CARA - Common Audit Report Application

L'IATF a développé un outil de documentation d'audit sous le nom de"CARA - Common Audit Report Application". L'objectif principal est d'harmoniser la documentation d'audit, qui était auparavant traitée individuellement par les organismes de certification. A l'avenir, les documents d'audit seront créés, édités, stockés et utilisés de manière standardisée. À l'avenir, tous les auditeurs IATF du monde entier documenteront les résultats d'audit sur une plateforme commune, quel que soit l'organisme de certification pour lequel ils travaillent.

CARA est une application IATF basée sur un navigateur qui ne nécessite pas l'installation d'un logiciel supplémentaire dans votre organisation. L'application n'est pas non plus connectée à un serveur ou à un nuage. Toutes les données d'audit créées et importées sont stockées uniquement dans la base de données interne du navigateur de chaque utilisateur, qui peut être consulté hors ligne (sans connexion Internet). Cela oblige l'utilisateur à ne travailler qu'avec ce seul navigateur, car aucun accès n'est possible depuis d'autres navigateurs.

L'utilisation de l'outil est obligatoire pour toutes les procédures d'audit IATF à partir du 1er janvier 2021, même si vous êtes déjà au milieu d'un cycle d'audit. Pour vous aider à mieux comprendre CARA, nous avons compilé les questions et réponses les plus importantes pour vous.

Si vous avez d'autres questions, notre équipe de support éprouvée se fera un plaisir de vous aider via le helpdesk au numéro de téléphone +49 69 95427-555 ou par e-mail à auditmanager(at)dqs.de. Les questions de programmation ou les problèmes plus graves y sont également recueillis et transmis pour vous au VDA QMC via le Second Level Support de DQS Holding GmbH.

Questions et réponses sur CARA

Quel est l'objectif de CARA ?

L'harmonisation de la documentation d'audit, qui était auparavant traitée individuellement par les sociétés de certification. À l'avenir, tous les documents d'audit seront créés, édités, sauvegardés et utilisés de manière standardisée.

Comment puis-je contacter CARA ?

En tant que client impliqué dans le processus de certification, vous pouvez atteindre les domaines qui vous concernent au sein de CARA via le lien suivant : nccara.iatfglobaloversight.org.

CARA nécessite-t-il l'installation d'un logiciel supplémentaire au sein de l'organisation ?

Non, CARA est une application basée sur un navigateur qui ne nécessite qu'un accès à Internet, mais aucun logiciel supplémentaire. L'application n'est pas non plus connectée à un serveur ou à un nuage. Toutes les données d'audit créées et importées sont stockées exclusivement dans la base de données interne du navigateur de l'utilisateur concerné, qui peut également être consulté hors ligne (sans connexion Internet). Cela garantit qu'aucune autre donnée n'est transmise à des bases de données extérieures à l'application locale.

Quels sont les navigateurs pris en charge ?

  • Edge, Chrome, Firefox et Opera - ces quatre navigateurs sont entièrement pris en charge dans leurs versions actuelles respectives.
  • Internet Explorer version 11 et supérieure est pris en charge, mais ne doit pas être utilisé.

Quels sont les navigateurs qui ne sont pas pris en charge ?

  • Safari - ce navigateur Apple n'est pas pris en charge. Il fonctionne selon ses propres normes, les fichiers PDF ne peuvent pas être générés et les rapports ne peuvent pas être imprimés.
  • Les appareils iOS d'Apple ne peuvent pas créer de fichiers dans le navigateur, de sorte qu'aucune sauvegarde des données n'est possible. Son utilisation n'est pas recommandée ni officiellement soutenue.

Quels effets la transition vers CARA a-t-elle sur notre organisation ?

  1. Planification de l'audit

Au cours des quatre dernières années, vous avez utilisé le gestionnaire d'audit DQS pour le processus de planification de l'audit. Cependant, dès que la transition vers CARA sera terminée, cela ne sera plus possible. Au lieu de cela, le DQS introduira des modèles basés sur Excel afin de les utiliser pour effectuer le processus de planification de l'audit documenté sur une base transitoire. Dès que votre audit est planifié et confirmé, l'auditeur IATF responsable vous enverra ces modèles à remplir. Les documents que vous renvoyez ensuite constituent la base pour développer et compléter le plan d'audit pour l'audit à venir.

  1. Documentation d'audit

À partir du 1er janvier 2021, tous les rapports d'audit et la documentation en aval des éventuelles non-conformités seront créés dans CARA. Cela signifie que la gestion des non-conformités et l'échange des informations nécessaires entre vous et votre auditeur se font également directement via CARA.


Dans le passé, vous avez également utilisé le gestionnaire d'audit pour pouvoir réagir aux non-conformités identifiées lors d'un audit. Avec le passage à CARA, il y aura également un changement dans le sens de la normalisation. En effet, CARA dispose d'un modèle en ligne avec lequel vous devez réagir aux non-conformités ouvertes de manière standardisée dans le monde entier. L'utilisation obligatoire de CARA pour la gestion des non-conformités est déjà mentionnée dans le SI 13 des règles de certification IATF.


Le formulaire Web utilise la même technologie que CARA, de sorte que vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel supplémentaire et que l'accès n'est limité en aucune façon. L'utilisation du formulaire Web garantit que la structure des données est préservée et que vos réponses sont enregistrées dans un format cohérent. Pour vous, cela change l'aspect du rapport d'audit et du plan d'action pour le suivi des mesures (plan d'action).

Comment identifier un audit à distance dans CARA ?

Dans CARA, dans la sous-section "Données d'audit", il est désormais explicitement demandé si l'audit IATF est un audit distant ou non - l'entreprise doit remplir le champ correspondant (oui / non).


En outre, CARA a créé une catégorie pour les audits partiellement distants. CARA donne les informations suivantes : Si l'audit a été partiellement réalisé à distance, veuillez nommer les auditeurs qui l'ont réalisé à distance et indiquer dans la zone "Processus" de la section "Détails de l'audit de processus" sous "Informations sur l'audit" quels processus ont été réalisés à distance. Champ obligatoire si
applicable.

Comment fonctionne exactement la gestion des non-conformités (NC) dans CARA ?

Vos données sont échangées via l'application NC Forms de CARA. Le processus de communication entre vous et votre auditeur est le suivant et peut être répété aussi souvent que nécessaire :

  1. Vos saisies sont échangées via l'application des formulaires NC de CARA. Le processus de communication entre vous et votre auditeur
    est le suivant et peut être répété aussi souvent que nécessaire :
    1. Votre auditeur remplit toutes les données nécessaires au processus de certification dans l'application CARA et crée ensuite le rapport d'audit
    .
    2. En même temps, le rapport NC est créé si des non-conformités sont trouvées.
    3. L'auditeur vous envoie généralement ce rapport NC par e-mail en exportant et en envoyant un fichier JSON* comprenant le lien vers CARA
    (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). La transmission a lieu en dehors de CARA. Remarque : Le fichier sauvegardé ne peut être lu par
    qu'à l'intérieur du système CARA, c'est-à-dire qu'il doit être réimporté au préalable dans l'application par l'éditeur.
    4. Pour vous, cela signifie qu'après avoir reçu le rapport NC (fichier JSON), ouvrez "NC CARA" et réimportez-le dans CARA en cliquant
    sur "Load report".
    5. Vous pouvez maintenant traiter les non-conformités comme d'habitude - le rapport est disponible pour les entrées au sein de votre organisation.
    Les NC individuelles du rapport peuvent être exportées et transmises aux services responsables.
    6. Une fois que vous avez fini d'éditer le rapport NC, il sera sauvegardé dans votre dossier de téléchargement en cliquant sur "Save NCs for auditor".
    7. Le rapport NC est à nouveau exporté et renvoyé à votre auditeur (toujours sous forme de fichier JSON par e-mail). Pour des raisons de sécurité,
    et les fichiers joints doivent être au format PDF ou JPG et ne doivent pas dépasser 10 Mo chacun.
    8. Dès réception du rapport NC, le contrôleur le réimporte dans CARA en cliquant sur "Charger la gestion NC client".
    Cette version du rapport NC remplace automatiquement celle qui y est disponible.
    9. Si un traitement ultérieur du retour d'information est nécessaire, il s'effectue à nouveau selon les étapes 1 à 8.
    * L'abréviation JSON signifie JavaScript Object Notation (extension de fichier .json). Il s'agit d'un fichier texte pur qui est utilisé pour échanger des données entre applications.

Comment puis-je recevoir mon rapport d'audit ?

Le rapport d'audit final vous sera envoyé comme précédemment. Il n'y aura pas de changement pour vous, même après l'introduction de CARA .

Où puis-je obtenir de l'aide de DQS ?

Veuillez noter que l'application CARA est programmée exclusivement par l'IATF. Toutefois, afin de vous soutenir en cas de difficultés techniques, l'équipe de support, qui a fait ses preuves depuis l'introduction de l'Audit Manager, est à votre disposition via le helpdesk à l'adresse Auditmanager@dqs.de ou par téléphone au +49 69 95427-555. Les questions de programmation ou les problèmes plus graves y sont également recueillis et transmis pour vous au VDA QMC via le support de deuxième niveau de DQS Holding GmbH.

Où puis-je trouver des informations complémentaires ?

Pour plus d'informations sur le nouvel outil de documentation des audits CARA, veuillez consulter la page Wiki officielle CARA de l'IATF et le manuelofficiel CARA. L'AQF actuel et des tutoriels vidéo utiles pour les utilisateurs y sont également disponibles.