Процес безперервного вдосконалення (CIP), також відомий як процес постійного вдосконалення, є методом менеджменту якості (ISO 9001) щодо постійного досягнення невеликих поліпшень якості процесу, якості продукції, можливостей доставки та якості обслуговування.

Загальною метою є підвищення результативності та якості в організаціях або компаніях шляхом постійного вдосконалення внутрішніх процедур і процесів.

Loading...

Що означає постійне вдосконалення?

Процес постійного вдосконалення сягає корінням автомобільної промисловості 1950-х років, точніше, японського принципу «кайдзен», що означає «зміни на краще». Визначальною характеристикою кайдзен є те, що вдосконалення має бути поетапним і невеликим. Як послідовно прокладений шлях малого прогресу, який завжди повторюється і ніколи не закінчується. Kaizen або CIP не призначені для короткострокового успіху. Компанії досягають успіху в цьому, якщо вони послідовно дотримуються принципу та постійно працюють над удосконаленням.

 

Важливі передумови для постійного вдосконалення процесу

Щоб досягти довгострокового успіху за допомогою процесу безперервного вдосконалення, організація потребує, щоб усі залучені були об’єднані та були готові постійно вносити невеликі покращення у відповідний робочий контекст. Щоб це сталося, важливо, щоб рамкові умови були правильні.

Вищий менеджмент повинен прийняти свідоме рішення на користь CIP і закріпити його в корпоративній культурі. Це можна зробити шляхом подальшого навчання, інтеграції циклу PDCA в процеси та робочі процеси, а також надання робочого часу доступним.

Усі залучені повинні знати, що в процесі постійного вдосконалення не відбувається раптових змін. Натомість мова йде про поступову оптимізацію та вдосконалення найважливіших сфер компанії.

 

Хто бере участь у процесі постійного вдосконалення?

Важливою особливістю процесу безперервного вдосконалення є те, що вдосконалення планують і впроваджують не тільки керівники, а насамперед самі працівники. Це безпосереднє впровадження всіма, хто бере участь у процесах, має велике значення в CIP.

Метод CIP має на меті мотивувати співробітників до активної участі в процесі безперервного вдосконалення, таким чином роблячи завданням визначення та впровадження покращень у своїй сфері. У довгостроковій перспективі ці невеликі оптимізації призводять до підвищення якості продуктів і процесів, а також обслуговування.

 

Які переваги процесу постійного вдосконалення?

Завдяки CIP всі існуючі процеси в компанії можна впорядкувати та спростити. Витрати заощаджуються за рахунок ефективніших робочих процесів, продукти та/або послуги більш пристосовані до вимог клієнтів, покращується обслуговування та зменшується кількість відходів усіх видів.

Якщо окремі втілення неможливі, вище керівництво повинно пояснити причину в зрозумілій формі. Успішний процес постійного вдосконалення вимагає відповідної корпоративної культури та активної демонстрації CIP з боку командної роботи менеджменту. Тоді кожен отримує користь від результатів безперервного процесу навчання.

 

Як управляти CIP?

Цикл малих кроків відображається в циклі PDCA. На сьогоднішній день це найважливіший інструмент контролю для постійного вдосконалення. PDCA розшифровується як Plan-Do-Check-Act. PDCA – це процес постійного виявлення та вирішення проблем у чотири кроки.

Спорідненим методом є метод SDCA (Standardize-Do-Check-Act).

 

Як виник цикл PDCA?

Цикл PDCA – це процес, який повторюється знову і знову, теоретично нескінченно, і забезпечує основу для постійного вдосконалення системи управління. Початки моделі, також відомої як цикл Шухарта або цикл Демінга, сягають початку 1930-х років.
Спочатку триступенева модель американського фізика і статистика Уолтера Ендрю Шухарта була пізніше доповнена четвертим кроком його учнем Вільямом Едвардом Демінгом.

Коло Демінга використовувалося під час Другої світової війни у ​​військових цілях для покращення якості військової техніки, але після 1945 року воно не знайшло визнання в цивільному секторі ні в США, ні в Європі.

Модель нарешті потрапила до східно азіатської країни на початку 1950-х років у рамках реконструкції японської економіки та промисловості за ініціативою Демінга, де стала історією успіху.

Лише у 1980-х роках модель знову з’явилася на Заході під назвою циклу PDCA, обраної Демінгом. Завдяки стандарту управління якістю ISO 9001 цикл PDCA нарешті знайшов свій шлях у світі систем менеджменту, де з тих пір він був успішним у всьому світі як цілісний корпоративний підхід.

 

Як цикл PDCA пов’язаний зі стандартами системи менеджменту ISO?

Оскільки загальна базова структура стандартів системи менеджменту ISO (High Level Structure - HLS) була введена в 2012 році, віднесення розділів стандартів до чотирьох фаз циклу PDCA стало чітко впізнаваним. Однак на це звернули увагу користувачі стандартів у всьому світі лише після перегляду ISO 9001 та ISO 14001 у 2015 році. Стандарти ISO бачать Главу 4 (Контекст організації) як основу для системи управління, в якій діє цикл PDCA. Висвітлюючи відповідальність та обов’язки вищого керівництва в системі управління, Глава 5 тепер знаходиться в центрі циклу PDCA.

Етап PLAN включає Главу 6 (Планування), де виконання стандартних вимог розділів 4 і 5 є передумовою для змістовного та перспективного планування в Розділі 6. Розділи 7 (Підтримка) та 8 (Експлуатація) призначені для фази DO. Розділ 9 (Оцінка ефективності) із виконанням внутрішніх аудитів та оглядів керівництва представляє етап CHECK, а глава 10 (Покращення) позначає етап ACT.

При управлінні процесами компанії та їх постійному вдосконаленні протягом циклу PDCA акцент робиться на мисленні, орієнтованому на оцінюванні ризиків і можливостей (Розділ 6).

 

Чотири етапи PDCA циклу

Плануйте – Робіть – Перевіряйте – Дійте.

На етапі PLAN першим кроком є виявлення проблем, тобто визначення поточного стану. Як мінімум задають такі питання:

  • Яка природа проблеми? 
  • Як часто це відбувається? 
  • Коли це відбувається? 
  • Що є причиною?

На наступному кроці проблема спочатку звужується, тобто описується конкретно, на основі попередньо визначеного фактичного стану, а потім аналізується. Аналіз дозволяє встановити відповідні цілі, включаючи заходи, необхідні для досягнення цілей.

DO етап 

На етапі Do заходи, визначені на етапі Plan, спочатку впроваджуються на тестовій основі всіма співробітниками компанії, які беруть участь у існуючій проблемі. Вирішальним фактором є те, що ці заходи ще не впроваджені повсюдно, тобто остаточно, але реакція з боку ринку ще очікується.

CHECK етап

На цьому етапі центральним питанням є: чи досягла компанія своєї мети на етапі тестування? Щоб відповісти на це питання належним чином, дані, зібрані на етапі Do, оцінюються та піддаються оцінці. Якщо все ще є потреба у коригуванні, на цьому етапі необхідно вжити заходів і, якщо необхідно, відмінити захід. Перш ніж перейти до фази Аcт, усі питання мають бути вирішені.

ACT етап

На етапі Аcт відбувається стандартизація щодо стратегій, концепцій, діяльності та об'єктів. Це створює новий фактичний стан, який представляє міру речей на найближче майбутнє, з огляду на всі процеси, і має бути ретельно задокументований. Фактичний стан зазвичай є основою  щодо прийняття рішення з сертифікації системи менеджменту.

В принципі, фаза PLAN вже починається заново зі стандартизацією – цикл PDCA повторюється, триває постійне вдосконалення.

Де використовуються CIP і цикл PDCA?

У багатьох сталих компаніях і організаціях процес постійного вдосконалення знайшов свій шлях у корпоративній культурі протягом останніх трьох десятиліть і контролюється за допомогою циклу PDCA. Сьогодні процес постійного вдосконалення є складовою всіх стандартів сучасних систем менеджменту, наприклад, в управлінні якістю, екологічному менеджменті та управлінні інформаційною безпекою. Цикл PDCA також давно перестав обмежуватися виробництвом і використовується в усіх галузях, у сфері послуг, а також в адміністративних структурах компаній.

Пов’язані концепції, наприклад, Active Change Management (AVM), управління ідеями та схеми пропозицій компанії, а також виробнича система Toyota, оскільки цій компанії вдалося стати затребуваним брендом завдяки безперервному вдосконаленню.

Одним із способів налагодження процесів безперервного вдосконалення в організаціях є створення гуртків якості як внутрішніх робочих груп або проектів на основі методології Six Sigma, в яких кваліфікований фахівець виступає в ролі менеджера проекту.

Автор
Уте Дроге

Експерт DQS із систем управління якістю, багаторічний аудитор і досвідчений тренер із ISO 9001.

Loading...