在大流行期間，對管理系統進行現場稽核往往是不可能的，或者只能在非常有限的範圍內進行。所謂的遠端稽核，即借助適當的訊息和通訊技術進行遠端稽核，通常可以在這種情況下提供補救措施--也適用於汽車標準IATF 16949。閱讀以下文章，了解IATF在2020年10月為遠端稽核制定了哪些要求。
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遠端稽核，即為評估和驗證管理系統而進行的遠端稽核，自2020年初Covid 19大流行開始以來，已經獲得了強有力的認可。這一點在DQS的 客戶調查 中再次得到證實。畢竟，在公司的正常現場稽核幾乎不可能的情況下，證書也必須得到維護，必須進行定期稽核。即使在大流行之前，這種稽核方法也是在沒有稽核員親自在場的情況下成功應用的。這是因為國際上有效的管理系統稽核准則ISO 19011:2018也明確規定，在相當長的一段時間內，遠端稽核可以替代許多地區的現場稽核。
IATF和遠端稽核
國際汽車標準IATF 16949的用戶在大約6個月前還被拒絕這種替代稽核方法。然而，在2020年10月，國際汽車工作組（IATF）至少暫時的適應了當前的情況，並為展開IATF 16949的遠端稽核創造了合適的條件，以及 "應對冠狀病毒大流行（COVID-19）-修訂版5"。然而，與ISO管理系統標準，如 ISO 9001（品質管理）或 ISO 27001（資訊安全）相比，遠端稽核的可能性是有限的。
這是因為進行IAT遠端稽核的一個基本條件是，可以證明是與COVID-19大流行直接有關的原因，不可能進行現場稽核。只有在這種情況下，像DQS這樣的驗證機構才有權根據IATF的規範進行遠端稽核。這樣做的背景是，遠端稽核的可能性可以防止超出計劃或允許的時間範圍。
對於在規劃IATF稽核時因大流行病而關閉的生產設施或不生產任何零組件的生產設施，汽車產業也有特殊規定。然而，在這種情況下，驗證機構必須從客戶端獲得適當的訊息，以評估情況，並在必要時，商定一個新的、較晚的IATF稽核日期。必須通知IATF放棄原計劃的稽核。
執行遠端稽核
對於汽車標準IATF 16949，可以應用遠端稽核，如下所示：
- 生產場地
- 包括擴展的生產場地
- 遠程支援場地
IATF遠端稽核允許用於以下稽核類型。
- 首次驗證稽核（第一階段和第二階段）。如果第二階段的稽核是遠端進行，證書的有效期不得超過12個月且證書提前一天過期。隨後的稽核就被視為重新驗證稽核。
- 年度追查稽核
- 重新驗證稽核
- 轉證稽核
- 出於特殊原因的稽核，即所謂的特殊稽核
驗證機構必須對IATF遠端稽核應用以下原則。
- IAF ID 12 - 遠端評估的原則
- IAF MD 4 - 關於使用訊息和通訊技術（ICT）進行稽核和評估的強制性文件。
- 措施冠狀病毒大流行（COVID-19）--修訂版5》的附件A--IATF遠端稽核的要求
IATF稽核--實施的選擇
- 100%現場
- 部分遠端（從遠處稽核）和部分現場
- 100%遠端
在確定稽核人天數時，必須考慮到遠端稽核所需的額外時間和精力。在 "冠狀病毒大流行的措施 "中，IATF指出，即使是IATF 16949 的遠端稽核，必要時也可以對其規劃進行觀察（"見證"），例如，確定所使用的技術是否符合規定或各稽核員的方法是否符合規定。然而，不能拒絕這種見證稽核觀察。
IATF遠端稽核的稽核員能力
遠端稽核的其他重要因素是參與遠端稽核的各方都有足夠的能力和技能。稽核員和客戶都必須有能力操作電子基礎設施，以達到預期的結果。而且必須確保稽核結果也是有意義和客觀的。
因此，遠端進行IATF稽核的稽核員應該已經熟悉相關公司和其普遍氛圍，例如從現場汽車稽核中了解到。此外，稽核員必須有豐富的經驗和遠端稽核的例行程序，因為遠端稽核在某些情況下需要不同於現場稽核的提問技巧。
在這一主題我們的最新 客戶調查 顯示，關於DQS審核員的結果如下。
"97%的客戶認為我們的稽核員的方法'稱職'，只有3%認為'不太稱職'。"
其他基本方面和特殊要求可以總結如下。
- 既沒有沖突案例，也沒有嚴格評估的事件（不符合要求）。
- 應限制IATF遠端稽核的參加者人數。
- 個人 "會議 "應安排在最多兩個小時內，然後休息。這一程序是必要的，否則在有時不熟悉的情況下，注意力會受到影響。因此，與傳統的IATF現場稽核相比，應該為遠端稽核的計劃安排更多時間。
遠端稽核的優勢
- 明顯減少差旅時間
- 可以用合理的方式對無法前往的地點進行稽核
- (幾乎任何數量的)來自世界各地的專家和學者也可以同時參與進來
- 稽核人員及員工的個人風險降到最低，例如健康和安全風險
- 消除了旅行限制
- 可以最大限度地減少資料收集和資料分析之間的時間延遲
- 在出現中斷的情況下有很大的靈活性，例如，受稽核者的可用性
- 減少二氧化碳排放有助於永續性
所使用的通訊技術要求
所使用的訊息和通訊技術（ICT）在所有的遠端稽核中發揮著特殊作用。文件IAF MD 4:2018對此提供了有約束力的規範。該文件由IAF（國際認可論壇）發佈，在全球範圍內規定了使用ICT的主要方面。
除了IATF稽核外，還影響到所有其他ISO管理系統標準驗證的稽核，其關鍵要求是：
- 確保電子傳輸資訊的安全性和保密性。
- 稽核員和客戶之間就ICT的使用達成協議。這需要建立商業關係。
- 稽核員鑑別與ICT有關的風險和機會。這涉及到，除其他事項外，提前發現的有效性和客觀性。
- 確保必要的電子基礎設備已經到位。
- 所有參與操作ICT的人員的能力和水準，以達到預期的結果。
這包括確認客戶和稽核員熟悉合適的硬體和軟體（平板電腦、網路攝影機、WiFi 或IT工具，如WebEx、GoToMeeting、圖像編輯系統等），並確保有足夠的頻寬用於安全、穩定的連線。
汽車領域的其他規範
- DIN EN ISO/IEC 17021 - 為合格評估目的稽核和為了驗證管理系統對驗證機構的要求
- DIN EN ISO 19011 - 管理系統稽核指南
- 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - 確定稽核品質和環境管理系統的稽核時間的約束文件
- 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - 關於由認可的驗證機構在稽核管理系統時使用電腦輔助稽核技術（CAAT）的約束性文件
- IATF--應對 COVID 19冠狀病毒大流行的全球豁免和措施，附件A包含了IATF 16949法規對遠程稽核的執行要求
結論--遠端執行IATF稽核
遠端稽核在短短一年內成為 "新現實 "的一部分。今天，它們是一種公認的稽核方法，至少可以部分取代傳統的現場稽核，從而有助於證書的維護。因此，遠端稽核可以成為傳統現場稽核的有用補充。無論是在評估期間利用額外的專業知識，結合節省成本方式有效地覆蓋多個場地，或者在適當的時候完全遠端稽核以符合驗證要求或根據當前條件的要求。
自2020年秋季起，遠端稽核長期以來為ISO標準提供的可能性也可用於汽車標準 IATF 16949（至少是暫時的）。但是，只有在與大流行病有關的規劃現場稽核失敗的情況下，並且會使證書的維護可能處於風險之中時。此外，必須始終仔細權衡它們的應用，並非每一種情況都能在遠端獲得充分的評估。因此，DQS 提前檢查 貴公司的個別情況、驗證和當局的要求以及與實施有關的風險。
在進行遠端稽核時，必須遵守上述標準和指南中規定的特殊要求。這些規範側重於所使用的訊息和通訊技術（ICT）以及相關稽核人員的經驗和常規--這兩個方面對遠端稽核的成功有最大影響。
此外，計劃和執行稽核的額外規則適用於遠端IATF稽核。根據稽核類型的不同，這也可能適用於在遠端稽核基礎上所頒發證書的期限。相關要求的細節可在 "冠狀病毒大流行措施（COVID-19）--第五次修訂版 "的附錄A中找到。
經驗和信任
IATF 16949 被認為是汽車產業的國際品質標準。作為ISO/TS 16949:2009的繼任者，自2016年10月出版以來，它幾乎成為這個全球產業的門票。ISO/TS 16949技術規範於1999年3月首次發布。隨著我們在2000年2月得到IATF的認可和VDA-QMC的核准，DQS 成為全球首批該汽車標準的驗證機構之一。
我們的內容和報告是由我們的標準專家或具有多年經驗的稽核員獨家撰寫。如果您對內容、我們的稽核和對作者的驗證有任何疑問，請隨時聯絡我們。
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作者
Torsten Schwarz
DQS標準專家、主任稽核員和汽車法規的product manager。
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