Di setiap perusahaan, terlepas dari industri dan ukurannya, ada proses bisnis penting. Jika proses ini terganggu, terinterupsi, atau terhambat oleh peristiwa ekstrem, kelangsungan hidup perusahaan dapat terancam. Memastikan fungsionalitas proses bisnis penting, mempertahankan operasi tiap hari selama atau setelah peristiwa yang mengancam kestabilan bisnis adalah tujuan dan manfaat dari manajemen kontinuitas bisnis/business continuity management (BCM). Baca lebih lanjut tentang pendekatan manajemen holistik untuk menghadapi keadaan darurat di masa depan dengan lebih baik.

Loading...

Apa itu Business Continuity Management (BCM)?

Keadaan darurat merupakan tantangan besar bagi setiap perusahaan. Outsourcing, diversifikasi rantai pasokan, gangguan pasokan energi, kegagalan total proses TI, dan pandemi seperti Covid-19 hanyalah beberapa kata kunci yang dapat menyebabkan peristiwa dengan efek luas - baik untuk perusahaan individu, industri atau dalam skala global. Keadaan darurat biasanya datang tanpa peringatan. Dan semua kejadian tak terduga memiliki satu kesamaan: karakter mereka yang mengancam keberadaan. Bukan peristiwa itu sendiri yang menentukan, tetapi dampaknya terhadap perusahaan yang terkena dampak. Hal ini membuat keadaan darurat preventif dan manajemen krisis menjadi lebih penting agar dapat dipersiapkan dengan baik untuk keadaan darurat.

Business continuity management (BCM) adalah pendekatan manajemen holistik. Perusahaan mengenali mana yang merupakan proses dan nilai penting yang menentukan organisasi dan bagaimana mereka dapat melindunginya dari pengaruh berbahaya atau memastikan keandalan sebesar mungkin. Dengan bertindak dan berkomunikasi pada waktu yang tepat, dengan merencanakan dan berlatih secara sistematis, dan dengan mampu merespons secara efektif bahkan dalam keadaan darurat, perusahaan dengan demikian memperoleh kepercayaan dari pelanggan dan mitra terpenting mereka.

Sistem Manajemen Kontinuitas Bisnis menurut ISO 22301

Kerangka kerja untuk menerapkan sistem BCM di perusahaan Anda disediakan oleh standar ISO 22301 yang diakui secara internasional. Persyaratan standar bersifat umum dan berlaku untuk semua organisasi terlepas dari jenis, ukuran, atau sifatnya. Pendekatan manajemen holistik memungkinkan perusahaan untuk merespons insiden signifikan dengan tepat dan membatasi dampaknya. Ini dilakukan dengan mengidentifikasi proses dan sumber daya bisnis penting dan menentukan tingkat perlindungan yang sesuai.

"Sistem manajemen kontinuitas bisnis adalah alat manajemen yang efektif untuk mendefinisikan proses bisnis yang mengancam keberadaan perusahaan, dan melakukan tindakan pencegahan terhadap kejadian yang tidak terduga."

Fokus khusus adalah pada deteksi risiko dini dan identifikasi potensi kerusakan dan penetapan langkah-langkah yang sesuai. Dengan cara ini, operasi bisnis dapat dipertahankan sejauh mungkin, bahkan dalam kondisi sulit, dan proses memulai kembali operasi dapat dipercepat.

ISO 22301:2014 - Keamanan dan ketahanan - Sistem manajemen kontinuitas bisnis - Persyaratan. Lebih lanjut tentang topik dan sertifikasi BCM.

Sebuah pertanyaan tentang budaya organisasi

Manajemen kontinuitas bisnis - berlabuh dalam budaya organisasi - didasarkan pada siklus PDCA dalam implementasi praktisnya. Ini mencakup perencanaan, implementasi, latihan dan peninjauan, serta perbaikan proses yang berkelanjutan. BCM telah mendefinisikan "siklus hidup" dalam empat langkah. Di pusat ini adalah program manajemen BCM dengan tugas mengembangkan strategi, menugaskan tanggung jawab, melaksanakan kelangsungan bisnis dan memeliharanya secara permanen dengan bantuan rencana, latihan dan pemeriksaan.

Proses bisnis pertama-tama dianalisis berdasarkan organisasi khusus (analisis dampak bisnis) dan diprioritaskan sesuai dengan itu. Dengan cara ini, operasi dapat dilanjutkan secara optimal pada akhir krisis. ISO/TS 22317:2015-09 dapat digunakan sebagai panduan dan dukungan untuk melakukan dan mendokumentasikan analisis dampak bisnis (BIA). Manajemen kontinutias bisnis yang efisien dengan penanganan risiko preventif dan manajemen darurat terstruktur memperkuat ketahanan organisasi Anda terhadap risiko saat ini dan masa depan.

ISO 22301 meminjam strukturnya dari struktur dasar ISO untuk standar sistem manajemen (High Level Structure), yang berarti integrasi yang mudah ke dalam sistem manajemen yang ada.

Manajemen risiko sebagai dasar yang memungkinkan untuk BCM

Untuk memenuhi persyaratan atau persyaratan hukum atau peraturan dari rantai pelanggan/pemasok, banyak organisasi telah menetapkan sistem manajemen risiko, misalnya menurut ISO 31000. Perusahaan dengan sistem manajemen yang ada sudah berpengalaman dalam mengidentifikasi dan menilai risiko individu.

Standar Manajemen Kontinuitas Bisnis, di sisi lain, adalah proses holistik untuk mengidentifikasi potensi ancaman dan dampaknya terhadap operasi bisnis penting. Ini berfokus sepenuhnya pada aspek-aspek yang mengancam keberadaan perusahaan, dengan tujuan pertama memulihkan survivability dan kemudian mengembalikan perusahaan ke normal secepat mungkin setelah insiden yang mengganggu operasi. Sistem manajemen kelangsungan bisnis dengan demikian jelas dibedakan dari manajemen risiko konvensional.

Mengapa Manajemen Kontinuitas Bisnis masuk akal?

Terlepas dari semua pandangan ke depan dan perencanaan, keadaan darurat atau krisis biasanya terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga. Perusahaan mana pun dapat terpengaruh cepat atau lambat. Oleh karena itu, perusahaan yang sukses secara berkelanjutan secara intensif memperhatikan pemeliharaan kemampuan mereka untuk beroperasi.

  • Perusahaan yang sukses mengantisipasi terjadinya krisis dan mempersiapkan skenario tertentu dengan menggunakan ukuran organisasi.
  • Keputusan dibuat berdasarkan fakta.
  • Dalam keadaan darurat, karyawan siap dan dapat bertindak dengan cara yang terfokus dan terstruktur meskipun mengalami tekanan emosional yang sangat besar.

Tergantung pada situasi krisis, mungkin perlu untuk memasukkan pengaruh lingkungan organisasi pada perusahaan sendiri dalam proses pemulihan. BCM sebagai komponen manajemen risiko juga berfungsi sebagai pengemban tugas untuk memenuhi kewajiban pencegahan dan korporasi terhadap kemungkinan kerugian material dan immaterial.

Manajemen kontinuitas bisnis

Mengidentifikasi risiko sebelum insiden signifikan terjadi dan menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk mempertahankan operasi bisnis - meminimalkan dampak peristiwa yang mengancam dan memungkinkan Anda untuk merespons dan bertindak dengan cepat.

Kebutuhan tindakan yang dapat dikenali dengan jelas

Sebuah survei tahun 2020 oleh Allianz Group ("Barometer Risiko") tentang risiko bisnis paling penting yang terdaftar oleh lebih dari 2.700 pakar risiko dari lebih dari 100 negara terungkap. Untuk pertama kalinya, insiden siber disebut sebagai risiko bisnis terpenting di seluruh dunia. Risiko gangguan bisnis (termasuk gangguan rantai pasokan) terus menjadi tantangan utama bagi perusahaan, menempati peringkat kedua secara global dan tetap teratas di Jerman. Risiko dari perubahan iklim adalah pendaki terbesar di peringkat. Perusahaan takut akan ancaman dan kerusakan properti dari peristiwa cuaca ekstrem.

"Kemungkinan banyak hal akan terjadi bahkan melawan kemungkinan."

Aristotle

Apa keuntungan dari BCM?

Sistem Manajemen Kontinuitas Bisnis

  • Merupakan alat manajemen yang efektif untuk mendefinisikan proses bisnis yang mengancam keberadaan perusahaan
  • Memungkinkan tindakan pencegahan yang optimal terhadap ancaman yang tidak dapat dihindari
  • Memberdayakan organisasi Anda untuk menanggapi insiden signifikan dan menanamkan tindakan yang tepat
  • Meminimalkan waktu henti karena gangguan dan mengurangi tingkat kerusakan
  • Mempersingkat waktu pemulihan proses bisnis penting
  • Mengurangi gangguan rantai pasokan
  • Memberikan posisi negosiasi yang lebih baik dengan penyedia layanan keuangan
  • Memperkuat kepercayaan pihak-pihak yang berkepentingan

Enam tips untuk menerapkan manajemen kontinuitas bisnis

Sebelum perusahaan Anda memperkenalkan BCM, langkah-langkah dasar berikut disarankan:

  • Pada awalnya, ada analisis komprehensif dari semua risiko signifikan dan proses bisnis melalui BIA (Analisis Dampak Bisnis) serta penilaian risiko individu.
  • Menerapkan organisasi BCM dengan tugas, peran, tanggung jawab yang jelas dan diketahui.
  • Menetapkan rencana kesinambungan bisnis yang komprehensif yang mencakup risiko yang teridentifikasi.
  • Tetapkan latihan dan tinjauan serta pelaksanaan praktisnya yang berkelanjutan yang melibatkan mitra internal dan eksternal utama dalam proses bisnis.
  • Secara konsisten memperbarui dan mengembangkan manajemen kelangsungan bisnis berdasarkan hasil yang diperoleh.
  • Manfaatkan standar ISO yang telah terbukti untuk manajemen kelangsungan bisnis untuk fokus pada pendekatan manajemen holistik yang komprehensif.

Tangguh berkat Manajemen Kontinuitas Bisnis - Kesimpulan

Fokus khusus dari Business Continuity Management (BCM) adalah pada kemampuan untuk mempertahankan operasi bisnis sejauh mungkin bahkan dalam kondisi khusus dan untuk mempercepat proses memulai kembali operasi. Dasar dari manajemen kelangsungan bisnis adalah standar internasional ISO 22301. Jika terjadi krisis, sistem BCM memberikan kontribusi yang signifikan bagi kelangsungan hidup perusahaan Anda. Dalam melakukannya, perusahaan Anda harus mengembangkan tingkat kemampuan operasional yang sepadan dengan ukuran dan sifat dampak yang mungkin atau mungkin tidak diterima setelah gangguan.

Krisis yang tidak dapat diprediksi dicirikan oleh fakta bahwa mereka membawa perubahan yang luas, menghasilkan transformasi yang mendalam. Akibatnya, kerangka tindakan kewirausahaan harus disesuaikan kembali. Dalam pengertian ini, jalan kembali ke normalitas lama sebagian besar dikesampingkan. Pada titik ini, ada baiknya belajar dari pengalaman - dan menerapkan apa yang telah dipelajari dengan cepat dan hati-hati untuk krisis masa depan dan manajemen darurat.

DQS - Simply leveraging Quality.

DQS adalah spesialis Anda untuk audit dan sertifikasi - untuk sistem dan proses manajemen. Dalam lingkup penilaian independen dan terakreditasi dari sistem manajemen Anda, Anda menerima jaminan bahwa sistem BCM Anda sesuai dengan standar. Namun, yang lebih penting adalah temuan dari audit kami tentang apakah sistem manajemen Anda efektif dan mampu menangani skenario yang dipertimbangkan dalam rencana kontinuitas bisnis (BCP). Auditor kami yang berpengalaman di industri memberikan panduan dan arahan peningkatan untuk proses pengambilan keputusan. Anda dapat memegang kata-kata kami!

Kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda!

Hubungi kami - tanpa kewajiban dan gratis.

Kepercayaan dan keahlian

Artikel, webinar, dan brosur kami secara eksklusif ditulis oleh pakar standar atau auditor kami. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang konten teks atau layanan kami kepada penulis kami, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Penulis
Guido Eggers

Managing Director DQS CFS GmbH. Telah lama sebagai auditor untuk ISO 9001 dan audit pihak kedua, Manajer BCM dan anggota Kelompok Kerja Kepatuhan DQS. Selain lebih dari sepuluh tahun pengalaman dalam sertifikasi, lulusan Master Brewer memiliki pengalaman profesional selama bertahun-tahun di industri makanan. Guido Eggers juga menyumbangkan keahliannya sebagai penulis berbagai publikasi, dalam kuliah dan komite ahli DIN dan VDMA Jerman.

Loading...