IATF - Đánh giá từ xa trong ngành ô tô

CONTENT

• IATF và đánh giá từ xa
• Thực hiện đánh giá từ xa
• Đánh giá IATF - Các tùy chọn để thực hiện
• Năng lực đánh giá viên cho các cuộc đánh giá từ xa IATF
• Ưu điểm của đánh giá từ xa
• Yêu cầu đối với công nghệ thông tin được sử dụng
• Các thông số kỹ thuật khác trong lĩnh vực ô tô
• Kết luận - Thực hiện đánh giá IATF từ xa

Đánh giá từ xa ,tức là các cuộc đánh giá được thực hiện từ xa để đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đã được chấp nhận mạnh mẽ kể từ khi bắt đầu đại dịch Covid 19 vào đầu năm 2020. Điều này một lần nữa được xác nhận bởi một cuộc khảo sát khách hàng của DQS. Rốt cuộc, ngay cả trong những thời điểm khiến việc đánh giá tại chỗ thông thường tại một công ty gần như không thể thực hiện được, các chứng chỉ phải được duy trì và các cuộc đánh giá theo lịch trình phải được thực hiện. Ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, phương pháp đánh giá này đã được áp dụng thành công mà không cần sự hiện diện thực tế của đánh giá viên. Điều này là do hướng dẫn có giá trị quốc tế về hệ thống quản lý đánh giá, ISO 19011: 2018, cũng đã quy định rõ ràng về đánh giá từ xa như một giải pháp thay thế cho đánh giá tại chỗ trong nhiều lĩnh vực trong một thời gian khá dài.

IATF và đánh giá từ xa

Người sử dụng tiêu chuẩn ô tô quốc tế IATF 16949 đã bị từ chối phương pháp đánh giá thay thế này cho đến khoảng sáu tháng trước. Tuy nhiên, vào tháng 10 năm 2020, Automotive Task Force (IATF) đã điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại, ít nhất là tạm thời và tạo ra các điều kiện thích hợp để thực hiện đánh giá từ xa đối với IATF 16949 cũng như "Biện pháp trong Đại dịch Coronavirus (COVID-19) - Bản sửa đổi 5 ”. Tuy nhiên, khả năng đánh giá từ xa bị hạn chế so với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO như ISO 9001 (quản lý chất lượng) hoặc ISO 27001 (bảo mật thông tin).

Do điều kiện thiết yếu để tiến hành đánh giá từ xa IATF là không thể tiến hành đánh giá tại chỗ vì những lý do có thể được chứng minh là có liên quan trực tiếp đến đại dịch COVID-19. Chỉ trong trường hợp này, các tổ chức chứng nhận như DQS mới được phép thực hiện đánh giá từ xa theo các thông số kỹ thuật của IATF. Nền tảng của điều này là khả năng đánh giá từ xa ngăn cản việc vượt quá khung thời gian đã hoạch định hoặc cho phép.

Các quy định đặc biệt cũng tồn tại trong lĩnh vực ô tô đối với các cơ sở sản xuất ngừng hoạt động do đại dịch xảy ra tại thời điểm kiểm tra IATF theo kế hoạch hoặc không sản xuất bất kỳ bộ phận nào. Tuy nhiên, trong trường hợp này, tổ chức chứng nhận phải có được thông tin phù hợp từ khách hàng để đánh giá các tình huống và nếu cần, đồng ý một ngày mới sau đó cho cuộc đánh giá IATF. IATF phải được thông báo về việc từ bỏ cuộc đánh giá theo kế hoạch ban đầu.

Thực hiện đánh giá từ xa

Có thể áp dụng đánh giá từ xa đối với tiêu chuẩn ô tô IATF 16949 như sau, đối với

• Địa điểm sản xuất
• Bao gồm các địa điểm sản xuất mở rộng
• Các địa điểm hỗ trợ từ xa

Đánh giá từ xa IATF được phép cho các loại đánh giá sau:

• Đánh giá chứng nhận ban đầu (giai đoạn 1 và giai đoạn 2). Nếu đánh giá giai đoạn 2 được thực hiện từ xa, hiệu lực của chứng chỉ không được vượt quá mười hai tháng và chứng chỉ sẽ hết hạn sớm hơn một ngày. Sau đó, cuộc đánh giá tiếp theo được coi là cuộc đánh giá tái chứng nhận
• Các cuộc đánh giá giám sát
• Tái chứng nhận
• Đánh giá chuyển đổi
• Đánh giá vì những lý do đặc biệt, được gọi là đánh giá đặc biệt

Tổ chức chứng nhận phải áp dụng các nguyên tắc sau cho Đánh giá từ xa IATF:

• IAF ID 12 - Nguyên tắc đánh giá từ xa
• IAF MD 4 - Tài liệu bắt buộc về việc sử dụng công nghệ thông tin (ICT) cho các mục đích  đánh giá.
• Phụ lục A của "Các biện pháp trong Đại dịch Coronavirus (COVID-19) - Bản sửa đổi 5" - Yêu cầu đối với đánh giá từ xa IATF

Đánh giá IATF - Các tùy chọn để thực hiện

• 100% tại địa điểm đánh giá
• Một phần từ xa (đánh giá từ xa) và một phần tại chỗ
• 100% từ xa

Khi xác định số ngày đánh giá, phải tính đến thời gian và nỗ lực bổ sung cần thiết cho đánh giá từ xa. Trong "Các biện pháp trong Đại dịch Coronavirus", IATF chỉ ra rằng ngay cả các cuộc đánh giá từ xa của IATF 16949 và kế hoạch của chúng cũng có thể được quan sát ("chứng kiến") nếu cần, ví dụ để xác định xem công nghệ được sử dụng có tuân thủ các quy định hay không hoặc liệu cách tiếp cận của đánh giá viên tương ứng tuân thủ. Tuy nhiên, nhận xét này theo nghĩa của một cuộc đánh giá nhân chứng không thể bị bác bỏ.

Năng lực đánh giá viên cho các cuộc đánh giá từ xa IATF

Các yếu tố quan trọng khác của đánh giá từ xa là đủ năng lực và kỹ năng của tất cả các bên tham gia đánh giá từ xa. Đánh giá viên cũng như khách hàng phải có khả năng vận hành cơ sở hạ tầng điện tử theo cách có thể đạt được kết quả mong muốn. Và phải đảm bảo rằng kết quả đánh giá cũng có ý nghĩa và khách quan.

Do đó, đánh giá viên thực hiện đánh giá IATF từ xa nên hiểu về công ty được đề cập , ví dụ như từ một cuộc đánh giá ô tô tại chỗ. Ngoài ra, đánh giá viên phải có nhiều kinh nghiệm và có thói quen đánh giá từ xa vì đánh giá từ xa trong một số trường hợp đòi hỏi các kỹ thuật đặt câu hỏi khác nhau so với đánh giá tại chỗ.

Cuộc khảo sát khách hàng mới nhất của chúng tôi về chủ đề này cho thấy kết quả sau đối với các đánh giá viên DQS:

Các khía cạnh thiết yếu khác và các yêu cầu đặc biệt có thể được tóm tắt như sau:

• Không có trường hợp xung đột hoặc sự kiện được đánh giá nghiêm trọng (không phù hợp).
• Số lượng người tham gia đánh giá từ xa IATF nên được giới hạn.
• Các "phiên" riêng lẻ nên được lên lịch trong tối đa hai giờ, sau đó là thời gian nghỉ giải lao. Quy trình này là cần thiết, vì nếu không, sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng trong các tình huống đôi khi không quen thuộc. Do đó, cần có nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch đánh giá từ xa so với đánh giá IATF tại chỗ thông thường.

Ưu điểm của đánh giá từ xa

• Giảm đáng kể thời gian đi lại
• Các địa điểm không được thăm quan có thể được đánh giá với nỗ lực chính đáng
• (hầu như bất kỳ số lượng) Các chuyên gia và chuyên gia từ khắp nơi trên thế giới cũng có thể tham gia cùng một lúc
• Rủi ro cá nhân đối với đánh giá viên và nhân viên của họ được giảm thiểu, ví dụ rủi ro về sức khỏe và an toàn
• Loại bỏ các hạn chế đi lại
• Thời gian trễ giữa thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu có thể được giảm thiểu
• Linh hoạt nhiều trong trường hợp gián đoạn
• Giảm phát thải CO2 góp phần vào sự bền vững

Yêu cầu đối với công nghệ thông tin được sử dụng

Công nghệ thông tin (ICT) được sử dụng đóng một vai trò đặc biệt trong tất cả các cuộc đánh giá được thực hiện từ xa. Tài liệu IAF MD 4: 2018 cung cấp các thông số kỹ thuật ràng buộc cho việc này. Tài liệu được xuất bản bởi IAF (Diễn đàn Công nhận Quốc tế) và quy định các khía cạnh trọng tâm toàn cầu trong việc sử dụng CNTT-TT.

Các yêu cầu chính, ngoài các cuộc đánh giá IATF, cũng ảnh hưởng đến tất cả các cuộc đánh giá khác để chứng nhận các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, là:

• Bảo đảm an ninh và bí mật của thông tin được truyền dưới dạng điện tử.
• Thỏa thuận về việc sử dụng CNTT giữa đánh giá viên và khách hàng. Điều này đòi hỏi một mối quan hệ kinh doanh được thiết lập.
• Đánh giá viên xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến CNTT-TT. Điều này liên quan đến, tính hợp lệ và tính khách quan của các phát hiện trước.
• Đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng điện tử cần thiết được cung cấp.
• Năng lực và khả năng của tất cả những người có liên quan để vận hành CNTT-TT theo cách có thể đạt được kết quả mong muốn.

Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng khách hàng và người đánh giá quen thuộc với phần cứng và phần mềm thích hợp (máy tính bảng, Webcam, WiFi hoặc các công cụ CNTT như WebEx, GoToMeeting, các chương trình chỉnh sửa hình ảnh, v.v.) và có đủ băng thông cho kết nối ổn định, an toàn .

Các thông số kỹ thuật khác trong lĩnh vực ô tô

• DIN EN ISO / IEC 17021 - Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý nhằm mục đích đánh giá sự phù hợp
• DIN EN ISO 19011 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - tài liệu ràng buộc để xác định thời gian đánh giá đối với chất lượng đánh giá và hệ thống quản lý môi trường
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - tài liệu ràng buộc về việc sử dụng các kỹ thuật đánh giá có sự hỗ trợ của máy tính (CAAT) trong việc đánh giá hệ thống quản lý của các tổ chức chứng nhận được công nhận
• IATF - Các biện pháp và miễn trừ toàn cầu để đối phó với Đại dịch Coronavirus COVID 19, Phụ lục A bao gồm các yêu cầu đối với việc thực hiện đánh giá từ xa đối với bộ quy định IATF 16949

Kết luận - Thực hiện đánh giá IATF từ xa

Đánh giá từ xa đã trở thành một phần của "thực tế mới" chỉ trong một năm. Ngày nay, chúng là một phương pháp đánh giá được công nhận có thể thay thế phương pháp đánh giá tại chỗ truyền thống, ít nhất là một phần, và do đó góp phần duy trì chứng chỉ. Do đó, đánh giá từ xa có thể là một bổ sung hữu ích cho các cuộc đánh giá tại chỗ thông thường. Cho dù trong quá trình đánh giá để tận dụng kiến thức chuyên môn bổ sung, kết hợp để bao phủ nhiều địa điểm một cách hiệu quả về chi phí, hoặc đánh giá hoàn toàn từ xa khi thích hợp để đáp ứng các yêu cầu chứng nhận hoặc theo các điều kiện hiện tại.

Các khả năng mà đánh giá từ xa cung cấp từ lâu cho các tiêu chuẩn ISO cũng có thể được khai thác (ít nhất là tạm thời) cho tiêu chuẩn ô tô IATF 16949 kể từ mùa thu năm 2020. Tuy nhiên, chỉ liên quan đến khả năng không thể đánh giá do liên quan đến đại dịch của các cuộc đánh giá tại chỗ theo kế hoạch, và nếu điều này khiến việc duy trì các chứng chỉ gặp rủi ro. Ngoài ra, ứng dụng của họ phải luôn được cân nhắc kỹ lưỡng. Không phải mọi tình huống đều có thể được đánh giá đầy đủ ở một khoảng cách xa. Do đó, DQS sẽ đánh giá trước các tình huống tương ứng trong công ty của bạn, các yêu cầu đối với việc công nhận và cơ quan chức năng, cũng như các rủi ro liên quan đến việc triển khai.

Khi thực hiện đánh giá từ xa, phải tuân thủ các yêu cầu đặc biệt được quy định trong các tiêu chuẩn và hướng dẫn nêu trên. Các thông số kỹ thuật này tập trung vào công nghệ thông tin  (ICT) được sử dụng cũng như kinh nghiệm và thói quen của các đánh giá viên tương ứng - hai khía cạnh có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của một cuộc đánh giá từ xa.

Hơn nữa, các quy tắc bổ sung để lập kế hoạch và thực hiện đánh giá áp dụng cho các cuộc đánh giá IATF từ xa. Tùy thuộc vào loại đánh giá, điều này cũng có thể áp dụng cho thời hạn của chứng chỉ được cấp trên cơ sở đánh giá từ xa. Chi tiết về các yêu cầu có thể được tìm thấy trong Phụ lục A của cái gọi là "Các biện pháp trong Đại dịch Coronavirus (COVID-19) - Bản sửa đổi 5".

Kinh nghiệm và sự tin tưởng

IATF 16949 được coi là tiêu chuẩn chất lượng quốc tế trong ngành công nghiệp ô tô. Là sự kế thừa của ISO / TS 16949: 2009, nó hầu như đã trở thành tấm vé cho ngành công nghiệp toàn cầu này kể từ khi được xuất bản vào tháng 10 năm 2016. Đặc điểm kỹ thuật ISO / TS 16949 được ban hành lần đầu tiên vào tháng 3 năm 1999. Với sự công nhận của chúng tôi bởi IATF và sự chấp thuận của VDA-QMC vào tháng 2 năm 2000, DQS là một trong những tổ chức chứng nhận đầu tiên trên toàn thế giới cho tiêu chuẩn ô tô này.

Các văn bản và sách trắng của chúng tôi được viết độc quyền bởi các chuyên gia tiêu chuẩn hoặc đánh giá viên có nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung văn bản, các cuộc đánh giá và chứng nhận của chúng tôi đối với tác giả, vui lòng liên hệ với chúng tôi.