Proces neustálého zlepšování (CIP), známý také jako proces neustálého zlepšování, je metoda z oblasti managementu kvality (ISO 9001), jejímž cílem je neustále dosahovat malých zlepšení kvality procesů, kvality výrobků, schopnosti dodávek a kvality služeb.
Celkovým cílem je zvýšit efektivitu a kvalitu v organizacích nebo společnostech prostřednictvím neustálého zlepšování interních postupů a procesů.
OBSAH
Proces neustálého zlepšování má své kořeny v automobilovém průmyslu 50. let 20. století, konkrétně v japonském principu "Kaizen ", což znamená "změna k lepšímu". Charakteristickým rysem Kaizen je, že zlepšování by mělo být postupné a v malém měřítku. Jako důsledně sledovaná cesta malého pokroku, která se vždy opakuje a nikdy nekončí. Kaizen neboli CIP není určen pro krátkodobý úspěch. Podniky jsou v něm úspěšné, pokud se tímto principem důsledně řídí a trvale pracují na zlepšování.
Aby organizace dosáhla dlouhodobého úspěchu díky využívání procesu neustálého zlepšování, musí všichni zúčastnění táhnout za jeden provaz a být ochotni neustále provádět drobná zlepšení v rámci své práce. Aby se tak stalo, je důležité, aby byly vytvořeny správné rámcové podmínky.
Nejvyšší vedení musí učinit vědomé rozhodnutí ve prospěch CIP a upevnit jej v podnikové kultuře. Toho lze dosáhnout prostřednictvím dalších vzdělávacích opatření, začleněním cyklu PDCA do procesů a pracovních postupů a zpřístupněním pracovního času.
Všichni zúčastnění si musí být vědomi, že v případě procesu neustálého zlepšování nedochází k náhlým změnám. Místo toho jde o postupnou optimalizaci a zdokonalování nejdůležitějších oblastí podniku.
Důležitým rysem procesu neustálého zlepšování je, že zlepšení plánují a realizují nejen manažeři, ale především samotní zaměstnanci. Tato přímá realizace všemi účastníky procesů má v CIP velký význam.
Cílem metody CIP je motivovat zaměstnance k aktivní účasti na procesu neustálého zlepšování, čímž se jejich úkolem stává identifikace a realizace zlepšení v jejich oblasti. Z dlouhodobého hlediska vedou tyto drobné optimalizace ke zvýšení kvality výrobků a procesů, ale také služeb.
Prostřednictvím CIP lze zefektivnit a zjednodušit všechny stávající procesy ve firmě. Díky efektivnějším pracovním postupům se ušetří náklady, výrobky a/nebo služby se více přizpůsobí požadavkům zákazníků, zlepší se služby a sníží se plýtvání všeho druhu.
Pokud jednotlivé implementace nejsou možné, musí vrcholový management srozumitelně vysvětlit proč. Úspěšný proces neustálého zlepšování vyžaduje vhodnou podnikovou kulturu a aktivní projevování CIP ze strany vedení. Z výsledků procesu neustálého učení pak mají prospěch všichni.
Cyklus malých kroků se odráží v cyklu PDCA. Dodnes je nejdůležitějším nástrojem řízení neustálého zlepšování. PDCA je zkratka pro Plánuj - Udělej - Zkontroluj - Jednej. PDCA je proces neustálého zjišťování a řešení problémů ve čtyřech krocích.
Související metodou je metoda SDCA (Standardize-Do-Check-Act).
Cyklus PDCA je proces, který se opakuje stále dokola, teoreticky do nekonečna, a poskytuje základ pro neustálé zlepšování systému řízení. Počátky tohoto modelu, známého také jako Shewhartův cyklus nebo Demingův cyklus, sahají do počátku 30. let 20. století.
Původně třístupňový model amerického fyzika a statistika Waltera Andrewa Shewharta později doplnil jeho žák William Edward Deming o čtvrtý krok.
Demingův cyklus byl za druhé světové války využíván pro vojenské účely s ohledem na zlepšování kvality válečné techniky, ale po roce 1945 se mu nepodařilo prosadit v civilním sektoru ani v USA, ani v Evropě.
Model se nakonec dostal do východoasijské země na počátku 50. let 20. století v rámci rekonstrukce japonské ekonomiky a průmyslu z Demingovy iniciativy, kde se stal úspěšným.
Teprve v 80. letech 20. století se model znovu objevil na Západě pod Demingem zvoleným názvem PDCA cyklus. S normou řízení kvality ISO 9001 si cyklus PDCA konečně našel cestu do světa systémů řízení, kde od té doby úspěšně funguje po celém světě jako ucelený podnikový přístup.
Od zavedení společné základní struktury norem ISO pro systémy managementu (High Level Structure - HLS) v roce 2012 je přiřazení kapitol norem ke čtyřem fázím cyklu PDCA jasně rozpoznatelné. Uživatelé norem na celém světě si toho však všimli až s revizí norem ISO 9001 a ISO 14001 v roce 2015. Normy ISO považují kapitolu 4 (Kontext organizace) za rámec systému řízení, v němž cyklus PDCA funguje. Kapitola 5, zdůrazňující odpovědnost a povinnosti vrcholového vedení v systému řízení, se nyní nachází v centru cyklu PDCA.
Fáze PLÁNOVÁNÍ zahrnuje kapitolu 6 (Plánování), kde je splnění standardních požadavků z kapitol 4 a 5 předpokladem pro smysluplné a perspektivní plánování v kapitole 6. Kapitoly 7 (Podpora) a 8 (Provoz) jsou přiřazeny fázi DO. Kapitola 9 (Hodnocení výkonnosti) s prováděním interních auditů a přezkoumání vedením představuje fázi CHECK a kapitola 10 (Zlepšování) označuje fázi ACT.
Při řízení podnikových procesů a jejich neustálém zlepšování v rámci cyklu PDCA je kladen důraz na myšlení založené na rizicích a příležitostech (kapitola 6).
Plánuj - Dělej - Kontroluj - Jednej. Ve fázi PLÁNUJ je prvním krokem identifikace problémů, tj. zjištění současného stavu. Položeny jsou minimálně následující otázky:
V dalším kroku se problém nejprve zúží, tj. konkrétně popíše, na základě dříve zjištěného skutečného stavu a poté se analyzuje. Analýza umožňuje stanovit vhodné cíle, včetně opatření nezbytných k jejich dosažení.
Fáze DO
Ve fázi Do jsou opatření definovaná ve fázi Plán nejprve zkušebně realizována všemi zaměstnanci firmy, kteří se zabývají stávajícím problémem. Rozhodující je, že opatření ještě nejsou implementována plošně, tj. definitivně, ale že se ještě čeká na reakce (trhu).
Fáze CHECK
V této fázi je ústřední otázkou: Dosáhl podnik svého cíle v testovací fázi? Aby bylo možné na tuto otázku náležitě odpovědět, vyhodnocují se údaje shromážděné ve fázi Do a podrobují se hodnocení. Pokud je stále potřeba něco upravit, je třeba v této fázi přijmout opatření, a pokud je to nutné, je třeba opatření stáhnout. Před přechodem do fáze Act musí být všechny problémy vyřešeny.
Fáze ACT
Ve fázi Act dochází ke standardizaci s ohledem na strategie, koncepty, činnosti a objekty. Vzniká tak nový aktuální stav, který představuje míru věcí pro nejbližší budoucnost s ohledem na všechny procesy a musí být pečlivě zdokumentován. Aktuální stav je obvykle základem pro certifikaci systému managementu.
Fáze PLÁNOVÁNÍ již v zásadě začíná znovu standardizací - cyklus PDCA se opakuje, probíhá neustálé zlepšování.
V mnoha německých podnicích a organizacích si proces neustálého zlepšování našel v posledních třech desetiletích cestu do firemní kultury a je řízen prostřednictvím cyklu PDCA. Proces neustálého zlepšování je dnes součástí všech moderních standardů systémů řízení, například v oblasti řízení kvality, environmentálního řízení a řízení bezpečnosti informací. Cyklus PDCA se také již dávno neomezuje pouze na výrobu a používá se ve všech odvětvích, ve službách i v administrativních strukturách podniků.
Souvisejícími koncepty jsou například aktivní řízení změn (AVM), řízení nápadů a firemní schémata návrhů, ale také výrobní systém Toyota, protože tato společnost se díky využívání procesu neustálého zlepšování dokázala stát vyhledávanou značkou.
Jedním ze způsobů zavádění procesů neustálého zlepšování v organizacích jsou kruhy kvality jako vnitropodnikové pracovní skupiny nebo projekty založené na metodice Six Sigma, v nichž kvalifikovaný odborník působí jako vedoucí projektu.
DQS expertka pro systémy řízení kvality, dlouholetá auditorka a zkušená školitelka pro ISO 9001.
