Apa itu sertifikasi?

Definisi Sertifikasi 

Sertifikasi adalah konfirmasi oleh "pihak ketiga" bahwa persyaratan misalnya standar internasional, spesifikasi industri, atau aturan teknis terpenuhi. Sertifikasi didasarkan pada penilaian kesesuaian di mana pemenuhan persyaratan diperiksa. Subjek penilaian tersebut dapat berupa, misalnya, produk, proyek, proses, atau sistem manajemen.

Sertifikasi: certus facere (lat.) = "untuk membuat sesuatu yang aman"

Kata sertifikasi berasal dari bahasa latin “certus facere”, secara harafiah berarti “membuat sesuatu menjadi aman”. "Membuat sesuatu yang aman" dinyatakan dalam konfirmasi atau pernyataan bahwa penilaian kesesuaian telah menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan tertentu, misalnya melalui audit eksternal. Bukti sertifikasi yang terlihat secara eksternal adalah sertifikat yang sesuai.

Proses sertifikasi

Prasyarat penting untuk sertifikasi adalah penilaian yang independen, tidak memihak, dan objektif oleh pihak ketiga yang kompeten, seperti DQS.

Dalam konteks sertifikasi, audit sertifikasi selalu menjadi bagian dari proses sertifikasi yang dirancang untuk bertahan lama. Ini melibatkan audit sistem skala penuh dan pemantauan sistem, yang mencakup periode setidaknya tiga tahun.

Dalam audit sertifikasi yang sebenarnya, auditor kami memeriksa kesesuaian dengan standar atau rangkaian aturan tertentu, biasanya di lokasi klien. Dalam kasus luar biasa, sertifikasi juga dapat dilakukan sebagian, diganti atau dilengkapi dengan audit jarak jauh (bukan di lokasi).

Biasanya, audit sertifikasi diakhiri dengan laporan audit yang mendokumentasikan hasil audit. Setelah kesesuaian ditetapkan dan dikonfirmasi oleh dewan sertifikasi DQS, hal ini secara resmi diakui dengan dokumen - sertifikat. Ruang lingkup dan masa berlaku sertifikasi dicatat pada sertifikat.

Apa saja sertifikasi yang berbeda?

Baik sertifikasi sistem maupun produk relevan untuk bidang kegiatan DQS. Yang pertama biasanya sertifikasi sistem manajemen menurut standar yang diakui, spesifikasi industri, dan aturan teknis. Selain itu, ada berbagai audit di area khusus seperti audit proses, audit pemasok, audit misteri, dll., di mana biasanya tidak ada sertifikat yang dikeluarkan. Sebaliknya, pelanggan menerima konfirmasi atau laporan.

Sertifikasi ISO mana yang ada?

Standar ISO mengenai sistem manajemen sering dikenal di perusahaan dengan penomorannya, pertama dan terutama standar manajemen mutu ISO 9001. Sejak 2012, semua standar sistem manajemen ISO secara bertahap diubah menjadi struktur dasar umum, Struktur Tingkat Tinggi, yang menyederhanakan keduanya implementasi dan audit dan sertifikasi sistem manajemen terintegrasi.

Standar sistem manajemen berikut adalah yang paling banyak digunakan di seluruh dunia:

• ISO 9001 - Quality Management
• ISO 13485 - Medical devices
• ISO 14001 - Environmental management
• ISO 15378 - Primary packaging materials for pharmaceuticals
• ISO 22000 - Food and feed safety
• ISO 26000 - Sustainability management
• ISO 27001 - Information security
• ISO 45001 - Occupational health and safety
• ISO 50001 - Energy management

Siapa yang bisa disertifikasi?

Setiap perusahaan atau organisasi yang telah memperkenalkan sistem manajemen sesuai dengan standar sertifikasi, spesifikasi atau aturan teknis dapat diaudit atau disertifikasi oleh badan sertifikasi yang disetujui (terakreditasi) sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam dokumen itu. Ukuran, jenis atau industri perusahaan tidak relevan.

Untuk siapa sertifikasi kesehatan berlaku?

Untuk perusahaan seperti produsen perangkat medis, pemasok, rumah sakit, dan praktik medis yang harus mematuhi persyaratan hukum tetapi tidak tunduk pada sertifikasi wajib (misalnya berdasarkan European Medical Devices Act), sertifikasi sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 13485 dan/atau ISO 9001 memberikan dasar yang baik untuk menunjukkan kinerja pada persyaratan pelanggan dan pihak yang berkepentingan. Perlu dicatat bahwa perusahaan jasa di sektor perawatan kesehatan dan sosial tidak dapat disertifikasi menurut ISO 13485.

Pengenalan dan sertifikasi sistem manajemen mutu berdasarkan standar nasional dan internasional lainnya (misalnya, standar ISO 15378 GMP untuk bahan kemasan utama untuk farmasi, ISO 15224 layanan kesehatan) harus menjadi keputusan strategis organisasi untuk memenuhi kebutuhan yang selalu ada dan meningkatkan kebutuhan pasar juga dalam jangka panjang.

Mengapa perusahaan harus memiliki sistem manajemen yang disertifikasi?

Sertifikasi selalu berguna dan bermanfaat bagi perusahaan ketika efektivitas dan efisiensi sistem manajemen, proses atau produk ingin dijamin dalam jangka panjang.

Sertifikasi sistem manajemen oleh pihak ketiga yang independen seperti DQS memiliki banyak keuntungan yang jauh melampaui sekadar konfirmasi kesesuaian dengan persyaratan standar. Sistem manajemen bersertifikat membantu Anda meningkatkan daya saing secara permanen dan pada akhirnya kesuksesan bisnis Anda. Dengan sertifikasi ISO, Anda menunjukkan kepada pelanggan, pesaing, pemasok, karyawan, dan investor Anda bahwa Anda menerapkan prosedur standar yang diakui. Dan Anda menunjukkan bahwa perusahaan Anda dikelola secara efisien untuk jangka panjang.

Proses sertifikasi reguler, dari audit sertifikasi dan pemantauan tahunan berikutnya hingga sertifikasi ulang, meningkatkan rasa tanggung jawab, komitmen, dan motivasi di antara karyawan, yang mengarah pada peningkatan kinerja secara keseluruhan di dalam perusahaan.

Apa manfaat sertifikasi?

Sertifikasi memberi perusahaan kesempatan untuk meningkatkan posisi pasar mereka. Misalnya, sistem manajemen mutu bersertifikat ISO (ISO 9001) memungkinkan perusahaan untuk menunjukkan standar kualitas tinggi dengan sertifikat. Selain itu, sertifikasi dapat memberikan keamanan tambahan di bidang kewajiban produk, karena sertifikat berfungsi sebagai bukti bahwa produk diproduksi sesuai dengan proses bersertifikat, di antaranya.

Tetapi perusahaan juga dapat memperoleh manfaat dari sertifikasi secara internal, karena seluruh proses sertifikasi mengungkapkan potensi kelemahan yang dapat diperbaiki. Selain itu, semua karyawan didorong untuk mematuhi standar yang ditentukan saat sertifikasi diterapkan.

Keuntungan lain secara sekilas:

• Pandangan holistik dan netral dari luar tentang orang, proses, sistem atau produk dan hasil
• Tingkat kepastian yang tinggi dalam pengambilan keputusan karena audit dengan impuls tinggi
• Kepastian tentang efektivitas proses kepemimpinan dan peningkatan
• Sertifikat yang diakui secara internasional sebagai bukti kinerja
• Peningkatan citra dan daya saing

Apa nilai sertifikasi bagi perusahaan saya?

Selain nilai yang dimiliki sertifikasi secara eksternal sebagai sinyal kepatuhan penuh terhadap persyaratan standar, spesifikasi, atau aturan teknis tertentu, audit eksternal sepanjang seluruh proses sertifikasi juga bertindak sebagai dorongan yang berharga secara internal.

Perusahaan dan organisasi dari semua jenis, baik itu perusahaan industri, perdagangan terampil, penyedia layanan atau otoritas publik - mereka semua mendapat manfaat dari kekuatan inovatif audit kami, yang memberikan kepastian kepada manajemen puncak dan seluruh tim eksekutif tentang efektivitas proses kepemimpinan dan berubah, dan mengungkapkan di mana letak kekuatan perusahaan. Pengetahuan ini memungkinkan produk, layanan, aspek keberlanjutan atau keselamatan ditingkatkan secara tepat sasaran, dan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

Audit sertifikasi eksternal melindungi dari titik buta. Untuk tujuan ini, kami memperhitungkan situasi individu setiap organisasi: Tujuan khusus perusahaan, proses khusus, kompleksitas aktivitas bisnis, tingkat kematangan yang berbeda, dan kebutuhan individu. Dan ketika audit sertifikasi disertai dengan sertifikat, itu juga membuka jalan bagi hubungan dan pasar pemasok baru.

Apa saja persyaratan untuk sertifikasi?

Karena sertifikasi selalu dilakukan sesuai dengan standar, spesifikasi, aturan teknis, atau persyaratan lainnya, persyaratan masing-masing harus sudah diterapkan dalam sistem manajemen dan digunakan. Jika ditentukan selama penilaian bahwa hal ini sepenuhnya terjadi dan tidak ada reservasi lain yang berlaku, dewan DQS yang bertanggung jawab akan mengeluarkan rekomendasi untuk sertifikasi.

Bagaimana saya bisa berhasil mempersiapkan sertifikasi?

Perusahaan yang menginginkan disertifikasi harus memastikan bahwa persyaratan peraturan yang mendasari sebagian besar terpenuhi. Ini harus dilakukan melalui audit internal oleh auditor terlatih menjelang audit sertifikasi yang sebenarnya. DQS juga menawarkan pra-audit, analisis GAP, atau audit delta yang sesuai kepada pelanggan kami jika diperlukan.

Bagaimana proses sertifikasi sistem manajemen?

Jika perusahaan ingin sistem manajemennya disertifikasi menurut standar tertentu, ia harus memenuhi persyaratan standar ini yang ditentukan oleh pihak ketiga yang independen, seperti DQS ("audit pihak ketiga").

Menurut standar internasional ISO/IEC 17000, penilaian kesesuaian yang mendasari sertifikasi menyediakan tiga fase:

Seleksi

Perencanaan dan persiapan, pengumpulan informasi dan input variabel sebagai dasar penentuan selanjutnya.

Penetapan

Menentukan apakah sistem manajemen sebagai subjek penilaian kesesuaian memenuhi persyaratan suatu standar, misalnya ISO 9001 atau ISO 14001.

Evaluasi - Keputusan - Konfirmasi

1. Evaluasi hasil penetapan yang tersedia dalam bentuk laporan audit sertifikasi.
2. Keputusan, berdasarkan evaluasi, apakah konfirmasi dan penerbitan sertifikat dapat dilakukan.

Dalam praktiknya, ketiga fase ini diintegrasikan ke dalam proses sertifikasi, tergantung pada pemberi sertifikasi, berbeda dalam detail pelaksanaan, terminologi, dan, jika berlaku, penawaran tambahan.

Detail tentang proses sertifikasi DQS untuk sistem manajemen dapat ditemukan di sini.

Berapa lama sertifikasi berlangsung?

Tergantung pada ruang lingkup sistem manajemen yang akan disertifikasi, proses individu atau produk yang akan disertifikasi, hari audit disepakati dengan lembaga sertifikasi. Untuk sertifikasi menurut standar sistem manajemen tertentu, misalnya ISO 9001, ada spesifikasi yang ditetapkan oleh International Accreditation Forum (IAF), berdasarkan jumlah karyawan.

Oleh karena itu, waktu yang diperlukan untuk audit sertifikasi sangat bervariasi: Dalam organisasi kecil, auditor mungkin dapat mencapai hasil penilaian dalam satu hari. Untuk pelanggan besar DQS internasional, tim yang terdiri dari sepuluh atau lebih auditor dan pakar mungkin akan berada di lokasi selama beberapa minggu.

Seringkali, apa yang disebut "pra-audit" dilakukan terlebih dahulu. Ini dapat berfungsi sebagai penilaian kinerja awal atau diagnosis untuk mengidentifikasi kekuatan dan potensi perbaikan. Jika perbedaan atau kelemahan diidentifikasi di sana, tindakan korektif harus direncanakan dan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.

Jika pra-audit mengarah pada hasil yang diharapkan, audit sertifikasi dapat dilakukan. Segera setelah laporan audit mengonfirmasi kesesuaian dengan persyaratan yang mendasarinya, Anda menerima sertifikat. Sebuah sertifikasi selalu berlaku untuk jangka waktu terbatas. Sebelum habis masa berlakunya, sertifikasi ulang dapat dilakukan untuk mengonfirmasi ulang kepatuhan dan memperbarui sertifikasi.

Berapa biaya sertifikasi ISO?

Biaya sertifikasi tidak dapat diukur secara keseluruhan. Antara lain, mereka bergantung pada ukuran organisasi, jumlah karyawan, lokasi yang akan diaudit, dan kompleksitas dan jenis sistem manajemen. Standar yang menjadi dasar sertifikasi juga dapat mempengaruhi biaya. Hubungi kami dan kami akan dengan senang hati memberi Anda penawaran yang memperhitungkan tujuan individual Anda.

Siapa yang diizinkan untuk melakukan sertifikasi menurut standar ISO?

Badan sertifikasi harus diakreditasi untuk melakukan penilaian kesesuaian guna membuktikan kompetensi profesionalnya, misalnya oleh Otoritas Akreditasi Jerman (DAkkS), Badan Akreditasi Nasional ANSI (ANAB), Layanan Akreditasi Inggris Raya (UKAS), atau badan akreditasi nasional lainnya. Akreditasi dan otorisasi juga memberikan kontribusi yang menentukan untuk memastikan komparabilitas internasional dan pengakuan sertifikat.

Apa yang terjadi setelah sertifikasi?

Sertifikat yang diterbitkan sesuai dengan standar sistem manajemen ISO umumnya berlaku selama tiga tahun. Proses sertifikasi, yang berlangsung dalam semacam spiral, menyediakan dua audit pengawasan/survailens selama periode ini, setelah tahun pertama dan setelah tahun kedua.

Setelah tiga tahun dan jauh sebelum masa berlaku sertifikat, sertifikasi ulang dilakukan. Proses sertifikasi dimulai dari awal lagi, tetapi tanpa analisis sistem, yang hanya diperlukan untuk sertifikasi awal.