高階結構(HLS)是由國際標準組織(ISO)導入的,賦予管理系統標準一個統一的結構和相似的核心內容。這背後的目的是透過跨標準結構來改善不同ISO標準的一致性。

HLS 還可以作為未來標準修訂或制定的指南。 從長遠來看,所有 ISO 管理系統標準都旨在包含相同的總體結構、共同的核心要求以及共同的術語和定義。

更新:高階結構成為協調結構 (Harmonized Structure)

高階結構的規則和核心內容於 2012 年在 ISO/IEC 指令的附件“管理系統標準協調方法”(附件 SL)中發佈。 2021 年 5 月,ISO 發布了修訂版 Annex SL。 因此,HLS 進行了修訂,包括各種澄清、添加和刪除。

自此,高階結構 (HLS) 現在稱為“協調結構”(HS),也使用術語“協調方法”(HA)。 內容方面,沒有大的變化; HLS 的核心要求在很大程度上得到了保留。 但是,新的協調結構只會在相關 ISO 標準的下一次修訂後生效。

高階結構的定義

協調結構 (HS) 或高階結構 (HLS) 是開發新的 ISO 管理系統標準的指南,在很大程度上協調了其結構和要求。 ISO 的 HS (HLS) 目標是確保統一使用核心內容、術語和定義。 最重要的是,共同的基本要求促進了組織中不同系統的集成。

這使管理系統保持精簡和高效率,同時仍然有效地符合有關各方的所有需求和期望。其他關鍵詞包括:組織背景,領導和承諾,流程導向,以及基於風險的方法。

 

高階結構的架構

高階結構非常注重高階管理人員和組織環境(第四章和第五章)。基本結構總是由十個章節組成:

  1. 範圍
  2. 規範性參考資料:這兩部分包含了標準的特定用語,並定義目標。
  3. 術語和定義:參考附錄SL中介紹的一般術語以及標準中的任何特定術語。
  4. 組織環境 了解內部和外部事項、相關利益關係人的需求和期望。
  5. 領導:最高管理階層的責任和承諾、政策、組織職能、角色、職責和權限。
  6. 規劃:管理風險和機會的措施,品質目標,以及實現這些目標的計劃。
  7. 支援:必要的資源、能力、意識、溝通和文件化訊息。
  8. 營運:營運規劃和治理
  9. 績效評估:監控、測量、分析評估、內部稽核、管理審查
  10. 改善 不合格、矯正措施和持續改善。

各個標準的子條款因標準的特定主題內容而異。例如,ISO 9001品質管理標準在第5章的子條款比ISO 14001環境管理系統標準多。

第4至第10條與管理系統的驗證特別相關,這主要是因為PDCA循環以及持續改善流程也可以在這裡找到。

HS 的基本變化——選擇

新的協調結構將隨著相對應標準的下一次修訂而生效。 在更為知名的 ISO 管理系統標準中,ISO 37301:2021 (合規管理)和最近修訂的資訊安全標準ISO 27001 至今為止都從中受益。

第 1 條“範圍”:每個標準的範圍將在未來與管理系統的預期結果相關聯。 例如,對於 ISO 14001,這將是改善環境績效、履行有約束力的義務和實現設定的環境目標——對使用者來說只是一種形式,對稽核員來說可能是評估管理系統有效性的指標。

第 3 條“術語”:將來,與管理標準相關的所有術語及其標準定義必須在相對應標準的第 3 條中完整列出。 這應該會帶來更大的透明度和清晰度。 因此不再需要只提及“姊妹標準”。  

“外包”和“外包流程的控制”等術語已被完全刪除,因為過去使用者往往無法清楚地鑑別一個流程何時被視為外包,何時不被視為外包。 新要求已包含在第 8 條中更好地考慮這種情況。

第 4.2 條“利益關係方”:在本條中,已作出與術語“要求”的標準定義間接相關的澄清。 4.2.b中要求鑑別相關利害關係方的相關要求。 這已由要求 4.2.c 補充,根據該要求,從已鑑別的相關要求中,再次過濾掉與組織管理系統相關的要求。

ISO 14001ISO 45001 等標準中,已經存在類似的敘述,根據該敘述,組織必須從相關方的要求中過濾掉其在法律上有義務符合的要求。

第 6 條“規劃”:考慮到主題“變更管理”,該條款增加了一個子條款 6.3。 第 6.3 條要求對管理系統的變更進行規劃。 在第 8 條“營運”中,此要求更加具體,因為還必須控制變更計劃。

第 7.5 條“文件化訊息”:本條現在著重於管理系統所需和相關標準(7.5.3)要求的文件化訊息的可用性、合用性和保護。 無論關係到何種類型的文件化訊息,這都適用。 不再使用“保留”等舊詞彙。

第 10 條“改善”:修訂後,該條款現在更多地旨在(主動)發起改善,而不是確定可能的改善。 這種變化可以理解為對一般“持續改善”要求的應用。

重要須知:HLS和PDCA

高階結構的條款是基於PDCA循環的 "規劃-執行-檢查-行動"。以下條款分配到各個PDCA階段。

  • 計劃:第4、5和6章
  • 執行:第7章和第8章
  • 檢查:第九章
  • 行動:第十章

 

哪些標準遵循高階結構?

所有現代ISO管理系統標準都是基於共同的基本結構--高階結構。其中包括ISO標準:
品質管理:ISO 9001

環境保護:ISO 14001 

職業健康與安全:ISO 45001

能源管理:ISO 50001

資訊安全:ISO 27001

合規管理:ISO 37301

企業營運持續管理系統:ISO 22301

Loading...

高階結構

5 個最重要的 ISO 標準:

ISO 9001ISO 14001ISO 27001ISO 45001 ISO 50001 的資訊圖表

具有共同結構的綜合管理系統--演變

隨著2018年8月底ISO 50001能源管理標準的發佈,ISO五大管理系統標準的最後一個也配備了高階結構(HLS)。這個基本結構也為核心要求建立了統一的基本內容,以及通用名稱和基本定義。透過這種方式,不同的系統應該更容易合併,成為一個綜合的管理系統。

當資訊安全標準ISO 27001在2013年出現時,它是第一個基於HLS的更重要的ISO標準。然而,自從2015年ISO 9001(品質管理)和ISO 14001(環境管理)的重大修訂後,共同的基本結構才被更多的用戶所了解。2018年3月,增加了ISO 45001(職業健康與安全),2018年8月增加了ISO 50001(能源管理)。

今天可以說,有了共同的基本結構--高階結構 (未來是協調結構),綜合管理系統的效率明顯提高。這些創新毫無保留地證明了它們的價值:管理系統--例如,根據ISO 9001--建立在高階結構基礎上的組織,在整合和實施進一步的特定主題要求方面具有明顯的優勢。

 

高階結構的優勢和好處

在綜合管理系統中應用多個標準變得更加容易,例如,在品質管理和資訊安全的組合中。如果符合所有應用的規則的基本要求,那就更是如此:即把各自的標準要求完全融入現有的管理系統,從而融入公司的一般業務流程。

以下是對主要優勢的概述:

  • 統一的結構和使用相同的核心內容、術語和定義使用戶更容易了解一個標準。
  • 由於標準化,特定主題的標準要求可以更快地被整合到現有的系統中;在大多數情況下,ISO 9001是一個起點。
  • 有了HLS,導入多個管理系統,例如品質、環境、資訊安全,變得更加簡單和有效。工作的重複性和文件的工作量也會減少。
  • 有了綜合管理系統,可以更容易進行稽核(內部和外部),或同時根據多個標準執行,並可以利用共同效應。

 

具有共同結構的綜合管理系統是否有缺點?

相關標準ISO 9001ISO 14001ISO 27001ISO 50001在結構和內容上已經具有一定的相似性,然而,直到HLS才創造了一個結構,使不同的法規要求更容易整合到公司的最後一個角落。這一點在職業安全與健康方面的ISO 45001的高階結構中表現得尤為明顯。

如果一個公司使用具有共同結構的綜合管理系統,這不會導致任何缺點--無論是從統一的結構還是從術語來看。也沒有要求在公司的文件訊息中必須使用該術語。

ISO 9001:2015 中,會發現兩個訊息附錄。雖然這些附錄不包含要求,但建議使用它們。

  • 附錄A: 新結構、術語和概念的說明。
  • 附錄B: 關於品質管理和品質管理系統的其他國際標準。

DQS - 稽核有附加價值的綜合管理系統

採用基於高階結構(未來是協調結構)的綜合管理系統的公司追求的目標是避免介面問題和重複,捆綁資源和利用共同效應--換句話說,全面了解其營運流程。而這也正是我們的稽核員的稽核方式。

由於採用跨主題的方法,綜合管理系統的聯合、同步驗證提供了許多機會。例如,DQS稽核不僅可以發現改善的潛力,還可以鑑別不同主題領域之間的矛盾。

對我們而言,重要的是 貴公司不要把我們的稽核僅僅看成是稽核,而是為了更增強 貴公司的管理系統。我們的主張總是從稽核檢查表開始。請相信我們的話!

audits-dqs-audit wuerfel nebeneinander auf tisch
Loading...

DQS. 因為並非所有稽核都是相同的

您對根據 ISO 9001 進行的品質管理系統驗證有疑問嗎? 了解更多。 無需負擔義務和免費。

作者
Ute Droege

DQS品質管理系統專家,長期從事ISO 9001的稽核工作,並擔任經驗豐富的講師。

Loading...