Ý tưởng đằng sau thuật ngữ hệ thống quản lý chất lượng hoạt động rất nhiều theo quan điểm "những gì không tỏa sáng bên trong thì không thể lấp lánh bên ngoài". Chỉ khi công ty của bạn hoạt động trơn tru trong nội bộ, bạn mới có thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm quan trọng khác (các bên liên quan). Mức độ chất lượng cao đòi hỏi bạn không chỉ sửa lỗi trong mọi trường hợp mà còn ngăn chặn sự tái diễn của chúng. Một hệ thống quản lý chất lượng được thực hành nhất quán (còn được gọi là hệ thống QM hoặc viết tắt là QMS) có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

Hệ thống quản lý chất lượng: Thiết kế và tổ chức theo định hướng quá trình

Một hệ thống quản lý chất lượng bắt đầu từ các góc khác nhau. Cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình và nguồn lực cần thiết để đáp ứng các yêu cầu chất lượng riêng trong công ty của bạn.

Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghiệp, bạn xác định các điều kiện khung cho phép quản lý chất lượng có hệ thống. Bằng cách xác định chính xác cơ cấu tổ chức và các quy trình cũng như việc thực hiện tất cả các nhiệm vụ chất lượng, bạn đảm bảo rằng các nguồn lực và các biện pháp liên quan đến chất lượng của bạn có thể được điều phối, lập kế hoạch và đo lường tốt hơn.

Bạn có thể được hỗ trợ trong việc này bằng tiêu chuẩn quản lý chất lượng "cơ bản" có giá trị quốc tế và được công nhận là ISO 9001: 2015, gọi tắt là ISO 9001. ISO là viết tắt của International Organization for Standardization. 9001 là số của tiêu chuẩn. Năm 2015 có nghĩa là tiêu chuẩn được sửa đổi lần cuối vào năm 2015.

Tiêu chuẩn này cho các hệ thống QM cho phép thiết kế theo hướng quy trình được nhắm mục tiêu của tất cả các quy trình của công ty. Có tính đến kỳ vọng của khách hàng, bằng cách thực hiện ISO 9001, bạn có thể tránh lãng phí nguồn lực dưới bất kỳ hình thức nào và khiến các quy trình của bạn phải cải tiến liên tục về mặt chất lượng.

ISO 9001:2015-11: Hệ thống quản lý chất lượng - Yêu cầu

ISO 9004: Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững

 

Hướng dẫn ISO 9004 cũng cung cấp hỗ trợ tại đây. Hướng dẫn này không phải là một tiêu chuẩn độc lập để chứng nhận, nhưng giúp đạt được thành công bền vững và xác định mức độ trưởng thành của hệ thống quản lý chất lượng của bạn. Bằng cách này, các công ty kết hợp các tác động tích cực của cả hai tiêu chuẩn không chỉ có thể làm cho các quy trình của họ hiệu quả và hiệu quả hơn, mà còn làm cho công việc hàng ngày của nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Quy trình làm việc đơn giản trở nên hiệu quả hơn.

ISO 9004:2018-08 : Quản lý chất lượng - Chất lượng của một tổ chức - Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững.

Hệ thống quản lý chất lượng như một công cụ quản lý

Sự ra đời của bất kỳ hệ thống quản lý chuyên nghiệp nào nhằm mục đích kết nối mạng lưới các quy trình kinh doanh thiết yếu và đảm bảo sự tương tác tối ưu của chúng. Điều này là do các vấn đề và cơ hội thường được giấu chính xác trong sự tương tác không hoạt động của các quá trình.

Giống như bất kỳ hệ thống quản lý nào, quản lý chất lượng do đó là một công cụ chuyên nghiệp cho lãnh đạo cao nhất. Là một công cụ quản lý, hệ thống quản lý có thể cung cấp cho bạn cách tiếp cận có hệ thống để lập kế hoạch, kiểm soát, giám sát và cải tiến các quy trình (mô hình Plan-Do-Check-Act). Bằng cách này, bạn tạo ra sự minh bạch, giảm bớt sự phức tạp trong công ty và mang lại sự chắc chắn cho hành động.

Tuy nhiên, để được hưởng lợi từ một hệ thống quản lý, chỉ mong muốn và ý chí thôi là chưa đủ. Bạn cũng phải nhất quán và kiên trì trong công việc.

 

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

Liên quan đến quản lý chất lượng, loạt tiêu chuẩn ISO 9000ff có tầm quan trọng đặc biệt ngày nay. Nó hình thành các yêu cầu và cung cấp thông tin cụ thể về cách thức thiết lập và phát triển hệ thống quản lý chất lượng theo nghĩa cải tiến liên tục.

Một hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghiệp bao gồm một số khía cạnh phụ:

  1. Tất cả các hoạt độngquyết định liên quan đến mục tiêu chất lượng,
  2. Tất cả các quá trìnhnguồn lực để đạt được các mục tiêu, và
  3. Tất cả các yếu tố và con người để kiểm soátquản lý công việc chất lượng.

QMS: Ý nghĩa của ISO 9001 đối với hệ thống quản lý chất lượng của bạn là gì?

ISO 9000ff. một loạt các tiêu chuẩn là cơ sở nổi tiếng nhất và được quốc tế công nhận nhất cho các hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9001 đưa ra các yêu cầu chất lượng trong các ngành công nghiệp và cho mọi loại hình và quy mô tổ chức.

Nó nhấn mạnh rằng bất kỳ công ty nào cũng có thể lấy "chất lượng" làm cốt lõi cho những nỗ lực của mình. ISO 9001 mang đến cho bạn cơ hội thiết kế hệ thống quản lý của mình theo tình hình cụ thể và theo nhu cầu của bạn. Điều này là do tiêu chuẩn chỉ rõ những gì sẽ được quy định trong khuôn khổ của Hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, nó không nói điều này nên được thực hiện như thế nào.

Do đó, mỗi hệ thống quản lý chất lượng phải được điều chỉnh chính xác và duy nhất cho tổ chức của bạn để đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng. Bằng cách này, chất lượng trở thành cơ sở cho mọi hoạt động kinh doanh của bạn.

 

Hệ thống quản lý chất lượng: các yêu cầu của tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn đặt ra các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng:

  1. Thành công dựa trên nguyên tắc cải tiến liên tục theo chu trình PDCA.
  2. Tổ chức cần có các mục tiêu và chiến lược chất lượng rõ ràng.
  3. Các quy trình phải minh bạch và hiệu quả.
  4. Kết quả phải được đo lường và ghi lại.
  5. Cấp quản lý chịu trách nhiệm về chất lượng.
  6. Toàn bộ công ty và môi trường của nó là trọng tâm cần sự chú ý.

Kể từ khi được giới thiệu, tiêu chuẩn đã liên tục phát triển. Sự phát triển này cho thấy rõ quan niệm về chất lượng đã thay đổi nhiều như thế nào. Trong khi trước đây, trọng tâm là sản phẩm và kết quả, ngày nay nó tập trung vào khách hàng và quy trình.

Về lịch sử của ISO 9001 - một câu chuyện thành công

35 năm trước, ISO 9001 là khởi đầu của một câu chuyện thành công liên tục cho các hệ thống quản lý. Lịch sử của tiêu chuẩn chất lượng thành công này gắn liền với lịch sử của DQS. Hãy đến với chúng tôi trên một cuộc hành trình xuyên thời gian.

historie-iso-9001-dqs-schreibmaschine uebertraegt den begriff iso 9001

Cơ bản để thực hiện một hệ thống QM là làm cho cơ cấu tổ chức và các quy trình kinh doanh trở nên minh bạch. Bằng cách này, các nguồn lỗi có thể được xác định và loại bỏ. Việc quản lý thành công một công ty đòi hỏi nó phải được quản lý và chỉ đạo một cách có hệ thống và rõ ràng. Hữu ích ở đây là một hệ thống quản lý giúp bạn liên tục cải thiện kết quả thực hiện trong khi tính đến kỳ vọng của tất cả các bên quan tâm.

Để đạt được điều này, ISO 9000 mô tả bảy nguyên tắc của quản lý chất lượng:

  1. Định hướng khách hàng
  2. Lãnh đạo
  3. Sự tham gia của mọi người
  4. Phương pháp tiếp cận theo hướng quy trình
  5. Sự cải tiến
  6. Ra quyết định dựa trên thực tế
  7. Quản lý mối quan hệ

 

Các nhiệm vụ của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Nhiệm vụ quan trọng nhất của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là kiểm soát "công việc vì chất lượng". Ngoài ra, nó còn làm được nhiều hơn thế. Nó...

  1. Mô tả một công ty về chất lượng
  2. Xác định các cơ hội và rủi ro của tất cả các hoạt động của công ty
  3. Các tài liệu về mối quan hệ lẫn nhau và tạo ra kiến thức
  4. Liên kết tất cả các phòng ban liên quan của công ty

Lấy "chất lượng" làm cốt lõi trong nỗ lực hướng tới thị trường, khách hàng và các bên liên quan.

Bằng cách xem xét một cách có hệ thống các nhiệm vụ và yếu tố chất lượng, bạn sẽ hiểu về công ty của mình từ một góc nhìn hoàn toàn mới. Các quy trình và thủ tục trở nên minh bạch và nhanh nhẹn hơn. Nó cũng phản ứng tốt hơn với những thách thức và thay đổi.

Một bức tranh rõ ràng về một tổ chức giúp việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý chất lượng trở nên dễ dàng hơn:

  • Xác định và xây dựng tất cả các mục tiêu của công ty
  • Phối hợp có kế hoạch của tất cả các quá trình và nguồn lực để đạt được các mục tiêu
  • Tạo giá trị thông qua cải tiến chất lượng
  • Ra quyết định đáng tin cậy cho cấp quản lý
  • Khả năng phản ứng với các tác động bên ngoài
  • Lòng trung thành của khách hàng và lòng trung thành của nhân viên

Những yếu tố thành công này rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Hệ thống quản lý chất lượng cung cấp tiêu đề rõ ràng, lập luận hữu hình và định hướng. Chất lượng như một khái niệm bao trùm và mang tính hệ thống trở thành một giá trị định hướng mà tổ chức của bạn có thể tự điều chỉnh.

 

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những gì?

Nếu bạn muốn đưa ra một hệ thống quản lý chất lượng, bạn phải xem xét toàn bộ tổ chức của mình. Ngay cả phần mô tả tình hình hiện tại cũng làm rõ các mối quan hệ qua lại quan trọng nhất để có chất lượng hơn. Các yếu tố sau là trung tâm:

  1. Nhân viên : Một nhân viên phải hoàn thành chức năng gì liên quan đến chất lượng? Trách nhiệm của họ trong quá trình chất lượng là gì? Làm thế nào họ có thể thu hút sự chú ý đến các lỗi mà không có một đề xuất cụ thể để cải thiện? Những biện pháp nào là quan trọng trong lĩnh vực phụ trách của họ?
  2. Các quy trình và hoạt động: Công ty của bạn hoạt động tổng thể theo định hướng khách hàng và chất lượng như thế nào? Đâu là điểm cần cải tiến? Hoạt động nào thúc đẩy mục tiêu chất lượng, hoạt động nào cản trở chúng? Các quy trình khác nhau cần được liên kết với nhau như thế nào? Lãnh đạo cao nhất xác định các thông số kỹ thuật càng rõ ràng và rõ ràng thì các quy trình càng có thể được thiết kế hiệu quả hơn.
  3. Phương pháp và thủ tục: Các đặc tính chất lượng được xác định và đánh giá như thế nào? Làm thế nào một công ty có thể duy trì và tăng chất lượng của họ? Những biện pháp nào có ý nghĩa và đã được thử và thử nghiệm? Những nỗ lực liên tục nào là cần thiết?
  4. Máy móc và thiết bị: Các thiết bị và chức năng có đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm và quy trình không? Các quy trình (sản xuất) có kết hợp hoàn hảo không?
  5. Thông tin và kiến thức: Có phải tất cả những người liên quan luôn có trình độ kiến thức cập nhật không? Họ có thể trao đổi thông tin mà không bị cản trở và tìm kiếm thông tin một cách tự do không? Còn về việc truyền đạt các nỗ lực chất lượng cho các bên thứ ba (các bên liên quan) thì sao?
  6. Đơn vị tổ chức: Các đơn vị tổ chức khác nhau có được kết nối theo cách mà quá trình chất lượng hoạt động không bị cản trở trong tất cả các bộ phận của công ty không?Quản lý chất lượng là cái nhìn tổng thể của toàn bộ tổ chức.
  7. Các hệ thống : Làm thế nào để công ty của bạn chuyển giao các quy trình chất lượng nội bộ sang các hệ thống khác (nhà lập pháp, nhà cung cấp, đối tác trong ngành, v.v.) để đảm bảo rằng chất lượng không dừng lại ở ranh giới công ty?

  Hướng dẫn đánh giá ISO 9001

 

Điều gì tạo nên một cuộc đánh giá tốt? Hướng dẫn đánh giá của DQS về tiêu chuẩn hiện tại đối với hệ thống quản lý chất lượng là một hỗ trợ lý tưởng cho các cuộc đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài tiếp theo của bạn.

Tải xuống sách trắng miễn phí!

 

Quản lý chất lượng là quan điểm tổng thể của toàn bộ tổ chức.

Tất cả những khía cạnh này đóng một vai trò. Đó là lý do tại sao một hệ thống quản lý chất lượng không phải là một câu hỏi về quy mô công ty. Hệ thống quản lý chất lượng luôn có ý nghĩa. Tuy nhiên, khi một công ty ngày càng phát triển về quy mô và độ phức tạp, thì điều đó ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với sự thành công bền vững. Nếu thiếu, những người có trách nhiệm không thể kiểm soát toàn diện các biện pháp chất lượng.

Mọi nhân viên trong công ty của bạn nên biết liệu họ có thể đóng góp như thế nào và mang lại lợi ích cuối cùng cho khách hàng hay không. Các yêu cầu của khách hàng càng được gắn chặt trong hệ thống QM, thì hệ thống càng đóng góp vào sự thành công.

Chất lượng: Những gì bên trong không tỏa sáng thì bên ngoài không thể lấp lánh

Ưu điểm của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Việc liên kết và kiểm soát có hệ thống các thủ tục và quy trình của công ty dẫn đến hiệu quả và độ tin cậy cao hơn. Điều này là do các tổ chức thiết lập hệ thống quản lý chất lượng hoạt động

  • Làm cho tổ chức và quy trình rõ ràng (lần đầu tiên)
  • Xác định trách nhiệm rõ ràng
  • Làm rõ các cơ hội
  • Giảm thiểu rủi ro
  • Giảm chi phí
  • Tạo lợi thế cạnh tranh
  • Tạo ra, điều phối và bảo lưu kiến thức
  • Cải thiện hình ảnh
  • Đảm bảo khả năng tồn tại trong tương lai
  • Tạo động lực và giữ chân nhân viên
  • Giữ chân và phát triển khách hàng lâu dài.

Trước khi hệ thống quản lý chất lượng có thể đạt được những lợi ích này, bạn phải thiết lập cẩn thận các yêu cầu của tiêu chuẩn trong công ty của bạn. Chứng nhận là một dịp tốt cho điều này.

 

Việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiến hành như thế nào?

Có các tiêu chuẩn khác nhau mà các công ty có thể được chứng nhận về quản lý chất lượng của họ. Trong số các tiêu chuẩn phổ biến nhất là ISO 9001 cũng như ISO 13485 (QM cho thiết bị y tế) hoặc IATF 16949 (chất lượng trong ngành công nghiệp ô tô). Với chứng chỉ, bạn có thể chứng minh rằng Hệ thống quản lý chất lượng của bạn hoạt động, đạt được thành công có thể đo lường được và là một phần trong sự phát triển của công ty - đó là bằng chứng tốt nhất về năng lực chất lượng của công ty bạn.

Vì mục đích này, một tổ chức chứng nhận trung lập như DQS sẽ kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của bạn và kiểm tra nó cho tất cả các khía cạnh tạo nên một QMS đang hoạt động. Chứng chỉ có giá trị trong một thời gian nhất định, thường là ba năm. Trong giai đoạn này, đánh giá giám sát được thực hiện với mục đích cụ thể là bắt đầu các cải tiến liên tục.

Trước khi chứng chỉ hết hạn, bạn phải trải qua một cuộc đánh giá mới nếu bạn muốn tiếp tục giữ chứng chỉ. Khi làm như vậy, bạn chứng tỏ rằng bạn hiểu quản lý chất lượng là một quá trình cải tiến toàn diện và liên tục.

Chứng nhận diễn ra theo một số bước:

  • Họp để trao đổi thông tin về chứng chỉ, thủ tục và các yêu cầu
  • Báo giá kèm theo danh sách tất cả các chi phí và dịch vụ của tổ chức chứng nhận
  • Đánh giá trước tùy chọn như một quá trình chạy thử và để xác định các điểm yếu
  • Phân tích hệ thống và đánh giá tài liệu
  • Đánh giá toàn diện bao gồm xác định tiềm năng cải tiến
  • Đánh giá, báo cáo và cấp chứng chỉ
  • Đánh giá giám sát hàng năm
  • Tái chứng nhận 

Để đạt được lợi ích lớn nhất có thể , mỗi chứng nhận được DQS lập kế hoạch riêng và phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, mục tiêu và các yếu tố thành công của bạn. Chúng tôi luôn bắt đầu bằng cách tìm hiểu nhau và cung cấp cho bạn một báo giá đầy đủ thông tin mà không có chi phí ẩn.

Bạn có muốn nâng hệ thống QM của mình lên một tầm cao mới không? Các chuyên gia DQS giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ sẵn lòng trợ giúp bạn.

Loading...

DQS. Bởi vì không phải tất cả các cuộc đánh giá đều giống nhau.

Bạn có thắc mắc về việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001? Để có thêm thông tin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

DQS - Tiên phong trong việc chứng nhận hệ thống quản lý

Hiệp hội Chứng nhận Hệ thống Quản lý Đức (DQS) được thành lập vào năm 1985 bởi DGQ (Hiệp hội Chất lượng Đức) và DIN (Viện Tiêu chuẩn hóa Đức) là cơ quan chứng nhận hệ thống quản lý đầu tiên của Đức.

Chúng tôi là tổ chức chứng nhận lớn duy nhất tập trung vào các hệ thống và quy trình quản lý. Vì vậy, chúng tôi đã đóng vai trò tiên phong trong nhiều năm. Ví dụ, vào năm 1986, DQS đã cấp chứng chỉ đầu tiên của Đức theo ISO 9001, tiêu chuẩn quan trọng nhất thế giới về hệ thống quản lý.

Năm 1991, DQS là tổ chức chứng nhận đầu tiên ở Đức được TGA GmbH (ngày nay: Tổ chức công nhận Đức DAkkS) công nhận ISO 9001/2/3. Ngày nay, phạm vi các dịch vụ của chúng tôi bao gồm khoảng 100 quy định quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia. Các tiêu chuẩn của chúng tôi luôn bắt đầu khi danh đánh giá kết thúc. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng với tổ chức của bạn

 

Chuyên môn và sự tin tưởng

Xin lưu ý: Các bài báo và tài liệu của chúng tôi được viết riêng bởi các chuyên gia nội bộ của chúng tôi dành cho các hệ thống quản lý và đánh giá  viên nhiều năm kinh nghiệm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào cho tác giả của chúng tôi về nội dung, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi mong muốn được trao đổi với bạn.

Tác giả
Ute Droege

Chuyên gia DQS về hệ thống quản lý chất lượng, chuyên gia đánh giá lâu năm và chuyên gia đào tạo giàu kinh nghiệm về tiêu chuẩn ISO 9001.

Loading...