Uluslararası standartlar çok yüksek oranlarda ileriye dönük bir ivme ve şirketlerin etkili yönetim sistemleri oluşturmasını sağlamıştır. Ancak, ISO 9001:2015 gereksinimlerine yeni versiyonda nihayet "kurumsal bilgi" konusunu dahil ettiğinde, ilgili çevrelerde 20 yıldır tartışılıyordu. Bu yazımız kurumsal bilgiye bir genel bakış sunacaktır.

Loading...

1995 gibi erken bir tarihte, Hirotaka Takeuchi ve Ikujirō Nonaka, "Bilgi Yaratan Şirket: Japon Şirketleri İnovasyonun Dinamiklerini Nasıl Yaratır" adlı makaleyi yayınladı. Bununla, belki de ilk kez iş liderlerinin dikkatini kuruluşlarındaki bilgilere çektiler. Takip eden yıllarda, her biri farklı bir odak noktası ve kendi teorik ve pratik hedefleri olan başka yaklaşımlar ortaya çıktı. Bilgi yönetimi alanı 1990'ların sonlarında ortaya çıktı.

Bu yaklaşımları birleştiren şey, bir kuruluşun bilgisinin kurumsal başarı için belirli bir koşul olmadığı öncülüğüdür. Bunun yerine, stratejik iş hedefleriyle uyumlu uygun yapılar ve önlemler yoluyla teşvik edilmelidir.

 

ISO 9001'de kuruluş bilgisi

Çok benzer bir şekilde, ISO 9001:2015 kalite yönetim standardı, konuyu yirmi yıl sonra yeniden gözden geçiriyor. Bununla birlikte, bazı bilgi yönetimi yaklaşımlarından daha kapsamlı fikirler buna yansıtılmamaktadır. Bunun yerine, konuyu gözden kaçırmamak ve ilgili riskler ve fırsatlarla uğraşmak oldukça genel bir gerekliliktir.

Günlük kullanım için, ISO 9001'deki ilgili bölüm 7.1.6 "Örgütsel bilgi", tam olarak bu bilgiyi sürdürülebilir kurumsal başarı için vazgeçilmez bir kaynak olarak değerlendirme ve sonuç olarak uygun önlemleri alma talebidir.

ISO 9001 ayrıntılı olarak ne gerektirir?

İyi bilinen ISO standardı, öncelikle, kuruluşun "süreçlerini yürütmek ve ürün ve hizmetlerin uygunluğunu elde etmek için" ihtiyaç duyduğu bilgiyle ilgilidir. Kuruluş, bu bilginin korunmasını ve erişilebilir olmasını sağlamalıdır. Ve olası değişiklikleri göz önünde bulundurarak, halihazırda var olan bilgilere ek olarak gelecekte ihtiyaç duyulabilecek bilgileri nasıl elde edebileceğine ve kullanıma sunabileceğine bakmalıdır.

Sürdürülebilir kurumsal başarı için bilgi vazgeçilmez bir kaynaktır!

Kaynak: ISO 9001:2015-11 - Kalite yönetim sistemleri - Gereksinimler

Bu arada, prensipte ISO yönetim sistemi standartlarında herhangi bir gereksinim karakterine sahip olmayan iki notta, kuruluşun bilgisinin kuruluşa özel bilgi olduğu şeklindeki ifadeye ek olarak, bazı daha kısa açıklamalar ve numaralandırmalar vardır, ancak bunlar yalnızca genel olarak bilinen bilgileri içerir.

 

Kurumsal bilgiyle ilgili bazı noktalar

Madde 7.1.6'nın iki notunda, örgütsel bilginin kuruluşa özgü bilgi olduğunu belirtmeye ek olarak, sadece genel olarak bilinen bilgileri içeren bazı daha kısa açıklamalar ve sıralamalar vardır.

Ancak ISO 9001'in kuruluş bilgisi terimiyle ne anlama geldiği sorusuna çok derinlemesine girmeden bile, bir dizi görev ve sorun bununla ilişkilendirilebilir:

  • Sinirli çalışanların işten çıkarılması
  • Motivasyonu yüksek çalışanların yaşa bağlı olarak ayrılması
  • Geliştirme sonuçlarının kasıtsız olarak silinmesi
  • Teknolojik ilerleme
  • Dijital çalışma
  • vb.

Üst yönetimin yanı sıra departman sorumluları ve kalite yöneticilerinin karşı karşıya olduğu görevlerin çoğunun bilgi ile ilgisi vardır.

Bilgiye;

  • basitçe sahipsin
  • sende olmadığını biliyorsun
  • sahip olduğunu bilmiyorsun
  • sahip olmadığını bilmiyorsun

 

Organizasyonun örtük ve açık bilgisi.

Örtük ve açık bilgi arasında ayrım yapmak yararlıdır. Nesil değişiminin yönetimi ve şirket içinde bununla bağlantılı bilgi aktarımı söz konusu olduğunda, bu iki bilgi türü, bazıları oldukça farklı olan kendi gereksinimlerine yol açar.

Müşteri şikayetlerini ele almada 30 yıllık tecrübeyi kelimelere dökmek ve aktarmak pek mümkün olmadığı için uzun vadeli planlı prosedürlere ihtiyaç duyulmaktadır. Öte yandan, görev doğru makine ayarlarını yapmaksa, sonunda her şeyi kapsamlı bir şekilde belgelemek ve yeni çalışanlarla konuşmak için zaman ayırmak yeterli olabilir.

 

Demografik değişim - gelecek nesiller için öğrenme

Şirketlerin hangi bilgiyi elde tutmak istediklerini ve bu bilgiyi nasıl elde tutabileceklerini bulması önemlidir. Tozlu eski sistemi kazmak nadiren en iyi çözümdür. Çoğu durumda, halihazırda kullanımda olan araçları kullanmak daha avantajlıdır. Kısa ve öz prosedür talimatları bile genç meslektaşların yaşlıların hatalarını tekrar etmelerini engeller.

Prensip olarak, yönetim sistemleri aynı zamanda kuruluşlarının bilgisini de içerir. Bu, örtük ve açık bilgiyi güvence altına almak ve sonraki eğitimleri güncellemek için kullanılabilir. 30 yıllık deneyimi belgelemek muhtemelen imkansızdır ancak buna karşılık, müşteri şikayetlerini ele alma sürecini iyileştirmek hiç de fena bir başarı değildir. Bu, süreç yönetiminde günlük iştir.

 

Bilgi transferi yoluyla yenilik

Genç ve yaşlı meslektaşlar bir şeyi birlikte ele aldıklarında, farklı bakış açıları, deneyimler ve fikirler bir araya gelir: bir yanda daha açık, bilimsel temelli bilgi, diğer yanda daha örtük, bağlama özel bilgi. Bu, daha doğru süreç tanımlarına ve daha iyi prosedürlere ek olarak, yeni yaklaşımlar ve fikirlerle sonuçlanır ve dolayısıyla inovasyon için bir ön koşul haline gelir.

Bu bağlamda, ISO 9001'e göre kalite yönetim sistemi (QMS), öncelikle organizasyonel ön koşulların oluşturulmasından ve ilk dürtülerin belirlenmesinden sorumludur. Güvence altına alınacak en uygun bilgi alanları tanımlanmalıdır. Öncelikler belirlenmeli ve kaynaklar serbest bırakılmalıdır. Burada yönü belirleyen, müşteri gereksinimleri ve yasal gereksinimleri karşılayabilme kabiliyetidir. Bunun için gerekli olan bilgi temelde bir önceliktir. Görev ilerledikçe, coşku, merak ve dürtü onu ileriye taşıyacak ve başarıya götürecektir.

Dijitalleşme bilginin kullanımını kolaylaştırır

Organizasyondaki mevcut bilgiyi kullanmaya yönelik en iddialı girişimler bile, asıl görevlerin kesintiye uğraması gibi önemsiz bir sorun nedeniyle başarısız olur. Cömertçe stoklanmış kütüphaneler kullanılmadan kalır. Başarılı önlemler, eski alışkanlıkların tercihini ve sürekli teslim tarihi baskısını hesaba katar. Dijitalleştirme, bilgiye erişimi kolaylaştırma fırsatı sunar. Ayrı BT sistemlerinde değil, kısmen otomatik süreçleri kontrol eden aynı araçlarda. Teklifi yetkilendirmek için yalnızca en önemli bilgiler hazırlanır ve görüntülenir.

Daha karmaşık durumlarda, ek belgeler otomatik olarak özetlenir ve gerektiğinde görüntülenir. Gelecekte, yapay zeka, çalışana hangi bilgilerin gösterilmesi gerektiğine karar verecektir. Yapay zekanın sırayla hangi bilgileri kullandığı ve neden bu şekilde karar verdiği gizli kalır. Benzer yöntemleri uygulayan (uygulayacak) ve bir bilgi taşıyıcısı olarak yapay zekayı kullanan şirketler, bu nedenle, başlangıçta yapay zekanın örtük bilgisini nasıl güvence altına alacaklarını düşünmeli ve bir sonraki güncelleme zamanı geldiğinde bunu kullanmaya devam etmelidir.

 

Bilgiyi erken bir aşamada güvenceye alın - riskleri ve fırsatları tanıyın

Aynı tavsiye, bilgi taşıyıcıları olarak insanlar için de geçerlidir. Şirketler halihazırda işgücü planlaması, işe alım ve işyeri tasarımı alanlarında ilişkili riskleri ve fırsatları dikkate alıyor. Kritik işlevler, biraz farklı iş rolleriyle çift personellidir. Ofisler, üst üste binen görevler söz konusu olduğunda, yeni meslektaşların en baştan dahil olacağı şekilde tasarlanmıştır. Alternatif görev paylaşımı, şirket içi eğitim ve uygun şekilde belgelenmiş çalışma yöntemleri gerisini halleder. Bu tür ayrıntılarda, kuruluşun bilgisinden yararlanmak için birçok risk ve birçok açık fırsat bulunur.

Organizasyonel bilgi gerekliliklerini uygulama

Eylem çağrısı olarak Bölüm 7.1.6'daki gereksinimleri anlamak, bunları ve diğer riskleri ve fırsatları belirlemek ve bilginin önemli olduğu tüm farklı yerlerde basit, akıllı çözümler bulmak anlamına ve kalite yönetiminin kapsamlı görevleri için tüm bu noktalarda bilgiyi kullanmak anlamına gelir.

ISO 9001'de kurumsal bilgi - sonuç

Konu geçen yüzyılın 1990'ların ortalarından beri bilim adamları arasında tartışılmasına rağmen, ISO 9001 uzun süredir "kuruluş bilgisini" bir kenara bırakmıştır. Ve 2015'teki büyük revizyonla ISO standardına dahil edilen bölüm 7.1.6'daki yeni gereksinimler bile sadece konuya değiniyor.

Bu nedenle, standart kullanıcılarının, belirlenen hedeflere veya kalite yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına güvenilir bir şekilde ulaşmak için bugün ve yarın şirkette hangi noktalarda hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğu konusunda kendi kararlarını vermeleri gerekir. Odak, diğerlerinin yanı sıra aşağıdaki hususlar üzerinde olmalıdır:

  • Gerekli bilgi şirkette nasıl tutulabilir?
  • Yeni bilgi nasıl elde edilebilir?
  • Gelecek için hangi uzmanlık kritik?
  • Demografik değişimin şirket üzerindeki etkisi nedir?
  • İnovasyon ve dijitalleşme gibi konuların etkisi nedir?

Nihayetinde - "riskler ve fırsatlar" açısından - örneğin, örgütsel bilgi konusunun halihazırda personel planlamasına akmasına izin vermek ve kararlar alırken bunu kapsamlı bir şekilde hesaba katmak faydalı olacaktır.

 

DQS. Simply leveraging Quality.

Uluslararası olarak karşılaştırılabilir kıyaslamaları sürdürmek, oluşturmak ve geliştirmek amacıyla kendimizi öncüler ve yenilikçiler olarak görüyoruz. Ürünler, süreçler veya hizmetler böylece dünya çapında daha güvenli ve daha kaliteli hale gelir. Sertifikalarımız şirketler, düzenleyici kurumlar veya kuruluşlar arasındaki küresel alışverişi basitleştirir ve aynı zamanda müşterilerin ve tüketicilerin ürünlere, hizmetlere ve kuruluşlara olan güvenini güçlendirir. Bu nedenle çalışmalarımızın topluma önemli bir katkı olduğuna inanıyoruz.

Uzmanlık ve güven

Not: Makalelerimiz, denetim kılavuzlarımız ve diğer içerikler, yalnızca şirket içi yönetim sistemi uzmanlarımız ve uzun yıllara dayanan denetçilerimiz tarafından yazılmıştır. Yazarlarımıza içerikle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle iletişime geçin. Sizinle tanışmak için sabırsızlanıyoruz.

Yazar
Nadja Goetz

ISO 9001 ve sağlık yönetim sistemleri için Ürün Yöneticisi. Ayrıca BSI-KRITIS denetimleri için DQS Uzmanı. Rehabilitasyonun yanı sıra yatarak ve ayakta tedavi için çeşitli kalite standartlarında baş denetçi ve ürün yöneticisi.

Loading...