Stvari koje treba znati o auditima

Šta je audit?

U najširem smislu, audit je objektivna analiza za unaprijeđenje organizacije preduzeća – zasnovan na zapažanjima, ispitivanjima, ispitivanju i uvidu u relevantne dokumente. Audit uvijek služi za upoređivanje cilja i stvarnog stanja, cilja i njegovog ispunjenja. Auditi stoga pružaju jasnoću. Oni služe kao procjena učinka ili dijagnoza za identifikaciju prednosti i potencijala za poboljšanje, te daju važne povratne informacije o promjenama i djelotvornosti uvedenih mjera.

U auditiranju sistema upravljanja smjernice ISO 19011 su autoritativne. U poglavlju 3.1, definišu audit kao "sistematičan, nezavisan i dokumentovan proces za pribavljanje objektivnih dokaza i njegovu objektivnu procjenu kako bi se utvrdio stepen do kojeg su kriteriji audita ispunjeni".

Riječ audit dolazi od latinske riječi "audire" - slušati ili čuti. Slušanje, u smislu "slušanja sagovornika", je suštinski zadatak jednog auditora, ali nikako jedini. Jer auditor postavlja pitanja, posmatra i analizira u auditu. Konačno, cilj je otkriti i ocijeniti da li je, i u kojoj mjeri, organizacija koja će biti predmet audita uspjela implementirati navedene specifikacije i zahtjeve, npr. u standardu sistema upravljanja. U tu svrhu, auditor također ispituje interakciju procesa, između ostalog.

Karakteristična odlika svih naših audita je da nezavisni stručnjak iz industrije pregleda vaš sistem upravljanja i procese. Naši standardi uvijek počinju tamo gdje završavaju kontrolne liste audita. Vjerujte nam na riječ.

Zašto je audit koristan?

Redovni auditi pružaju vašoj kompaniji informacije o tome da li su mjere i procesi učinkoviti, prikladni i odgovarajući za ispunjavanje specifikacija i zahtjeva. Osim toga, mogu se identificirati potencijali za poboljšanje i rizici. Dokumentirani rezultati pružaju vašem najvišem rukovodstvu važne nalaze za mjere kontrole.

Auditi služe za:

Dalje razvijajte svoju organizaciju na način koji dodaje vrijednost
Dobijte sveobuhvatno poređenje cilja/stvarnog stanja
Identifikujte prednosti i potencijal za poboljšanje vaše kompanije
Otkrijte rizike i greške i izvedite mjere za njihovo izbjegavanje
Omogućite rukovodiocima dobro utemeljenu osnovu za donošenje odluka
Otkrijte mrtve tačke i slabe tačke u kompaniji
Učite iz dokazanih radnih metoda i procesa
Nastavite sistematski i dosljedno
Pružite objektivan dokaz vašeg učinka

Koje vrste audita postoje?

Prvo, pravi se razlika između internog i eksternog audita.

Unutar kompanije se planira interni audit (koji se naziva i samoaudit ili audit prve strane). Po pravilu, audit vrši posebno obučen zaposlenik, odnosno interni auditor kao što je predstavnik upravljanja kvalitetom. Interni auditi su također redovan dio vlastitog sistema upravljanja kompanije.

Audit od strane eksterne treće strane mogu izvršiti, na primjer, klijenti (audit druge strane) ili akreditirano certifikacijsko tijelo kao što je DQS (audit treće strane). Tada kompanija odlučuje koja područja želi pogledati. Da li se radi o određenim standardima, kao u auditu sistema upravljanja, ili o određenim procesima, proizvodima, inovacijama ili temama usklađenosti? Ako je riječ o dobavljačima, auditi druge strane od strane kupčevog predstavnika kvaliteta su jednako izvodljivi kao i narudžba kod DQS-a.

Ili možda kompanija ima za cilj potpuni certifikacijski audit svog sistema upravljanja od strane eksternih auditora iz kompanije za certifikaciju? Ili će možda parcijalni aspekti biti u fokusu delta audita? A onda se postavlja pitanje u kom obliku će audit biti: audit na licu mjesta ili audit na daljinu?

Šta je planiranje audita?

Auditi se ne vrše nasumično. Pažljivo planiranje je uvijek preduslov za uspjeh audita. Ovo posebno važi za audite u okviru eksterne certifikacije. Certifikacijski auditi se pažljivo planiraju, posebno kada su u pitanju akreditirane procedure. ISO 17021 standard opisuje šta treba uzeti u obzir u poglavlju "9.2 Planiranje audita" kao i zahtjeve specifične za pravila i propise. Planiranje je odgovornost glavnog auditora kojeg imenuje certifikacijsko tijelo.

ISO/IEC 17021-1:2015-11 - Ocjenjivanje usklađenosti — Zahtjevi za tijela koja vrše audit i certifikaciju sistema upravljanja — Dio 1: Zahtjevi

Drugi standard - DIN ISO/IEC 17065:2012 - formuliše zahtjeve za "tijela koja certificiraju proizvode, procese i usluge".

Zahtjevi za ispravno planiranje i izvršenje audita se stoga mogu razlikovati - ovisno o tome da li je uključena certifikacija sistema upravljanja ili, na primjer, proizvoda.

ISO/IEC 17065:2013-01 - Ocjenjivanje usklađenosti — Zahtjevi za tijela koja certificiraju proizvode, procese i usluge

Standardi su dostupni na ISO web stranici.

Planiranje audita uključuje utvrđivanje

Ciljeva audita
Opsega audita
Kriterija audita (zahtjevi koje treba ispuniti) i, ako je potrebno, značajnih promjena
Značajnih promjena koje utiču na vaš sistem upravljanja

Osim ciljeva audita, odluke se donose u bliskoj konsultaciji sa vama kao klijentom. ISO 17021 postavlja posebne zahtjeve za ova određivanja, koji moraju biti uključeni u planiranje audita.

Šta znači vrijeme audita?

Od izdanja ISO 17021, 2015. godine, stari termin trajanja audita se naziva vrijeme audita. Ovo se definiše kao "vrijeme potrebno za planiranje i postizanje potpunog i efikasnog audita sistema upravljanja klijentske organizacije."

Kao akreditovano certifikacijsko tijelo, DQS određuje vrijeme audita u skladu sa zahtjevima postavljenim u odgovarajućim međunarodnim standardima. Mora se uzeti u obzir čitav niz aspekata, kao što su npr.:

Standard čiji se zahtjevi trebaju auditirati
Složenost vaših poslovnih aktivnosti i vašeg sistema upravljanja
Broj zaposlenih
Veličina, broj i lokacija lokacija
Rizici povezani sa proizvodima, aktivnostima ili procesima itd.

Način na koji se provodi audit - na licu mjesta ili kao takozvani audit na daljinu, također može utjecati na vrijeme audita i mora se uzeti u obzir.

Šta je posao vodećeg auditora?

Vodeći auditor je auditor kojeg na ovu poziciju imenuje certifikacijsko tijelo na osnovu njihovih posebnih kvalifikacija prema definisanom procesu. Oni su odgovorni za pravilno izvršenje zadatka audita, tj. planiranje audita i sam audit. Ako tim od nekoliko auditora vrši audit, oni imaju – u svojoj funkciji vođe audit tima – zadatak formiranja, zakazivanja i davanja instrukcija audit timu. Oni također moraju upravljati programom audita i procesom audita, uključujući upravljanje vremenom.

Vodeći auditor obično moderira uvodni sastanak i primarna je kontakt osoba za klijenta. Oni razmjenjuju informacije sa članovima tima, ocjenjuju napredak audita u redovnim intervalima i obavještavaju klijenta o trenutnom statusu. Ovo može uključivati, na primjer, sve otkrivene neusklađenosti ili potrebu za promjenom opsega audita. U ovom kontekstu, menadžer audita će možda morati tražiti rješenja za konflikte.

Konačno, zajedno s audit timom, vodeći auditor izvlači zaključke iz rezultata audita, raspravlja o njima na završnom sastanku i priprema audit izvještaj.

Šta je audit izvještaj?

Audit izvještaj je pisani sažetak nalaza audita koje je napravio vodeći auditor tokom svog audita. Ovo uključuje zaključke zasnovane na ocjeni audit dokaza, s obzirom na audit kriterije (tj. zahtjeve koje treba ispuniti). Izvještaj o eksternom certifikacijskom auditu je osnova za donošenje odluke o izdavanju certifikata.

Audit izvještaj se fokusira na izjave o tome u kojoj mjeri su ispunjeni kriteriji audita, da li su ili koje neusklađenosti identificirane i koliko su ozbiljne. Detaljno se bavi dokumentacijom identifikovanih snaga, slabosti, rizika i prilika, ali i da li mogu biti potrebne hitne mjere ili naknadni audit. Audit izvještaj je također osnova za provođenje mjera poboljšanja. Informacije o provođenju korektivnih mjera za neusklađenosti identifikovane u prethodnim auditima također će biti potrebne. Osim toga, svako odstupanje od plana audita mora biti dokumentirano.

Izvještaj o auditu sadrži formalne detalje audita, kao što je naziv certifikacijskog tijela i auditora audit tima. Također, naziv i adresa vaše kompanije, datum, lokacija, tip audita, kriteriji audita, ciljevi i opseg audita, provedeno vrijeme audita i još mnogo toga. Važno je znati: Sadržaj audit izvještaja je općenito povjerljiv, a vlasništvo nad izvještajem ostaje na certifikacijskom tijelu.

Šta je nalaz audita?

Nalazi audita su relevantni nalazi iz analize informacija i dokaza dobijenih od strane audit tima tokom audita. Oni su sastavni dio audit izvještaja. Nalaze audita ocjenjuje audit tim, koji donosi odgovarajuće zaključke audita. U eksternom certifikacijskom auditu, zaključci su odlučujući za odluku o certifikaciji. Na uvodnom sastanku audita, menadžer audita već mora objasniti kriterije prema kojima će nalazi audita biti kategorisani.

Nalazi audita su dokumentovani. Oni uključuju i sažet prikaz usklađenosti (usklađenost sa osnovnim standardom) i sveobuhvatan prikaz i klasifikaciju neusklađenosti. Veoma korisna varijanta nalaza audita za vašu kompaniju je ciljano otkrivanje potencijala za poboljšanje. Standard ISO 17021 to ne zahtijeva, ali se smatra korisnim. Ovaj postupak je znak posebne stručne osposobljenosti. Međutim, otkrivanje potencijala za poboljšanje možda ne uključuje rješenje. Potencijal poboljšanja se ne može procijeniti i evidentirati kao neusklađenost. Nasuprot tome, neusklađenost se ne može tretirati kao potencijal za poboljšanje.

DQS certifikacijski proces

DQS certifikacijski proces počinje upoznavanjem i razmjenom početnih informacija za smislen prijedlog. Zajedno definišemo ciljeve audita i/ili certifikacije, uključujući važeće standarde i propise. Pri tome uzimamo u obzir vašu individualnu situaciju u kompaniji, posebne procese i zrelost vašeg sistema upravljanja.

Predaudit može biti od pomoći kao prva procjena učinka. Ovo vam pruža informacije o nivou zrelosti vašeg sistema upravljanja i identifikuje moguće nedostatke za certifikaciju u ranoj fazi. Za veće projekte audita i certifikacije, sastanak planiranja projekta je vrijedna prilika da upoznate svog DQS auditora kao i da razvijete individualni program audita.

U auditu sistema (faza 1 i faza 2), naši auditori procjenjuju da li vaš sistem upravljanja ispunjava sve zahtjeve relevantnog standarda na licu mjesta. Nakon toga slijedi evaluacija sistema sa izradom audit izvještaja. DQS certifikat dokumentira vašu uspješnu implementaciju. Godišnji monitoring služi stabilnosti procesa i minimiziranju rizika. Recertifikacija se vrši nakon tri godine.

DQS: Jer nisu svi auditi isti

Naši auditi imaju mnogo aspekata i, u zavisnosti od cilja, prate veoma različite kriterije, npr. nacionalne i međunarodne standarde, zakone i smjernice koje treba poštovati, zahtjeve vaših kupaca ili ciljeve koje je vaša organizacija postavila za sebe. Bilo certificiranje ili audit procesa, usklađenosti, dobavljača ili integrisani auditi sistema - kod nas vam je na raspolaganju čitav niz usluga audita i certifikacije kako biste na održiv način povećali učinak vaše kompanije. I to je istina u svim industrijama.

Usput: ako je audit povezan s izdavanjem certifikata, naziv DQS je također vidljiv znak kvaliteta, efikasnosti i procesa usmjerenih na klijente - za vaše kupce, za učesnike na tržištu i druge zainteresirane strane.

Odaberite vaš jezik ili državu