Thông tin dạng văn bản là tiêu đề của Chương 7.5 của tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) được xuất bản từ năm 2012. Điều này làm cho nó trở thành một phần của cấu trúc cơ bản chung của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý hiện đại, được gọi là Cấu trúc bậc cao (HLS). Với sự sửa đổi lớn của ISO 9001 (quản lý chất lượng) và ISO 14001 (quản lý môi trường) vào năm 2015, thuật ngữ này đã được nhiều người sử dụng biết đến hơn.
Trong các phiên bản trước đây của tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý, vẫn còn nói về "tài liệu", "yêu cầu tài liệu", "tài liệu" và "hồ sơ". Hiện tại các tiêu chuẩn ISO tóm tắt các thuật ngữ này dưới "thông tin dạng văn bản"
Tuy nhiên, đối với người dùng tiêu chuẩn, việc sử dụng thuật ngữ chung là không bắt buộc. Những người muốn tất nhiên có thể tiếp tục sử dụng các điều khoản của công ty trong thông tin tài liệu của họ và khi giao dịch với nó. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo rằng việc sử dụng các thuật ngữ là có hệ thống và thống nhất. Ví dụ, nó không được dẫn đến bất kỳ hiểu lầm nào trong các cuộc đánh giá chứng nhận bên ngoài.
Thông tin dạng văn bản được định nghĩa như thế nào?
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:2015-11 xác định các nguyên tắc và điều khoản của hệ thống quản lý chất lượng. Trong chương 3.8.6, nó được mô tả là "thông tin phải được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức". Điều này bao gồm phương tiện chứa thông tin. Phương tiện nào được sử dụng là tùy thuộc vào tổ chức của bạn. Ngày nay, chúng ngày càng bao gồm tài liệu ảnh, video, định dạng âm thanh và hướng dẫn người vận hành tương tác.
Định nghĩa trong ISO 9000 cũng phân biệt ba lĩnh vực đại diện cho những điều sau:
- Hệ thống quản lý và các quy trình của nó
- Hoạt động của công ty bạn
- Bằng chứng của kết quả
Ngoài ra, thông tin không được tiêu chuẩn yêu cầu nhưng được ghi lại, trong những trường hợp nhất định, có thể trở thành thông tin dạng văn bản theo nghĩa của tiêu chuẩn. Điều này luôn xảy ra nếu công ty của bạn coi thông tin này là cần thiết cho hiệu quả của hệ thống quản lý của mình.
Ví dụ, nếu có sẵn danh sách dữ liệu về các bên quan tâm có liên quan của một công ty, thì đây không phải là thông tin được lập thành văn bản theo nghĩa của tiêu chuẩn. Điều này là do tiêu chuẩn không yêu cầu một danh sách như vậy. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn coi danh sách này là cần thiết cho hiệu quả của hệ thống quản lý, thì nó có thể trở thành thông tin dạng văn bản "thực".
Loading...
ISO 9001 và ISO 27001 trong kỷ nguyên số hóa
Với việc sử dụng các phương tiện liên lạc hiện đại, các khía cạnh hoàn toàn mới nảy sinh trong việc kiểm soát thông tin dạng văn bản: Tính sẵn có, tính toàn vẹn và tính bảo mật. Chủ đề thú vị? Hiện có sẵn dưới dạng Sách trắng miễn phí!
Nội dung chính:
- Cách đúng đắn để xử lý thông tin tài liệu
- Bảo vệ thông tin văn bản một cách hiệu quả
- ISO 27001: Cơ sở cho số hóa an toàn
Có phải bất kỳ thông tin dạng văn bản nào là "thông tin dạng văn bản" không?
Bất kỳ ai nghĩ rằng thông tin dạng văn bản theo nghĩa của tiêu chuẩn tồn tại ngay sau khi bất kỳ thông tin nào được lập thành văn bản đều bị nhầm lẫn. Trạng thái của "thông tin dạng văn bản" phụ thuộc vào việc một tiêu chuẩn, ví dụ như ISO 9001, quy định rằng một số thông tin cũng phải được lập thành văn bản. Nếu vậy, điều này được ghi chú trong các chương liên quan và yêu cầu liên quan.
Loading...
Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001
Bạn đang có kế hoạch lấy chứng nhận ISO 9001?
★ DQS với hơn 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng nhận
★ Chứng nhận ISO 9001 đầu tiên tại Đức (1986)
★ Chứng chỉ được công nhận quốc tế
Tạo thông tin dạng văn bản?
Tuy nhiên, chương 7.5.2 của tiêu chuẩn ISO nổi tiếng áp dụng một số yêu cầu cơ bản về việc tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản. Những điều này bao gồm từ việc ghi nhãn cho một định dạng thích hợp đến việc kiểm tra tính phù hợp và đầy đủ của chính thông tin. Kiểm soát (chương 7.5.3) cũng phải tuân theo một số yêu cầu nhất định, trong đó quan trọng nhất liên quan đến tính khả dụng và khả năng bảo vệ của nó.
Các yêu cầu khác nhằm vào khả năng phân phối, phát hiện, truy cập và sử dụng, lưu trữ và lưu trữ, bảo quản và theo dõi các thay đổi. Một yêu cầu rất quan trọng liên quan đến việc bảo quản như bằng chứng về sự tuân thủ. Ngoài tầm quan trọng của nó đối với hệ thống quản lý, khía cạnh này cũng có thể đóng một vai trò rất quan trọng trong bối cảnh của các vấn đề pháp lý.
Nó phải được tạo ra ở mức độ nào?
Chính xác những gì phải được lập thành văn bản được quy định trong các chương riêng lẻ của tiêu chuẩn. Ví dụ về điều này là chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng hoặc bằng chứng về năng lực. Tuy nhiên, nghĩa vụ tạo, duy trì hoặc lưu giữ thông tin dạng văn bản khác nhau tùy thuộc vào kỷ luật tiêu chuẩn.
Đối với phạm vi có liên quan, những điều sau đây áp dụng: một công ty càng lớn, các quy trình càng phức tạp và nghĩa vụ cung cấp bằng chứng càng rộng rãi thì càng phải mở rộng.
Ngành nghề và năng lực của nhân viên làm việc trong công ty cũng đóng một vai trò quan trọng.
Loading...
“Big Five” của các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý
... và Cấu trúc cấp cao
Phác họa thông tin về ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 và ISO 50001
Sổ tay quản lý chất lượng có còn bắt buộc không?
Sổ tay quản lý chất lượng không còn bắt buộc kể từ khi tiêu chuẩn ISO 9001 được sửa đổi vào năm 2015. Quyết định ban hành sổ tay này có tính đến xu hướng chung của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO hiện đại là cho phép người sử dụng tiêu chuẩn tự do hơn trong việc thiết kế hệ thống quản lý của họ. Tuy nhiên, cùng lúc đó, lãnh đạo cao nhất ngày càng được kêu gọi đảm nhận trách nhiệm và giải trình.
Kết luận: Thông tin dạng văn bản
Thông tin dạng văn bản là tiêu đề của Chương 7.5 của tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO hiện hành và do đó là một phần không thể thiếu trong cấu trúc cơ bản chung của chúng (Cấu trúc bậc cao / HLS). Thuật ngữ tập thể thay thế các yêu cầu về tài liệu, chứng từ, tài liệu và hồ sơ trước đây.
Theo tiêu chuẩn quốc tế được công nhận về quản lý chất lượng ISO 9000: 2015, thông tin dạng văn bản là "thông tin phải được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức". Tuy nhiên, định dạng và phương tiện không được chỉ định, chúng chỉ phải phù hợp. Các yêu cầu cụ thể được đặt vào việc quản lý và duy trì các thông tin đó, mà không chỉ rõ phạm vi của nó. Điều này phụ thuộc vào loại hình, quy mô và mức độ phức tạp của một công ty và các quy trình của nó. Thông tin dạng văn bản được đề cập đến như vậy nếu nó là một yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan hoặc nếu công ty cho rằng nó là cần thiết cho hiệu lực của hệ thống quản lý.
Loading...
Bản tin DQS
Luôn cập nhật thông tin và đăng ký nhận bản tin của chúng tôi!
Tác giả
Ute Droege
Chuyên gia DQS về hệ thống quản lý chất lượng, chuyên gia đánh giá lâu năm và chuyên gia đào tạo giàu kinh nghiệm về tiêu chuẩn ISO 9001.
Loading...