Trong mọi công ty, bất kể ngành nghề và quy mô nào, đều có những quy trình kinh doanh quan trọng. Nếu các quy trình này bị gián đoạn hoặc bị ngăn cản bởi các sự kiện cực đoan, sự tồn vong của công ty có thể bị đe dọa. Đảm bảo chức năng của các quy trình kinh doanh quan trọng, duy trì hoạt động hàng ngày trong hoặc sau sự kiện đe dọa là mục tiêu và lợi ích của quản lý tính liên tục của hoạt động kinh doanh (BCM). Đọc thêm về cách tiếp cận quản lý toàn diện để đối mặt tốt hơn với các tình trạng khẩn cấp trong tương lai.

Loading...

Quản lý liên tục trong kinh doanh (BCM) là gì?

Tình trạng khẩn cấp là một thách thức to lớn đối với mọi công ty.  Phần mềm, chuỗi cung ứng đa dạng, gián đoạn cung cấp năng lượng, thất bại hoàn toàn của các quy trình CNTT và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng một đại dịch như Covid-19  thể dẫn đến các sự kiện có ảnh hưởng sâu rộng - cho dù đối với một công ty riêng lẻ, ngành hoặc trên quy mô toàn cầu. Các trường hợp khẩn cấp thường đến mà không cần báo trước. Và tất cả những sự kiện không lường trước được đều có một điểm chung: tính cách đe dọa sự tồn tại của chúng. Bản thân sự kiện không phải là yếu tố quyết định mà là tác động của nó đối với công ty bị ảnh hưởng. Điều này làm cho tất cả các trường hợp khẩn cấp phòng ngừa và quản lý khủng hoảng trở nên quan trọng hơn để chuẩn bị tốt cho trường hợp khẩn cấp.

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh (BCM) là một cách tiếp cận quản lý toàn diện. Các công ty nhận ra đâu là các quy trình và giá trị quan trọng, do tổ chức quyết định và cách họ có thể bảo vệ chúng khỏi những ảnh hưởng có hại hoặc đảm bảo độ tin cậy cao nhất có thể. Bằng cách hành động và giao tiếp vào đúng thời điểm, lập kế hoạch và thực hành một cách có hệ thống cũng như khả năng ứng phó hiệu quả ngay cả trong tình trạng khẩn cấp, các công ty nhờ đó có được sự tin tưởng của các khách hàng và đối tác quan trọng nhất của họ.

Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh theo ISO 22301

Khuôn khổ để triển khai hệ thống BCM trong công ty của bạn được cung cấp bởi tiêu chuẩn ISO 22301 được quốc tế công nhận. Các yêu cầu tiêu chuẩn có bản chất chung và áp dụng cho tất cả các tổ chức bất kể loại hình, quy mô hoặc tính chất của chúng. Cách tiếp cận quản lý toàn diện cho phép các công ty ứng phó thích hợp với các sự cố quan trọng và hạn chế tác động. Điều này được thực hiện bằng cách xác định các quy trình và nguồn lực kinh doanh quan trọng và xác định mức độ bảo vệ thích hợp.

"Hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh là một công cụ quản lý hiệu quả để xác định các quy trình kinh doanh đe dọa sự tồn tại của công ty và đưa ra các biện pháp phòng ngừa trước các sự kiện không lường trước được."

Một trọng tâm đặc biệt là phát hiện rủi ro sớm và xác định các thiệt hại tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp phù hợp. Bằng cách này, hoạt động kinh doanh có thể được duy trì ở mức có thể, ngay cả trong những điều kiện khó khăn và quá trình khởi động lại hoạt động có thể được đẩy nhanh.

ISO 22301:2014 - An ninh và khả năng phục hồi - Hệ thống quản lý tính liên tục của doanh nghiệp - Các yêu cầu. Tìm hiểu thêm về chủ đề và chứng nhận BCM.

Một câu hỏi về văn hóa tổ chức

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh - gắn liền với văn hóa tổ chức - dựa trên chu trình PDCA trong quá trình triển khai thực tế của nó. Một BCM đã xác định một "vòng đời" trong bốn bước. Trọng tâm của chương trình này là chương trình quản lý BCM với các nhiệm vụ phát triển chiến lược, phân công trách nhiệm, thực hiện kinh doanh liên tục và duy trì nó vĩnh viễn với sự trợ giúp của các kế hoạch, thực hành và kiểm tra.

Các quy trình kinh doanh trước tiên được phân tích trên cơ sở cụ thể của tổ chức (phân tích tác động kinh doanh) và được ưu tiên phù hợp. Bằng cách này, các hoạt động có thể được nối lại một cách tối ưu khi khủng hoảng kết thúc. ISO / TS 22317: 2015-09 có thể được sử dụng làm hướng dẫn và hỗ trợ để tiến hành và lập hồ sơ phân tích tác động kinh doanh (BIA). Quản lý liên tục kinh doanh hiệu quả với xử lý rủi ro phòng ngừa và quản lý khẩn cấp có cấu trúc tăng cường khả năng phục hồi của tổ chức của bạn trước các rủi ro hiện tại và tương lai.

Quản lý rủi ro làm cơ sở khả thi cho BCM

Để đáp ứng các yêu cầu pháp lý hoặc quy định hoặc các yêu cầu từ chuỗi khách hàng / nhà cung cấp, nhiều tổ chức đã thiết lập hệ thống quản lý rủi ro, ví dụ theo ISO 31000. Dù sao thì các công ty có hệ thống quản lý hiện có cũng có kinh nghiệm trong việc xác định và đánh giá các rủi ro riêng lẻ.

Mặt khác, tiêu chuẩn Quản lý liên tục trong kinh doanh là một quy trình tổng thể để xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và tác động của chúng đối với các hoạt động kinh doanh quan trọng. Nó tập trung hoàn toàn vào các khía cạnh đe dọa sự tồn tại của công ty, với mục tiêu đầu tiên là khôi phục khả năng tồn tại và sau đó khôi phục công ty trở lại bình thường càng nhanh càng tốt sau một sự cố làm gián đoạn hoạt động. Do đó, một hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh được phân biệt rõ ràng với quản lý rủi ro thông thường.

Tại sao Quản lý liên tục trong kinh doanh lại có ý nghĩa?

Bất chấp tất cả các dự kiến và kế hoạch, trường hợp khẩn cấp hoặc khủng hoảng thường xảy ra đột ngột và bất ngờ. Bất kỳ công ty nào cũng có thể bị ảnh hưởng sớm hay muộn. Do đó, các công ty thành công bền vững luôn quan tâm sâu sắc đến việc duy trì khả năng hoạt động của họ.

  • Các công ty thành công dự đoán sự xuất hiện của khủng hoảng và chuẩn bị cho các tình huống cụ thể bằng cách sử dụng các biện pháp tổ chức.
  • Các quyết định được đưa ra trên cơ sở các sự kiện
  • Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên được chuẩn bị sẵn sàng và có thể hành động một cách tập trung và có cấu trúc bất chấp căng thẳng tinh thần rất lớn.

Tùy thuộc vào tình hình khủng hoảng, có thể cần đưa ảnh hưởng của môi trường tổ chức lên công ty của chính mình trong quá trình phục hồi. BCM với tư cách là một thành phần của quản lý rủi ro cũng phục vụ những người chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ ngăn chặn và công ty liên quan đến các thiệt hại vật chất và phi vật chất có thể xảy ra.

Quản lý kinh doanh liên tục

Xác định rủi ro trước khi một sự cố quan trọng xảy ra và đưa ra các biện pháp thích hợp để duy trì hoạt động kinh doanh - giảm thiểu tác động của các sự kiện đe dọa và cho phép bạn phản ứng và hành động nhanh chóng.

Cần nhận biết rõ ràng về nhu cầu hành động

Xem xét một cuộc khảo sát năm 2020 của Allianz Group ("biểu rủi ro") về những rủi ro kinh doanh quan trọng nhất được liệt kê bởi hơn 2.700 chuyên gia rủi ro từ hơn 100 quốc gia đang được tiết lộ. Lần đầu tiên, sự cố mạng được cho là rủi ro kinh doanh quan trọng nhất trên toàn thế giới. Nguy cơ gián đoạn kinh doanh (bao gồm gián đoạn chuỗi cung ứng) tiếp tục là thách thức chính đối với các công ty, đứng thứ hai trên toàn cầu và đứng đầu ở Đức. Rủi ro từ biến đổi khí hậu là lớn nhất trong bảng xếp hạng. Các công ty lo sợ các mối đe dọa và thiệt hại tài sản do các hiện tượng thời tiết khắc nghiệt.

"Có thể xảy ra nhiều điều thậm chí ngược lại với xác suất. "

Aristotle

Ưu điểm của BCM là gì?

Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh

  • Là một công cụ quản lý hiệu quả để xác định các quy trình kinh doanh đe dọa sự tồn tại của công ty
  • Cho phép các biện pháp phòng ngừa tối ưu chống lại các mối đe dọa không thể tránh khỏi
  • Trao quyền cho tổ chức của bạn để ứng phó với các sự cố nghiêm trọng và áp dụng các biện pháp thích hợp
  • Giảm thiểu thời gian chết do gián đoạn và giảm mức độ thiệt hại
  • Rút ngắn thời gian phục hồi của các quy trình kinh doanh quan trọng
  • Giảm gián đoạn chuỗi cung ứng
  • Mang lại vị thế đàm phán tốt hơn với các nhà cung cấp dịch vụ tài chính
  • Tăng cường lòng tin của các bên quan tâm

Sáu mẹo để thực hiện quản lý tính liên tục trong kinh doanh

Trước khi công ty của bạn giới thiệu BCM, các bước cơ bản sau đây được khuyến nghị:

  • Khi bắt đầu, cần phân tích toàn diện tất cả các rủi ro quan trọng và các quy trình kinh doanh bằng BIA (Phân tích tác động kinh doanh) cũng như đánh giá rủi ro riêng lẻ.
  • Thực hiện một tổ chức BCM với các nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm được xác định và biết rõ.
  • Thiết lập các kế hoạch kinh doanh liên tục toàn diện bao gồm các rủi ro đã xác định.
  • Xác định các bài thực hành và đánh giá cũng như quá trình thực hiện thực tế liên tục của chúng liên quan đến các đối tác chính bên trong và bên ngoài trong các quy trình kinh doanh.
  • Cập nhật và phát triển nhất quán quản lý kinh doanh liên tục dựa trên kết quả thu được.
  • Tận dụng tiêu chuẩn ISO đã được chứng minh về quản lý liên tục trong kinh doanh để tập trung vào một phương pháp quản lý tổng thể, toàn diện

Khả năng phục hồi nhờ Quản lý liên tục trong kinh doanh - Kết luận

Trọng tâm cụ thể của Quản lý liên tục trong kinh doanh là khả năng duy trì hoạt động kinh doanh càng xa càng tốt ngay cả trong những điều kiện đặc biệt và đẩy nhanh quá trình khởi động lại hoạt động. Cơ sở để quản lý liên tục hoạt động kinh doanh là tiêu chuẩn quốc tế ISO 22301. Trong trường hợp xảy ra khủng hoảng, hệ thống BCM sẽ đóng góp đáng kể vào sự tồn tại liên tục của công ty bạn. Khi làm như vậy, công ty của bạn nên phát triển một mức năng lực hoạt động tương xứng với quy mô và tính chất của tác động có thể được chấp nhận hoặc có thể không được chấp nhận sau một sự gián đoạn.

Các cuộc khủng hoảng không thể đoán trước được đặc trưng bởi thực tế là chúng mang lại những thay đổi sâu rộng, dẫn đến sự biến đổi sâu sắc. Do đó, khuôn khổ cho hành động kinh doanh phải được điều chỉnh lại. Theo nghĩa này, con đường quay trở lại chuẩn mực cũ phần lớn đã bị loại trừ. Tại thời điểm này, việc học hỏi kinh nghiệm - và áp dụng những gì đã học được một cách nhanh chóng và cẩn thận vào việc xử lý khủng hoảng và tình huống khẩn cấp trong tương lai là điều có ích.

DQS - Chỉ cần tận dụng Chất lượng.

DQS là chuyên gia của bạn về đánh giá và chứng nhận - cho các hệ thống và quy trình quản lý. Trong phạm vi đánh giá độc lập, được công nhận về hệ thống quản lý của bạn, bạn nhận được sự đảm bảo rằng hệ thống BCM của bạn tuân thủ tiêu chuẩn. Tuy nhiên, quan trọng hơn là những phát hiện từ các cuộc đánh giá của chúng tôi về việc liệu hệ thống quản lý của bạn có hiệu quả và có khả năng xử lý các tình huống được xem xét trong kế hoạch liên tục của doanh nghiệp (BCP) hay không. Các đánh giá viên có kinh nghiệm trong ngành của chúng tôi cung cấp hướng dẫn cải tiến và định hướng cho các quá trình ra quyết định. 

Rất hân hạnh được trả lời câu hỏi của bạn!

Vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Tin tưởng và chuyên môn

Các bài báo, hội thảo trên web và tài liệu quảng cáo của chúng tôi được viết độc quyền bởi các chuyên gia tiêu chuẩn hoặc các đánh giá viên lâu năm của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung văn bản hoặc các dịch vụ của chúng tôi đối với tác giả , vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Tác giả
Guido Eggers

Giám đốc điều hành của DQS CFS GmbH. Đánh giá viên lâu năm cho ISO 9001 và đánh giá của bên thứ hai, Giám đốc BCM và thành viên của Nhóm công tác tuân thủ của DQS. Ngoài hơn mười năm kinh nghiệm trong việc cấp chứng chỉ, Thạc sĩ Brewer còn có nhiều năm kinh nghiệm chuyên môn trong ngành thực phẩm. Guido Eggers cũng đóng góp chuyên môn của mình với tư cách là tác giả của nhiều ấn phẩm, trong các bài giảng và ủy ban chuyên gia của DIN và VDMA Đức.

Loading...

Các bài báo và sự kiện có liên quan

Có thể bạn cũng quan tâm tới điều này

KHÓA ĐÀO TẠO NHẬN THỨC VÀ ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ ISO 14001:2015

Theo yêu cầu
Hà Nội & TP. Hồ Chí Minh (on-site/online) | Tiếng Việt