Quản lý Chất lượng trong các Tổ chức giáo dục với ISO 21001

Phát triển quản lý chất lượng trong các tổ chức giáo dục

Các nhà cung cấp dịch vụ giáo dục đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt. Điều này không chỉ áp dụng cho các tổ chức trong khu vực tư nhân nữa. Các tổ chức trong khu vực công cũng cần phải đối mặt với áp lực cạnh tranh đó. Với việc tập trung vào nhu cầu học tập thực tế của các nhóm đối tượng, phát triển các khóa học phù hợp và đánh giá kết quả học tập, ISO 21001 là tiêu chuẩn tiên phong cung cấp bằng chứng về năng lực và chất lượng.

Ở cấp độ quốc tế, quản lý chất lượng trong lĩnh vực giáo dục hiện đã có những bước tiến đáng kể. Tiêu chuẩn ISO 29990 được ban hành vào năm 2010 sau đó đã bị thu hồi. Các tiêu chuẩn kế nhiệm là hai bộ quy tắc với các mục tiêu khác nhau:

Cùng là một tiêu chuẩn hệ thống quản lý, cấu trúc của ISO 21001 được xây dựng giống như tiêu chuẩn chất lượng  ISO 9001 , nhưng có nội dung đặc thù theo ngành. Tiêu chuẩn tập trung cụ thể vào việc thiết kế các quy trình giáo dục. Điều này áp dụng cho mọi loại tổ chức giáo dục, bất kể đó là một trường đại học,một nhà cung cấp giáo dục nâng cao hoặc một bộ phận đào tạo nội bộ.

Ví dụ: một tổ chức giáo dục muốn đánh dấu một sản phẩm nhất định, ví dụ , có thể có chứng nhận này theo tiêu chuẩn ISO 29993 mà không cần bao gồm  toàn bộ hệ thống quản lý của nó . Mặt khác, các công ty có danh mục sản phẩm lớn hơn sẽ quan tâm nhiều hơn đến khả năng chống khủng hoảng và điều chỉnh hệ thống quản lý của họ theo ISO 21001.

ISO 21001 được các tổ chức giáo dục nào quan tâm?

Tất cả các nhà cung cấp đều được hưởng lợi như nhau từ việc quản lý hệ thống chất lượng đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục. Bằng cách thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn, chất lượng dịch vụ giáo dục được cải thiện một cách có hệ thống, khả năng cạnh tranh được tăng lên một cách bền vững và người học nhận được các dịch vụ học tập minh bạch. Ở Đức, có những nhà cung cấp tư nhân trong tất cả các lĩnh vực giáo dục có thể hưởng lợi từ tiêu chuẩn giáo dục mới. Về nguyên tắc, điều này áp dụng cho tất cả các lĩnh vực:

• Các cơ sở giáo dục cạnh tranh, phi chính phủ
• Cơ sở giáo dục nâng cao
• Phòng giáo dục thường xuyên nội bộ
• Cao đẳng và đại học
• Trường Cao đẳng nghề
• Học viện giáo dục của các hiệp hội và tổ chức
• Trường học, đặc biệt là các trường tư nhân.
• Trường mẫu giáo

Trong tương lai, bằng chứng về chất lượng và chứng chỉ sẽ có tầm quan trọng lớn trong lĩnh vực giáo dục, chẳng hạn như khi trao các khoản trợ cấp công hoặc là một phần trong nỗ lực hài hòa hóa của các hệ thống giáo dục EU. 

Lợi ích của việc quản lý hệ thống chất lượng trong các tổ chức giáo dục là gì?

Các quy trình và công cụ đánh giá thống nhất dựa trên yêu cầu của hệ thống quản lý giáo dục (EOMS) sẽ giúp các tổ chức thể hiện và nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu tổ chức của họ.

Một hệ thống quản lý giáo dục (EOMS): 

• Dẫn đến việc học tập được cá nhân hóa nhiều hơn và sự tham gia hiệu quả hơn đối với tất cả người học, ví dụ như những người học có nhu cầu giáo dục đặc biệt hoặc người học từ xa,
• Mở rộng sự tham gia của các bên quan tâm và cải thiện động lực và sự cam kết của nhân viên,
• Có thể nhấn mạnh hơn vào sự tham gia của nhân viên và tính chuyên nghiệp hóa trong phát triển chất lượng,
• Cải thiện quản lý rủi ro thông qua các hoạt động bền vững,
• Tiết kiệm chi phí thông qua việc sử dụng tài nguyên có trách nhiệm và hiệu quả hơn.

Tổ chức giáo dục có thể hài hòa các tiêu chuẩn khu vực, quốc gia, mở và độc quyền trong khuôn khổ quốc tế, thúc đẩy sự cải tiến vượt bậc và đổi mới.

EOMS là cơ sở cho tất cả các quyết định và quy trình chiến lược cần thiết, do đó đảm bảo rằng các nhu cầu, yêu cầu và mục tiêu của người học và những người hưởng lợi khác được đáp ứng. Đồng thời, sự tương tác giữa các bên quan tâm và tổ chức giáo dục được nâng lên một mức độ có lợi cho tất cả những người tham gia.

Chống khủng hoảng thông qua việc quản lý hệ thống giáo dục tích hợp

Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng ở mọi cấp độ của một tổ chức giáo dục chứng tỏ là một nền tảng vững chắc, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng, chẳng hạn như trong đại dịch do vi-rút Corona gây ra. Lý do chính cho việc này , là nó hàm ý  tư duy và hành động dựa trên rủi ro, được phản ánh trong tất cả các quá trình. Điều này sẽ giúp cho các tổ chức giáo dục ít bị ảnh hưởng hơn bởi những thách thức bất ngờ, bất kể là từ bên trong hay bên ngoài.

Ví dụ về các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo nâng cao liên quan đến doanh nghiệp cũng như các trường đại học cho thấy rằng với việc quản lý chất lượng tích cực trong lĩnh vực giáo dục, thậm chí có thể biến các tình huống khủng hoảng thành thành công:

• Bằng cách tập trung nhất quán vào các quy trình cốt lõi (chính), các thay đổi có thể được thực hiện một cách linh hoạt. Bạn sẽ được trang bị sẵn sàng cho kế hoạch B hoặc C. Ví dụ: một quy trình thử và sai có thể nhanh chóng giúp chúng ta tìm ra hướng đi đúng đắn. 
• Các hình thức được điều chỉnh và người học được tiếp thu tại chỗ- ví dụ: bằng kỹ thuật số tại văn phòng tại nhà. Đồng thời, năng lực đổi mới của tổ chức được củng cố và những phát triển mới có thể được thực hiện dễ dàng hơn - từng bước một.

Với một hệ thống quản lý giáo dục EOMS dựa trên tiêu chuẩn ISO 21001 , thì nó sẽ có được một nền tảng vững chắc để đối phó với các tình huống khủng hoảng một cách có hiệu quả hơn. Điều quan trọng tiên quyết là sự sẵn lòng của ban lãnh đạo cấp cao tham gia như là một phần của toàn bộ quá trình và hành động mẫu mực. 

Sự khác biệt chính giữa ISO 21001 và ISO 9001 là gì?

Nhiều tổ chức giáo dục đã được chứng nhận chất lượng quản lý của họ theo tiêu chuẩn ISO 9001 . Tuy nhiên, tiêu chuẩn này - mặc dù quan trọng đối với việc chứng nhận hệ thống quản lý - nhưng thường dẫn đến nhầm lẫn và khó khăn trong giai đoạn triển khai ở các tổ chức giáo dục. Tiêu chuẩn quốc tế này sử dụng thuật ngữ chung chung, thường gây ra sự khó hiểu trong việc áp dụng vào thực tiễn. 

Với ISO 21001, giờ đây đã có một tiêu chuẩn dành riêng cho ngành giáo dục, tập trung vào các quy trình cốt lõi của việc học tập và tương tác với học viên và giáo viên. Cách tiếp cận quản lý tích hợp này tính đến việc học viên là (khách hàng) trung tâm của quá trình cung cấp dịch vụ, liên tục tác động và thay đổi nó. Không giống như các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác, "yếu tố con người" đóng vai trò trung tâm ở đây - bất kể đó là học viên, giảng viên, nhân viên hành chính hay bên ngoài.

Một ưu điểm chính của ISO 21001 là sự tương thích của nó với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO khác. Giống như các tiêu chuẩn đó, ISO 21001 cũng sử dụng "Cấu trúc bậc cao" (High Level Structure - HLS). HLS được ISO phát triển vào năm 2012 để tạo ra một cấu trúc tiêu chuẩn thống nhất cho tất cả các tiêu chuẩn quản lý hệ thống tương lai hỗ trợ hệ thống quản lý tích hợp. Thuật ngữ HLS đã được thay thế bằng thuật ngữ "Cấu trúc Hài hòa" (Harmonized Structure - HS) vào năm 2021.

Tiêu chuẩn này tuân thủ theo cấu trúc toàn diện của HS, với các mục từ 4 đến 10 (bối cảnh của tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, hỗ trợ, vận hành, đánh giá và cải tiến chất lượng) đại diện cho các yêu cầu về quản lý chất lượng trong giáo dục. Do đó, nó áp dụng cho tất cả các yếu tố có liên quan hoặc tương tác của một tổ chức để thiết lập các chính sách, mục tiêu và quy trình để đạt được các mục tiêu này.

Quản lý rủi ro trong quá trình giáo dục

Đối với một hệ thống quản lý theo chức năng, định hướng theo quy trình, cần thiết phải thiết kế hoạt động sao cho đáp ứng được sự hài lòng của tất cả những người tham gia và đảm bảo được tính bền vững. Điều này bao gồm việc xem xét các rủi ro tiềm ẩn và cơ hội tiềm năng có thể phát sinh trong quá trình hướng đến các mục tiêu đã đề ra (chương 6.1). Các thành phần cơ bản của một hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả bao gồm, ví dụ như:

• Xác định và đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát
• Ghi chép các rủi ro trong sổ đăng ký rủi ro (hoặc tài liệu tương đương)
• Áp dụng các biện pháp và phương án xử lý để quản lý các rủi ro đã xác định. 
• Giám sát rủi ro, bao gồm theo dõi và đánh giá liên tục các mối đe dọa tiềm ẩn đối với các mục tiêu của tổ chức.
• Báo cáo về các rủi ro

Ở bước đầu tiên, việc đánh giá rủi ro có thể được thực hiện dựa trên hai tiêu chí: 

• Mức độ ảnh hưởng/phạm vi của rủi ro. 
• Xác suất xảy ra của rủi ro

Các biện pháp phòng ngừa, như đào tạo cho những người liên quan, thay đổi trong quy trình công việc và điều chỉnh trách nhiệm của nhân viên, có thể được ghi lại trong đánh giá rủi ro, ít nhất là đối với các lĩnh vực then chốt và dễ mắc sai sót, và được xem xét định kỳ. Ma trận rủi ro là một công cụ hữu ích để đánh giá các quá trình này và theo dõi chúng.

Cải tiến liên tục là chìa khóa thành công

Sự nâng cao tầm quan trọng của hoạt động bền vững và sự chuyển đổi của học tập do các hình thức dạy và học kỹ thuật số yêu cầu sự mở cửa liên tục đối với sự đổi mới và khả năng ứng biến nhanh chóng. Điều này cũng có nghĩa là cải thiện liên tục hiệu suất và hiệu quả của Hệ thống quản lý giáo dục EOMS, bởi vì thay đổi là một phần không thể thiếu trong DNA của giáo dục thường xuyên. Nghĩa vụ quan tâm tới người học và  các bên liên quan do đó phải trải qua một quá trình thích ứng và cải tiến liên tục.

Cải tiến liên tục là một cách tiếp cận lâu dài, liên tục nhằm cải tiến các quy trình, sản phẩm và dịch vụ. Mặt khác, nó liên quan đến việc tìm ra các điểm yếu, phát triển và triển khai các giải pháp trong các quy trình hiện có. Quá trình cải tiến diễn ra từ từ và thành công khi việc cải tiến liên tục trở thành “công việc thường ngày” đối với tất cả nhân viên.

Nếu nhu cầu của các nhóm dối tượng mục tiêu thay đổi, các tổ chức có khả năng điều chỉnh hình thức, cấu trúc và nội dung giảng dạy một cách toàn diện trong thời gian ngắn nhất sẽ có thể tồn tại trên thị trường. Những thay đổi đột ngột, chẳng hạn như chuyển sang các hình thức học tập kỹ thuật số, có thể được thực hiện nếu tổ chức đã tạo ra phạm vi thử nghiệm và đổi mới trong cơ cấu tổ chức của mình.

Nền tảng của việc cải tiến dựa trên bằng chứng

Dựa trên các phân tích và tạo ý tưởng, chiến lược cải tiến dựa trên bằng chứng xác định các bước rõ ràng với các mục tiêu, nhiệm vụ và chỉ số đo lường rõ ràng. Kế hoạch cải tiến cần đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi sau:

• Những thách thức được xác định trong quá trình phân tích nhu cầu có thể được giải quyết như thế nào?
• Những điểm chuẩn nào để tối ưu Chỉ số then chốt KPI? 
• Những chỉ số và bằng chứng nào sẵn có để ưu tiên một chiến lược cải tiến cụ thể?
• Cần những nguồn lực nào để thực hiện chiến lược, ví dụ như các nhóm được thành lập một cách chiến lược (theo chức năng và chuyên môn), thời gian cho các cuộc họp nhóm, đào tạo bắt buộc, cơ sở dữ liệu, hỗ trợ CNTT và ngân sách?
• Những thông số kỹ thuật nào cần được thực hiện liên quan đến các  hành động, trách nhiệm xử lý và năng lực cần thiết?
• Tiến độ được báo cáo như thế nào (thông tin liên lạc và tài liệu phù hợp về các cột  mốc quan trọng)?

Tại sao chứng nhận ISO 21001 lại có ý nghĩa quan trọng?

Chứng nhận đảm bảo độ tin cậy của hệ thống quản lý của một tổ chức giáo dục (EOMS), đảm bảo sự căn chỉnh tốt hơn giữa các mục tiêu và hoạt động với chính sách chất lượng và cho phép tổ chức nâng cao trách nhiệm xã hội của mình bằng cách cung cấp một nền giáo dục chất lượng, toàn diện và công bằng cho tất cả mọi người.

Triển khai và tích cực hình thành một hệ thống quản lý là thành tựu thực sự và tất yếu của một tổ chức. Việc chứng nhận độc lập về hệ thống quản lý chất lượng là bằng chứng được công nhận về năng lực và chất lượng đối với các bên liên quan của công chúng.

DQS là đối tác đánh giá và chứng nhận được công nhận và được đánh giá cao đối với các tổ chức giáo dục trong nhiều năm. Hãy trao đổi với chúng tôi về cách bạn có thể chủ động định hình được những thách thức và thay đổi trong ngành của mình bằng việc áp dụng ISO 21001 và chứng nhận phù hợp.

Quản lý chất lượng trong các tổ chức giáo dục - kết luận

Tiêu chuẩn ISO 21001 mới cung cấp một hướng dẫn cho một công cụ quản lý chung cho các tổ chức cung cấp các sản phẩm và dịch vụ giáo dục và muốn đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của người học và các bên liên quan khác. Các nhóm đối tượng (người học và các đối tượng thụ hưởng khác) có nhu cầu đặc biệt cũng được xem xét.

Khác với tiêu chuẩn dựa trên sản phẩm ISO 29993, ISO 21001 tuân theo Cấu trúc Hài hòa (HS), cấu trúc cơ bản chung của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO hiện đại. Tiêu chuẩn quốc tế này đã có mặt trên thị trường kể từ năm 2018 và đã nhận được một danh tiếng xuất sắc như một cơ sở bền vững được công nhận toàn cầu cho quản lý giáo dục. Nó cung cấp một cách nhìn mới cho việc định vị bản thân trên thị trường giáo dục và tham gia vào xu hướng quốc tế.

Chuyên môn và Sự tin tưởng

Lưu ý: Các bài viết, hướng dẫn đánh giá và các nội dung khác của chúng tôi được viết độc quyền bởi các chuyên gia về hệ thống quản lý nội bộ và các đánh giá viên lâu năm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung dành cho tác giả, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe ý kiến của bạn!