Proses perbaikan berkelanjutan/continuous improvement process (CIP) adalah metode dari manajemen mutu (ISO 9001) untuk terus mencapai perbaikan kecil dalam mutu proses, mutu produk, kemampuan pengiriman dan mutu layanan.
Tujuan keseluruhannya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan kualitas dalam organisasi atau perusahaan melalui perbaikan terus-menerus terhadap prosedur dan proses internal.
Daftar Isi
Proses perbaikan terus-menerus berakar pada industri otomotif tahun 1950-an, lebih khusus dalam prinsip Jepang "Kaizen", yang berarti "perubahan menjadi lebih baik". Karakteristik yang menentukan dari Kaizen adalah bahwa perbaikan harus bertahap dan skala kecil. Sebagai jalan kemajuan kecil yang dikejar secara konsisten, yang selalu berulang dan tidak pernah berakhir. Kaizen atau CIP tidak dirancang untuk kesuksesan jangka pendek. Perusahaan berhasil dalam hal ini jika mereka secara konsisten mengejar prinsip dan bekerja secara permanen pada perbaikan.
Untuk mencapai kesuksesan jangka panjang melalui penggunaan proses perbaikan berkelanjutan, organisasi membutuhkan semua orang yang terlibat untuk bekerja sama dan bersedia untuk terus melakukan perbaikan kecil dalam konteks pekerjaan masing-masing. Agar ini terjadi, ketentuan kerangka kerja yang benar merupakan hal penting.
Manajemen puncak harus membuat keputusan secara sadar yang mendukung CIP dan mengkonsolidasikannya dalam budaya perusahaan. Ini dapat dilakukan melalui langkah-langkah pelatihan lebih lanjut, dengan mengintegrasikan siklus PDCA ke dalam proses dan alur kerja, dan dengan menyediakan waktu kerja.
Semua pihak yang terlibat harus menyadari bahwa dengan proses perbaikan terus-menerus, tidak ada perubahan yang tiba-tiba. Sebaliknya, ini tentang mengoptimalkan dan menyempurnakan secara bertahap area terpenting perusahaan.
Sebuah fitur penting dari proses perbaikan terus-menerus adalah bahwa perbaikan direncanakan dan dilaksanakan tidak hanya oleh manajer, tetapi terutama oleh karyawan itu sendiri. Implementasi langsung oleh semua pihak yang terlibat dalam proses ini sangat penting dalam CIP.
Metode CIP bertujuan untuk memotivasi karyawan untuk secara aktif berpartisipasi dalam proses perbaikan berkelanjutan, sehingga tugas mereka untuk mengidentifikasi dan menerapkan perbaikan di daerah mereka. Dalam jangka panjang, pengoptimalan kecil ini mengarah pada peningkatan mutu dalam produk dan proses, tetapi juga dalam layanan.
Melalui CIP, semua proses yang ada di perusahaan dapat dirampingkan dan disederhanakan. Biaya dihemat melalui alur kerja yang lebih efisien, produk dan/atau layanan lebih disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan, peningkatan layanan, dan segala jenis pemborosan berkurang.
Jika implementasi individu tidak memungkinkan, manajemen puncak harus menjelaskan mengapa dengan cara yang dapat dipahami. Proses perbaikan berkelanjutan yang sukses membutuhkan budaya perusahaan yang sesuai dan demonstrasi aktif CIP oleh tim manajemen. Kemudian setiap orang mendapat manfaat dari hasil proses belajar yang berkesinambungan.
Siklus langkah-langkah kecil tercermin dalam siklus PDCA. Sampai hari ini, itu adalah instrumen kontrol yang paling penting untuk perbaikan terus-menerus. PDCA adalah singkatan dari Plan-Do-Check-Act. PDCA adalah proses terus menerus mengidentifikasi dan memecahkan masalah dalam empat langkah.
Metode terkait adalah metode SDCA (Standardize-Do-Check-Act).
Siklus PDCA adalah proses yang berulang-ulang, secara teoritis tak terhingga, dan memberikan dasar untuk perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen. Awal mula model, juga dikenal sebagai Siklus Shewhart atau Siklus Deming, dimulai pada awal 1930-an. Model tiga langkah awalnya dari fisikawan dan ahli statistik Amerika Walter Andrew Shewhart kemudian dilengkapi dengan langkah keempat oleh muridnya William Edward Deming.
Lingkaran Deming digunakan dalam Perang Dunia II untuk tujuan militer sehubungan dengan peningkatan kualitas peralatan perang, tetapi setelah 1945 gagal untuk mendapatkan penerimaan di sektor sipil baik di Amerika Serikat maupun di Eropa.
Model tersebut akhirnya mencapai negara Asia Timur pada awal 1950-an sebagai bagian dari rekonstruksi ekonomi dan industri Jepang atas inisiatif Deming, di mana ia menjadi kisah sukses.
Baru pada tahun 1980-an model tersebut muncul kembali di Barat dengan nama siklus PDCA yang dipilih oleh Deming. Dengan standar manajemen mutu ISO 9001, siklus PDCA akhirnya menemukan jalannya ke dunia sistem manajemen, di mana sejak itu telah berhasil di seluruh dunia sebagai pendekatan korporat holistik.
Sejak struktur dasar umum standar sistem manajemen ISO (Struktur Tingkat Tinggi - HLS) diperkenalkan pada tahun 2012, penetapan bab standar ke empat fase siklus PDCA telah dapat dikenali dengan jelas. Namun, ini hanya menjadi perhatian pengguna standar di seluruh dunia dengan revisi ISO 9001 dan ISO 14001 pada tahun 2015. Standar ISO lihat Bab 4 (Konteks organisasi) sebagai kerangka kerja untuk sistem manajemen di mana siklus PDCA beroperasi. Menyoroti tanggung jawab dan tugas manajemen puncak dalam sistem manajemen, Bab 5 sekarang terletak di pusat siklus PDCA.
Fase PLAN terdiri dari Bab 6 (Perencanaan), yang mana memenuhi persyaratan standar dari Bab 4 dan 5 merupakan prasyarat untuk perencanaan yang bermakna dan menjanjikan di Bab 6. Bab 7 (Dukungan) dan 8 (Operasi) digolongkan sebagai fase DO. Bab 9 (Mengevaluasi Kinerja), dengan kinerja audit internal dan tinjauan manajemen, mewakili fase CHECK, dan Bab 10 (Peningkatan) menandai fase ACT.
Dalam mengelola proses perusahaan dan peningkatan berkelanjutannya di sepanjang siklus PDCA, fokusnya adalah pada pemikiran berbasis risiko dan peluang (Bab 6).
Rencana - Lakukan - Periksa - Bertindak. Pada fase RENCANA, langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah, yaitu menentukan status saat ini. Minimal, pertanyaan berikut diajukan:
Pada langkah berikutnya, masalahnya pertama-tama dipersempit, yaitu dijelaskan secara konkret, berdasarkan keadaan aktual yang ditentukan sebelumnya, dan kemudian dianalisis. Analisis memungkinkan penetapan tujuan yang tepat, termasuk langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Fase LAKUKAN
Pada fase Do atau Lakukan, langkah-langkah yang ditentukan dalam fase Plan atau Rencana awalnya diimplementasikan berdasarkan pengujian oleh semua karyawan perusahaan yang terlibat dalam masalah yang ada. Faktor yang menentukan adalah bahwa langkah-langkah tersebut belum diterapkan secara menyeluruh, yaitu secara definitif, tetapi reaksi (pasar) masih menunggu.
Fase PERIKSA
Dalam fase ini, pertanyaan sentralnya adalah: Apakah perusahaan telah mencapai tujuannya dalam fase pengujian? Untuk menjawab pertanyaan ini dengan tepat, data yang dikumpulkan pada fase Do dievaluasi dan dilakukan penilaian. Jika masih ada kebutuhan untuk penyesuaian, tindakan harus diambil pada saat ini, dan jika perlu tindakan harus ditarik. Sebelum pindah ke fase Act atau Bertindak, semua masalah harus diselesaikan.
Fase BERTINDAK
Pada fase Act atau Bertindak terjadi standardisasi terhadap strategi, konsep, kegiatan dan objek. Ini menciptakan keadaan aktual baru, yang mewakili ukuran hal-hal untuk waktu dekat, dengan pandangan ke semua proses, dan harus didokumentasikan dengan hati-hati. Keadaan sebenarnya biasanya menjadi dasar untuk sertifikasi sistem manajemen.
Pada prinsipnya, fase RENCANA sudah dimulai lagi dengan standarisasi - siklus PDCA berulang, peningkatan berkelanjutan sedang berlangsung.
Di banyak perusahaan dan organisasi Jerman, proses perbaikan terus-menerus telah menemukan jalannya ke dalam budaya perusahaan selama tiga dekade terakhir dan dikendalikan melalui siklus PDCA. Saat ini, proses perbaikan berkelanjutan merupakan komponen dari semua standar sistem manajemen modern, misalnya dalam manajemen kualitas, manajemen lingkungan, dan manajemen keamanan informasi. Siklus PDCA juga telah lama berhenti terbatas pada produksi dan digunakan di semua industri, dalam layanan serta dalam struktur administrasi perusahaan.
Konsep terkait misalnya Active Change Management (AVM), manajemen ide dan skema saran perusahaan, tetapi juga Toyota Production System, karena perusahaan ini berhasil menjadi merek yang dicari dengan menggunakan proses perbaikan terus-menerus.
Salah satu cara untuk membangun proses perbaikan berkelanjutan dalam organisasi adalah melalui lingkaran mutu sebagai kelompok kerja atau proyek internal berdasarkan metodologi Six Sigma, di mana spesialis yang memenuhi syarat bertindak sebagai manajer proyek.
Ahli DQS untuk sistem manajemen mutu, telah lama menjadi auditor dan trainer berpengalaman untuk ISO 9001.
