Three engineers working on a virtual 3d model of a car

Công cụ lập tài liệu đánh giá CARA

IATF đã phát triển một công cụ lập tài liệu đánh giá được gọi là "CARA - Common Audit Report Application"


CARA - Ứng dụng Báo cáo Đánh giá Chung

IATF đã phát triển một công cụ lập tài liệu đánh giá với tên gọi "CARA - Ứng dụng Báo cáo đánh giá chung". Mục đích chính là tập hợp tài liệu đánh giá, vốn trước đây do các tổ chức chứng nhận xử lý riêng lẻ. Trong tương lai, các tài liệu đánh giá sẽ được tạo ra, chỉnh sửa, lưu trữ và sử dụng theo cách chuẩn hóa. Trong tương lai, tất cả các đánh giá viên IATF trên toàn thế giới sẽ ghi lại kết quả đánh giá trên một nền tảng chung, bất kể họ làm việc cho tổ chức chứng nhận nào.

CARA là ứng dụng dựa trên trình duyệt IATF không yêu cầu cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào trong tổ chức của bạn. Ứng dụng cũng không được kết nối với máy chủ hoặc đám mây. Tất cả dữ liệu kiểm tra được tạo và nhập chỉ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nội bộ của trình duyệt của mỗi người dùng, có thể được truy cập ngoại tuyến (không cần kết nối Internet). Đổi lại, điều này yêu cầu người dùng chỉ làm việc với một trình duyệt này, vì không thể truy cập từ các trình duyệt khác.

Việc sử dụng công cụ này là bắt buộc đối với tất cả các thủ tục đánh giá IATF kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2021, ngay cả khi bạn đã ở giữa chu kỳ đánh giá. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về CARA, chúng tôi đã biên soạn những câu hỏi & câu trả lời quan trọng nhất dành cho bạn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, nhóm hỗ trợ  của chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn qua bộ phận hỗ trợ theo số máy lẻ +49 69 95427-555 hoặc qua e-mail tới auditmanager(at)dqs.de. Các vấn đề về lập trình hoặc các vấn đề nghiêm trọng hơn cũng được thu thập tại đó và chuyển đến VDA QMC cho bạn thông qua Hỗ trợ cấp hai của DQS Holding GmbH.

Các câu hỏi và câu trả lời về CARA

Mục tiêu của CARA là gì?

Trước đây tất cả các tài liệu đánh giá do các công ty / tổ chức chứng nhận xử lý riêng lẻ. Trong thời gian tới đây, tất cả các tài liệu đánh giá sẽ được tạo, chỉnh sửa, lưu và sử dụng theo cách thức chuẩn hóa.

Làm thế nào để truy cập CARA?

Với tư cách là khách hàng tham gia vào chương trình chứng nhận, bạn có thể tiếp cận các lĩnh vực liên quan đến bạn trong CARA qua liên kết sau: nccara.iatfglobaloversight.org

CARA có yêu cầu cài đặt phần mềm bổ sung trong tổ chức không?

Không, CARA là một ứng dụng dựa trên trình duyệt chỉ yêu cầu truy cập internet mà không cần phần mềm bổ sung. Ứng dụng cũng không được kết nối với máy chủ hoặc đám mây. Tất cả dữ liệu đánh giá đã tạo và nhập được lưu trữ riêng trong cơ sở dữ liệu nội bộ của trình duyệt của người dùng tương ứng, cũng có thể được truy cập ngoại tuyến (không cần kết nối internet). Điều này đảm bảo rằng không có thêm dữ liệu nào được truyền đến cơ sở dữ liệu bên ngoài ứng dụng cục bộ

Những trình duyệt nào được hỗ trợ?

  • Edge, Chrome, Firefox và Opera - bốn trình duyệt này được hỗ trợ đầy đủ trong các phiên bản hiện tại tương ứng của chúng.
  • Internet Explorer version 11 trở lên được hỗ trợ, nhưng không nên sử dụng.

Những trình duyệt nào không được hỗ trợ?

  • Safari - trình duyệt này của Apple không được hỗ trợ. Nó hoạt động theo tiêu chuẩn riêng, không thể tạo tệp PDF và không thể in báo cáo.
  • Các thiết bị iOS của Apple không thể tạo tệp trong trình duyệt, vì vậy không thể sao lưu dữ liệu. Việc sử dụng nó không được khuyến khích hoặc không được hỗ trợ chính thức.

Việc chuyển đổi sang CARA có những ảnh hưởng gì đối với tổ chức của chúng tôi?

  1. Kế hoạch đánh giá

Trong bốn năm qua, bạn đã sử dụng Trình quản lý đánh giá DQS cho quá trình lập kế hoạch đánh giá. Tuy nhiên, ngay sau khi quá trình chuyển đổi sang CARA đã hoàn tất, điều này sẽ không thể thực hiện được nữa. Thay vào đó, DQS sẽ giới thiệu các mẫu dựa trên Excel để sử dụng chúng để thực hiện quá trình lập kế hoạch đánh giá được lập thành văn bản trên cơ sở chuyển tiếp. Ngay sau khi cuộc đánh giá của bạn được lập kế hoạch và xác nhận, đánh giá  viên chịu trách nhiệm của IATF sẽ gửi cho bạn những mẫu này để bạn điền vào. Các văn bản / tài liệu sau đó bạn gửi lại là cơ sở để phát triển và hoàn thiện kế hoạch đánh giá cho cuộc đánh giá sắp tới. 

2.     Tài liệu đánh giá

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2021, tất cả các báo cáo đánh giá và tài liệu hướng dẫn về bất kỳ sự không phù hợp nào sẽ được tạo trong CARA. Điều này có nghĩa là việc quản lý sự không phù hợp và việc trao đổi thông tin cần thiết giữa bạn và đánh giá viên của bạn cũng diễn ra trực tiếp thông qua CARA.

Trước đây, bạn cũng đã sử dụng Trình quản lý đánh giá để có thể ghi những điểm không phù hợp được xác định trong một cuộc đánh giá. Với việc chuyển đổi sang CARA, cũng sẽ có một sự thay đổi trong ý thức tiêu chuẩn hóa. Bởi vì CARA có một mẫu dựa trên web mà bạn phải phản ứng với những sự không phù hợp mở theo cách được tiêu chuẩn hóa trên toàn thế giới. Việc sử dụng bắt buộc CARA để quản lý sự không phù hợp đã được ghi nhận trong SI 13 của các quy tắc chứng nhận IATF.

Biểu mẫu web sử dụng công nghệ tương tự như CARA, vì vậy bạn không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào và quyền truy cập không bị hạn chế dưới bất kỳ hình thức nào. Sử dụng biểu mẫu web đảm bảo rằng cấu trúc dữ liệu được giữ nguyên và phản hồi của bạn được ghi lại ở định dạng nhất quán. Đối với bạn, điều này thay đổi diện mạo của báo cáo đánh giá và kế hoạch hành động cho các biện pháp theo dõi (kế hoạch hành động).

Đánh giá từ xa được xác định như thế nào trên CARA?

Trong CARA, trong tiểu mục “Audit data” giờ đây được hỏi rõ ràng liệu cuộc đánh giá IATF có phải là cuộc đánh giá từ xa hay không - công ty phải điền vào trường tương ứng (có / không). 

Ngoài ra, CARA đã tạo ra một danh mục cho các cuộc đánh giá từ xa một phần. CARA cung cấp thông tin sau: Nếu đánh giá từng phần được tiến hành từ xa, vui lòng nêu tên các đánh giá viên đã tiến hành từ xa và chỉ ra trong khu vực  “Processes” trong phần “Process audit details” trong “Audit information” các quá trình nào được thực hiện từ xa. Trường bắt buộc nếu áp dụng.

Việc quản lý điểm không phù hợp (NC) hoạt động như thế nào trên CARA?

Thông tin của bạn sẽ được trao đổi thông qua ứng dụng biểu mẫu CARA's NC Forms. Quá trình giao tiếp giữa bạn và đánh giá viên của bạn như sau và có thể được lặp lại thường xuyên nếu cần:

  1. Đánh giá viên của bạn hoàn thành tất cả dữ liệu cần thiết cho quá trình chứng nhận trong ứng dụng CARA và sau đó tạo báo cáo đánh giá.
  2. Đồng thời, báo cáo NC được tạo nếu phát hiện thấy sự không phù hợp.
  3. Đánh giá viên thường gửi cho bạn báo cáo NC này qua e-mail bằng cách xuất và gửi tệp JSON * bao gồm liên kết tới CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/#!/ncAppStart). Quá trình truyền diễn ra bên ngoài CARA. Lưu ý: Tệp đã lưu chỉ có thể là đọc trong hệ thống CARA, tức là nó phải được người chỉnh sửa nhập lại vào ứng dụng trước đó.
  4. Đối với bạn, điều này có nghĩa là, sau khi nhận được báo cáo NC (tệp JSON), hãy mở “NC CARA” và nhập lại vào CARA bằng cách nhấp vào „Load report“.
  5. Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa sự không phù hợp như bình thường - báo cáo có sẵn cho các mục nhập trong tổ chức của bạn. Các NC riêng lẻ từ báo cáo có thể được xuất và chuyển cho các bộ phận chịu trách nhiệm.
  6. Sau khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa, báo cáo NC sẽ được lưu vào thư mục tải xuống của bạn bằng cách nhấp vào “Save NCs for auditor”.
  7. Báo cáo NC được xuất lại và gửi lại cho đánh giá viên của bạn (lại dưới dạng tệp JSON qua e-mail). Vì lý do bảo mật, các tệp đính kèm bổ sung phải ở định dạng PDF hoặc JPG và không được vượt quá 10 MB mỗi tệp.
  8. Sau khi nhận được báo cáo NC, đánh giá viên nhập lại báo cáo đó vào CARA bằng cách nhấp vào “Load customer NC management”. Phiên bản này của báo cáo NC tự động thay thế phiên bản có sẵn ở đó.
  9. Nếu cần xử lý thêm phản hồi, việc này được thực hiện lại theo các bước từ 1 đến 8.
    * Chữ viết tắt JSON là viết tắt của JavaScript Object Notation (phần mở rộng tệp .json). Nó là một tệp văn bản thuần túy được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.

Làm cách nào để nhận được báo cáo đánh giá của bạn?

Báo cáo đánh giá cuối cùng sẽ được gửi cho bạn như trước đây. Sẽ không có thay đổi nào đối với bạn ngay cả sau khi CARA được giới thiệu.

Bạn có thể nhận hỗ trợ từ DQS ở đâu?

Xin lưu ý rằng ứng dụng CARA được lập trình độc quyền bởi IATF. Tuy nhiên, để hỗ trợ bạn trong trường hợp gặp khó khăn về kỹ thuật, nhóm hỗ trợ đã tự chứng minh được bản thân kể từ khi được giới thiệu Trình quản lý kiểm toán, sẵn sàng hỗ trợ bạn thông qua bộ phận trợ giúp tại Auditmanager@dqs.de hoặc qua điện thoại +49 69 95427- 555. Các vấn đề về lập trình hoặc các vấn đề nghiêm trọng hơn cũng được thu thập ở đó và chuyển đến VDA QMC cho bạn thông qua hỗ trợ cấp hai của DQS Holding GmbH.

Bạn có thể tìm thêm thông tin ở đâu?

Để biết thêm thông tin về công cụ tài liệu kiểm toán mới CARA, vui lòng truy cập trang CARA Wiki chính thức của IATF và sổ tay CARA manual chính thức. FQA hiện tại và các video hướng dẫn hữu ích cho người dùng cũng có sẵn ở đó.

Với bất kỳ các thông tin thêm cần hỗ trợ?

DQS luôn ở đây để hỗ trợ bạn
Vui lòng liên hệ với chúng tôi