Definisi Struktur Tingkat Tinggi
Struktur Harmonisasi (HS), atau Struktur Tingkat Tinggi (HLS), adalah pedoman untuk pengembangan standar sistem manajemen ISO baru yang menyelaraskan struktur dan persyaratannya secara luas. Tujuan ISO dengan HS (HLS) adalah untuk memastikan penggunaan teks inti, istilah, dan definisi yang seragam. Di atas segalanya, persyaratan dasar umum mempromosikan integrasi sistem yang berbeda dalam suatu organisasi.
Hal ini membuat sistem manajemen tetap ramping dan efisien, sambil tetap secara efektif memenuhi semua harapan pihak yang berkepentingan. Kata kunci lainnya termasuk: Konteks organisasi, kepemimpinan dan komitmen, orientasi proses, dan pendekatan berbasis risiko.
Struktur HLS
Struktur Tingkat Tinggi memiliki fokus yang kuat pada manajemen puncak dan konteks organisasi (Klausul 4 dan Klausul 5). Struktur dasar selalu terdiri dari sepuluh Bab (disebut Klausul):
- Scope
- Normative references: kedua bagian berisi kata-kata khusus standar dan mendefinisikan tujuan
- Terms and definitions: Rujukan ke istilah-istilah umum yang disajikan dalam Lampiran SL dan istilah-istilah khusus untuk standar.
- Context of the organization: memahami hal-hal internal dan eksternal, kebutuhan dan harapan pihak-pihak terkait yang berkepentingan
- Leadership: tanggung jawab dan komitmen manajemen puncak, kebijakan, fungsi organisasi, peran, tanggung jawab, dan wewenang
- Planning: langkah-langkah untuk mengelola risiko dan peluang, sasaran mutu, dan rencana untuk mencapainya
- Support: Sumber daya yang diperlukan, kompetensi, kesadaran, komunikasi, dan informasi yang terdokumentasi
- Operations: operational perencanaan dan tata kelola
- Performance evaluation: pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, audit internal, tinjauan manajemen
- Improvement: ketidaksesuaian, tindakan korektif, dan perbaikan berkelanjutan.
Sub-klausul dari masing-masing standar bervariasi berdasarkan topik di sekitar konten subjek spesifik dari suatu standar. Misalnya, standar manajemen mutu ISO 9001 memiliki lebih banyak subklausul di bawah Klausul 5 daripada standar ISO 14001 untuk manajemen lingkungan.
Klausul 4 hingga 10 memiliki relevansi khusus untuk sertifikasi sistem manajemen, paling tidak karena siklus PDCA dan dengan demikian proses perbaikan berkelanjutan juga dapat ditemukan di sini.
Perubahan penting dalam HS - seleksi
Struktur Harmonisasi baru akan menjadi efektif dengan revisi berikutnya dari masing-masing standar. Dari Standar Sistem Manajemen ISO yang lebih dikenal, ISO 37301:2021 (Manajemen Kepatuhan) dan Standar Keamanan Informasi ISO 27001 yang baru-baru ini direvisi telah mendapat manfaat dari hal ini sejauh ini.
Klausul 1 "Scope": Ruang lingkup setiap standar di masa depan akan dikaitkan dengan hasil yang diinginkan dari sistem manajemen. Untuk ISO 14001, ini akan menjadi, misalnya, peningkatan kinerja lingkungan, pemenuhan kewajiban yang mengikat, dan pencapaian tujuan lingkungan yang ditetapkan - bagi pengguna lebih merupakan formalitas, bagi auditor mungkin merupakan indikator untuk menilai efektivitas sistem manajemen.
Klausul 3 "Terms": Di masa mendatang, semua istilah yang relevan dengan standar manajemen dan definisi standarnya harus dicantumkan secara lengkap dalam Klausul 3 dari masing-masing standar. Hal ini harus mengarah pada transparansi dan kejelasan yang lebih besar. Dengan demikian, referensi belaka untuk "sister standards" tidak lagi diperlukan. Istilah "outsourcing" dan "kontrol proses outsourcing" telah sepenuhnya dihapus, karena di masa lalu pengguna sering kali tidak dapat mengidentifikasi dengan jelas kapan suatu proses dianggap outsourcing dan kapan tidak. Persyaratan baru telah dimasukkan dalam Klausul 8 untuk mempertimbangkan situasi ini dengan lebih baik.
Klausul 4.2 "Pihak yang berkepentingan": Dalam klausul ini, klarifikasi telah dibuat yang secara tidak langsung terkait dengan definisi standar dari istilah "persyaratan". Dalam 4.2.b, diharuskan untuk mengidentifikasi persyaratan yang relevan dari pihak berkepentingan yang relevan. Ini telah dilengkapi dengan persyaratan 4.2.c, yang menurutnya, dari persyaratan relevan yang teridentifikasi, yang relevan dengan sistem manajemen organisasi sekali lagi disaring. Dalam standar seperti ISO 14001 atau ISO 45001, formulasi serupa sudah ada, yang menurutnya organisasi harus menyaring dari persyaratan pihak berkepentingan yang relevan persyaratan yang secara hukum wajib dipenuhi.
Klausul 6 "Planning": Mengingat topik "Manajemen perubahan", klausul ini telah diberi tambahan sub klausul 6.3. Klausul 6.3 mensyaratkan bahwa perubahan pada sistem manajemen direncanakan. Dalam Klausul 8 "Operasi", persyaratan ini dibuat lebih spesifik karena perencanaan perubahan juga harus dikendalikan.
Klausul 7.5 "Documented information": Klausul ini sekarang berfokus pada ketersediaan, kegunaan dan perlindungan informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk sistem manajemen dan disyaratkan oleh standar yang relevan (7.5.3). Dan ini berlaku terlepas dari jenis informasi terdokumentasi apa yang terlibat. Kosakata lama seperti "retensi" tidak lagi digunakan.
Klausul 10 "Improvement": Setelah revisi, klausul ini sekarang lebih bertujuan untuk (secara proaktif) memulai perbaikan daripada mengidentifikasi kemungkinan perbaikan. Perubahan ini bisa dipahami sebagai adaptasi terhadap persyaratan untuk "perbaikan berkelanjutan" secara umum.
