Trong nhiều trường hợp, các tiêu chuẩn quốc tế đã tạo động lực hướng tới tương lai và cho phép các công ty xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, khi ISO 9001: 2015 cuối cùng đưa chủ đề "tri thức tổ chức" vào danh mục các yêu cầu của mình cách đây 5 năm, nó đã được thảo luận trong các giới liên quan trong 20 năm - một cách tổng quan.

Loading...

Ngay từ năm 1995, Hirotaka Takeuchi và Ikujirō Nonaka đã xuất bản cuốn "Công ty sáng tạo tri thức: Cách các công ty Nhật Bản tạo ra động lực đổi mới." Với điều này, họ đã thu hút sự chú ý - có lẽ là lần đầu tiên - của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về kiến thức trong tổ chức của họ. Trong những năm sau đó, các phương pháp tiếp cận khác đã xuất hiện, mỗi phương pháp có một trọng tâm khác nhau và các mục tiêu lý thuyết và thực tiễn của riêng nó. Lĩnh vực quản lý tri thức nổi lên vào cuối những năm 1990.

Điều hợp nhất các phương pháp tiếp cận này là tiền đề cho thấy tri thức một tổ chức không phải là điều kiện nhất định cho sự thành công của doanh nghiệp. Thay vào đó, nó phải được bồi dưỡng thông qua các cấu trúc và biện pháp thích hợp, phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược.

 

Kiến thức về tổ chức trong ISO 9001

Tương tự như vậy, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 sẽ xem xét lại chủ đề này sau hai thập kỷ. Tuy nhiên, những ý tưởng toàn diện hơn từ một số cách tiếp cận quản lý tri thức không được phản ánh trong đó. Thay vào đó, một yêu cầu khá chung là không được đánh mất chủ đề và đối phó với những rủi ro và cơ hội liên quan.

Để sử dụng hàng ngày, chương 7.1.6 liên quan đến "Tri thức tổ chức" trong ISO 9001 là yêu cầu xem xét chính xác tri thức này như một nguồn lực không thể thiếu cho sự thành công bền vững của doanh nghiệp và kết quả là thực hiện các biện pháp thích hợp.

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu chi tiết những gì?

Tiêu chuẩn ISO nổi tiếng chủ yếu liên quan đến kiến thức mà tổ chức cần "để thực hiện các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ". Tổ chức phải đảm bảo rằng kiến thức này được duy trì và sẵn có. Và, lưu ý đến những thay đổi có thể xảy ra, nó phải xem xét cách nó có thể thu nhận và tạo ra những kiến thức sẵn có có thể cần thiết trong tương lai, bên cạnh những kiến thức đã có.

Tri thức là nguồn lực không thể thiếu để thành công bền vững của doanh nghiệp!

Nguồn: ISO 9001: 2015-11 - Hệ thống quản lý chất lượng - Yêu cầu

Trong hai lưu ý về nguyên tắc, không có bất kỳ yêu cầu nào trong tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, ngoài tuyên bố (khá thông thường) rằng kiến thức về tổ chức là kiến thức cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, các giải thích và bảng liệt kê ngắn gọn hơn chỉ chứa thông tin được biết đến chung chung.

 

Một số lưu ý về kiến thức của tổ chức

Các yêu cầu về kiến thức tổ chức được hình thành theo những thuật ngữ khá chung chung và khá thưa thớt về điều đó. Chủ yếu là chủ đề thực sự nên được bao gồm. Tuy nhiên, những người sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001 không nên quá chú trọng vào các chi tiết và nên đủ cho việc đáp ứng các yêu cầu - ví dụ về mức độ hoàn thiện và mức độ thực hiện.

Nhưng ngay cả khi không đi quá sâu vào câu hỏi ISO 9001 có nghĩa là gì theo thuật ngữ kiến thức về tổ chức, một loạt các nhiệm vụ và vấn đề có thể được liên kết với nó:

  • Sa thải những nhân viên làm việc không hiệu quả
  • Sự ra đi liên quan đến tuổi tác của những nhân viên có động lực cao
  • Vô tình xóa kết quả phát triển
  • Quy trình công nghệ
  • Công việc đòi hỏi áp dụng kỹ thuật số 
  • ...

Hầu hết các nhiệm vụ phải đối mặt với lãnh đạo cao nhất, cũng như các trưởng bộ phận và giám đốc chất lượng, đều có liên quan đến kiến thức 

  • Đơn giản là bạn có
  • Bạn biết bạn không có
  • Bạn không biết bạn có
  • Bạn không biết bạn không có
  • Đang nghỉ hưu

 

Kiến thức tiềm ẩn và rõ ràng về tổ chức.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn phân biệt giữa kiến thức ẩn và kiến thức rõ ràng. Khi nói đến quản lý sự thay đổi thế hệ và sự chuyển giao kiến thức liên quan trong công ty, hai loại kiến thức này đòi hỏi các yêu cầu riêng của chúng một số trong số đó khá khác nhau.

Bởi vì khó có thể diễn đạt 30 năm kinh nghiệm giải quyết các khiếu nại của khách hàng thành lời và chuyển nó thành lời nên cần có các quy trình được lên kế hoạch dài hạn. Mặt khác, nếu nhiệm vụ là thiết lập máy phù hợp, thì cuối cùng có thể đủ thời gian để ghi lại mọi thứ kỹ lưỡng và trao đổi với nhân viên mới.

 

Thay đổi nhân viên - đào tạo cho thế hệ tương lai

Các công ty sẽ làm tốt việc tìm hiểu những kiến thức họ muốn giữ lại - và cách họ có thể giữ lại nó. Di chuyển hệ thống Wiki cũ đầy bụi hiếm khi là giải pháp tốt nhất. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng các công cụ đã được sử dụng. Ngay cả những hướng dẫn thủ tục ngắn gọn cũng ngăn không cho các đồng nghiệp trẻ lặp lại sai lầm của những người lớn tuổi hơn.

Về nguyên tắc, hệ thống quản lý cũng thể hiện kiến thức về tổ chức của họ. Điều này có thể được sử dụng để bảo mật kiến thức ngầm và rõ ràng cũng như cập nhật kiến thức đó trong khóa học tiếp theo. Có lẽ không thể thực sự ghi lại 30 năm kinh nghiệm. Ngược lại, cải tiến quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng không có nghĩa là kỳ công. Đây là công việc hàng ngày trong quản lý quy trình.

 

Đổi mới thông qua chuyển giao kiến thức

 

Khi các đồng nghiệp trẻ hơn và lớn tuổi giải quyết vấn đề cùng nhau, các quan điểm, kinh nghiệm và ý tưởng khác nhau sẽ xuất hiện cùng nhau: một mặt là kiến thức rõ ràng, dựa trên cơ sở khoa học, mặt khác là kiến thức ngầm hiểu hơn, theo ngữ cảnh cụ thể. Ngoài việc mô tả quy trình chính xác hơn và quy trình tốt hơn, điều này dẫn đến các phương pháp tiếp cận và ý tưởng mới - và do đó là điều kiện tiên quyết cho sự đổi mới. Trong bối cảnh này, hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo ISO 9001 chịu trách nhiệm chính trong việc tạo ra các điều kiện tiên quyết của tổ chức và thiết lập những thúc đẩy ban đầu. Các lĩnh vực kiến thức phù hợp nhất cần được bảo mật phải được xác định. Các ưu tiên phải được thiết lập và giải phóng các nguồn lực. Điều đặt ra phương hướng ở đây là khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý. Kiến thức cần thiết cho việc này về cơ bản là một ưu tiên. Khi nhiệm vụ tiến triển, sự nhiệt tình, sự tìm tòi và động lực sẽ thúc đẩy nó tiến lên và dẫn đến thành công.

 

Số hóa tạo điều kiện cho việc sử dụng kiến thức

Ngay cả những nỗ lực tham vọng nhất để sử dụng kiến ​​thức sẵn có trong tổ chức cũng thất bại vì vấn đề nhỏ làm gián đoạn các nhiệm vụ thực tế. Các nguồn lưu trữ rộng rãi vẫn chưa được sử dụng, Wiki đã trở nên bị cô lập. Các biện pháp thành công có tính đến sự ưa thích các thói quen cũ và áp lực thời hạn liên tục. Số hóa mang đến cơ hội tạo điều kiện tiếp cận kiến ​​thức - không phải trong các hệ thống CNTT riêng biệt, mà trong cùng các công cụ kiểm soát (một phần) các quy trình tự động. Để cho phép đề nghị, chỉ những thông tin quan trọng nhất được chuẩn bị và hiển thị.

Trong những trường hợp phức tạp hơn, các tài liệu bổ sung sẽ tự động được tóm tắt và hiển thị khi cần thiết. Trong tương lai, AI sẽ quyết định thông tin nào cần được hiển thị cho nhân viên. Đến lượt mình, thông tin nào mà AI sử dụng và tại sao nó quyết định theo cách này, vẫn bị ẩn. Do đó, các công ty (sẽ) áp dụng các phương pháp tương tự và sử dụng AI  có tri thức, do đó nên cân nhắc ngay từ đầu cách họ sẽ bảo mật kiến ​​thức tiềm ẩn và tiếp tục sử dụng nó khi bản cập nhật tiếp theo đến hạn.

 

Đảm bảo kiến thức ở giai đoạn đầu - nhận ra rủi ro và cơ hội

Lời khuyên tương tự cũng áp dụng cho con người với tư cách là người mang tri thức. Các công ty đã và đang xem xét các rủi ro và cơ hội liên quan trong các lĩnh vực lập kế hoạch lực lượng lao động, tuyển dụng và thiết kế nơi làm việc. Các chức năng quan trọng được biên chế gấp đôi, với các vai trò công việc hơi khác nhau. Văn phòng được thiết kế theo cách mà các đồng nghiệp mới được tham gia ngay từ đầu khi các nhiệm vụ chồng chéo có liên quan. Phần còn lại là chia sẻ nhiệm vụ xen kẽ, đào tạo nội bộ và phương pháp làm việc được ghi chép phù hợp. Trong những chi tiết như vậy ẩn chứa nhiều rủi ro và nhiều cơ hội rõ ràng để tận dụng kiến thức của tổ chức.

Thực hiện các yêu cầu về kiến thức tổ chức

Hiểu các yêu cầu trong chương 7.1.6 như một lời kêu gọi hành động có nghĩa là xác định những rủi ro và cơ hội này cũng như những rủi ro và cơ hội khác và tìm ra các giải pháp đơn giản, tối ưu nhất ở tất cả những nơi khác nhau cần sử dụng tri thức. Và nó có nghĩa là sử dụng kiến thức ở tất cả các điểm này cho các nhiệm vụ toàn diện của quản lý chất lượng.

Kiến thức về tổ chức trong ISO 9001 - Kết luận

ISO 9001 từ lâu đã để lại những “tri thức tổ chức” mặc dù chủ đề này đã được các nhà khoa học bàn luận từ giữa những năm 1990 của thế kỷ trước. Và ngay cả những yêu cầu mới trong chương 7.1.6, đã được bao gồm trong tiêu chuẩn ISO với bản sửa đổi lớn năm 2015, cũng chỉ đề cập đến chủ đề này.

Do đó, những người sử dụng tiêu chuẩn phải tự quyết định về kiến thức cần thiết ở những thời điểm nào trong công ty hôm nay và ngày mai, để đạt được các mục tiêu đã đặt ra hoặc kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng một cách đáng tin cậy. Cần tập trung vào những vấn đề sau : 

  • Làm thế nào những kiến thức cần thiết có thể được giữ lại trong công ty?
  • Làm thế nào để có thể thu được kiến thức mới?
  • Chuyên môn nào là quan trọng cho tương lai?
  • Thay đổi nhân sự có ảnh hưởng gì đến công ty?
  • Các chủ đề như đổi mới và số hóa có ảnh hưởng gì?

Cuối cùng, việc cho phép chủ đề kiến thức về tổ chức đã được đưa vào kế hoạch nhân sự, ví dụ, và tính đến nó một cách toàn diện khi đưa ra quyết định là điều đáng giá.

 

DQS. Chỉ cần tận dụng Chất lượng.

Chúng tôi coi mình là những người tiên phong và đổi mới với mục đích duy trì, tạo ra và cải thiện các tiêu chuẩn quốc tế có thể so sánh được. Do đó, các sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ trở nên an toàn hơn và có chất lượng cao hơn trên toàn thế giới. Các chứng nhận của chúng tôi giúp đơn giản hóa việc trao đổi toàn cầu giữa các công ty, cơ quan quản lý hoặc tổ chức, đồng thời củng cố lòng tin của khách hàng và người tiêu dùng vào các sản phẩm, dịch vụ và tổ chức. Do đó, chúng tôi hiểu công việc của mình là đóng góp quan trọng cho xã hội.

Chuyên môn và sự tin tưởng

Xin lưu ý: Các bài báo, hướng dẫn đánh giá và các nội dung khác của chúng tôi được viết riêng bởi các chuyên gia về hệ thống quản lý nội bộ của chúng tôi và các đánh giá viên có kinh nghiệm lâu năm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào cho tác giả của chúng tôi về nội dung, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với bạn.

Tác giả
Frank Graichen

Chuyên gia tiêu chuẩn và đánh giá viên lâu năm của DQS về ISO 9001 với các hoạt động đa dạng với tư cách là diễn giả chính đầy nhiệt huyết, người đào tạo, người điều hành và tác giả của các ấn phẩm về tiêu chuẩn và hệ thống quản lý.

Loading...