遠端稽核已經成為數位化和敏捷工作不可或缺的一部分。 這意味著虛擬團隊和在家工作的員工具有高水準生產力的獨特能力--在管理系統和流程的稽核中也是如此。特別是考慮到新冠疫情,越來越多公司管理階層和高階主管對 "遠端優點"的評估視為決定未來的關鍵成功因素。而計劃和執行中,驗證稽核也必須是高效率執行的,無論是在現場還是遠端進行 "遠方稽核 "。然而,遠端稽核需要額外的技能和每個參與者的卓越程度。

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遠端稽核:ISO 19011有什麼說法

雖然遠端稽核在ISO 19011:2011中已經被吹捧為一種 "替代稽核方法",但並未進一步解釋。2018年的修訂版對這一稽核方法有著更精確的確認,為此方式帶來了更大的推動力。 到目前為止,該指南不能再忽視日益數位化的可能性。

"遠端稽核:應對數位化--但也要應對危機時期"

就像ISO 19011:2018的作者所懷疑的,Covid 19的大流行為遠端稽核帶來了廣泛的應用空間。在危機時期,當無法再進行必要的現場稽核時,遠端稽核就會派上用場--儘管方式有限。

遠端稽核。先決條件

在遠端稽核作為附帶的稽核方法之前,必須符合一系列的先決條件。這些先決條件包括公司流程的複雜度。例如,稽核員還必須熟悉管理系統,並且之前已經到過現場。

其他必須符合的基本要求有:

  • 通訊技術的品質必須符合遠端稽核的極高要求
  • 首次驗證不能執行遠端稽核。最重要的是,這意味著管理系統必須不再處於早期階段。
  • 在上一次稽核中,相關場所不得出現重大缺失
  • 管理系統要安排做法必須使所有的資料、證據和規範都能立即找到,並易於查看
  • 必須排除可能危及稽核的風險

"符合遠端稽核要求:不是理所當然的事,而是卓越的標誌"。

符合這些要求,尤其是全部要求,並不是理所當然的事。相反的,它是成熟、優秀的管理系統和為執行稽核設定高標準的組織的標誌。

外部稽核員也發揮關鍵作用:他們必須有很強的、遠遠高於平均水準的溝通和組織能力,以便從遠處指導和管理稽核。

 

方法必須被所有參與者接受

還有一個重要的先決條件。它適用於所有相關人員對這種稽核方法的態度以及他們參與的意願。因此,被稽核組織內部的信任和接受是成功的稽核規劃、執行稽核方案和遠端稽核後續工作的核心重點。
由於稽核員不在現場,技術和溝通技巧--不可缺少的 "軟技能"--變得更加重要。

如果想執行遠端稽核,想使用這項技術,那麼就必須讓公司接受它。

Dr. Holger Grieb DQS稽核員

遠端稽核:稽核方法還是稽核類型?

遠端稽核是一種稽核方法,而不是單獨的稽核類型。ISO 19011的作者並未將遠端稽核提升為現場稽核的替代方案。相反的,他們提出將 "遠端 "作為稽核計劃中 "適當平衡 "的幾種方法之一。

ISO 19011第5.5.3章的要求是關於選擇和確定稽核方法。"為了有效和高效地執行稽核,控制稽核計畫的人員應根據明確的稽核目標、明確的稽核範圍和確定的稽核標準來選擇和確定稽核方法。"

遠端稽核:根據IAF的正式架構

除了ISO 19011,國際認可論壇(IAF)文件MD 4也發揮了作用,用於清楚地了解遠端稽核的正式架構。以下是使用 "資訊和通訊技術(ICT)"進行遠端稽核的三個先決條件的例子:

  • 必須確保電子或電子傳輸資訊的安全性和保密性(4.1.1)。備註:稽核對象決定安全要求的級別。
  • ICT的使用必須在被稽核方和稽核方之間達成一致(4.1.2)。注意事項。這需要建立"關係"。
  • 事先確保客戶和稽核員有必要的電子基礎設備來使用ICT(4.2.2)。備註:"確保 "包括試用基礎設備,並在必要時規劃替代方案

這種電腦輔助稽核技術(CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques)可以包括,例如,以下內容:

  • 召開電話會議
  • 在網際網路上舉行會議
  • 基於網路的互動溝通
  • 遠端進入管理系統文件和/或管理系統流程

"遠端稽核:DQS接受遠端稽核的調查"

DQS的遠端稽核

隨著數位化轉型和新冠疫情的流行,遠端稽核在稽核方法中已佔有一席之地。從驗證機構的角度來看,已具備正式的架構條件。技術和能力方面的先決條件也已明確列出。因此,可以充分利用遠端稽核提供的可能性。然而,始終必須仔細考慮他們的使用。並非每一種情況都可以進行足夠的遠端評估。因此,DQS將事先審查 貴公司各自的情況以及實施相關的風險。

簡單地利用品質

自1985年成立以來,作為德國第一家管理系統驗證機構,DQS一直致力於為客戶提供永續的成功。透過增值稽核和以客戶為導向的理念,我們陪伴企業一路走來,實現卓越成功。

除了根據單獨的管理系統標準進行評估外,亦提供許多機會於完全合併的管理系統進行整合、同步稽核。跨學科的評估發揮共同作用,同時也鑑別不同主題之間的互動和牴觸。

結合ISO 19011,我們還為選定的主題領域提供第二方稽核服務,例如供應商稽核。

為了增加客戶的利益,我們在稽核員的選擇和進一步訓練中注重多重資格。DQS的稽核員平均至少涵蓋三個標準。 請相信我們的話。我們期待著與 貴公司會談。

作者
Julian König

Julian König是DQS Product Management & Accreditation主管,也是ISO 50001的專家,他負責DQS重點產品的驗證產品支援和開發。他團隊中的專業技術與市場的需求形成了強有力的連結。憑借其在標準方面的專業知識,他也是一位受歡迎的作者和主持人。

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