ISO 19011 - Gérer les audits internes avec compétence

SOMMAIRE

• ISO 19011 - Quel est le contenu principal ?
• Outil universel pour la mise en œuvre de la compétence d'audit
• Les thèmes centraux de la norme ISO 19011
• Planifier et réaliser différemment les audits internes
• Audits à distance
• Compétence des auditeurs
• Comment gérer les audits de manière compétente avec la norme ISO 19011 - Conclusion

ISO 19011 - Quel est le contenu essentiel ?

Avec la norme de qualité ISO 9001:2015, un certain nombre de nouveaux aspects de la gestion ont trouvé leur place dans les stratégies des entreprises - des termes comme "orientation vers les processus" ou "approche fondée sur les risques" font désormais partie du travail quotidien. Naturellement, il a fallu adapter à cette évolution la norme ISO 19011, le guide mondial de référence pour l'audit des systèmes de management.

Dans le cadre d'un processus d'amélioration continue, la planification, l'exécution et le suivi des audits doivent être régulièrement examinés. La norme fournit des conseils sur l'audit d'un système de gestion, les principes d'audit, la gestion et la mise en œuvre d'un programme d'audit et l'évaluation des compétences des personnes qui participent au processus d'audit. Les petits guides en annexe de la norme qui couvrent ces domaines méritent également d'être lus :

• Approche processus de l'audit
• Leadership et engagement en matière d'audit
• Audit des risques et des opportunités
• Cycle de vie
• Jugement professionnel
• Résultats
• Vérification de la conformité d'un système de gestion

ISO 19011 - Outil universel pour la mise en œuvre de l'audit de compétence

La ligne directrice internationale DIN EN ISO 19011:2018 contient des conseils et des lignes directrices pour l'audit de tout type de système de management. Les directives portent sur la gestion des programmes d'audit, la conduite des audits internes et des audits de fournisseurs, ainsi que sur la qualification et l'évaluation des auditeurs.

Ces lignes directrices peuvent être appliquées par des organisations de tous types et de toutes tailles, en mettant l'accent sur les audits de première et de deuxième ligne (audits internes et audits de fournisseurs). Cependant, le guide est également extrêmement utile pour les auditeurs externes du secteur de la certification, bien qu'il ne soit pas obligatoire. Il peut être utilisé pour tous les systèmes de gestion tels que ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 et ISO 50001 et leurs processus - y compris les systèmes de gestion intégrés.

Les thèmes centraux de la norme ISO 19011

L'approche fondée sur le risque

L'approche fondée sur le risque prend en compte les risques et les opportunités et influence de manière significative la planification, l'exécution et le rapport de l'audit. Cela inclut des risques, tels que des auditeurs insuffisamment qualifiés pour atteindre les objectifs d'audit. Mais les opportunités jouent également un rôle, comme l'audit des questions de gestion courante, en vue de mettre en œuvre une restructuration dans l'organisation ou de traiter le GDPR.

L'idée sous-jacente est de concentrer davantage les audits sur les questions pertinentes pour le client et sur la réalisation des objectifs du programme d'audit.

ISO 19011 - Gestion du programme d'audit

Cette section de la norme se concentre sur ce qui importe finalement lors de la réalisation des audits :

Il y a donc une forte référence à la direction stratégique de l'organisation - son contexte, ses objectifs et les risques et opportunités identifiés. L'application d'une approche processus est une condition préalable à toutes les normes de systèmes de gestion. Tous les processus pertinents et leurs interactions doivent donc être surveillés. Cela devrait être connu en particulier de ceux qui commandent les audits (par exemple la direction générale) afin que des affectations claires puissent être faites.

Une planification adéquate de l'audit doit prendre en compte, entre autres, les éléments suivants :

• Complexité de l'activité et des processus
• Lieux, avec toutes les caractéristiques spéciales
• Spin-offs
• Exigences en matière de sécurité et de confidentialité des informations

En pratique, il est déjà courant aujourd'hui de rendre la planification du programme d'audit plus flexible et pas nécessairement fixe, par exemple sur 3 ans. Les processus présentant des risques plus élevés ou des niveaux de performance plus faibles doivent être sélectionnés et les questions d'actualité doivent être accompagnées d'audits.

ISO 19011 - Réalisation d'un audit

L'approche fondée sur le risque devrait influencer de manière significative la planification, l'exécution et le rapport d'audit, notamment en ce qui concerne l'efficacité des activités d'audit, la réalisation des objectifs d'audit et l'évaluation des conclusions liées aux risques et aux opportunités. Les objectifs d'audit ne sont pas nouveaux dans la norme. Dans la pratique, cependant, ils sont souvent sous-utilisés, même s'ils constituent le "fil rouge" de l'audit, en plus des critères d'audit.

Les objectifs de l'audit doivent porter sur

• la maturité du système de gestion, des processus et des autres critères d'audit
• l'efficacité du système de gestion et les résultats escomptés, par exemple par rapport aux objectifs du processus
• l'identification des possibilités d'amélioration potentielle, par exemple en matière d'efficacité et de numérisation
• l'adéquation, la pertinence et la compétence du système de gestion par rapport au contexte (changeant) et à l'orientation stratégique.

Les objectifs de l'audit doivent porter sur

• la maturité du système de gestion, des processus et des autres critères d'audit
• l'efficacité du système de gestion et les résultats escomptés, par exemple par rapport aux objectifs du processus
• l'identification des possibilités d'amélioration potentielle, par exemple en matière d'efficacité et de numérisation
• l'adéquation, la pertinence et la compétence du système de management par rapport au contexte (changeant) et à l'orientation stratégique

ISO 19011 - planifier et réaliser différemment les audits internes

Les audits internes ne sont pas toujours attrayants du point de vue des parties prenantes. Cependant, la norme ISO 19011 contient de nombreuses approches permettant de mener les audits internes de manière différente. Avec une approche différente de la planification de l'audit, de nouveaux objectifs d'audit et des méthodes alternatives, les auditeurs internes peuvent obtenir des résultats étonnants - et créer une attente positive de l'audit.

ISO 19011 - Audits à distance

La ligne directrice ISO 19011:2018 s'intéresse également à la numérisation. D'une part, cela concerne l'audit lui-même, qui implique de plus en plus l'utilisation d'une tablette ou d'un ordinateur portable. L'efficacité de ces appareils doit être vérifiée pour le processus d'audit, par exemple en termes d'écriture et de reconnaissance vocale, de photos ou de vidéos (ceci avec autorisation).

Le recours aux audits à distance doit toujours être soigneusement étudié, car toutes les situations ne peuvent pas être évaluées de manière adéquate à distance. Par exemple, les documents pertinents peuvent ne pas être visualisés correctement. Et souvent, ce sont les petites choses, l'environnement d'un lieu de travail ou les étapes individuelles de la production, qui sont nécessaires pour une évaluation adéquate.

ISO 19011 - Compétence des auditeurs

La norme spécifie d'assurer dans les audits selon ISO 19011 l'évaluation de la compétence des personnes impliquées dans le processus d'audit, par exemple en ce qui concerne une compétence (générale) suffisante dans l'équipe d'audit ou la supervision des experts. Cette compétence porte également sur des aptitudes telles que l'utilisation de méthodes d'audit, la compréhension et l'application de l'approche axée sur les processus et les risques dans le cadre de l'audit, ou le type et le degré de risques et d'opportunités, et ne se limite donc pas aux connaissances et aptitudes pures.

Des compétences en communication sont également requises, par exemple une coopération efficace, la confiance en soi, un comportement confiant en cas de désaccord, des techniques de questionnement, par exemple avec des questions ouvertes et fermées, et bien sûr l'utilisation confiante des technologies de l'information et de la communication.

Les responsables des équipes d'audit doivent également être en mesure de déléguer, c'est-à-dire d'attribuer les tâches d'audit en fonction des compétences spécifiques de chaque auditeur. Ils doivent être capables de suivre la gestion, c'est-à-dire de discuter des questions stratégiques, y compris les risques et les opportunités, avec la direction générale. Et ils doivent être capables de diriger, c'est-à-dire de guider et d'orienter les membres de l'équipe d'audit, y compris les auditeurs en formation - en bref, ils doivent être des modèles.

Comment gérer les audits de manière compétente avec la norme ISO 19011 - Conclusion

Le guide ISO 19011 s'intègre parfaitement aux normes actuelles des systèmes de management. La référence stratégique fixe des objectifs d'audit clairs afin d'accroître le bénéfice de l'audit. Les conclusions portent non seulement sur la conformité, mais aussi sur le potentiel d'amélioration et les meilleures pratiques.

Dans la pratique, ce n'est pas toujours évident. Par conséquent, utilisez le guide comme une impulsion pour votre processus d'audit, vos méthodes et les compétences d'audit requises.

Expertise et confiance

Depuis sa fondation en 1985 en tant que premier certificateur allemand de systèmes de gestion, DQS s'est engagé à assurer le succès durable de ses clients. DQS s'engage à assurer le succès durable de ses clients. Grâce à des audits à valeur ajoutée et à des concepts axés sur le client, nous accompagnons les organisations sur la voie de l'excellence commerciale.

Outre l'évaluation selon les normes des systèmes de gestion individuels, l'audit combiné et simultané de systèmes de gestion entièrement intégrés vous offre de nombreuses possibilités. L'évaluation multithématique exploite les synergies tout en identifiant les interactions et les contradictions entre les différents domaines thématiques.

Dans le cadre de la norme ISO 19011, nous proposons également des audits de seconde partie en tant que service, par exemple des audits de fournisseurs.

Afin d'accroître les avantages pour nos clients, nous mettons l'accent sur leurs multiples qualifications lors de la sélection et de la formation de nos auditeurs : Les auditeurs du DQS traitent en moyenne au moins trois ensembles de règles. Prenez-nous au mot. Nous sommes impatients de vous parler. Nous contacter.