Šta je sertifikacija?

Sertifikacija - definicija

Sertifikacija je potvrda „treće strane“ da su zahtevi međunarodnih standarda, industrijskih specifikacija ili tehničkih pravila ispunjeni. Sertifikacija se zasniva na oceni usaglašenosti u kojoj se proverava ispunjenost zahteva. Predmet takvih ocena mogu biti, na primer, proizvodi, projekti, procesi ili sistemi upravljanja.

Sertifikacija: certus facere (lat.) = "napraviti nešto bezbedno"

Reč sertifikacija potiče od latinske fraze „certus facere“, doslovno „napraviti nešto bezbedno“. „Učiniti nešto bezbednim“ se izražava u potvrdi ili izjavi da je ocena usaglašenosti pokazala usaglašenost sa određenim zahtevima, na primer putem eksterne provere. Krajnji opipljivi rezultat sertifikacije je odgovarajući sertifikat.

Proces sertifikacije

Osnovni preduslov za sertifikaciju je nezavisno, nepristrasno i objektivno ocenjivanje od strane kompetentne treće strane, kao što je sertifikaciono telo DQS.

U kontekstu sertifikacije, sertifikacioni audit je uvek deo procesa sertifikacije koji je dizajniran da traje. Ovo uključuje kompletnu proveru sistema i praćenje sistema, koji pokriva period od najmanje tri godine.

U toku sertifikacione provere, naši proveravači proveravaju usaglašenost sa specifičnim standardima ili skupovima pravila, obično na licu mesta na lokaciji klijenta. U izuzetnim slučajevima, sertifikacija se takođe može delimično sprovesti, zameniti ili dopuniti proverama na daljinu (remote audit).

Obično se sertifikaciona provera završava izveštajem sa provere koji dokumentuje rezultate provere. Kada se usaglašenost utvrdi i potvrdi od strane DQS sertifikacionog odbora, to se zvanično potvrđuje dokumentom - sertifikatom. I obim i period važenja sertifikacije su navedeni na sertifikatu.

Koje vrste sertifikacija postoje?

Sertifikati sistema i proizvoda su relevantni za oblast delatnosti DQS-a. Prvi su obično sertifikacije sistema upravljanja prema priznatim standardima, industrijskim specifikacijama i tehničkim pravilima. Pored toga, postoje različite provere u posebnim oblastima kao što su provere procesa, provere dobavljača, misteriozne provere, itd., gde se obično ne izdaju sertifikati. Umesto toga, kupci dobijaju potvrde o usaglašenosti ili detaljne izveštaje.

Koji ISO sertifikati postoje?

ISO standardi za ocenu sistema sistema menadžmenta često su poznati u preduzećima po njihovoj numeraciji, pre svega standardu upravljanja kvalitetom ISO 9001. Od 2012. godine, svi standardi ISO sistema menadžmenta postepeno se pretvaraju u zajedničku osnovnu strukturu, strukturu visokog nivoa, koja pojednostavljuje i implementaciju i audit i sertifikaciju integrisanih sistema upravljanja.

Sledeći standardi sistema upravljanja su najčešće korišćeni širom sveta:

• ISO 9001 - Menadžment kvalitetom
• ISO 13485 - Medicinska sredstva
• ISO 14001 - Menadžment zaštitom životne sredine
• ISO 15378 - Primarni materijali za pakovanje farmaceutskih proizvoda
• ISO 22000 - Bezbednost hrane 
• ISO 26000 - Menadžment održivošću
• ISO 27001 - Informaciona bezbednost
• ISO 45001 - Bezbednost i zdravlje na radu
• ISO 50001 - Energetski menadžment

Ko može da bude sertifikovan?

Bilo koja kompanija ili organizacija koja je uvela sistem upravljanja u skladu sa zahtevima standarda, specifikacijom ili tehničkim pravilom koji može da se sertifikuje, može da ga proverava ili sertifikuje od strane odobrenog (akreditovanog) sertifikacionog tela u skladu sa zahtevima navedenim u tom dokumentu. Veličina, tip ili industrija kompanije nisu bitni.

Na koga se odnosi sertifikat o zdravstvenoj zaštiti?

Za kompanije kao što su proizvođači medicinskih uređaja, dobavljači, bolnice i medicinske ustanove koje moraju da posluju u skladu sa zakonskim zahtevima, ali ne podležu obaveznoj sertifikaciji (npr. prema Evropskom zakonu o medicinskim sredstvima), sertifikacija sistema upravljanja kvalitetom u skladu sa ISO 13485 i/ili ISO 9001 pružaju dobru osnovu za dokazivanje performansi zahtevima kupaca i zainteresovanim stranama. Treba napomenuti da uslužne kompanije u sektoru socijalne i zdravstvene zaštite ne mogu biti sertifikovane prema ISO 13485.

Uvođenje i sertifikacija sistema menadžmenta kvalitetom zasnovanog na drugim nacionalnim i međunarodnim standardima (na primer, ISO 15378 GMP standard za primarne materijale za pakovanje farmaceutskih proizvoda, ISO 15224 zdravstvene usluge) treba da bude strateška odluka organizacije u cilju kontinualne usaglašenosti, a dugoročno zbog povećanja zahteva tržišta.

Zašto bi kompanije trebalo da sertifikuju svoj sistem upravljanja?

Sertifikacija je uvek korisna za kompaniju kada se dugoročno garantuje efektivnost i efikasnost njenog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda.

Sertifikacija sistema menadžmenta od strane nezavisne treće strane kao što je DQS ima mnoge prednosti koje prevazilaze puku potvrdu usaglašenosti sa zahtevima standarda. Sertifikovani sistem upravljanja vam pomaže da trajno poboljšate svoju konkurentnost što će se reflektovati na poslovni uspeh. Sa ISO sertifikatom pokazujete svojim kupcima, konkurentima, dobavljačima, zaposlenima i investitorima da primenjujete priznate zahteve standarda. I pokazujete dugoročno uspešno upravljanje vašom kompanijom.

Redovni proces sertifikacije, od sertifikacione provere i periodičnih godišnjeg nadzornih provera do resertifikacije, promoviše osećaj odgovornosti, posvećenosti i motivacije među zaposlenima, što dovodi do ukupnog povećanja učinka u kompaniji.

Koje su prednosti sertifikacije?

Sertifikacija daje kompanijama priliku da poboljšaju svoju tržišnu poziciju. Na primer, ISO sertifikovan sistem upravljanja kvalitetom (ISO 9001) omogućava kompaniji da pokaže svoje visoke standarde kvaliteta sertifikatom. Štaviše, sertifikacija može da pruži dodatnu sigurnost u oblasti odgovornosti za proizvod, jer sertifikat služi kao dokaz da su proizvodi proizvedeni u skladu sa sertifikovanim procesom, između ostalog.

Ali kompanije takođe mogu imati interne koristi od sertifikacije, pošto ceo proces sertifikacije otkriva potencijalne slabosti koje se mogu otkloniti. Pored toga, svi zaposleni se ohrabruju da se pridržavaju navedenih zahteva standarda i aktivno učestvuju u održanju sistema upravljanja.

Ostale prednosti, na prvi pogled:

• Holistički, objektivni eksterni pogled na ljude, procese, sisteme ili proizvode i rezultate
• Visok stepen sigurnosti u donošenju odluka
• Sigurnost u efikasnost procesa za liderstvo i poboljšanje 
• Međunarodno priznat sertifikat kao dokaz uspešnosti
• Poboljšan imidž i konkurentnost
• Jačanje poverenja i sigurnosti zaposlenih

Koja je vrednost sertifikacije za moju kompaniju?

Pored vrednosti koju sertifikacija ima eksterno kao signal pune usaglašenosti sa određenim zahtevima standarda, specifikacija ili tehničkih pravila, eksterne provere tokom celog procesa sertifikacije takođe deluju kao vredan interni podsticaj.

Kompanije i organizacije svih vrsta, bilo da se radi o proizvodnim preduzećima, kvalifikovanim zanatima, pružaocima usluga ili državnim organima – svi oni imaju koristi od inovativne moći naših audita, koje najvišem menadžmentu i celom izvršnom timu pružaju sigurnost u efikasnost procesa, i otkrivanja gde leže snage i slabosti kompanije. Ovo znanje omogućava da se proizvodi, usluge, aspekti održivosti ili bezbednosti unaprede na ciljani način i prilagode zahtevima kupaca.

Eksterni sertifikacioni audit štiti od "mrtvih uglova". Sa tim ciljem uzimamo u obzir individualnu situaciju svake organizacije: specifične ciljeve kompanije, posebne procese, složenost poslovnih aktivnosti, različite nivoe zrelosti i individualne potrebe. A kada sertifikacioni audit prati i izdavanje sertifikata, to takođe otvara put ka novim odnosima sa dobavljačima i tržištima.

Koji su zahtevi za sertifikaciju?

Pošto se sertifikacije uvek odvijaju u skladu sa standardom, specifikacijom, tehničkim pravilom ili drugim zahtevima, odgovarajući zahtevi moraju već biti primenjeni u sistemu upravljanja i u upotrebi. Ako se tokom audita utvrdi potpuna usaglašenost, nadležni odbor DQS će izdati preporuku za sertifikaciju.

Kako se uspešno pripremiti za sertifikaciju?

Kompanije koje se prijave za sertifikaciju treba da obezbede da su zahtevi osnovnih zahteva u velikoj meri ispunjeni. Ovo bi trebalo da se uradi putem internih provera od strane obučenih proveravača uoči zakazane sertifikacione provere. DQS takođe nudi našim klijentima odgovarajuće pred-provere, GAP analize ili delta provere ako je potrebno.

Koji je proces sertifikacije za sisteme upravljanja?

Ako kompanija želi da ima svoj sistem menadžmenta sertifikovan u skladu sa određenim standardom, ona mora da bude usaglašena sa zahtevima ovog standarda,  i da uspešno realizuje proveru od nezavisne objektivne strane, kao što je sertifikaciono teloDQS („provera treće strane“).

Prema međunarodnom standardu ISO/IEC 17000, procena usaglašenosti koja je u osnovi sertifikacije predviđa tri faze:

Izbor

Planiranje i priprema, prikupljanje informacija i ulaznih varijabli kao osnova za naknadno ocenjivanje.

Spremnost

Ocenjiivanje da li sistem menadžmenta kao predmet ocenjivanja usaglašenosti ispunjava zahteve standarda, na primer ISO 9001 ili ISO 14001.

Evaluacija - Odluka - Potvrda

1. Ocena rezultata provere, koji su dostupni u obliku audit izveštaja sertifikacije.
2. Odluka, na osnovu evaluacije, da li se može izvršiti potvrđivanje, a time i izdavanje sertifikata.

U praksi, ove tri faze su integrisane u proces sertifikacije koji se, u zavisnosti od sertifikatora, razlikuje u detaljima izvršenja, terminologiji i, gde je primenljivo, dodatnim ponudama.

Detalje o procesu DQS sertifikacije za sisteme upravljanja možete pronaći ovde.

Koliko dugo traje sertifikacija?

U zavisnosti od obima sistema menadžmenta koji treba da se sertifikuje, pojedinačnih procesa ili proizvoda koji treba da se sertifikuju, vreme potrebno za izvođenje provere se dogovara sa sertifikacionim telom. Za sertifikaciju prema određenim standardima sistema menadžmenta, na primer ISO 9001, postoje fiksne i precizne smernice Međunarodnog foruma za akreditaciju (IAF), na osnovu broja zaposlenih.

Vreme potrebno za sertifikacionu proveru stoga uveliko varira: U malim organizacijama, proveravač može biti u mogućnosti da dođe do rezultata audita u roku od jednog dana. Za velike međunarodne klijente DQS-a, timovi od deset ili više proveravača i eksperata mogu biti na licu mesta čak i nekoliko nedelja.

Često se prvo obavlja takozvana „pred-provera“. Ovo može poslužiti kao početna ocena efektivnosti ili dijagnoza za identifikaciju prednosti i potencijala za poboljšanje. Ukoliko se tu uoče neslaganja ili slabosti, korektivne mere treba planirati i sprovesti u određenom vremenskom periodu.

Ako prethodna provera dovede do povoljnog rezultata, može se obaviti sertifikacioni audit. Čim izveštaj provere potvrdi usaglašenost sa osnovnim zahtevima, dobijate sertifikat. Sertifikacija uvek važi ograničeno vreme. Pre nego što istekne, može se izvršiti ponovna sertifikacija da bi se ponovo potvrdila usaglašenost i obnovila sertifikacija.

Koliko košta ISO sertifikacija?

Troškovi sertifikacije se ne mogu kvantifikovati u celosti. Između ostalog, one zavise od veličine organizacije, broja zaposlenih, lokacija koje se proveravaju i složenosti i vrste sistema menadžmenta. Standard(i) na kojima se zasniva sertifikacija takođe može uticati na troškove. Kontaktirajte tim DQS Srbija, biće nam drago da vam pružimo ponudu koja uzima u obzir vaše individualne ciljeve.

Kome je dozvoljeno da sertifikuje prema ISO standardima?

Sertifikaciona tela treba da budu akreditovana za vršenje ocenjivanja usaglašenosti kako bi dokazala svoju profesionalnu kompetenciju, na primer od strane Nemačkog tela za akreditaciju (DAkkS), Nacionalnog odbora za akreditaciju ANSI (ANAB), Službe za akreditaciju Ujedinjenog Kraljevstva (UKAS) ili drugog nacionalnog akreditacionog tela. Akreditacije i ovlašćenja takođe daju odlučujući doprinos obezbeđivanju međunarodnog priznavanja sertifikata.

Šta se dešava nakon sertifikacije?

Sertifikati izdati u skladu sa ISO standardom sistema menadžmenta uglavnom važe tri godine. Proces sertifikacije, koji se odvija spiralno, predviđa dve redovne godišnje nadzorne provere u ovom periodu, posle prve i posle druge godine.

Posle tri godine, a blagovremeno pre isteka sertifikata, vrši se resertifikacija. Proces sertifikacije počinje iznova, ali bez sistemske analize (faze 1 - provere spremnosti), koja je neophodna samo za početnu sertifikaciju.