Віддалені аудити стали невід’ємною частиною діджиталізації та швидкої роботи. Мається на увазі чітка здатність віртуальних команд і співробітників, які працюють вдома, бути продуктивними на високому рівні - також в аудиті систем і процесів управління. Зокрема, з огляду на пандемію корони, керівництво та керівники компанії все частіше оцінюють «віддалену досконалість» як важливий фактор успіху, який визначатиме майбутнє. А при плануванні та виконанні сертифікаційні аудити також мають бути високоефективними, незалежно від того, проводяться вони на місці чи дистанційно як «аудити здалеку». І все ж такий дистанційний аудит вимагає додаткових навичок і додаткового рівня досконалості від усіх залучених.
Loading...
Дистанційний аудит: що говорить ISO 19011
Хоча дистанційні аудити вже рекламувалися як «альтернативний метод аудиту» в ISO 19011:2011, це не було роз'яснено. Перегляд у 2018 році надав більше поштовху цьому питанню завдяки набагато точнішому визнанню цього методу аудиту. Наразі рекомендація більше не могла ігнорувати можливості новітніх технологій цифровізації.
«Дистанційний аудит: відповідь на діджиталізацію, але й на часи кризи»
І ніби автори ISO 19011:2018 підозрювали це, пандемія Covid 19 принесла з собою широке поле застосування для дистанційного аудиту. У часи кризи, коли аудит на місці більше не може проводитися в необхідному обсязі, дистанційний аудит стає в нагоді, хоча і в обмеженому вигляді.
Дистанційні аудити: необхідні умови
Перед тим, як дистанційний аудит можна буде використовувати як супровідний метод аудиту, необхідно виконати ряд передумов. Ці передумови включають складність процесів компанії. Аудитор також повинен бути знайомий із системою менеджменту та, на приклад, уже безпосередньо був на місці аудита перед тим.
Інші суттєві вимоги, які повинні бути виконані:
- Якість комунікаційної технології має відповідати дуже високим вимогам дистанційного аудиту
- Жодна первинна сертифікація не може бути перевірена дистанційно. Перш за все, це означає, що система управління більше не повинна перебувати на ранній стадії.
- Під час попереднього аудиту на об'єкті, про який йдеться, не могло бути суттєвих невідповідностей
- Система управління має бути організована таким чином, щоб усі дані, докази та специфікації можна було знайти негайно та легко переглянути
- Необхідно виключити ризики, які можуть поставити під загрозу аудит
«Відповідність вимогам віддаленого аудиту: не само собою зрозуміле, а ознака досконалості».
Виконання цих вимог, особливо в сукупності, не є само собою зрозумілим. Швидше, це ознака зрілих, відмінних систем управління та організацій, які встановлюють високі стандарти роботи з аудитом.
Зовнішні аудитори також мають відігравати ключову роль: вони повинні мати сильні комунікативні та організаційні здібності, які значно вище середнього, щоб керувати аудитом і керувати ним на відстані.
Метод має бути прийнятий усіма учасниками
І є ще одна важлива передумова. Це стосується ставлення всіх, хто бере участь у цьому методі аудиту, та їхнього бажання використовувати його. Таким чином, довіра та схвалення в організації, що перевіряється, є центральними пунктами для успішного планування аудиту, виконання програми аудиту та подальших заходів віддаленого аудиту.
Оскільки аудитора немає на місці, технічні та комунікативні навички (незамінні "м'які навички") стають ще важливішими.
Якщо ви хочете впровадити віддалений аудит, якщо хочете використовувати цю технологію, то у вас має бути схвалення на неї компанії.
Віддалені аудити: Метод аудиту чи тип аудиту?
Віддалені перевірки — це метод аудиту, а не окремий тип аудиту. Автори ISO 19011 не підносять дистанційний аудит в ранг альтернативи аудиту на місці. Швидше, вони пропонують включити «дистанційний аудит» як один із кількох «відповідно збалансованих» методів у плануванні аудиту.
Вимоги розділу 5.5.3 ISO 19011 стосуються вибору та визначення методів аудиту: «Для ефективного та дієвого виконання аудиту особа (особи), що контролює програму аудиту, повинна вибрати та визначити методи аудиту залежно від визначених цілей аудиту, визначеного обсягу аудиту та визначених критеріїв аудиту».
Віддалений аудит: офіційні рамки згідно IAF
На додаток до ISO 19011, документ MD 4 Міжнародного форуму з акредитації (IAF - International Accreditation Forum) також відіграє роль і використовується для отримання чіткого уявлення про формальних рамок для дистанційного аудиту. Ось три приклади передумов для віддаленого аудиту з використанням «Інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ)»:
- Необхідно забезпечити безпеку та конфіденційність електронної інформації або інформації в електронному вигляді, що передається (4.1.1). Примітка: Об’єкт аудиту визначає рівень вимог безпеки.
- Використання ІКТ має бути за згодою між об’єктом аудиту та аудитором (4.1.2). Увага: для цього потрібні встановлені «відносини».
- Забезпечити наперед, щоб клієнт і аудитор мали необхідну електронну інфраструктуру для використання ІКТ (4.2.2). Примітка: «Забезпечення» включає випробування інфраструктури та планування альтернативних методів, якщо необхідно!
Такі методи комп’ютерного аудиту (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) можуть включати, наприклад, наступне:
- Проведення конференц-дзвінків
- Зустрічі в Інтернеті
- Інтерактивні веб-комунікації
- Віддалений електронний доступ до документації системи менеджменту та/або процесів системи менеджменту»
«Віддалений аудит: опитування DQS щодо прийняття дистанційних аудитів»
Віддалені аудити з DQS
З цифровою трансформацією та пандемією коронавірусу дистанційний аудит завоював міцне місце серед методів аудиту. З точки зору органів акредитації, формальні рамкові умови є. Також чітко окреслені передумови з точки зору технологій та компетенцій. Тому можливості дистанційного аудиту можуть бути використані в повній мірі. Тим не менш, їх використання завжди має бути ретельно обдуманим. Не кожну ситуацію можна адекватно оцінити дистанційно. Тому DQS заздалегідь розгляне відповідну ситуацію у вашій компанії та ризики пов’язані з впровадженням цієї методики.
Просто використовуйте Якість
З моменту свого заснування в 1985 році як першого німецького сертифікатора систем менеджменту, DQS прагне до стабільного успіху своїх клієнтів. Завдяки аудитам які додають цінність компанії та концепціям, орієнтованим на клієнта, ми супроводжуємо організації на всьому шляху до досконалості бізнесу.
На додаток до оцінки відповідно до індивідуальних стандартів системи менеджменту, комбінований, одночасний аудит повністю інтегрованих систем менеджменту пропонує вам численні можливості. Міждисциплінарна оцінка дозволяє використати синергію і, водночас, виявити взаємодії та протиріччя між різними темами.
У зв’язку з ISO 19011 ми також пропонуємо аудити другої сторони як послугу для окремих предметних областей, наприклад, як аудит постачальників.
Щоб збільшити переваги для наших клієнтів, ми зосереджуємось на різноманітних кваліфікаціях при виборі та подальшому навчанні наших аудиторів: аудитори DQS в середньому охоплюють принаймні три стандарти. Повірте нам на слово. Ми з нетерпінням чекаємо на розмову з вами.
Інформаційний бюлетень DQS
Будьте в курсі та підпишіться на нашу розсилку!
Автор
Джуліан Кеніг
Керівник відділу управління продуктами та акредитації в DQS, а також експерт із ISO 50001, Джуліан Кеніг відповідає за підтримку та розробку продуктів, що відповідають вимогам акредитації, для основних продуктів DQS. Об’єднання ноу-хау в його команді створює міцний зв’язок із потребами ринку. Завдяки своєму досвіду в стандартах, він також є затребуваним автором і модератором.
Loading...