Quá trình cải tiến liên tục (CIP - Continuous Improvement Process), còn được gọi là quá trình cải tiến liên tục, là một phương pháp từ quản lý chất lượng (ISO 9001) nhằm liên tục đạt được những cải tiến nhỏ về chất lượng quá trình, chất lượng quá trình, chất lượng sản phẩm, khả năng giao hàng và chất lượng dịch vụ.
Mục tiêu chung là tăng cường hiệu quả và chất lượng trong các tổ chức hoặc công ty thông qua cải tiến liên tục các quy trình và thủ tục nội bộ.
Quá trình cải tiến liên tục bắt nguồn từ ngành công nghiệp ô tô của những năm 1950, cụ thể hơn là trong nguyên tắc "Kaizen" của Nhật Bản, có nghĩa là "thay đổi để tốt hơn". Một đặc điểm nổi bật của Kaizen là việc cải tiến phải theo từng bước và quy mô nhỏ. Là một con đường tiến bộ nhỏ được theo đuổi nhất quán, luôn lặp đi lặp lại và không bao giờ kết thúc. Kaizen hoặc CIP không được thiết kế để đạt được thành công trong ngắn hạn. Các công ty thành công trong việc này nếu họ luôn theo đuổi nguyên tắc và nỗ lực cải tiến liên tục.
Để đạt được thành công lâu dài thông qua việc sử dụng quá trình cải tiến liên tục, một tổ chức cần tất cả mọi người tham gia để cùng nhau tập hợp và sẵn sàng liên tục thực hiện những cải tiến nhỏ trong bối cảnh công việc tương ứng của họ. Để điều này xảy ra, điều quan trọng là các điều kiện khung phải phù hợp.
Lãnh đạo cao nhất phải đưa ra quyết định sáng suốt có lợi cho CIP và củng cố nó trong văn hóa doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện thông qua các biện pháp đào tạo thêm, bằng cách tích hợp chu trình PDCA vào các quy trình và quy trình làm việc, và bằng cách cung cấp thời gian làm việc.
Tất cả những người có liên quan phải nhận thức rằng với quá trình cải tiến liên tục, không có những thay đổi đột ngột. Thay vào đó, đó là việc dần dần tối ưu hóa và hoàn thiện các lĩnh vực quan trọng nhất của một công ty.
Một đặc điểm quan trọng của quá trình cải tiến liên tục là các cải tiến không chỉ được lập kế hoạch và thực hiện bởi các nhà quản lý, mà chủ yếu bởi chính các nhân viên. Việc thực hiện trực tiếp này của tất cả những người tham gia vào quá trình có tầm quan trọng lớn trong CIP.
Phương pháp CIP nhằm mục đích thúc đẩy nhân viên tham gia tích cực vào quá trình cải tiến liên tục, do đó, họ có nhiệm vụ xác định và thực hiện các cải tiến trong khu vực của họ. Về lâu dài, những tối ưu hóa nhỏ này dẫn đến tăng chất lượng sản phẩm và quy trình, cũng như dịch vụ.
Thông qua CIP, tất cả các quy trình hiện có trong công ty có thể được sắp xếp hợp lý và đơn giản hóa. Chi phí được tiết kiệm thông qua quy trình làm việc hiệu quả hơn, sản phẩm và / hoặc dịch vụ hướng chặt chẽ hơn đến các yêu cầu của khách hàng, cải thiện dịch vụ và giảm thiểu lãng phí các loại.
Nếu không thể triển khai từng cá nhân, lãnh đạo cao nhất phải giải thích lý do tại sao một cách dễ hiểu. Một quá trình cải tiến liên tục thành công đòi hỏi một nền văn hóa doanh nghiệp phù hợp và sự thể hiện tích cực của CIP bởi đội ngũ quản lý. Khi đó mọi người đều được hưởng lợi từ kết quả của một quá trình học tập không ngừng.
Quá trình cải tiến liên tục (CIP) được phản ánh trong các bước nhỏ của chu trình PDCA. Cho đến ngày nay, nó là công cụ điều khiển quan trọng nhất để cải tiến liên tục. PDCA là viết tắt của Plan-Do-Check-Act. PDCA là quá trình liên tục xác định và giải quyết vấn đề theo bốn bước.
Một phương pháp liên quan là phương pháp SDCA (Standardize-Do-Check-Act).
Chu trình PDCA là một quá trình được lặp đi lặp lại, về mặt lý thuyết là vô hạn, và cung cấp cơ sở cho việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Sự khởi đầu của mô hình, còn được gọi là Chu trình Shewhart hoặc Chu trình Deming, có từ thời sơ khai Những năm 1930. Mô hình ba bước ban đầu của nhà vật lý và thống kê người Mỹ Walter Andrew Shewhart sau đó được bổ sung bởi một bước thứ tư bởi học trò của ông là William Edward Deming.
Vòng tròn Deming được sử dụng trong Thế chiến thứ hai cho mục đích quân sự nhằm nâng cao chất lượng thiết bị chiến tranh, nhưng sau năm 1945, nó không được chấp nhận trong lĩnh vực dân sự ở Hoa Kỳ hoặc ở Châu Âu.
Mô hình này cuối cùng đã đến được quốc gia Đông Á vào đầu những năm 1950 như một phần của quá trình tái thiết nền kinh tế và công nghiệp Nhật Bản theo sáng kiến của Deming, nơi nó đã trở thành một câu chuyện thành công.
Mãi đến những năm 1980, mô hình này mới xuất hiện trở lại ở phương Tây với tên gọi chu trình PDCA do Deming lựa chọn. Với tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001, chu trình PDCA cuối cùng đã tìm thấy đường vào thế giới của các hệ thống quản lý, nơi mà nó đã thành công trên toàn thế giới như một phương pháp tiếp cận tổng thể của công ty
Kể từ khi cấu trúc cơ bản chung của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO (Cấu trúc bậc cao - HLS - High Level Structure ) được giới thiệu vào năm 2012, việc phân bổ các chương tiêu chuẩn cho bốn giai đoạn của chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh) đã được nhận biết rõ ràng. Tuy nhiên, điều này chỉ được những người sử dụng tiêu chuẩn trên toàn thế giới chú ý đến với việc sửa đổi ISO 9001 và ISO 14001 vào năm 2015. Các tiêu chuẩn ISO xem Chương 4 (Bối cảnh của tổ chức) là khuôn khổ cho hệ thống quản lý trong đó chu trình PDCA hoạt động. Đề cao trách nhiệm và nhiệm vụ của lãnh đạo cao nhất trong hệ thống quản lý, Chương 5 hiện nằm ở trung tâm của chu trình PDCA.
Giai đoạn LẬP KẾ HOẠCH bao gồm Chương 6 (Lập kế hoạch), trong đó việc đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn từ Chương 4 và 5 là điều kiện tiên quyết để lập kế hoạch có ý nghĩa và triển vọng trong Chương 6. Chương 7 (Hỗ trợ) và 8 (Vận hành) được giao cho giai đoạn THỰC HIỆN. Chương 9 (Đánh giá hoạt động), với việc thực hiện đánh giá nội bộ và đánh giá của ban quản lý, thể hiện giai đoạn KIỂM TRA, và Chương 10 (Cải tiến) đánh dấu giai đoạn ĐIỀU CHỈNH.
Trong việc quản lý các quy trình của công ty và cải tiến liên tục của chúng theo chu trình PDCA, trọng tâm là tư duy dựa trên rủi ro và cơ hội (Chương 6).
Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh (Plan - Do - Check - Act). Trong giai đoạn LẬP KẾ HOẠCH, bước đầu tiên là xác định các vấn đề, tức là xác định trạng thái hiện tại. Tối thiểu, những câu hỏi sau được hỏi
Trong bước tiếp theo, vấn đề đầu tiên được thu hẹp lại, tức là được mô tả bằng các thuật ngữ cụ thể, trên cơ sở trạng thái thực tế đã được xác định trước đó, và sau đó được phân tích. Việc phân tích cho phép thiết lập các mục tiêu thích hợp, bao gồm các biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu.
GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN
Trong giai đoạn Thực hiện, các biện pháp được xác định trong giai đoạn Kế hoạch ban đầu được thực hiện trên cơ sở thử nghiệm bởi tất cả nhân viên công ty có liên quan đến vấn đề hiện có. Yếu tố quyết định là các biện pháp chưa được thực hiện trên diện rộng, tức là chắc chắn, nhưng phản ứng đó (thị trường) vẫn đang được chờ đợi.
GIAI ĐOẠN KIỂM TRA
Trong giai đoạn này, câu hỏi trọng tâm là: Công ty đã đạt được mục tiêu trong giai đoạn thử nghiệm chưa? Để trả lời câu hỏi này một cách thích hợp, dữ liệu thu thập được trong giai đoạn thực hiện được đánh giá và chịu sự đánh giá. Nếu vẫn cần điều chỉnh, thì phải hành động tại thời điểm này, và nếu cần thì phải rút lại biện pháp. Trước khi chuyển sang giai đoạn Hành động, tất cả các vấn đề phải được giải quyết
GIAI ĐOẠN HÀNH ĐỘNG
Trong giai đoạn Hành động, tiêu chuẩn hóa diễn ra liên quan đến các chiến lược, khái niệm, hoạt động và đối tượng. Điều này tạo ra một trạng thái thực tế mới, đại diện cho thước đo của mọi thứ cho tương lai gần, với tầm nhìn cho tất cả các quá trình và phải được ghi chép cẩn thận. Trạng thái thực tế thường là cơ sở cho chứng nhận hệ thống quản lý. Về nguyên tắc, giai đoạn KẾ HOẠCH đã bắt đầu lại với quá trình tiêu chuẩn hóa - chu trình PDCA tự lặp lại, quá trình cải tiến liên tục đang được tiến hành.
Ở nhiều công ty và tổ chức của Đức, quá trình cải tiến liên tục đã đi vào văn hóa doanh nghiệp trong ba thập kỷ qua và được kiểm soát thông qua chu trình PDCA. Ngày nay, quá trình cải tiến liên tục là một thành phần của tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý hiện đại, ví dụ như trong quản lý chất lượng, quản lý môi trường và quản lý an ninh thông tin. Chu trình PDCA cũng từ lâu đã không còn giới hạn trong sản xuất và được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp, dịch vụ cũng như trong cơ cấu hành chính của các công ty.
Ví dụ, các khái niệm liên quan là Quản lý Thay đổi Chủ động (AVM - Active Change Management), quản lý ý tưởng và các kế hoạch đề xuất của công ty, mà còn là Hệ thống Sản xuất Toyota, bởi vì công ty này đã thành công trong việc trở thành một thương hiệu được săn đón bằng cách sử dụng quá trình cải tiến liên tục.
Một cách để thiết lập các quy trình cải tiến liên tục trong các tổ chức là thông qua các vòng tròn chất lượng như các nhóm làm việc nội bộ hoặc các dự án dựa trên phương pháp luận Six Sigma, trong đó một chuyên gia đủ năng lực đóng vai trò là người quản lý dự án.
Chuyên gia DQS về hệ thống quản lý chất lượng, chuyên gia đánh giá lâu năm và chuyên gia đào tạo giàu kinh nghiệm về tiêu chuẩn ISO 9001.
