其有效性--而且是定期监督，而不仅仅是临时性的。这项义务适用于股份公司的董事会成员和有限责任公司的总经理。
"由独立的第三方对CMS进行的有效性审查是监测义务得到履行的客观证明"。
监督的目的是确保CMS的实施原则（行为准则、政策等）和措施（培训、控制等）适合于预防、极大地阻碍或及时发现CMS所规定的违反规则的行为。CMS的有效性可以通过内部和外部控制来检查。
- 通过内部控制的有效性监测。属 于系统内部的监控被称为 "内部控制"。这种控制是CMS的一个重要组成部分，也可以称为质量管理（QM）。因此，质量管理包括所有有助于创造或维持先前定义的CMS质量的准备性、伴随性和下游的措施。
- 通过外部控制的有效性监测。对 系统外部的监控被称为 "检查 "或 "审核"。在这种形式的监控中，审核实体是独立于系统的，不参与带来系统的实际状态。这里有一个独立性方面的优势。CMS由外部审核人员（如律师、审核师、DQS等认证机构或其他外部专家）进行审核。
Loading...
白皮书
ISO 45001 - 工作场所的安全与合规性
- BS OHSAS和ISO 45001之间的四个重要区别
- 重点遵守与OHS相关的主题
- 在不符合规定的情况下该怎么办？
- 实施ISO 45001的七个步骤
定期审查 - 计划周详
为了确保独立于系统的审查的有效性，应该对间隔时间进行良好的规划。每当新实施CMS时，审查就会有帮助。此外，每隔三至五年应定期进行一次外部审核。不定期的审查是在发现违规行为后进行的。然而，即使是已经建立的CMS，越来越明显的是，定期审核被认为是事实上的强制性审计。除了与流程相关的控制之外，CMS的设计、充分性和有效性也应定期审查，独立的系统审核或认证最好每年进行一次，至少每三年进行一次。
合规性审核的优势
当涉及到中小企业的合规管理时，一般可以从合规性审核中获得如下的附加价值。
- 优化现有流程
- 对CMS中的弱点的认识
- 提高CMS的效率和效益
- 引入现代标准
- 建立合规文化
- 提高竞争力
- 保障运营业务的安全
- 确保企业的可持续成功
- 增加公司的价值
正确的审核师 - 最重要的决策标准。
CMS的有效性审核包含了多学科的要求。
因此，审核师的专业知识必须放在首位。
→ 例如，审核师必须拥有相关的法律和商业知识以及行业经验。
→审核师的独立性必须得到保证（在事实中的独立，但也要考虑到公众在外观上的独立）。
→ 最后，重要的是，审核要有较高的市场声誉。
→既定的审核和认证标准的一个例子是，例如，IDW的审核标准 "合规管理系统的正确审计原则"（IDW PS 980）。
→ 对CMS的外部审核结果可以用来"认证 "一个经过审核的CMS。颁发的证书代表了外部对CMS符合规定要求的证明。它规定了证书的有效期和范围，目标对象和审核程序（审核的主体、类型和范围），以及对审核机构的独立性和能力的要求（"认证"）。
Loading...
结论
一个高效和经济的合规管理系统的管理也可以通过外部审核来支持和进一步发展。审核师支持公司管理层建立和巩固合规文化。
先决条件是要认真选择外部专家。由于具有优越的比较可能性，来自其他公司的经验以及他作为一个中立第三方对事物的看法，他必须能够代表一个有价值的讨论伙伴。选择一套合适的规则作为外部审核的基础也很重要。
DQS。简单地利用质量。
作为国际公认的管理体系和流程的认证机构，DQS每年的审核时间超过30,000个审核日。我们的主张始于审核清单的终点。请相信我们的话!我们期待着与您交谈，并乐意向您展示我们审核的表现和质量的基础，即：。
- 具有诚信和行业经验的称职的审核人员
- 为您的组织和您的管理系统量身定制解决方案
- 有针对性地识别潜在的弱点和风险
- 客观的、可理解的结果和实质性的决策辅助工具
- 国际公认的、市场认可度高的证书
- 审核/分析结果的跟踪，包括对所采取的措施的有效性检查
- 个人开发和创建标准目录和评估系统
Loading...
DQS通讯
了解最新资讯，订阅我们的通讯
作者
维奥拉 贝肯
Viola Beecken是一名审核员和税务顾问，在德国汉堡有自己的办公室，同时也是DQS的审核标准IDW PS 980 "合规管理系统的正确审核原则 "的审核员。此外，她还活跃在审核员（"同行评审"）和税务顾问（ISO 9000:2015）的质量保证体系领域。
Loading...