Sistem manajemen mutu - mencapai SMM yang efisien dengan ISO 9001

Daftar Isi

• Sistem Manajemen Mutu: Merancang Prosedur Berorientasi Proses
• Sistem manajemen mutu sebagai alat manajemen
• Sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001
• SMM: Apa pentingnya ISO 9001 untuk sistem manajemen mutu Anda?
• Sistem manajemen mutu: Persyaratan standar
• Apa tugas dari sistem manajemen mutu?
• Apa yang terdiri dari sistem manajemen mutu?
• Apa keuntungan dari sistem manajemen mutu?
• Bagaimana proses sertifikasi sistem manajemen mutu?
• DQS - peran perintis dalam sertifikasi sistem manajemen
• Keahlian dan kepercayaan

Sistem manajemen mutu: Desain dan organisasi yang berorientasi pada proses 

Sistem manajemen mutu dimulai dari berbagai sudut. Struktur organisasi Anda, prosedur, proses dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan kualitas individu di perusahaan Anda.

Dengan bantuan SMM profesional, Anda menentukan kondisi kerangka kerja yang memungkinkan manajemen mutu sistematis. Dengan mendefinisikan secara tepat struktur dan proses organisasi serta pemenuhan semua tugas kualitas, Anda memastikan bahwa sumber daya dan ukuran Anda yang berkaitan dengan kualitas dapat dikoordinasikan, direncanakan, dan diukur dengan lebih baik.

Anda dapat didukung dalam hal ini oleh standar manajemen mutu "dasar" yang valid dan diakui secara internasional ISO 9001:2015, atau singkatnya ISO 9001. ISO adalah singkatan dari International Organization for Standardization. 9001 adalah nomor standar. 2015 berarti standar tersebut terakhir direvisi pada tahun 2015.

Standar untuk sistem QM ini memungkinkan desain berorientasi proses yang ditargetkan dari semua proses perusahaan. Dengan mempertimbangkan harapan pelanggan, dengan menerapkan ISO 9001, Anda dapat menghindari pemborosan sumber daya dalam bentuk apa pun dan menjadikan proses Anda terus ditingkatkan dalam hal kualitas.

ISO 9004: Panduan untuk mencapai kesuksesan yang berkelanjutan

Panduan ISO 9004 juga menyediakan dukungan di sini. Panduan ini bukan merupakan standar sertifikasi yang berdiri sendiri, tetapi membantu mencapai kesuksesan yang berkelanjutan dan menentukan tingkat kematangan sistem manajemen mutu Anda.

Dengan cara ini, perusahaan yang menggabungkan efek positif dari kedua standar tidak hanya dapat membuat proses mereka lebih efektif dan efisien, tetapi juga membuat pekerjaan sehari-hari lebih mudah bagi karyawan mereka. Proses kerja menjadi lebih efisien.

Sistem manajemen mutu sebagai alat manajemen

Pengenalan sistem manajemen profesional apa pun berfungsi untuk menghubungkan proses bisnis penting dan memastikan interaksi optimalnya. Ini karena masalah dan peluang seringkali tersembunyi justru dalam interaksi proses yang tidak berfungsi.

Seperti sistem manajemen lainnya, manajemen mutu adalah alat profesional untuk manajemen puncak. Sebagai alat manajemen, sistem manajemen dapat memberi Anda pendekatan sistematis untuk merencanakan, mengontrol, memantau, dan meningkatkan proses (model Plan-Do-Check-Act). Dengan cara ini, Anda menciptakan transparansi, mengurangi kerumitan di perusahaan Anda, dan memberikan kepastian tindakan.

Namun, untuk mendapatkan manfaat dari sistem manajemen, keinginan dan kemauan saja tidak cukup. Anda juga harus konsisten dan gigih dalam bekerja.

Sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001

Sehubungan dengan manajemen kualitas, seri standar ISO 9000ff sangat penting saat ini. Ini merumuskan persyaratan dan memberikan informasi konkret tentang bagaimana sistem manajemen mutu akan dibentuk dan dikembangkan lebih lanjut dalam arti perbaikan terus-menerus.

Sistem manajemen mutu profesional terdiri dari beberapa sub-aspek:

1. Semua aktivitas dan keputusan yang terkait dengan sasaran mutu,
2. Semua proses dan sumber daya untuk mencapai tujuan, dan
3. Semua elemen dan orang untuk mengendalikan dan mengelola pekerjaan yang berkualitas.

SMM: Apa pentingnya ISO 9001 untuk sistem manajemen mutu Anda?

ISO 9000ff. serangkaian standar adalah dasar yang paling terkenal dan paling diakui secara internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001 merumuskan persyaratan kualitas di seluruh industri dan untuk semua jenis dan ukuran organisasi.

Ini menekankan bahwa setiap perusahaan dapat menjadikan "kualitas" sebagai inti dari upayanya. ISO 9001 memberi Anda kesempatan untuk merancang sistem manajemen Anda secara individual dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Ini karena standar menentukan apa yang harus diatur dalam kerangka SMM. Namun, tidak disebutkan bagaimana ini harus dilakukan.

Oleh karena itu, setiap sistem manajemen mutu harus secara unik dan tepat disesuaikan dengan organisasi Anda untuk memastikan bahwa persyaratan pelanggan terpenuhi. Dengan cara ini, mutu menjadi dasar untuk semua aktivitas bisnis Anda.

Sistem manajemen mutu: persyaratan standar

Standar menetapkan persyaratan universal untuk sistem manajemen mutu:

1. Keberhasilan wirausaha didasarkan pada prinsip perbaikan terus-menerus menurut siklus PDCA.
2. Organisasi membutuhkan sasaran dan strategi kualitas yang jelas.
3. Proses harus transparan dan efisien.
4. Hasil harus dapat diukur dan didokumentasikan.
5. Tingkat manajemen bertanggung jawab atas kualitas.
6. Seluruh perusahaan dan lingkungannya menjadi fokus perhatian.

Sejak diperkenalkan, standar terus berkembang. Perkembangan ini memperjelas betapa konsep mutu telah berubah. Jika dulu fokus pada produk dan hasil, sekarang fokus pada pelanggan dan proses.

Dasar penerapan sistem QM adalah membuat struktur organisasi dan proses bisnis transparan. Dengan cara ini, sumber kesalahan dapat diidentifikasi dan dihilangkan. Keberhasilan pengelolaan suatu perusahaan menuntut agar dikelola dan diarahkan secara sistematis dan jelas. Bermanfaat di sini adalah sistem manajemen yang membantu Anda terus meningkatkan kinerja sambil mempertimbangkan harapan semua pihak yang berkepentingan.

Untuk mencapai hal ini, ISO 9000 menjelaskan tujuh prinsip manajemen mutu:

1. Customer orientation / Orientasi pelanggan
2. Leadership / Kepemimpinan
3. Involvement of people / Keterlibatan orang
4. Process-oriented approach / Pendekatan berorientasi proses
5. Improvement / Peningkatan
6. Fact-based decision making / Pengambilan keputusan berdasarkan fakta
7. Relationship management / Manajemen hubungan

Apa tugas dari sistem manajemen mutu?

Tugas terpenting sistem manajemen mutu (SMM) adalah mengontrol "pekerjaan untuk mutu". Di luar itu, ini melakukan lebih banyak. Ini...

1. Menggambarkan perusahaan dalam hal kualitas
2. Mengidentifikasi peluang dan risiko dari semua aktivitas perusahaan
3. Mendokumentasikan hubungan timbal balik dan menciptakan pengetahuan
4. Menghubungkan semua departemen perusahaan yang relevan

Dengan melihat secara sistematis tugas dan faktor kualitas, Anda akan mengenal perusahaan Anda dari perspektif yang sama sekali baru. Proses dan prosedur menjadi lebih transparan dan lincah. Ia juga merespons tantangan dan perubahan dengan lebih baik.

Gambaran yang jelas dari sebuah organisasi memudahkan untuk memenuhi tugas yang paling penting dari manajemen mutu:

• Identifikasi dan elaborasi semua tujuan perusahaan
• Koordinasi terencana dari semua proses dan sumber daya untuk mencapai tujuan
• Penciptaan nilai melalui peningkatan kualitas
• Pengambilan keputusan yang andal untuk tingkat manajemen
• Kemampuan untuk bereaksi terhadap pengaruh eksternal
• Loyalitas pelanggan dan loyalitas karyawan

Faktor keberhasilan ini sangat penting bagi perusahaan mana pun. Sistem manajemen mutu memberikan judul yang jelas, argumen yang nyata, dan orientasi. Mutu sebagai konsep menyeluruh dan sistemik menjadi nilai panduan yang dapat disejajarkan oleh organisasi Anda.

Terdiri dari apakah sistem manajemen mutu?

Jika Anda ingin memperkenalkan sistem manajemen mutu, Anda harus mempertimbangkan seluruh organisasi Anda. Bahkan deskripsi situasi saat ini memperjelas hubungan timbal balik yang paling penting untuk kualitas yang lebih baik. Faktor-faktor berikut adalah pusatnya:

1. Karyawan: Fungsi apa yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan sehubungan dengan mutu? Apa tanggung jawab mereka dalam proses mutu? Bagaimana mereka dapat menarik perhatian pada kesalahan tanpa memiliki saran nyata untuk perbaikan? Tindakan mana yang penting dalam bidang tanggung jawab mereka?
2. Proses dan aktivitas: Bagaimana orientasi pelanggan dan mutu perusahaan Anda bekerja secara keseluruhan? Di mana ada kebutuhan untuk perbaikan? Kegiatan mana yang mendorong sasaran mutu, yang menghambatnya? Bagaimana proses yang berbeda perlu saling terkait? Semakin jelas dan tegas spesifikasi didefinisikan oleh manajemen puncak, semakin efisien proses dapat dirancang.
3. Metode dan prosedur: Bagaimana karakteristik mutu ditentukan dan dievaluasi? Bagaimana cara perusahaan mempertahankan dan meningkatkan mutunya? Tindakan mana yang masuk akal dan telah dicoba dan diuji? Upaya berkelanjutan apa yang penting?
4. Mesin dan peralatan: Apakah peralatan dan fungsi memenuhi persyaratan untuk mutu produk dan proses? Apakah proses (produksi) menyatu dengan sempurna?
5. Informasi dan pengetahuan: Apakah semua yang terlibat selalu memiliki tingkat pengetahuan yang up-to-date? Bisakah mereka bertukar informasi tanpa hambatan dan menemukan informasi dengan bebas? Bagaimana dengan komunikasi upaya kualitas kepada pihak ketiga (stakeholder)?
6. Unit organisasi: Apakah unit organisasi yang berbeda terhubung sedemikian rupa sehingga fungsi proses kualitas tidak terhalang di semua bagian perusahaan?
   Manajemen mutu adalah pandangan holistik dari seluruh organisasi.
7. Sistem: Bagaimana perusahaan Anda mentransfer proses mutu internal ke sistem lain (legislator, pemasok, mitra industri, dll.) untuk memastikan bahwa mutu tidak berhenti di batas perusahaan?

Semua aspek ini berperan. Itu sebabnya sistem manajemen mutu bukan masalah ukuran perusahaan. SMM selalu masuk akal. Namun, ketika sebuah perusahaan tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, itu menjadi semakin penting untuk kesuksesan yang berkelanjutan. Jika tidak ada, mereka yang bertanggung jawab tidak dapat mengontrol pengukuran kualitas secara komprehensif.

Setiap karyawan di perusahaan Anda harus mengetahui apakah dan bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang pada akhirnya menguntungkan pelanggan. Semakin kuat persyaratan pelanggan ditambatkan dalam sistem QM, semakin besar kontribusi sistem terhadap kesuksesan.

Apa keuntungan dari sistem manajemen mutu?

Penyelarasan dan pengendalian prosedur dan proses perusahaan secara sistematis mengarah pada efisiensi dan keandalan yang lebih besar. Ini karena organisasi menetapkan sistem manajemen mutu yang berfungsi yang:

• Membuat organisasi dan proses menjadi jelas (untuk pertama kalinya)
• Menentukan tanggung jawab yang jelas
• Memperjelas peluang
• Meminimalkan risiko
• Mengurangi biaya
• Menciptakan keunggulan kompetitif
• Menghasilkan, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan
• Meningkatkan citra
• Mengamankan kelangsungan hidup masa depan
• Memotivasi dan mempertahankan karyawan
• Mempertahankan dan mengembangkan pelanggan dalam jangka panjang.

Sebelum sistem manajemen mutu dapat mencapai manfaat ini, Anda harus hati-hati menetapkan persyaratan standar di perusahaan Anda. Sertifikasi adalah kesempatan yang baik untuk ini.

Bagaimana sertifikasi sistem manajemen mutu berlangsung?

Ada standar yang berbeda di mana perusahaan dapat memiliki sertifikasi manajemen mutu mereka. Di antara yang paling umum adalah ISO 9001 serta ISO 13485 (QM untuk perangkat medis) atau IATF 16949 (kualitas dalam industri otomotif). Dengan sertifikat, Anda dapat membuktikan bahwa SMM Anda berfungsi, mencapai kesuksesan yang terukur, dan merupakan bagian hidup dari pengembangan perusahaan Anda - ini adalah bukti terbaik dari kemampuan kualitas perusahaan Anda.

Untuk tujuan ini, badan sertifikasi netral seperti DQS mengaudit sistem manajemen mutu (SMM) Anda dan memeriksanya untuk semua aspek yang membentuk SMM yang berfungsi. Sertifikat ini berlaku untuk jangka waktu tertentu, biasanya tiga tahun. Dalam periode ini, audit pemantauan dilakukan dengan tujuan khusus untuk memulai perbaikan berkelanjutan.

Sebelum sertifikat kedaluwarsa, Anda harus menjalani audit baru jika ingin terus memegang sertifikat. Dengan melakukannya, Anda menunjukkan bahwa Anda memahami manajemen kualitas sebagai proses peningkatan yang komprehensif dan berkelanjutan.

Sertifikasi berlangsung dalam beberapa langkah:

• Pertemuan dan pemberian informasi tentang sertifikat, prosedur dan persyaratannya
• Penawaran dengan daftar semua biaya dan layanan dari badan sertifikasi
• Pra-audit opsional sebagai uji coba dan untuk mengidentifikasi titik lemah
• Analisis sistem dan evaluasi dokumentasi
• Audit komprehensif termasuk identifikasi potensi perbaikan
• Evaluasi, laporan dan penerbitan sertifikat
• Audit pengawasan tahunan
• Sertifikasi ulang

Untuk mencapai manfaat sebesar mungkin di lokasi, setiap sertifikasi direncanakan secara individual oleh DQS dan disesuaikan dengan keadaan spesifik, tujuan, dan faktor keberhasilan Anda. Kami selalu memulai dengan mengenal satu sama lain dan memberi Anda penawaran informatif tanpa biaya tersembunyi.

Apakah Anda juga ingin meningkatkan sistem QM Anda ke tingkat yang baru? Pakar DQS kami yang berpengalaman akan dengan senang hati membantu Anda.

DQS - Pionir dalam sertifikasi sistem manajemen

Masyarakat Jerman untuk Sertifikasi Sistem Manajemen (DQS) didirikan pada tahun 1985 oleh DGQ (Asosiasi Jerman untuk Kualitas) dan DIN (Institut Standarisasi Jerman) sebagai badan sertifikasi sistem manajemen pertama di Jerman.

Kami adalah satu-satunya badan sertifikasi besar yang berfokus pada sistem dan proses manajemen. Jadi, kami telah memainkan peran perintis selama bertahun-tahun. Pada tahun 1986, misalnya, DQS mengeluarkan sertifikat pertama Jerman menurut ISO 9001, standar paling penting di dunia untuk sistem manajemen.

Pada tahun 1991, DQS adalah badan sertifikasi pertama di Jerman yang diakreditasi untuk ISO 9001/2/3 oleh TGA GmbH saat itu (hari ini: Badan Akreditasi Jerman DAkkS). Saat ini, spektrum layanan kami mencakup sekitar 100 peraturan internasional dan standar nasional. Standar kami selalu dimulai saat daftar periksa berakhir. Pegang kata-kata kami!

Keahlian dan kepercayaan

Harap diperhatikan: Artikel dan materi kami ditulis secara eksklusif oleh pakar internal kami untuk sistem manajemen dan auditor selama bertahun-tahun. Jika Anda memiliki pertanyaan untuk penulis kami tentang konten, silakan hubungi kami. Kami berharap dapat berbicara dengan Anda.