無論執行了多少次稽核，第一次遠端稽核肯定是一個挑戰。 良好的準備是成功的關鍵。 在本文中，我們將為您提供一些寶貴的提示。
這是由七部分組成的系列文章的第五部分:
進行遠端稽核需要徹底的準備——甚至比現場稽核更徹底。 稽核員將確定誰需要參與、何時參與以及透過什麼管道參與。 起初，這聽起來類似於傳統的稽核計劃； 然而，在遠端稽核期間幾乎不可能進行任何更改：重新安排與不同地點參與者的會議可能很快導致混亂。
另一個需要避免的尷尬錯誤是時區混淆。 對於現場稽核，沒有理由在稽核計劃中指定時區 - 它始終是場所的時區。 然而，當網路會議參與者位於不同的地區時，一個小錯誤可能會造成嚴重後果。
至於遠端稽核的時間長度，根據經驗，遠端稽核應該不會比現場稽核短。 相反，有充分的理由規劃更長的稽核時間，特別是如果這是您的第一次遠端稽核。
- 技術問題（例如連線問題）可能會導致延遲。 建議預測併計劃額外的時間來補償中斷
- 與在現場相比，稽核員將需要更多時間透過螢幕處理訊息
- 與會者需要經常休息，因為網路會議比面對面會議壓力更大
正是因為網路會議可能會讓人筋疲力盡，所以建議組織幾個較短的會議並將它們分散在幾天內，而不是安排一個非常緊湊的一天。
連線和音質問題在網路會議中很常見。 它們永遠無法完全消除 - 但事先測試連線並確保所有稽核參與者熟悉所需的硬體和軟體非常有幫助。 被稽核的單位還必須確保為所有參與者提供一個安靜的環境，以避免干擾和背景噪音。
在進行稽核之前，您還必須確定是否需要記錄對話。 雖然記錄對話有助於記錄稽核，但仍需要考慮資料安全和隱私問題。 您不僅需要所有參與者的同意，還需要討論安全方面並確定儲存和刪除的條款（參見第 4 部分和第 7 部分）。 在尋求同意時，請記住說明您是要錄製音頻、視訊還是兩者。 如果您依靠錄音來記錄結果，請確保有一種方法可以確定誰說了什麼。
但是請記住，如果您和受稽核方決定不記錄對話，技術上仍然可以（但不允許！）截取螢幕截圖或以其他方式記錄對話。 不用說，這將嚴重違反保密性和職業操守。 因此，遠端稽核需要稽核員和受稽核方之間有一定程度的信任。
準備工作之後就是實際稽核。 您可以在第六部分閱讀更多相關資訊 - 進行遠端稽核的技巧。
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作者
Dr. Thijs Willaert
Thijs Willaert 博士是永續發展服務全球總監。 他的職位是負責 DQS 的 ESG 服務與專案項目發展、營運等。他的專業領域涵蓋永續採購、人權議題的驗證審查和 ESG 驗證稽核等。
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