El proceso de certificación DQS para sistemas de gestión

El proceso de certificación de los sistemas de gestión suele abarcar varios pasos y, en la mayoría de los casos, termina con un informe de auditoría que documenta los resultados de la misma y el certificado. Nuestras auditorías cumplen el objetivo general de demostrar la eficacia y la conformidad con las normas o especificaciones internacionales. Pero pueden hacer más: Las auditorías de DQS son una herramienta especialmente eficaz para seguir desarrollando su sistema de gestión. Usted adquiere un conocimiento más intenso y una comprensión más profunda de su organización, y puede mejorarla de forma específica.

Entrevista inicial y definición de objetivos

El proceso de certificación DQS comienza con el conocimiento mutuo y el intercambio de información inicial para una oferta significativa. Durante este proceso, nos gustaría conocer la situación individual de su empresa, su tamaño, sus procesos especiales y el nivel de madurez de su sistema de gestión. Todos estos factores son importantes para determinar la duración de la auditoría y la cualificación de nuestros auditores. Se registran en los llamados datos básicos de su empresa.

Sin embargo, para poder preparar un presupuesto detallado adaptado a las necesidades individuales de su organización y que incluya todos los servicios pertinentes, también preguntamos sobre ciertas expectativas de su empresa: ¿Cuáles son los requisitos para el uso estratégico de los sistemas de gestión? ¿Qué objetivos están asociados a la certificación?

Planificación del proyecto y preauditoría (opcional)

La planificación de la misma debe completarse 120 días antes de la auditoría de certificación. Para garantizar la fiabilidad de esta planificación, DQS utiliza pasos de proceso automatizados para disponer de toda la información importante con un clic de ratón antes, durante y después de la auditoría. Sin embargo, lo que importa igualmente en la fase de planificación es nuestro diálogo con usted.

Además de dotar de personal al equipo de auditoría, esto implica identificar e involucrar a las partes de la organización que se van a auditar y a las personas de contacto en una fase temprana. Especialmente en el caso de las auditorías combinadas o de los procedimientos complejos de muestreo y matrices, las reuniones y talleres de planificación preparatoria han demostrado ser casi indispensables. Los equipos de planificación de apoyo al cliente de DQS cuentan con el apoyo de expertos establecidos tanto en normas como en la industria, que a menudo son también auditores experimentados.

En muchos casos, ha resultado útil realizar una preauditoría. Este servicio opcional ayuda a su organización a prepararse específicamente para la certificación real, basándose en los puntos fuertes identificados o en el potencial de mejora.

Auditoría de certificación, fases 1 y 2

El proceso de certificación propiamente dicho comienza con el análisis del sistema (fase de auditoría 1). El análisis del sistema es un paso necesario para las certificaciones iniciales, así como, en parte, para la asunción de los certificados existentes. Se centra en la evaluación de la documentación del sistema y la revisión de los resultados de las evaluaciones de gestión y las auditorías internas. Nuestros auditores determinan si su sistema de gestión está suficientemente desarrollado y preparado para la certificación. Su auditor de DQS le explica los resultados y organiza los pasos adicionales que debe dar para preparar la auditoría del sistema in situ.

En la auditoría del sistema (fase de auditoría 2), el auditor o el equipo de auditores suele evaluar la eficacia de su sistema de gestión en el lugar de producción o servicio (in situ). En casos excepcionales, también se puede realizar, sustituir o complementar una auditoría a distancia (auditoría remota, no in situ).

Mientras que el análisis del sistema se centra en la estructura y la documentación ("¿Qué se describe?"), la auditoría del sistema se ocupa de lo que realmente se aplica. Utilizando las normas y especificaciones de los sistemas de gestión, se evalúa la eficacia de todas las áreas funcionales y los procesos del sistema de gestión.

Todas las conclusiones de las observaciones, revisiones y entrevistas se incorporan al resultado de la auditoría, que se presenta y explica al cliente en la reunión final. En caso de no conformidad, se acuerdan planes de acción.

Evaluación del sistema

Como organismo de certificación independiente, DQS vuelve a evaluar los resultados de la auditoría como parte de la evaluación del sistema . En el transcurso de la llamada revisión técnica, determinamos si la auditoría se ha realizado correctamente, si todos los documentos requeridos están completos y si se ha demostrado que los requisitos de la norma para el sistema de gestión se cumplen adecuadamente. Sólo entonces se toma la decisión de emitir el certificado. El cliente recibe entonces el informe de la auditoría.

El certificado

Si su auditor DQS recomienda la emisión de un certificado después de la auditoría del sistema, tal vez sujeto a condiciones, y la revisión técnica confirma esta evaluación, se emite el certificado correspondiente.
Este certificado es la expresión externa visible de una evaluación neutral e independiente. Demuestra que su organización aplica uno o varios sistemas de gestión de forma adecuada y eficaz y que, por lo tanto, ha creado estructuras para satisfacer las expectativas específicas de los clientes o los requisitos legales.

Sin embargo, para muchos clientes de DQS, el certificado es sólo una faceta de la certificación. Su atención se centra en las indicaciones de mejora o los riesgos que reciben durante la evaluación. Los auditores de DQS adoptan una visión prospectiva de la eficacia de los sistemas de gestión, incluidos los procesos de cambio en las organizaciones, y dialogan activamente con la dirección. De este modo, ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos y metas estratégicas y a asegurarse la confianza de sus socios comerciales a largo plazo.

Auditorías de vigilancia

En el caso de las normas acreditadas, un certificado suele tener una validez de tres años. Sin embargo, para que siga siendo válido a lo largo de su vigencia, debe ser verificado anualmente. Por ello, los auditores de DQS realizan breves auditorías de vigilancia durante el primer y el segundo año tras la emisión del certificado, en las que examinan, por ejemplo, la eficacia de los componentes esenciales del sistema o de las medidas correctivas y preventivas.

Recertificación

Al final del ciclo de 3 años, se realiza la recertificación . En cuanto al alcance de la evaluación, corresponde a la auditoría del sistema durante la certificación inicial. Sin embargo, en el segundo, tercer y posteriores ciclos, los auditores también tienen en cuenta la mayor madurez y rendimiento del sistema de gestión. Así, la revisión anual apoya el desarrollo continuo de las empresas: es un incentivo para la gestión, impulsa la mejora continua y evita los puntos ciegos.