Dokumentované informácie je názov kapitoly 7.5 všetkých noriem systému manažérstva Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (ISO) vydaných od roku 2012. Vďaka tomu je neoddeliteľnou súčasťou spoločnej základnej štruktúry moderných noriem systémov manažérstva, tzv. štruktúry vysokej úrovne (HLS). Po rozsiahlej revízii noriem ISO 9001 (manažérstvo kvality) a ISO 14001 (environmentálne manažérstvo) v roku 2015 sa tento pojem dostal do povedomia širšieho okruhu používateľov.

Loading...

"Veľká päťka" noriem systému riadenia

... a štruktúra na vysokej úrovni

Informačná grafika o normách ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 a ISO 50001

V predchádzajúcich verziách medzinárodných noriem pre systémy manažérstva sa ešte hovorilo o "dokumentácii", "požiadavkách na dokumentáciu", "dokumentoch" a "záznamoch". Teraz normy ISO tieto pojmy zhrňujú pod pojem "zdokumentované informácie".

Pre používateľov noriem však používanie súhrnného termínu nie je povinné. Tí, ktorí si to želajú, môžu samozrejme aj naďalej používať vlastné termíny v dokumentovaných informáciách a pri práci s nimi. Je však potrebné zabezpečiť, aby používanie termínov bolo systematické a jednotné. Nesmie napríklad viesť k nedorozumeniam pri externých certifikačných auditoch.

 

Ako sa definujú zdokumentované informácie?

Medzinárodná norma ISO 9000:2015-11 definuje zásady a pojmy systému manažérstva kvality. V kapitole 3.8.6 sa opisuje ako "informácie, ktoré musí organizácia riadiť a udržiavať". To zahŕňa aj nosič, na ktorom sú informácie obsiahnuté. To, ktoré médium sa použije, závisí od organizácie. V súčasnosti k nim čoraz častejšie patrí fotodokumentácia, videá, zvukové formáty a interaktívne pokyny pre obsluhu.

Definícia v norme ISO 9000 rozlišuje aj tri oblasti, ktoré predstavujú:

  • Systém riadenia a jeho procesy
  • Prevádzka vašej spoločnosti
  • Dôkazy o výsledkoch

 

Je každá zdokumentovaná informácia "zdokumentovanou informáciou"?

Každý, kto si myslí, že zdokumentovaná informácia v zmysle normy existuje hneď, ako bola nejaká informácia zdokumentovaná, sa mýli. Status "zdokumentovaných informácií" závisí od toho, či norma, napríklad ISO 9001, stanovuje, že určité informácie musia byť aj zdokumentované. Ak áno, je to uvedené v príslušných kapitolách a v príslušnej požiadavke.

Riadenie kvality podľa normy ISO 9001

Hľadáte certifikáciu podľa normy ISO 9001? Spoločnosť DQS ponúka 35 rokov skúseností! ★ Prvá certifikácia podľa normy ISO 9001 v Nemecku (1986) ★ Norma riadenia kvality

Zistite viac o norme ISO 9001

Okrem toho sa informácie, ktoré norma nevyžaduje, ale sú zaznamenané, môžu za určitých okolností stať zdokumentovanými informáciami v zmysle normy. Je to tak vždy, ak vaša spoločnosť považuje tieto informácie za potrebné pre efektívnosť svojho systému manažérstva.

Ak je napríklad k dispozícii zoznam údajov o príslušných zainteresovaných stranách spoločnosti, nie je to samo osebe dokumentovaná informácia v zmysle normy. Je to preto, lebo takýto zoznam sa v norme nevyžaduje. Ak však spoločnosť považuje tento zoznam za nevyhnutný pre účinnosť systému manažérstva, môže sa stať "skutočnou" dokumentovanou informáciou.

Vytváranie dokumentovaných informácií?

Kapitola 7.5.2 známych noriem ISO však ukladá niektoré základné požiadavky na tvorbu a aktualizáciu dokumentovaných informácií. Tieto požiadavky siahajú od označovania do vhodného formátu až po kontrolu vhodnosti a primeranosti samotných informácií. Na kontrolu (kapitola 7.5.3) sa tiež vzťahujú určité požiadavky, z ktorých najdôležitejšie sa týkajú jej dostupnosti a ochrany.

Ďalšie požiadavky sú zamerané na jej distribúciu, zistiteľnosť, prístup a používanie, uchovávanie a archiváciu, ochranu a monitorovanie zmien. Veľmi dôležitá požiadavka sa týka uchovávania ako dôkazu o súlade. Okrem významu pre systém riadenia môže tento aspekt zohrávať veľmi dôležitú úlohu aj v kontexte právnych otázok.

V akom rozsahu musí byť vytvorený?

Čo presne sa musí dokumentovať, je uvedené v jednotlivých kapitolách normy. Príkladom je politika kvality, ciele kvality alebo ako dôkaz spôsobilosti. Povinnosť vytvárať, udržiavať alebo uchovávať zdokumentované informácie sa však líši v závislosti od disciplíny normy.

Pokiaľ ide o rozsah, platí zhruba toto: čím väčšia je spoločnosť, čím zložitejšie sú procesy a čím rozsiahlejšia je povinnosť poskytovať dôkazy, tým rozsiahlejšie by mali byť.

Dôležitú úlohu zohráva aj odvetvie a odbornosť zamestnancov pracujúcich v spoločnosti.

Je príručka riadenia kvality stále povinná?

Od revízie normy ISO 9001 v roku 2015 sa už príručka manažérstva kvality nevyžaduje. Rozhodnutie upustiť od jej vypracovania zohľadňuje všeobecnú tendenciu moderných noriem ISO týkajúcich sa systémov manažérstva poskytnúť používateľom normy väčšiu voľnosť pri navrhovaní svojho systému manažérstva. Zároveň sa však od vrcholového manažmentu čoraz viac vyžaduje, aby prevzal zodpovednosť a ručenie.

Záver: Zdokumentované informácie

Dokumentované informácie sú nadpisom kapitoly 7.5 všetkých súčasných noriem systému manažérstva ISO, a teda neoddeliteľnou súčasťou ich spoločnej základnej štruktúry (High Level Structure / HLS). Tento súhrnný pojem nahrádza predchádzajúce požiadavky na dokumentáciu, dokumentáciu, dokumenty a záznamy.

Podľa medzinárodne uznávanej normy pre manažérstvo kvality ISO 9000:2015 sú dokumentované informácie "informácie, ktoré musí organizácia riadiť a udržiavať". Formát a médium však nie sú špecifikované, musia byť len vhodné. Na riadenie a udržiavanie takýchto informácií sa kladú konkrétne požiadavky, pričom sa nešpecifikuje ich rozsah. Závisí to od typu, veľkosti a zložitosti spoločnosti a jej procesov. Dokumentované informácie sa ako také uvádzajú, ak je to požiadavka príslušnej normy alebo ak ich spoločnosť považuje za potrebné pre efektívnosť systému riadenia.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Radi vám odpovieme na vaše otázky

Kontaktujte nás. Bez záväzkov a bezplatne.

Autor
Ute Droege

Expertka DQS pre systémy manažérstva kvality, dlhoročná audítorka a skúsená školiteľka pre ISO 9001.

Loading...