IATF – можливі дистанційні аудити в автомобільній промисловості ☆ DQS

ЗМІСТ

IATF та віддалені аудити
Проведення віддалених аудитів
Аудит IATF – варіанти проведення
Компетенція аудитора щодо віддалених аудитів IATF
Переваги віддалених аудитів
Вимоги до використовуваних комунікаційних технологій
Інші специфікації в автомобільному секторі
Висновок - Проведення віддалених аудитів IATF

Віддалені аудити, тобто аудити, що проводяться дистанційно для оцінки та сертифікації систем менеджменту, здобули широке визнання після початку пандемії Covid 19 на початку 2020 року. Це ще раз підтвердило опитування клієнтів DQS. Адже навіть за умов, коли звичайний аудит на місці практично неможливий, необхідно підтримувати сертифікати та проводити планові аудити. Ще до пандемії цей метод аудиту успішно застосовувався без фізичної присутності аудитора. Це пояснюється тим, що керівництво з аудиту систем менеджменту ISO 19011:2018, що діє на міжнародному рівні, вже давно передбачає дистанційний аудит як альтернативу аудиту на місці в багатьох областях.

IATF та віддалені аудити

Користувачам міжнародного автомобільного стандарту IATF 16949 було відмовлено у цьому альтернативному методі аудиту приблизно шість місяців тому. Однак у жовтні 2020 року Міжнародна робоча група з автомобільної промисловості (IATF) пристосувалася до обставин, що склалися, принаймні тимчасово, і створила відповідні умови для проведення віддалених аудитів і для IATF 16949 за допомогою "Заходив з боротьбі з пандемією коронавірусу (COVID-19)" - Перегляд 5". Однак, можливості дистанційного аудиту обмежені в порівнянні зі стандартами систем менеджменту ISO, такими як ISO 9001 (менеджмент якості) або ISO 27001 (інформаційна безпека).

Це пов'язано з тим, що обов'язковою умовою проведення дистанційного аудиту IATF є неможливість проведення аудиту на місці з причин, які можуть бути доведені як безпосередньо пов'язані з пандемією COVID-19. Тільки в цьому випадку органи сертифікації, такі як DQS, мають право проводити віддалені аудити відповідно до специфікацій IATF. Це пов'язано з тим, що можливість проведення віддалених аудитів запобігає перевищенню запланованих чи допустимих термінів.

В автомобільному секторі також існують спеціальні правила для виробничих об'єктів, які зупинені через пандемію у момент проведення запланованого аудиту IATF або не виробляють жодних деталей. Однак у цьому випадку орган із сертифікації повинен отримати відповідну інформацію від замовника, щоб оцінити обставини та за необхідності погодити нову, пізнішу дату проведення аудиту IATF. IATF має бути повідомлено про відмову від спочатку запланованого аудиту.

Проведення дистанційних аудитів

Застосування віддалених аудитів можливе для автомобільного стандарту IATF 16949 таким чином, для:

Виробничих майданчиків
Для розширених виробничих майданчиків
Віддалених допоміжних майданчиків

Віддалені аудити IATF дозволені для таких типів аудитів:

Початкові сертифікаційні аудити (етап 1 та етап 2). Якщо 2 етап аудиту проводиться віддалено, термін дії сертифіката не може перевищувати дванадцяти місяців, а термін дії сертифіката закінчується на один день раніше. Подальший аудит в цьому випадку вважається ресертифікаційним.
Наглядові аудити
Ресертифікаційні аудити
Аудити з переходу (Transfer audits)
Аудити з особливих причин, так звані спеціальні аудити

Орган із сертифікації повинен застосовувати такі принципи для дистанційного аудиту IATF:

IAF ID 12 - Принципи проведення дистанційного аудиту.
IAF MD 4 - Обов'язковий документ щодо використання інформаційних та комунікаційних технологій (ІКТ) для цілей аудиту та оцінки.
Додаток A "Заходи до пандемії коронавірусу (COVID-19) - Перегляд 5" - Вимоги для дистанційних аудитів IATF.

Аудит IATF – варіанти проведення

100% на місці
Частково дистанційний (віддалений аудит) та частково на місці
100% віддалено

При визначенні кількості днів аудиту необхідно враховувати додаткові час і зусилля, необхідні для проведення видаленого аудиту. У документі "Пандемія коронавірусу" IATF вказує, що навіть IATF 16949 видалені аудити та їх планування можна спостерігати ("свидетельствовать") за необхідності, наприклад, щоб визначити, відповідає використовувана технологія нормативним вимогам або відповідає підходу відповідного аудитора. Однак від такого спостереження в смислі аудиту зі свідком не можна відмовитися.

Компетентність аудитора для дистанційних аудитів IATF

Іншими важливими елементами віддаленого аудиту є достатня компетентність та навички всіх сторін, що беруть участь у віддаленому аудиті. І аудитори, і клієнти повинні вміти керувати електронною інфраструктурою в такий спосіб, щоб досягти бажаних результатів. Крім того, необхідно переконатися, що результати аудиту є значущими та об'єктивними.

Тому аудитори, які проводять аудит IATF дистанційно, повинні бути знайомі з компанією і атмосферою, що панує в ній, наприклад, з аудиту автомобільної промисловості на місці. Крім того, аудитори повинні мати великий досвід і методику проведення віддаленого аудиту, оскільки в деяких випадках віддалений аудит вимагає іншої техніки постановки питань, ніж при проведенні аудиту на місці.

Наш последний опрос клиентов на эту тему показал следующие результаты в отношении аудиторов DQS:

Наше останнє опитування клієнтів на цю тему показало наступні результати щодо аудиторів DQS:

"97% наших клієнтів оцінили підхід наших аудиторів як "компетентний" і лише 3% - як "менш компетентний".

Подальші істотні аспекти та особливі вимоги можна резюмувати так:

Не існує ні конфліктного випадку, ні події, що критично оцінюється (невідповідності).
Кількість учасників дистанційного аудиту IATF має бути обмеженою.
Індивідуальні "сесії" повинні бути заплановані максимум на дві години, після чого слідує перерва. Ця процедура необхідна, тому що в іншому випадку страждає концентрація в іноді незвичній ситуації.
Тому планування дистанційного аудиту слід відводити трохи більше часу, ніж звичайний аудит IATF на місці.

Переваги дистанційних аудитів

Значне скорочення часу на поїздки
Об'єкти, які неможливо відвідати, можуть бути перевірені з виправданими зусиллями
Одночасна участь (практично будь-якої кількості) фахівців та експертів з усього світу
Особисті ризики для аудиторів та їх співробітників зведені до мінімуму, наприклад, ризики для здоров'я та безпеки
Усунення обмежень на подорожі
Тимчасова затримка між збором даних та їх аналізом може бути зведена до мінімуму
Велика гнучкість у разі збоїв, наприклад, доступність аудиторів
Зниження викидів CO2 сприяє сталому розвитку

Вимоги до використовуваних комунікаційних технологій

Використовувані інформаційно-комунікаційні технології (ІКТ) відіграють особливу роль у всіх аудитах дистанційно. Документ IAF MD 4:2018 містить обов'язкові специфікації для цього. Документ опублікований IAF (International Accreditation Forum) та регламентує на глобальному рівні основні аспекти використання ІКТ.

Ключовими вимогами, які крім аудитів IATF впливають на всі інші аудити сертифікації стандартів систем менеджменту ISO, є:

Забезпечення безпеки та конфіденційності інформації, що передається електронним шляхом.
Угода про використання ІКТ між аудитором та замовником. Для цього потрібна наявність встановлених ділових відносин.
Виявлення аудитором ризиків та можливостей щодо ІКТ. Це передбачає, зокрема, обґрунтованість та об'єктивність висновків, зроблених заздалегідь.
Забезпечення наявності необхідної електронної інфраструктури.
Компетентність та здатність усіх залучених осіб експлуатувати ІКТ таким чином, щоб можна було досягти бажаних результатів.

Це включає забезпечення того, щоб клієнти та аудитори були знайомі з відповідним обладнанням та програмним забезпеченням (планшети, веб-камери, концентратори WiFi або ІТ-інструменти, такі як WebEx, GoToMeeting, програми редагування зображень тощо) та щоб була забезпечена достатня пропускна здатність для безпечного, стабільного з'єднання.

Інші специфікації в автомобільному секторі

DIN EN ISO/IEC 17021 - Вимоги до органів сертифікації, які проводять аудит та сертифікацію систем менеджменту з метою оцінки відповідності
DIN EN ISO 19011 - Посібник з аудиту систем менеджменту
71 SD 6021 (IAF MD 5) - обов'язковий документ для визначення часу аудиту при перевірці систем менеджменту якості та екологічного менеджменту
71 SD 6016 (IAF MD 4) - обов'язковий документ з використання комп'ютерних методів аудиту (CAAT) при аудиті систем менеджменту акредитованими органами сертифікації
IATF - Глобальні винятки та заходи у відповідь на пандемію коронавірусу COVID 19, Додаток А містить вимоги до проведення дистанційних аудитів для зведення правил IATF 16949

Висновок - Проведення аудитів IATF віддалено

Дистанційні аудити стали частиною "нової реальності" лише за один рік. Сьогодні вони є визнаним методом аудиту, який може замінити класичний аудит на місці принаймні частково, і таким чином сприяти підтримці сертифікату. Таким чином, дистанційні аудити можуть стати корисним доповненням традиційних аудитів на місцях. Або під час оцінки для використання додаткового досвіду, у комбінації для економічно ефективного охоплення кількох об'єктів, або повністю дистанційний аудит, коли це необхідно для виконання вимог сертифікації або залежно від поточних умов.

Можливості, які дистанційні аудити вже давно пропонують для стандартів ISO, також можуть бути використані (принаймні тимчасово) для автомобільного стандарту IATF 16949 з осені 2020 року. Однак лише у випадку явно пов'язаних з пандемією неможливості проведення запланованих аудитів на місцях, і якщо це ставить під загрозу збереження сертифікатів. Крім того, їх застосування завжди має бути ретельно зваженим. Чи не кожна ситуація може бути адекватно оцінена на відстані. Тому DQS заздалегідь вивчає відповідні обставини у вашій компанії, вимоги акредитації та органів влади, а також ризики, пов'язані з реалізацією.

При проведенні дистанційних аудитів необхідно дотримуватися спеціальних вимог, які викладені у вищезгаданих стандартах та посібниках. Ці вимоги стосуються використовуваних інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), а також досвіду та навичок відповідних аудиторів - двох аспектів, які мають найбільший вплив на успіх дистанційного аудиту.

Крім того, до віддалених аудитів IATF застосовуються додаткові правила планування та проведення аудиту. Залежно від типу аудиту, це може стосуватися терміну дії сертифікатів, виданих за результатами віддалених аудитів. Детальну інформацію про вимоги можна знайти у Додатку А "Заходи боротьби з пандемією коронавірусу (COVID-19) - редакція 5".

Досвід та довіра

IATF 16949 вважається міжнародним стандартом якості автомобільної промисловості. Як наступник ISO/TS 16949:2009, він практично став квитком для цієї глобальної галузі з моменту його публікації в жовтні 2016 року. Технічна специфікація ISO/TS 16949 була випущена в березні 1999 року. Після визнання IATF та затвердження VDA-QMC у лютому 2000 року компанія DQS стала одним із перших у світі органів із сертифікації цього автомобільного стандарту.

Наші тексти та технічні документи написані виключно нашими експертами з стандартів чи аудиторами з багаторічним досвідом роботи. Якщо у вас виникли питання щодо змісту тексту, наших аудитів та сертифікації автора, будь ласка, звертайтесь до нас.

Виберіть свою мову

IATF - Дистанційні аудити в автомобільній промисловості

Торстен Шварц