Đánh giá là gì?

Theo nghĩa rộng nhất, đánh giá là một phân tích khách quan nhằm cải thiện tổ chức của công ty - dựa trên quan sát, kiểm tra, đặt câu hỏi và hiểu biết sâu sắc về các tài liệu liên quan. Một cuộc đánh giá luôn phục vụ để so sánh một mục tiêu và tình hình thực tế, một mục tiêu và việc thực hiện nó. Đánh giá do đó cung cấp sự rõ ràng. Chúng phục vụ như một đánh giá hoặc kết quả thực hiện để xác định các điểm mạnh và tiềm năng cải tiến, đồng thời cung cấp phản hồi quan trọng về các thay đổi và hiệu quả của các biện pháp được đưa ra.

Trong đánh giá các hệ thống quản lý, hướng dẫn ISO 19011 là có thẩm quyền. Trong chương 3.1, nó định nghĩa đánh giá là một "quy trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu thập bằng chứng khách quan và đánh giá nó một cách khách quan nhằm xác định mức độ đáp ứng các tiêu chí đánh giá".

Thuật ngữ đánh giá xuất phát từ từ "audire" trong tiếng Latinh - để nghe hoặc nghe. Lắng nghe, theo nghĩa "lắng nghe người đối thoại", là nhiệm vụ thiết yếu của đánh giá viên, nhưng không phải là nhiệm vụ duy nhất. Đối với đánh giá viên đặt câu hỏi, quan sát và phân tích trong một cuộc đánh giá. Cuối cùng, mục đích là để tìm hiểu và đánh giá xem tổ chức được đánh giá có thành công trong việc thực hiện các đặc tả và yêu cầu đã đặt ra hay không và ở mức độ nào trong một tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Để đạt được mục tiêu này, đánh giá viên cũng kiểm tra sự tương tác của các quy trình, trong số những quy trình khác.

Một tính năng đặc trưng của tất cả các cuộc đánh giá của chúng tôi là một chuyên gia độc lập trong ngành sẽ xem xét hệ thống và quy trình quản lý của bạn. Các tiêu chuẩn của chúng tôi luôn bắt đầu khi danh sách kiểm tra kết thúc. 

DQS. Simply leveraging Quality.

Một tính năng đặc trưng trong tất cả các cuộc đánh giá của chúng tôi là một chuyên gia độc lập trong ngành sẽ xem xét hệ thống quản lý và các quy trình của bạn. Yêu cầu của chúng tôi luôn bắt đầu khi danh sách kiểm tra kết thúc.

Chứng nhận của DQS

Tại sao một cuộc đánh giá lại hữu ích?

Đánh giá thường xuyên cung cấp cho công ty của bạn thông tin về việc liệu các biện pháp và quy trình có hiệu quả, thích hợp và phù hợp để đáp ứng các thông số kỹ thuật và yêu cầu hay không. Ngoài ra, có thể xác định được tiềm năng cải tiến và rủi ro. Các kết quả được lập thành văn bản cung cấp cho lãnh đạo cấp cao nhất của bạn những phát hiện quan trọng về các biện pháp kiểm soát.

Đánh giá giúp : 

  • Phát triển hơn nữa tổ chức của bạn theo cách gia tăng giá trị
  • Có được một mục tiêu toàn diện / so sánh thực tế
  • Xác định điểm mạnh và tiềm năng cải tiến cho công ty của bạn
  • Phát hiện các rủi ro và sai sót và đưa ra các biện pháp để tránh chúng
  • Cung cấp cho các giám đốc điều hành một cơ sở tốt để ra quyết định
  • Khám phá những điểm hạn chế và điểm yếu trong công ty
  • Học hỏi từ các phương pháp và quy trình làm việc đã được kiểm chứng
  • Tiến hành một cách có hệ thống và nhất quán
  • Cung cấp bằng chứng khách quan về kết quả thực hiện của bạn

Có những loại đánh giá nào?

Đầu tiên, cần phân biệt giữa đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài.

Một cuộc đánh giá nội bộ (còn được gọi là tự đánh giá hoặc đánh giá của bên thứ nhất) được lập kế hoạch trong công ty. Theo quy định, một nhân viên được đào tạo đặc biệt, tức là đánh giá viên nội bộ, chẳng hạn như đại diện quản lý chất lượng, sẽ thực hiện đánh giá. Đánh giá nội bộ cũng là một phần thường xuyên trong hệ thống quản lý của chính công ty.

Việc đánh giá bởi một bên thứ ba bên ngoài có thể được thực hiện, ví dụ, bởi khách hàng (đánh giá của bên thứ hai) hoặc bởi một tổ chức chứng nhận được công nhận như DQS (đánh giá của bên thứ ba). Sau đó, công ty quyết định lĩnh vực nào họ muốn xem xét. Đó là về các tiêu chuẩn nhất định, như trong đánh giá hệ thống quản lý, hoặc về các quy trình, sản phẩm, cải tiến hoặc chủ đề tuân thủ nhất định? Nếu đó là câu hỏi của nhà cung cấp, các cuộc kiểm tra của bên thứ hai bởi đại diện chất lượng của khách hàng cũng khả thi như việc đặt hàng với DQS.                                                                                                                                                                                                                                                                

Hoặc có thể công ty hướng tới một cuộc đánh giá chứng nhận đầy đủ về hệ thống quản lý của mình bởi các đánh giá viên bên ngoài từ một công ty chứng nhận? Hoặc một phần các khía cạnh là trọng tâm của đánh giá trống hoặc đánh giá delta. Và sau đó là câu hỏi về hình thức đánh giá sẽ thực hiện: đánh giá tại chỗ hay đánh giá từ xa?

 

Lập kế hoạch đánh giá là gì?

Đánh giá không được thực hiện một cách ngẫu nhiên. Lập kế hoạch cẩn thận luôn là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của một cuộc đánh giá. Điều này đặc biệt đúng đối với các cuộc đánh giá trong phạm vi chứng nhận bên ngoài. Đánh giá chứng nhận được lên kế hoạch cẩn thận, đặc biệt là khi liên quan đến các thủ tục được công nhận. Tiêu chuẩn ISO 17021 mô tả những điều cần phải tính đến trong chương "9.2 Lập kế hoạch đánh giá" cũng như các yêu cầu cụ thể đối với các quy tắc và quy định. Việc lập kế hoạch là trách nhiệm của đánh giá viên chính do tổ chức chứng nhận chỉ định.

ISO/IEC 17021-1:2015 - Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 1: Yêu cầu

Tiêu chuẩn này có trên website ISO.

Lập kế hoạch đánh giá bao gồm xác định mục tiêu đánh giá, phạm vi đánh giá, tiêu chí đánh giá (các yêu cầu cần đáp ứng) và, nếu cần, những thay đổi quan trọng có tác động đến hệ thống quản lý của bạn. Ngoài các mục tiêu đánh giá, các định nghĩa được đưa ra với sự tư vấn chặt chẽ với bạn với tư cách là khách hàng. ISO 17021 đặt ra các yêu cầu cụ thể cho các định nghĩa này, phải được tính đến trong quá trình lập kế hoạch đánh giá.

Một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch đánh giá là lựa chọn nhóm đánh giá viên (nhóm đánh giá) và phân công vai trò của đánh giá viên trưởng được chỉ định trong chức năng của họ với tư cách là "trưởng đoàn đánh giá". Việc lựa chọn đánh giá viên tuân theo quy trình do DQS xác định. Việc lập kế hoạch bao gồm số lượng chuyên gia đánh giá, thành phần hoặc năng lực của họ (chuyên môn kỹ thuật cần thiết) và nhiệm vụ cụ thể của họ. Việc lập kế hoạch đánh giá phải căn cứ chủ yếu vào mục tiêu đánh giá, phạm vi đánh giá, tiêu chí đánh giá, thời lượng đánh giá ước tính và một số khía cạnh khác.

Lập kế hoạch đánh giá cũng bao gồm việc chuẩn bị lịch trình đánh giá bởi chuyên gia đánh giá trưởng, trong đó có dữ liệu cụ thể cho việc tiến hành đánh giá. Điều này bao gồm các đơn vị và quy trình của tổ chức hoặc chức năng nào sẽ được đánh giá, khi nào, ở đâu, trong bao lâu và bởi ai. Lịch trình đánh giá được phối hợp với khách hàng trước khi cuộc đánh giá bắt đầu.

Thời gian đánh giá có ý nghĩa gì?

Kể từ phiên bản 2015 của ISO 17021, thuật ngữ cũ được điều chỉnh là thời gian đánh giá. Đây được định nghĩa là "thời gian cần thiết để lập kế hoạch và hoàn thành việc đánh giá đầy đủ và hiệu quả hệ thống quản lý của tổ chức khách hàng."

Là một tổ chức chứng nhận được công nhận, DQS xác định thời gian đánh giá theo các yêu cầu do (các) tiêu chuẩn quốc tế tương ứng đặt ra. Toàn bộ các khía cạnh phải được tính đến, chẳng hạn như:

  • Tiêu chuẩn có các yêu cầu phải được đánh giá
  • Mức độ phức tạp của các hoạt động kinh doanh và hệ thống quản lý của bạn
  • Số lượng nhân viên
  • Quy mô, số lượng và vị trí của các địa điểm
  • Rủi ro liên quan đến sản phẩm, hoạt động hoặc quy trình, v.v.

Cách thức tiến hành đánh giá - tại chỗ hay còn gọi là đánh giá từ xa, cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian đánh giá và phải được tính đến.

Công việc của Đánh giá viên trưởng là gì?

Đánh giá viên chính là đánh giá viên được tổ chức chứng nhận bổ nhiệm vào vị trí này trên cơ sở trình độ chuyên môn đặc biệt của họ theo một quy trình xác định. Họ chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng nhiệm vụ đánh giá, tức là lập kế hoạch đánh giá và bản thân cuộc đánh giá. Nếu một nhóm gồm nhiều đánh giá viên đang đánh giá, thì họ - với chức năng là trưởng nhóm đánh giá - nhiệm vụ hình thành, lập lịch trình và hướng dẫn nhóm đánh giá. Họ cũng phải quản lý chương trình đánh giá và quá trình đánh giá, bao gồm cả quản lý thời gian.

Đánh giá viên chính thường điều hành cuộc họp khai mạc và là người liên hệ chính với khách hàng. Họ trao đổi thông tin với các thành viên trong nhóm, đánh giá tiến trình đánh giá theo định kỳ và thông báo cho khách hàng về tình trạng hiện tại. Điều này có thể bao gồm, ví dụ, bất kỳ sự không tuân thủ nào được phát hiện hoặc nhu cầu thay đổi phạm vi đánh giá. Trong bối cảnh này, giám đốc kiểm toán cũng có thể phải tìm kiếm các giải pháp cho các xung đột.

Cuối cùng, cùng với nhóm đánh giá, đánh giá viên chính đưa ra kết luận từ kết quả đánh giá, thảo luận chúng trong cuộc họp cuối cùng và chuẩn bị báo cáo đánh giá.

Báo cáo đánh giá là gì?

Báo cáo đánh giá là một bản tóm tắt bằng văn bản về các kết quả đánh giá do đánh giá viên trưởng thực hiện trong quá trình đánh giá của họ. Điều này bao gồm các kết luận dựa trên việc đánh giá bằng chứng đánh giá, dựa trên các tiêu chí đánh giá (tức là các yêu cầu phải đáp ứng). Báo cáo đánh giá của cuộc đánh giá chứng nhận bên ngoài là cơ sở cho quyết định cấp chứng chỉ.

Báo cáo đánh giá  tập trung vào các tuyên bố về mức độ đáp ứng các tiêu chí đánh giá, đã xác định được những điểm không phù hợp hay chưa và mức độ nghiêm trọng của những điểm không phù hợp này. Một cách chi tiết, nó đề cập đến việc lập hồ sơ về các điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro và cơ hội đã được xác định, nhưng cũng có thể cần thiết phải thực hiện các biện pháp tức thời hoặc đánh giá tiếp theo hay không. Báo cáo đánh giá còn là cơ sở để thực hiện các biện pháp cải tiến. Cũng có thể cần cung cấp thông tin về việc thực hiện các hành động khắc phục sự không phù hợp được xác định trong các cuộc đánh giá trước. Ngoài ra, bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch đánh giá đều phải được lập thành văn bản.

Báo cáo đánh giá bao gồm các chi tiết chính thức về cuộc đánh giá, chẳng hạn như tên của tổ chức chứng nhận và các chuyên gia đánh giá của đoàn đánh giá. Ngoài ra, tên và địa chỉ của công ty bạn, ngày tháng, địa điểm, loại hình đánh giá, tiêu chí đánh giá, mục tiêu và phạm vi đánh giá, thời gian đánh giá, v.v.

Điều quan trọng cần biết: Nội dung của báo cáo đánh giá thường được bảo mật và quyền sở hữu báo cáo vẫn thuộc về tổ chức chứng nhận.

Phát hiện đánh giá là gì?

Các phát hiện đánh giá  là những phát hiện có liên quan từ việc phân tích thông tin và bằng chứng mà nhóm đánh giá thu được trong quá trình đánh giá. Chúng là một phần không thể thiếu của báo cáo đánh giá. Nhóm đánh giá đánh giá các phát hiện đánh giá để đưa ra kết luận đánh giá thích hợp. Trong đánh giá chứng nhận bên ngoài, các kết luận có ý nghĩa quyết định đối với quyết định chứng nhận. Trong cuộc họp mở đầu cuộc đánh giá, người quản lý đánh giá phải giải thích các tiêu chí mà theo đó các phát hiện đánh giá sẽ được phân loại.

Kết quả đánh giá được lập thành văn bản. Chúng bao gồm cả cách trình bày ngắn gọn về sự phù hợp (sự tuân thủ với tiêu chuẩn cơ bản) và sự trình bày toàn diện và phân loại sự không phù hợp. Một điều rất có lợi của các phát hiện đánh giá cho công ty của bạn là phát hiện có mục tiêu về tiềm năng cải tiến. Tiêu chuẩn ISO 17021 không yêu cầu điều này, nhưng nó được coi là có lợi. Thủ tục này là một dấu hiệu của năng lực chuyên môn đặc biệt. Tuy nhiên, việc phát hiện ra tiềm năng cải tiến có thể không bao gồm một giải pháp. Tiềm năng cải tiến có thể không được đánh giá và ghi nhận là không phù hợp. Ngược lại, sự không phù hợp không thể được coi là tiềm năng cải tiến.

delta-audit-dqs-whiteboard with notes
Loading...

DQS: Không phải tất cả các cuộc đánh giá đều Giống nhau

Bạn có thắc mắc về chứng nhận của công ty mình?