O processo de melhoria contínua (CIP), também conhecido como processo de melhoria contínua, é um método da gestão da qualidade (ISO 9001) para alcançar continuamente pequenas melhorias na qualidade do processo, qualidade do processo, qualidade do produto, capacidade de entrega e qualidade do serviço.

O objectivo geral é aumentar a eficácia e a qualidade nas organizações ou empresas através da melhoria contínua dos procedimentos e processos internos.

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O que significa a melhoria contínua?

O processo de melhoria contínua tem as suas raízes na indústria automóvel dos anos 50, mais especificamente no princípio japonês do "Kaizen", que significa "mudança para melhor". Uma característica marcante do Kaizen é que a melhoria deve ser incremental e em pequena escala. Como um caminho de pequeno progresso, que se repete sempre e nunca termina. O Kaizen ou o CIP não é concebido para o sucesso a curto prazo. As empresas são bem sucedidas nisso se perseguem o princípio de forma consistente e trabalham permanentemente em melhorias.

 

Pré-requisitos importantes para o processo de melhoria contínua

Para alcançar o sucesso a longo prazo através do uso do processo de melhoria contínua, uma organização precisa que todos os envolvidos se unam e estejam dispostos a fazer pequenas melhorias contínuas nos seus respectivos contextos de trabalho. Para que isto aconteça, é importante que as condições de enquadramento estejam correctas.

A gestão de topo deve tomar uma decisão consciente a favor do CIP e consolidá-la na cultura corporativa. Isto pode ser feito através de medidas de formação contínua, integrando o ciclo PDCA nos processos e fluxos de trabalho e disponibilizando tempo de trabalho.

Todos os envolvidos devem estar conscientes de que, com o processo de melhoria contínua, não há mudanças bruscas. Ao invés disso, trata-se de optimizar e aperfeiçoar gradualmente as áreas mais importantes de uma empresa.

 

Quem está envolvido no processo de melhoria contínua?

Uma característica importante do processo de melhoria contínua é que as melhorias são planeadas e implementadas não apenas pelos gestores, mas principalmente pelos próprios funcionários. Esta implementação directa por todos os envolvidos nos processos é de grande importância no CIP.

O método CIP visa motivar os colaboradores a participar activamente no processo de melhoria contínua, tornando assim sua tarefa identificar e implementar melhorias na sua área. A longo prazo, essas pequenas optimizações levam a um aumento da qualidade dos produtos e processos, mas também dos serviços.

 

Quais são os benefícios de um processo de melhoria contínua?

Através do CIP, todos os processos existentes na empresa podem ser racionalizados e simplificados. Os custos são economizados através de fluxos de trabalho mais eficientes, os produtos e/ou serviços são mais orientados para as necessidades dos clientes, o serviço melhora e o desperdício de todos os tipos é reduzido.

Se as implementações individuais não forem possíveis, a gestão de topo deve explicar o porquê de forma compreensível. Um processo de melhoria contínua bem sucedido requer uma cultura corporativa apropriada e a demonstração activa do CIP pela equipa de gestão. Então todos beneficiam com os resultados de um processo de aprendizagem contínua.

 

Como gerir o CIP?

O ciclo de pequenos passos reflecte-se no ciclo PDCA. Até hoje, este é o instrumento de controlo mais importante para a melhoria contínua. PDCA significa Plan-Do-Check-Act. PDCA é o processo de identificação e solução contínua de problemas em quatro etapas.

Um método relacionado é o método SDCA (Standardize-Do-Check-Act.).

 

Como surgiu o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um processo que se repete uma e outra vez, teoricamente infinito, e fornece a base para a melhoria contínua de um sistema de gestão. O início do modelo, também conhecido como Ciclo Shewhart ou Ciclo Deming, data do início da década de 1930.
O modelo inicial de três passos do físico e estatístico americano Walter Andrew Shewhart foi complementado mais tarde por um quarto passo do seu aluno William Edward Deming.

O Ciclo Deming foi utilizado na Segunda Guerra Mundial para fins militares no que diz respeito à melhoria da qualidade do equipamento de guerra, mas depois de 1945 não conseguiu obter aceitação no sector civil, quer nos EUA quer na Europa.

O modelo finalmente chegou ao país da Ásia Oriental no início da década de 1950, como parte da reconstrução da economia e indústria japonesa por iniciativa de Deming, onde se tornou uma história de sucesso.

Só nos anos 80 é que o modelo reapareceu no Ocidente sob o nome de ciclo PDCA escolhido por Deming. Com a norma de gestão de qualidade ISO 9001, o ciclo PDCA finalmente encontrou o seu caminho para o mundo dos sistemas de gestão, onde desde então tem sido bem sucedido mundialmente como uma abordagem corporativa holística.

 

Como o ciclo PDCA está relacionado com as normas do sistema de gestão ISO?

Desde que a estrutura básica comum das normas de sistemas de gestão ISO (High Level Structure - HLS) foi introduzida em 2012, a atribuição dos capítulos das normas às quatro fases do ciclo PDCA tem sido claramente reconhecida. Contudo, isto só chegou ao conhecimento dos utilizadores de normas em todo o mundo com a revisão das normas ISO 9001 e ISO 14001 em 2015. As normas ISO vêm o Capítulo 4 (Contexto da organização) como a estrutura do sistema de gestão em que o ciclo PDCA opera. Destacando as responsabilidades e deveres da gestão de topo num sistema de gestão, o Capítulo 5 está agora localizado no centro do ciclo PDCA.

A fase PLAN compreende o Capítulo 6 (Planeamento), onde o cumprimento dos requisitos padrão dos Capítulos 4 e 5 é um pré-requisito para um planeamento significativo e promissor no Capítulo 6. Os Capítulos 7 (Suporte) e 8 (Operação) são atribuídos à fase DO. O Capítulo 9 (Avaliação de Desempenho), com a realização de auditorias internas e revisões pela gestão, representa a fase CHECK, e o Capítulo 10 (Melhoria) marca a fase ACT.

Na gestão dos processos da empresa e sua melhoria contínua ao longo do ciclo PDCA, o foco é o pensamento baseado no risco e oportunidade (Capítulo 6).

 

As quatro fases do ciclo PDCA

Planear - Fazer - Verificar - Agir. Na fase PLAN, o primeiro passo é identificar problemas, ou seja, determinar o estado actual. No mínimo, são feitas as seguintes perguntas:

  • Qual é a natureza do problema?
  • Com que frequência ocorre?
  • Quando ocorre?
  • Qual é a causa?

No passo seguinte, o problema é primeiro restringido, ou seja, descrito em termos concretos, com base no estado real previamente determinado, e depois analisado. A análise permite o estabelecimento de metas apropriadas, incluindo as medidas necessárias para alcançar essas metas.

Fase DO
Na fase Do, as medidas definidas na fase Plan são inicialmente implementadas com base em testes por todos os funcionários da empresa envolvidos no problema existente. O factor decisivo é que as medidas ainda não estão implementadas de forma generalizada, ou seja, definitivamente, mas aguardam ainda as reacções (do mercado).

Fase CHECK
Nesta fase, a questão central é: A empresa atingiu o seu objectivo na fase de teste? Para responder adequadamente a esta pergunta, os dados recolhidos na fase Do são avaliados e sujeitos a uma avaliação. Se ainda houver necessidade de ajuste, devem ser tomadas medidas neste sentido, e se necessário uma medida deve ser retirada. Antes de passar para a fase Act, todas as questões devem ser resolvidas.

Fase ACT
Na fase Act, a padronização ocorre em relação às estratégias, conceitos, actividades e objectos. Isto cria um novo estado real, que representa a medida das coisas para o futuro próximo, com vista a todos os processos, e deve ser cuidadosamente documentado. O estado real é geralmente a base para uma certificação do sistema de gestão.

Em princípio, a fase PLAN recomeça com a padronização - o ciclo PDCA repete-se, a melhoria contínua está em andamento.

Onde são utilizados o CIP e o ciclo PDCA?

Em muitas empresas e organizações alemãs, o processo de melhoria contínua encontrou o seu caminho na cultura corporativa nas últimas três décadas e é controlado através do ciclo PDCA. Hoje, o processo de melhoria contínua é uma componente de todas as normas de sistemas de gestão modernos, por exemplo, na gestão da qualidade, gestão ambiental e gestão da segurança da informação. O ciclo PDCA também deixou há muito de ser limitado à produção e é utilizado em todas as indústrias, tanto nos serviços como nas estruturas administrativas das empresas.

Conceitos relacionados são, por exemplo, Active Change Management (AVM), gestão de ideias e esquemas de sugestão de empresas, mas também o Sistema de Produção Toyota, porque esta empresa conseguiu tornar-se uma marca procurada através da utilização do processo de melhoria contínua.

Uma forma de estabelecer processos de melhoria contínua nas organizações é através de círculos de qualidade como grupos de trabalho internos ou projectos baseados na metodologia Six Sigma, nos quais um especialista qualificado actua como gestor de projectos.

Autor
Ute Droege

Especialista DQS para sistemas de gestão da qualidade, auditora de longa data e formadora experiente para a ISO 9001.

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