DQS proces certifikacije za sisteme upravljanja

DQS certifikacijski proces za sisteme upravljanja

Proces certifikacije za sisteme upravljanja obično se proteže kroz nekoliko koraka i u većini slučajeva završava se audit izvještajem koji dokumentuje rezultate audite i certifikata. Naši auditi služe opštem cilju demonstriranja efektivnosti i usklađenosti sa međunarodnim standardima ili specifikacijama. Ali oni mogu učiniti više: DQS auditi su posebno efikasan alat za dalji razvoj vašeg sistema upravljanja. Stječete intenzivnije znanje i dublje razumijevanje vaše organizacije - i možete je poboljšati na ciljani način.

Inicijalni intervju i definisanje ciljeva

DQS proces certifikacije počinje upoznavanjem i razmjenom početnih informacija za smislenu ponudu. Tokom ovog procesa, željeli bismo saznati više o situaciji u vašoj pojedinačnoj kompaniji, veličini vaše kompanije, posebnim procesima i stepenu zrelosti vašeg sistema upravljanja. Sve su to važni faktori u određivanju trajanja audita i kvalifikacija naših auditora. Oni su evidentirani u takozvanim osnovnim podacima vaše kompanije.

Međutim, kako bismo mogli pripremiti detaljnu ponudu prilagođenu individualnim potrebama vaše organizacije i koja uključuje sve relevantne usluge, pitamo se i za određena očekivanja vaše kompanije: Koji su zahtjevi za strateško korištenje sistema upravljanja? Koji su ciljevi povezani sa certifikacijom?

Planiranje projekta i predaudit (opcionalno)

Planiranje za ovo treba da se završi 120 dana prije certifikacijskog audita. Da bi osigurao ovu pouzdanost planiranja, DQS koristi automatizirane korake procesa kako bi sve važne informacije bile dostupne jednim klikom miša prije, za vrijeme i nakon audita. Međutim, ono što je jednako važno u fazi planiranja je naš dijalog s vama.

Pored popunjavanja osoblja audit tima, ovo uključuje identifikaciju i uključivanje dijelova organizacije koji će biti auditirani i osoba za kontakt u ranoj fazi. Naročito u slučaju kombinovanih audita ili složenih postupaka uzorkovanja i matrice, pripremni sastanci i radionice za planiranje pokazali su se gotovo nezamjenjivim. Timovi za planiranje korisničke podrške DQS-a podržavaju etablirani stručnjaci kako u standardima tako i u industriji, koji su i sami često iskusni auditori.

U mnogim slučajevima pokazalo se korisnim provesti predaudit. Ova opciona usluga pomaže vašoj organizaciji da se posebno pripremi za stvarnu certifikaciju, na osnovu identifikovanih prednosti ili potencijala za poboljšanje.

Certifikacijski audit, faze 1 i 2

Stvarni proces certifikacije počinje analizom sistema (faza 1 audita). Analiza sistema je neophodan korak za inicijalnu certifikaciju, kao i, djelimično, za preuzimanje postojećih certifikata. Fokus je na evaluaciji sistemske dokumentacije i pregledu rezultata rukovodstva i internih audita. Naši auditori utvrđuju da li je vaš sistem upravljanja dovoljno razvijen i spreman za certifikaciju. Vaš DQS auditor objašnjava rezultate i organizuje dalje korake koje treba poduzeti u pripremi za audit sistema na licu mjesta.

U auditu sistema (faza 2 audita), auditor ili tim auditora obično procjenjuje učinkovitost vašeg sistema upravljanja na proizvodnom ili uslužnom mjestu (na licu mjesta). U izuzetnim slučajevima, audit se također može provesti, zamijeniti ili dopuniti na daljinu (udaljeni audit, ne na licu mjesta).

Dok se analiza sistema fokusira na strukturu i dokumentaciju ("Šta je opisano?"), audit sistema se bavi onim što je stvarno implementirano. Koristeći standarde i specifikacije za sisteme upravljanja, ocjenjuje se efektivnost svih funkcionalnih područja i procesa sistema upravljanja.

Svi nalazi iz zapažanja, pregleda i intervjua su ugrađeni u rezultat audita, koji se prezentira i objašnjava klijentu na završnom sastanku. U slučaju neudklađenosti, dogovaraju se akcioni planovi.

Evaluacija sistema

Kao nezavisno certifikacijsko tijelo, DQS zatim ponovo ocjenjuje rezultate audita kao dio evaluacije sistema. U toku tzv. tehničkog pregleda utvrđujemo da li je audit obavljen kako treba, da li su sva tražena dokumenta kompletna i da li se pokazalo da su zahtjevi standarda za sistem upravljanja adekvatno ispunjeni. Tek tada se donosi odluka o izdavanju certifikata. Klijent tada prima revidirani audit izvještaj.

Certifikat

Ako vaš DQS revizor preporuči izdavanje certifikata nakon revizije sistema, možda podložno uvjetima, a tehnički pregled potvrdi ovu ocjenu, izdaje se odgovarajući certifikat.
Takav certifikat je vidljiv vanjski izraz neutralne i nezavisne procjene. To pokazuje da vaša organizacija upravlja jednim ili više sistema upravljanja na odgovarajući i efikasan način, te je tako stvorila strukture koje ispunjavaju specifična očekivanja kupaca ili zakonske zahtjeve.

Za mnoge DQS kupce, međutim, certifikat je samo jedan aspekt certifikacije. Njihov fokus je na indikacijama za poboljšanje ili rizicima koje dobijaju tokom procene. DQS auditori imaju perspektivni pogled na efektivnost sistema upravljanja, uključujući procese promjena u organizacijama, i aktivno se uključuju u dijalog s menadžmentom. Na taj način pomažu kompanijama da ostvare ciljeve i strateške ciljeve i dugoročno osiguraju povjerenje poslovnih partnera.

Nadzorni auditi

U slučaju akreditovanih standarda, certifikat obično važi tri godine. Međutim, da bi ostao važeći tokom svog roka, mora se verificirati svake godine. U prvoj i drugoj godini nakon izdavanja certifikata, DQS auditori stoga provode kratke nadzorne audite u kojima razmatraju, na primjer, efikasnost bitnih komponenti sistema ili korektivnih i preventivnih mjera.

Recertifikacija

Na kraju trogodišnjeg ciklusa vrši se recertifikacija. U smislu obima ocjenjivanja, odgovara auditu sistema tokom inicijalne certifikacije. Međutim, u drugom, trećem i narednim ciklusima, auditori također vode računa o većoj zrelosti i performansama sistema upravljanja, tako da godišnji pregled podržava kontinuirani razvoj kompanija: on je podsticaj menadžmentu, pokreće kontinuirano poboljšanje i spriječava slijepe tačke.

Odaberite vaš jezik ili državu