Kepatuhan ada di bibir semua orang akhir-akhir ini, tetapi para manajer puncak sering kali kesulitan memahami istilah tersebut dan apa artinya. Namun kepatuhan berarti tidak kurang dari "perilaku yang sesuai secara hukum, perilaku yang benar secara etis" --tentu saja, bukan?
Loading...
Arti Kepatuhan tampaknya cukup jelas dan sederhana, di atas semua cukup jelas orang yang bertanggung jawab dalam suatu organisasi hanya perlu mematuhi semua aturan (hukum) yang relevan dan bertindak dengan cara yang benar secara etis, dan kepatuhan ditetapkan - lalu apa masalahnya?
Jawabannya adalah: kenyataannya berbeda. Banyak manajer dan karyawan di perusahaan tidak tahu aturan yang seharusnya mereka ikuti. Yang lain memang tahu, tapi sengaja tidak mematuhinya. Beberapa, di sisi lain, mungkin tampak tidak patuh. melanggar aturan pada pandangan pertama, tetapi mereka tidak terlalu bernilai secara etis atau hampir tidak dapat dibenarkan menurut standar CSR saat ini.
Cukup banyak perusahaan yang beroperasi di area abu-abu yang terkadang berubah menjadi terang, terkadang menjadi gelap.Namun, semakin banyak manajer yang menyadari kebutuhan untuk menjelaskan semi-kegelapan ini --paling tidak karena risiko liabilitas yang terkait.
Manajemen kepatuhan yang baik menciptakan kejelasan
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang memastikan bahwa semua aturan (hukum) diketahui dan dipatuhi. Sistem manajemen kepatuhan (CMS) yang efektif menciptakan kejelasan dan kepastian hukum. Budaya perusahaan ini, secara kiasan disebut di Amerika Serikat sebagai "tone at the top," pada akhirnya juga merupakan kunci untuk secara efektif dan tepat mengilhami seluruh perusahaan dengan gagasan kepatuhan.
Secara efektif meminimalkan risiko liabilitas dengan manajemen kepatuhan
Secara formal memastikan kepatuhan terhadap aturan melalui sistem manajemen kepatuhan yang diterapkan secara efektif memberikan kontribusi penting untuk menghindari atau meminimalkan kewajiban, dan ini mungkin ada bagi organisasi. Hal ini berlaku khususnya untuk orang yang benar-benar bertindak, karena tergantung pada sistem hukum, Ini mungkin disertai dengan denda besar atau penjara. Orang yang bertindak secara pribadi atau organisasi, atau dalam kasus terburuk keduanya, dapat dituntut.
Manajemen kepatuhan dalam kasus hukum
Banyaknya kewajiban bagi manajemen untuk bertindak secara sah, untuk memastikan bahwa perusahaan melakukannya, dan tugas kehati-hatian untuk mengendalikan operasi yang sah pada umumnya berasal dari hukum perusahaan, meskipun hal ini dapat bervariasi, tergantung pada lingkungan hukum tertentu. Dengan demikian, sebagai suatu peraturan, manajemen Perusahaan Manajemen harus mengambil tindakan pencegahan untuk memastikan perilaku yang sah dari organisasi dan karyawannya. Dalam hal: Jika manajemen perusahaan gagal memenuhi kewajiban ini, Hal ini dapat mengakibatkan risiko liabilitas yang sangat besar, yang mungkin mencapai jutaan tiga digit atau bahkan miliaran Euro.
"Jika manajemen gagal memenuhi tugasnya atau memenuhinya secara tidak memadai, itu dapat dimintai pertanggungjawaban untuk ini."
Manajemen kepatuhan - Hanya sistem manajemen lain?
Manajemen puncak tidak dapat memenuhi tugas pengendaliannya secara memadai tanpa sistem manajemen yang tepat. Jadi, tidak ada jalan keluar dari pengenalan CMS, bahkan dari sudut pandang kasus hukum. Setidaknya, ini berlaku untuk perusahaan yang ingin berada di sisi yang aman ketika datang ke masalah kewajiban akibat pelanggaran aturan.
Banyak perusahaan khawatir bahwa manajemen kepatuhan berarti memperkenalkan sistem manajemen lain. Namun, masih ada kesalahpahaman luas di balik gagasan ini, karena perusahaan pada dasarnya hanya memiliki satu sistem manajemen! Biasanya, sistem manajemen yang ada didasarkan pada ISO 9001, yang kemudian diintegrasikan ke dalam persyaratan standar lainnya.
Ini juga merupakan salah satu keuntungan besar dari struktur dasar umum, yang disebut Struktur Tingkat Tinggi (HLS), yang dimiliki oleh semua standar sistem manajemen ISO modern, termasuk ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 dan ISO 27001, juga ISO 37301. HLS membuat sistem manajemen terintegrasi menjadi lebih efisien secara signifikan, karena integrasi persyaratan dari serangkaian peraturan yang berbeda sekarang dimungkinkan hingga ke sudut terakhir perusahaan.
Loading...
White Paper
HLS - Peluang untuk sistem manajemen terintegrasi
- 10 alasan untuk sistem manajemen terintegrasi
- Perbandingan lima standar sistem manajemen
oleh Rita Kagerer, pakar sistem manajemen terintegrasi
Sistem manajemen kepatuhan sebagai "penahan"
CMS menurut ISO 37301 juga dapat diintegrasikan ke dalam sistem manajemen yang ada. Ini bertindak seperti penyangga semua topik kepatuhan yang dibahas oleh standar lain. Misalnya, manajemen mutu terutama berkaitan dengan risiko yang timbul dari kewajiban produk, manajemen lingkungan dengan risiko yang timbul dari lingkungan yang relevan perundang-undangan, dan sebagainya.
"Semua informasi dan analisis risiko dari masing-masing area disatukan dalam CMS, memberi perusahaan dasar hukum yang aman untuk tindakannya."
Semua masalah hukum dan risiko yang belum diperhitungkan, atau tidak cukup diperhitungkan, dicatat, dievaluasi, dan dikelola oleh Sistem Manajemen Kepatuhan. Kode nilai yang menyeluruh, kontrol internal tambahan, dan penyesuaian terhadap pengamanan penilaian risiko Dalam hal ini, analisis risiko memainkan peran yang menentukan.
Ini melibatkan identifikasi titik dan fungsi di mana pelanggaran hukum mungkin terjadi yang dapat memiliki konsekuensi paling serius bagi perusahaan. Oleh karena itu, sistem keselamatan harus dipasang untuk mencapai tingkat deteksi sebesar mungkin. Cukup dengan asumsi "oh, kami tidak punya itu" tampaknya hanya sedikit membantu - dan juga akan menemukan sedikit pemahaman dari penegak hukum atau di pengadilan.
Kepatuhan - Apa keuntungannya?
- Analisis risiko kepatuhan yang valid di perusahaan Anda
- Kepatuhan sistematis dengan peraturan hukum
- Pengurangan risiko liabilitas yang efektif
- Peningkatan citra perusahaan
Kesimpulan
Struktur yang jelas memastikan bahwa pelanggaran kepatuhan dapat dideteksi lebih cepat dan tanggung jawab ditetapkan. Dalam hal proses hukum, manajemen kepatuhan akan berkontribusi pada pengecualian. Paling tidak, sangat mungkin mengarah pada pengurangan liabilitas, karena semua alasan yang menentang atau mendukung terdakwa digunakan untuk menentukan kisaran hukuman.
Loading...
Kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda
Topik menarik? Hubungi kami.
Tanpa kewajiban dan gratis.
Tetapi satu hal yang harus jelas: "Standar audit" seperti ISO 37301 adalah pendapat hukum yang dapat, dan jika perlu, akan dipertimbangkan oleh pengadilan, asalkan dalam konteks pelanggaran hukum. Namun, jika tidak ada CMS Perusahaan yang memiliki posisi yang baik harus menangani masalah kepatuhan hanya karena kebutuhan manajemen sendiri akan perlindungan. Perusahaan yang memiliki posisi yang baik harus menangani masalah kepatuhan hanya karena kebutuhan manajemen sendiri akan perlindungan.
Kita harus menunjukkan bahwa kita secara alami tidak akrab dengan setiap sistem hukum dan berbagai bentuk hukum perdata dan pidana. Namun, pada umumnya setiap sistem hukum akan menuntut pihak-pihak yang bertanggung jawab. Oleh sebab itu sistem manajemen kepatuhan harus diterapkan pada sistem hukum masing-masing.
TIP: Baca juga blog kami Manajemen Kepatuhan di UKM --Perlu atau opsional? oleh Viola Beecken.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Hubert Spahn
Hubert Spahn adalah seorang pengacara serta ahli produk untuk kepatuhan di DQS. Bapak Spahn juga menyumbangkan pengalamannya selama bertahun-tahun sebagai auditor utama untuk manajemen mutu dan berbagai standar industri.
Loading...