De High Level Structure (HLS) werd geïntroduceerd door de International Organization for Standardization (ISO) om managementsysteemnormen een uniforme structuur en vergelijkbare kerninhoud te geven. Het doel hierachter is om de verschillende ISO-normen beter op elkaar af te stemmen door middel van een normoverschrijdende structuur.

The HLS also serves as a guideline for the revision or development of future standards. In the long term, all ISO standards for management systems are intended to contain the same overarching structure, common core requirements and common terms and definitions.

UPDATE: High Level Structure to become Harmonized Structure

The rules for the High Level Structure and the core contents were published in 2012 in the Annex "Harmonized Approach to Management System Standards" (Annex SL) of the ISO/IEC Directives. In May 2021, ISO published the revised Annex SL. With this, the HLS underwent a revision with various clarifications, additions, but also deletions.

Since then, the High Level Structure (HLS) is now called "Harmonized Structure" (HS), and the term "Harmonized Approach" (HA) is also used. In terms of content, there are no major changes; the core requirements of the HLS have largely been retained. However, the new Harmonized Structure will only become effective with the next revision of the respective ISO standard.

 

Definitie van High Level Structure

De Harmonized Structure (HS), of High Level Structure (HLS), is een richtlijn voor de ontwikkeling van nieuwe ISO-managementsysteemnormen die de structuur en vereisten ervan in grote mate harmoniseert. Het doel van ISO met de HS (HLS) is te zorgen voor een uniform gebruik van kernteksten, termen en definities. Bovenal bevorderen de gemeenschappelijke basiseisen de integratie van verschillende systemen in een organisatie.

Dit houdt het managementsysteem slank en efficiënt, terwijl het toch effectief voldoet aan alle verwachtingen van de betrokken partijen. Andere sleutelwoorden zijn: Context van de organisatie, leiderschap en betrokkenheid, procesgerichtheid, en de op risico's gebaseerde aanpak.

 

De structuur van de HLS

De High Level Structure is sterk gericht op het topmanagement en de context van de organisatie (hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5). De basisstructuur bestaat steeds uit tien hoofdstukken:

  1. Scope
  2. Normatieve referenties: beide hoofdstukken bevatten normspecifieke formuleringen en definiëren de doelstellingen
  3. Termen en definities: verwijzing naar de algemene termen die in Bijlage SL worden gepresenteerd en eventuele termen die specifiek zijn voor de norm.
  4. Context van de organisatie: begrip van interne en externe zaken, de behoeften en verwachtingen van relevante belanghebbende partijen, het managementsysteem en het toepassingsgebied ervan
  5. Leiderschap: verantwoordelijkheid en betrokkenheid van het topmanagement, beleid, organisatorische functies, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  6. Planning: maatregelen om risico's en kansen te beheersen, kwaliteitsdoelstellingen en plannen om deze te verwezenlijken
  7. Ondersteuning: benodigde middelen, deskundigheid, bewustzijn, communicatie en gedocumenteerde informatie
  8. Operaties: operationele planning en bestuur
  9. Prestatie-evaluatie: monitoring, meting, analyse en evaluatie, interne audit, management review
  10. Verbetering: non-conformiteit, corrigerende maatregelen en continue verbetering.

De subhoofdstukken van de afzonderlijke normen variëren per onderwerp rond de onderwerpspecifieke inhoud van een norm. Zo heeft de ISO 9001-norm voor kwaliteitsmanagement meer subhoofdstukken in hoofdstuk 5 dan de ISO 14001-norm voor milieumanagementsystemen.

De hoofdstukken 4 tot en met 10 zijn van bijzonder belang voor de certificering van managementsystemen, niet in de laatste plaats omdat de PDCA-cyclus en dus het proces van continue verbetering hier ook te vinden zijn.

De Harmonized Structure (HS), of High Level Structure (HLS), is een richtlijn voor de ontwikkeling van nieuwe ISO-managementsysteemnormen die de structuur en vereisten ervan in grote mate harmoniseert. Het doel van ISO met de HS (HLS) is te zorgen voor een uniform gebruik van kern

teksten, termen en definities. Bovenal bevorderen de gemeenschappelijke basiseisen de integratie van verschillende systemen in een organisatie.

Essentiële wijzigingen in de HS - een selectie

De nieuwe geharmoniseerde structuur wordt van kracht bij de volgende herziening van de desbetreffende norm. Van de bekendere ISO-beheersysteemnormen hebben ISO 37301:2021 (Compliance Management) en de onlangs herziene informatiebeveiligingsnorm ISO 27001 hier tot nu toe van geprofiteerd.

Clausule 1 "Toepassingsgebied": Het toepassingsgebied van elke norm wordt voortaan gekoppeld aan de beoogde resultaten van het managementsysteem. Voor ISO 14001 zou dit bijvoorbeeld de verbetering van de milieuprestaties, de nakoming van bindende verplichtingen en het bereiken van gestelde milieudoelstellingen zijn - voor gebruikers eerder een formaliteit, voor auditors mogelijk een indicator voor de beoordeling van de doeltreffendheid van een beheersysteem.

Clausule 3 "Termen": In de toekomst moeten alle voor een managementnorm relevante termen en hun standaarddefinities volledig worden opgesomd in clausule 3 van de betrokken norm. Dit moet leiden tot meer transparantie en duidelijkheid. Een loutere verwijzing naar "zusternormen" is dus niet langer nodig. De termen "uitbesteding" en "controle van uitbestede processen" zijn volledig geschrapt, aangezien de gebruikers in het verleden vaak niet duidelijk konden uitmaken wanneer een proces als uitbesteed moet worden beschouwd en wanneer niet. In clausule 8 zijn nieuwe eisen opgenomen om beter rekening te houden met deze situatie.

Clausule 4.2 "Belanghebbende partijen": In deze clausule is een verduidelijking aangebracht die indirect verband houdt met de standaarddefinitie van de term "eis". In 4.2.b wordt geëist dat de relevante eisen van de betrokken belanghebbende partijen worden vastgesteld. Dit is aangevuld met een eis 4.2.c, volgens welke uit de geïdentificeerde relevante eisen opnieuw de eisen worden gefilterd die relevant zijn voor het managementsysteem van de organisatie. In normen zoals ISO 14001 of ISO 45001 bestaat reeds een soortgelijke formulering, volgens welke een organisatie uit de eisen van de relevante betrokken partijen die eisen moet filteren waaraan zij wettelijk verplicht is te voldoen.

Clausule 6 "Planning": Met het oog op het onderwerp "Beheer van wijzigingen" heeft deze clausule een extra subclausule 6.3 gekregen. Clausule 6.3 vereist dat wijzigingen in het beheersysteem worden gepland. In clausule 8 "Exploitatie" is deze eis specifieker gemaakt, in die zin dat de planning van wijzigingen ook moet worden gecontroleerd.

Clausule 7.5 "Gedocumenteerde informatie": Deze clausule richt zich nu op de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bescherming van de gedocumenteerde informatie die voor het managementsysteem vereist is en die door de desbetreffende norm wordt voorgeschreven (7.5.3). Dit geldt ongeacht het type gedocumenteerde informatie. Oude termen zoals "bewaren" worden niet meer gebruikt.

Clausule 10 "Verbetering": Na de herziening is de clausule nu meer gericht op het (proactief) initiëren van verbeteringen dan op het identificeren van mogelijke verbeteringen. Deze wijziging kan worden opgevat als een aanpassing aan de eis van algemene "voortdurende verbetering".

 

Belangrijk om te weten: HLS en PDCA

De hoofdstukken van de High Level Structure zijn gebaseerd op de PDCA-cyclus van Plan-Do-Check-Act. De volgende hoofdstukken zijn toegewezen aan de afzonderlijke PDCA fasen:

  • Plan: hoofdstukken 4, 5 en 6
  • Do: hoofdstukken 7en 8
  • Check: hoofdstuk 9
  • Act: hoofdstuk 10

 

Welke normen volgen de High Level Structure?

Alle moderne ISO-managementsysteemnormen zijn gebaseerd op de gemeenschappelijke basisstructuur - High Level Structure. Hiertoe behoren de ISO-normen voor

Kwaliteitsmanagement: ISO 9001

Milieumanagement: ISO 14001

Gezondheid en veiligheid op het werk: ISO 45001

Energiemanagement: ISO 50001

Informatiebeveiliging: ISO 27001

Compliance management: ISO 37301

Bedrijfscontinuïteitsmanagement: ISO 22301

 

whitepaper-dqs-high-level-structure
Loading...

Whitepaper High Level Structure

Download de whitepaper

Geïntegreerd managementsysteem met een gemeenschappelijke structuur - de evolutie

Met de publicatie van de ISO 50001-norm voor energiemanagement eind augustus 2018 werd ook de laatste van de grote vijf ISO-managementsysteemnormen voorzien van de High Level Structure (HLS). Deze basisstructuur legt ook uniforme basisteksten vast voor de kernvereisten, evenals gemeenschappelijke benamingen en basisdefinities. Op die manier kunnen verschillende systemen gemakkelijker in elkaar overvloeien en één geïntegreerd managementsysteem worden.

Toen de informatiebeveiligingsnorm ISO 27001 in 2013 verscheen, was dat de eerste van de belangrijkere ISO-normen die op HLS was gebaseerd. Het is echter pas sinds de grote herziening van ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 14001 (milieumanagement) in 2015 dat de gemeenschappelijke basisstructuur bij een breder scala van gebruikers bekend is geworden. In maart 2018 werd ISO 45001 (gezondheid en veiligheid op het werk) toegevoegd, en in augustus 2018 ISO 50001 (energiemanagement).

Vandaag kan worden gesteld dat met de gemeenschappelijke basisstructuur, de High Level Structure (de toekomstige Harmonized Structure), een geïntegreerd managementsysteem aanzienlijk efficiënter is. De innovaties hebben hun waarde bewezen, en zonder voorbehoud: organisaties waarvan het managementsysteem - bijvoorbeeld volgens ISO 9001 - is gebouwd op basis van de High Level Structure hebben een merkbaar voordeel bij de integratie en implementatie van verdere, onderwerpspecifieke eisen.

 

Voordelen van de High Level Structure

De toepassing van verschillende normen in een geïntegreerd managementsysteem wordt veel eenvoudiger, bijvoorbeeld bij de combinatie van kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging. Dit is vooral het geval als aan de fundamentele eis van alle toegepaste normensets is voldaan: namelijk de volledige integratie van de respectieve normeisen in het bestaande managementsysteem en dus in de algemene bedrijfsprocessen van een bedrijf.

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen:

  • De uniforme structuur en het gebruik van identieke kernteksten, termen en definities maken het voor gebruikers gemakkelijker om een norm te begrijpen.
  • Dankzij de standaardisatie kunnen vakspecifieke vereisten sneller in een bestaand systeem geïntegreerd worden; in de meeste gevallen vormt ISO 9001 het uitgangspunt.
  • Met HLS wordt de invoering van verschillende managementsystemen, bijvoorbeeld kwaliteit, milieu, informatiebeveiliging, veel eenvoudiger en efficiënter. Ook dubbel werk en inspanningen op het gebied van documentatie worden verminderd.
  • Met een geïntegreerd managementsysteem kunnen audits (intern en extern) gemakkelijker worden uitgevoerd, of volgens verschillende normen tegelijk, en kunnen synergieën worden benut.

 

Heeft een geïntegreerd managementsysteem met een gemeenschappelijke structuur ook nadelen?

De relevante normen ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 50001 hadden al bepaalde overeenkomsten qua structuur en inhoud. Pas met HLS werd echter een structuur gecreëerd die het veel gemakkelijker of zelfs onmogelijk maakt om de eisen van verschillende regelgevingen tot in de kleinste hoekjes van een bedrijf te integreren. Dit is met name duidelijk in het geval van veiligheid en gezondheid op het werk met de High Level Structure in ISO 45001.

Als een bedrijf een geïntegreerd systeem met een gemeenschappelijke structuur gebruikt, levert dit geen nadelen op - noch van de uniforme structuur, noch van de terminologie. Er is ook geen eis dat de terminologie moet worden gebruikt in de gedocumenteerde informatie van een bedrijf.

In ISO 9001:2015 vindt u twee informatieve bijlagen. Hoewel deze geen eisen bevatten, worden ze wel aanbevolen.

  • Bijlage A: Verduidelijking van nieuwe structuur, terminologie en concepten.
  • Bijlage B: Andere internationale normen over kwaliteitsmanagement en kwaliteitsmanagementsystemen.

DQS - auditeren met toegevoegde waarde voor uw geïntegreerd managementsysteem

Bedrijven met een geïntegreerd managementsysteem op basis van de High Level Structure (de toekomstige Harmonized Structure) streven ernaar interfaceproblemen en doublures te vermijden, middelen te bundelen en synergieën te benutten - met andere woorden, een holistische kijk op hun operationele processen te hebben. En dat is precies hoe onze auditors controleren.

De gecombineerde, gelijktijdige certificering van een geïntegreerd systeem biedt tal van mogelijkheden dankzij de themaoverschrijdende aanpak. Een DQS-audit identificeert bijvoorbeeld niet alleen verbeteringspotentieel, maar ook tegenstrijdigheden tussen de verschillende vakgebieden.

Het is voor ons belangrijk dat u onze audit niet als een audit, maar als een verrijking voor uw managementsysteem ziet. Onze claim begint altijd waar auditchecklisten eindigen. Houdt u ons aan ons woord!

DQS. Want niet alle audits zijn gelijk.

Heeft u vragen over de certificering van uw kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001? Kom meer te weten. Geheel vrijblijvend en kosteloos.

Vraag indienen
Auteur
Ute Droege

DQS-expert voor kwaliteitsmanagementsystemen, sinds lange tijd auditor en ervaren trainer voor ISO 9001.

Loading...