綜合管理系統(IMS)的特點是將兩個或多個管理系統組合成一個整體系統。 目的是避免多重努力——例如在內部和外部稽核中。 綜合管理系統創造的共同效應也加強了對公司內部機會和風險的注意。

什麼是綜合管理系統?

原則上,每個公司都有一個管理系統,因為每個公司都管理自己。 問題在於它是否是一個綜合的管理系統,考慮了不同領域的要求,或者它是否真的是一個基於標準(例如 ISO 9001)的系統,或者它是否只是公司用來組織自己的傳統行動。

內容

  • 綜合管理系統:從多樣性中創造協同效應
  • 有什麼要求?
  • 當複雜度增加時
  • 綜合管理系統的目標是什麼?
  • 綜合管理系統的基礎是什麼?
  • 高階結構如何幫助綜合管理系統?
  • 有哪些不同的整合方式?
  • 綜合管理系統的好處 - 結論
  • 簡單地利用品質

綜合管理系統:從多樣性中創造協同效應

對於綜合管理系統 (IMS),公司今天必須管理的眾多管理系統盡可能地組合和整合,以便盡可能減少摩擦並最佳化協同作用

這表示著符合不同領域要求的方法和工具被組合在一個統一的架構中。 這執行於公司治理(組織的管理和監控),並得到基於風險方法 的協助

國際標準組織 (ISO) 於 2012 年導入了現代管理系統標準的基本結構,即所謂的高階結構  (HLS)。ISO 於 2021 年 5 月修訂了基礎 ISO/IEC 指令,該指令還代表著 HLS 進行了修訂,包括各種說明、增加和刪除。 從那時起,高階結構現在被稱為“協調結構”(HS)。 但是,它只會在相對應 ISO 標準 的下一次修訂後生效。

有什麼要求?

許多管理系統著重於特定要求:

  • 品質, 例如: ISO 9001
  • 環境保護, 例如: ISO 14001
  • 能源, 例如: ISO 50001
  • 職業健康與安全, 例如: ISO 45001, SCC
  • 資訊安全, 例如: ISO 27001
  • 危機或緊急管理, 例如: ISO 22301
  • 風險管理, 例如: ISO 31000
  • CSR / 企業社會責任, 例如: SA8000
  • 各種其他系統, 例如: 健康、醫療器材、飼料或防爆

因此,公司面臨著大量的主題領域,他們可以規範地組織這些領域。 此外,各個產業都有特殊規定,例如  IATF 16949(汽車產業)或 EN/AS 9100(航空)。 這些主要深化了 ISO 9001 對品質管理的要求,並實行在應用環境中。

當複雜度增加時

《哈佛商業經理人》的一項研究表明,複雜程度,即公司在業務中必須符合的系統相關要求的數量,自 1955 年以來增加了六倍多。這與內部組織的複雜程度形成鮮明對比,公司不同流程、界面、說明、文件和決策的數量增加了 35 倍。 這表明正在增加越來越多,但沒有刪除任何內容。

HLS - 綜合管理系統的機會

  • 使用 IMS 的 10 個理由
  • “五大”要求比較: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 和 ISO 2700 

作者:綜合管理系統專家Rita Kagerer

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組織的複雜程度會降低員工的工作效率和收入。 因此,對於企業來說,重要的是要考慮如何以模塊化的方式整合主題和建構管理領域,以便在不增加內部管理工作量和進一步增加流程複雜度的情況下擴展主題領域。 理想情況下,這消除了對文件的需求,並允許將統一的系統用於不同的主題領域。

綜合管理系統的目標是什麼?

IMS 的目標必須是解決衝突、協調目標並確保明確的、最好是合格的規範。

但是,不同的管理系需要符合不同的要求。 在這方面,可能會出現目標衝突,必須加以考慮。

此時,組織必須決定優先考慮哪個目標,並在必要時讓另一個目標退居二線。 例如,從高效率流程設計的角度來看有意義的解決方案將不得不讓位於最佳化的職業健康與安全組織。 在這裡,公司必須根據實際情況做出決定,同時也要考慮到管理系統的驗證

綜合管理系統的基礎是什麼?

堅固的基礎需要統一的流程管理系統。

工作工具和文件形式必須標準化。 有助於實施的是一個共同的措施控制中心,綜合管理系統的建立和運行產生的各種措施在其中流動,透過它可以控制和跟踪任務。 然後在這個堅固的基礎上建立和整合專業流程。

高階結構如何幫助綜合管理系統?

高階結構 (HLS) 對於希望在模塊化基礎上建構系統的公司來說是一個有用的工具。 這是因為這種總體基本結構確保管理系統的結構在其規範要求中相互對應,因此可以更容易地整合。

ISO 9001:2015ISO 14001:2015ISO 45001:2018 的標準修訂中,更改了部分結構和一些術語,以提高與其他管理系統標準的一致性。 因此,所有主要的 ISO 管理系統標準都遵循共同的基本結構。 其他標準也將在未來適用高階結構。

最重要的是,這代表著公司流程可以根據要求適用新的或變化的條件。 這樣做不會讓公司的基本結構因冗餘和不一致而負擔過重。 如果需要考慮新標準,可以輕鬆擴展流程。

設置 IMS 時,重要的是要設身處地為員工著想。 因此,應使用員工日常工作中的術語和流程。

有哪些不同的整合方式??

規劃階段:一個很好的概述

在規劃階段,值得聘請外部顧問公司,以便吸取其他公司整合項目的經驗。 然後將所有文件和需求放在桌面上,以便能夠創建需求和交互分析。 在此基礎上,可以做出診斷,例如,在哪些方面值得合併作為第一步。

建立階段:設定方向 - 確保優勢

在綜合管理系統的設置階段,讓內部和外部客戶等利益關係人 參與非常重要。 在流程設計期間,必須讓員工參與進來,因為他們是以後必須遵守規範的核心資源。 下一步是文件控制、內部稽核、政策、目標和關鍵績效指標以及更高級別的行動管理的基本整合。 然後是涵蓋人力資源領域的各個主題領域,整合營運流程,涉及供應鍊和供應商並拆分對他們的要求。

改善階段:整合訊息

在改善階段,組織從利益關係人的角度衡量結果,即先前定義的指標。 透過內部和外部稽核進行監控很重要。 管理階層本身可以進行評估的管理審查也是必不可少的。 例如,可以透過全年展開的小規模管理評估來做到這一點。 在改善階段的流程中,組織決定是否要整合以及整合哪些進一步的系統,以及還將為哪些管理系統尋求或繼續驗證

綜合管理系統的好處 - 結論

綜合管理系統 (IMS) 具有涵蓋與公司相關的所有主題的流程架構。 因此,該系統應逐步建立。公司必須決定應該首先整合哪些領域和標準,以及應該包括哪些進一步擴展階段。 否則,整合將使組織及其員工不堪重負。

在此過程中,管理階層 的支持至關重要。 組織內的每個人都必須意識到整合管理系統不是放在壁櫥裡的手冊。 相反,它是一種日常工作工具,如果使用得當,它可以讓每個人的工作變得更輕鬆。

這會讓每個相關人員都知道客戶、當局和其他關鍵方的基本要求已得到充分考慮。

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簡單地利用品質.

自 1985 年作為德國第一家管理系統驗證機構成立以來,DQS 一直致力於客戶的永續成功。 憑藉增加附加價值的稽核和以客戶為導向的理念,我們陪伴組織一路走向卓越。

特別是對完全整合的管理系統進行聯合、同步稽核提供了大量機會,因為跨主題評估允許使用協同作用,同時可以進行交互,但也可以鑑別不同主題之間的矛盾。 為了透過綜合管理系統增加客戶的利益,我們在選擇和訓練我們的稽核員時關注他們的多項資格:DQS 稽核員平均至少涵蓋三套法規。 相信我們的話。 我們期待與您對話。

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