Đánh giá từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu của số hóa và làm việc nhanh nhẹn. Điều có nghĩa là khả năng khác biệt của các nhóm ảo và nhân viên làm việc tại nhà để đạt năng suất ở cấp độ cao - cũng trong việc đánh giá các hệ thống và quy trình quản lý. Đặc biệt trong quan điểm của đại dịch Corona, ban lãnh đạo và giám đốc điều hành công ty "xuất sắc từ xa" ngày càng được đánh giá là một yếu tố thành công quan trọng sẽ quyết định tương lai. Và trong việc lập kế hoạch và thực hiện, đánh giá chứng nhận cũng phải có hiệu suất cao, bất kể chúng được tiến hành tại chỗ hay từ xa dưới dạng "đánh giá từ xa". Chưa hết, một cuộc đánh giá từ xa như vậy đòi hỏi các kỹ năng bổ sung và mức độ xuất sắc bổ sung của tất cả mọi người liên quan.

Loading...

Đánh giá từ xa: Tiêu chuẩn ISO 19011 trình bày như thế nào ?

Mặc dù đánh giá từ xa đã được coi là "phương pháp đánh giá thay thế" trong ISO 19011:2011 nhưng điều này vẫn chưa được giải thích thêm. Bản sửa đổi năm 2018 sau đó đã mang lại nhiều động lực hơn cho vấn đề này với sự ghi nhận chính xác hơn nhiều về phương pháp đánh giá này. Đến bây giờ, hướng dẫn này không thể bỏ qua khả năng tăng cường số hóa nữa.

"Đánh giá từ xa: đáp ứng số hóa - cũng như thời kỳ khủng hoảng"

Và có thể chính các tác giả của ISO 19011:2018 đã dự đoán được điều đó, đại dịch Covid 19 đã kéo theo một loạt các ứng dụng cho hoạt động đánh giá từ xa. Trong thời kỳ khủng hoảng, khi việc đánh giá tại chỗ không còn có thể được thực hiện ở mức độ cần thiết thì việc đánh giá từ xa sẽ rất hữu ích - mặc dù ở mức độ hạn chế.

Đánh giá từ xa: Điều kiện tiên quyết

Phải đáp ứng toàn bộ loạt điều kiện tiên quyết trước khi tiến hành phương pháp đánh giá từ xa. Những điều kiện tiên quyết này bao gồm sự phức tạp trong quy trình của công ty. Ví dụ: đánh giá viên cũng phải quen thuộc với hệ thống quản lý và đã từng làm việc tại cơ sở trước đó.

Các yêu cầu thiết yếu khác cần phải đáp ứng trước là:

  • Chất lượng công nghệ kết nối phải đáp ứng yêu cầu rất cao của đánh giá từ xa
  • Không có chứng nhận lần đầu nào có thể được đánh giá từ xa. Điều này có nghĩa là hệ thống quản lý không còn ở giai đoạn đầu nữa.
  • Không có điểm phù hợp lớn nào có thể xảy ra tại cơ sở được đề cập trong lần đánh giá trước đó.
  • Hệ thống quản lý phải được tổ chức sao cho tất cả dữ liệu, bằng chứng và thông số kỹ thuật có thể được tìm thấy ngay lập tức và dễ xem.
  • Những rủi ro có thể gây nguy hiểm cho cuộc đánh giá phải được loại trừ.

"Đáp ứng các yêu cầu đánh giá từ xa: Đây không phải là điều đương nhiên mà là dấu hiệu của sự xuất sắc."

Việc đáp ứng những yêu cầu này, đặc biệt là về mặt tổng thể, không phải là chuyện đương nhiên. Đúng hơn, đó là dấu hiệu của hệ thống quản lý hoàn thiện, xuất sắc và của các tổ chức đặt ra các tiêu chuẩn cao trong việc giải quyết các cuộc đánh giá.

Đánh giá viên bên ngoài cũng đóng một vai trò quan trọng: Họ phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp trên mức trung bình, mạnh mẽ để chỉ đạo và quản lý cuộc đánh giá từ xa.

Phương pháp này phải được chấp nhận bởi tất cả những người liên quan

Và còn một điều kiện tiên quyết quan trọng nữa. Nó áp dụng cho thái độ và sự sẵn sàng của tất cả những người liên quan đối với phương pháp đánh giá này. Do đó, sự tin cậy và chấp nhận trong tổ chức được đánh giá là điểm trọng tâm để lập kế hoạch đánh giá , thực hiện chương trình đánh giá và theo dõi đánh giá từ xa thành công nhất.
Vì đánh giá viên không có mặt tại hiện trường nên các kỹ năng kỹ thuật và giao tiếp - “kỹ năng mềm” không thể thiếu – càng trở nên quan trọng hơn.

Nếu bạn muốn triển khai đánh giá từ xa, nếu bạn muốn sử dụng công nghệ này, thì bạn phải có sự chấp nhận của công ty đối với nó.

Dr. Holger Grieb Chuyên gia đánh giá của DQS

Đánh giá từ xa: Phương pháp đánh giá hoặc hình thức đánh giá?

Đánh giá từ xa là một phương pháp đánh giá chứ không phải một loại đánh giá riêng biệt. Các tác giả của ISO 19011 không nâng các cuộc đánh giá từ xa lên thành một giải pháp thay thế cho các cuộc đánh giá tại chỗ. Thay vào đó, họ đề nghị kết hợp "từ xa" như một trong một số phương pháp "cân bằng phù hợp" trong lập kế hoạch đánh giá.

Các yêu cầu trong chương 5.5.3 của ISO 19011 là về việc lựa chọn và xác định các phương pháp đánh giá: "Để thực hiện cuộc đánh giá một cách hiệu lực và hiệu quả, (những) người kiểm soát chương trình đánh giá phải lựa chọn và xác định các phương pháp đánh giá tùy thuộc vào các mục tiêu và phạm vi và các tiêu chí đánh giá xác định .”

Đánh giá từ xa: Khuôn khổ chính thức theo IAF 

Ngoài ISO 19011, tài liệu MD4 của Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF - International Accreditation Forum) cũng đóng một vai trò và được sử dụng để có được bức tranh rõ ràng về khuôn khổ chính thức cho đánh giá từ xa. Dưới đây là ba ví dụ về điều kiện tiên quyết cho đánh giá từ xa bằng cách sử dụng "Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT - Information and Communication Technology)":

  • Sự an toàn và bảo mật của thông tin điện tử hoặc truyền điện tử phải được đảm bảo (4.1.1). Lưu ý: Đối tượng được kiểm tra xác định mức độ yêu cầu bảo mật.
  • Việc sử dụng CNTT phải có sự đồng thuận giữa bên được đánh giá và đánh giá viên (4.1.2). Lưu ý: Điều này đòi hỏi phải thiết lập một "mối quan hệ".
  • Đảm bảo trước rằng khách hàng và đánh giá viên có cơ sở hạ tầng kết nối cần thiết để sử dụng CNTT (4.2.2). Lưu ý: "Đảm bảo" bao gồm việc thử nghiệm kết nối và lập kế hoạch thay thế nếu cần thiết!

Ví dụ, các kỹ thuật đánh giá có sự hỗ trợ của máy tính (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) có thể bao gồm:

  • Tiến hành các cuộc gọi hội nghị
  • Cuộc họp trên Internet
  • Truyền thông tương táctrên web
  • Truy cập điện tử từ xa vào tài liệu hệ thống quản lý và/hoặc các quy trình của hệ thống quản lý" 

"Đánh giá từ xa: Khảo sát của DQS về việc chấp nhận đánh giá từ xa"

Đánh giá từ xa với DQS

Với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và đại dịch Corona, đánh giá từ xa đã có được vị trí vững chắc trong số các phương pháp đánh giá. Theo quan điểm của các cơ quan công nhận, các điều kiện tiên quyết chính thức đã được áp dụng. Các điều kiện tiên quyết về công nghệ và năng lực cũng được vạch ra rõ ràng. Do đó, khả năng được cung cấp bởi đánh giá từ xa có thể được khai thác tối đa. Tuy nhiên, việc sử dụng chúng phải luôn được cân nhắc kỹ lưỡng. Không phải mọi tình huống đều có thể được đánh giá đầy đủ từ xa. Do đó, DQS sẽ cùng bạn xem xét trước tình hình tương ứng ở công ty của bạn và các rủi ro liên quan đến việc triển khai.

DQS - Simply leveraging Quality

Kể từ khi thành lập vào năm 1985 với tư cách là nhà chứng nhận hệ thống quản lý đầu tiên của Đức, DQS đã cam kết mang lại sự thành công bền vững cho khách hàng của mình. Với hoạt động đánh giá mang lại giá trị gia tăng và các khái niệm hướng tới khách hàng, chúng tôi đồng hành cùng các tổ chức trên mọi chặng đường hướng tới sự xuất sắc trong kinh doanh.

Ngoài việc đánh giá theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý riêng lẻ, việc đánh giá kết hợp, đồng thời các hệ thống quản lý được tích hợp đầy đủ mang đến cho bạn nhiều cơ hội. Việc đánh giá liên ngành cho phép khai thác được sự phối hợp, đồng thời, xác định được sự tương tác và mâu thuẫn giữa các chủ đề khác nhau.

Liên quan đến ISO 19011, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ đánh giá của bên thứ hai cho các lĩnh vực chủ đề được chọn, ví dụ như đánh giá nhà cung cấp.

Để tăng lợi ích cho khách hàng, chúng tôi tập trung vào nhiều tiêu chuẩn trong việc lựa chọn và đào tạo thêm các đánh giá viên của mình: đánh giá viên DQS trung bình phải đáp ứng ít nhất ba tiêu chuẩn. Tận dụng những hiểu biết của chuyên gia DQS để gia tăng cơ hội kinh doanh thành công của bạn . Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ!

Tác giả
Julian König

Trưởng phòng Quản lý & Công nhận Sản phẩm tại DQS và cũng là chuyên gia về ISO 50001, Julian König chịu trách nhiệm hỗ trợ và phát triển sản phẩm tuân thủ công nhận cho các sản phẩm trọng tâm của DQS. Việc tổng hợp các bí quyết trong nhóm của ông tạo ra một kết nối chặt chẽ với nhu cầu của thị trường. Với chuyên môn của mình về các tiêu chuẩn, ông cũng là một tác giả và người điều hành được tín nhiệm.

Loading...

Các bài báo và sự kiện có liên quan

Có thể bạn cũng quan tâm tới điều này

KHÓA ĐÀO TẠO NHẬN THỨC VÀ ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ ISO 14001:2015

Theo yêu cầu
Hà Nội & TP. Hồ Chí Minh (on-site/online) | Tiếng Việt